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Heide Sauer, OSA Tübingen, Stabsstelle Qualitätsmanagement Projektmanagement ein geeignetes Instrument zur Planung und Umsetzung komplexer Aufgaben.

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Präsentation zum Thema: "Heide Sauer, OSA Tübingen, Stabsstelle Qualitätsmanagement Projektmanagement ein geeignetes Instrument zur Planung und Umsetzung komplexer Aufgaben."—  Präsentation transkript:

1 Heide Sauer, OSA Tübingen, Stabsstelle Qualitätsmanagement Projektmanagement ein geeignetes Instrument zur Planung und Umsetzung komplexer Aufgaben

2 Heide Sauer, OSA Tübingen, Stabsstelle Qualitätsmanagement Projektmanagement Kompetenzen im Bereich des Projekt- managements erleichtern die Führungsarbeit und sind wichtige Instrumente für eine erfolg- reiche Planung und Umsetzung komplexer Aufgaben. Ausgangsthese:

3 Heide Sauer, OSA Tübingen, Stabsstelle Qualitätsmanagement Projektmanagement Projektorganisation ist dann angezeigt, wenn die Aufgabe  begrenzbar ist  keine Routineaufgabe ist  zielorientiert ist  komplex und teamorientiert zu lösen ist  innovativ ist  handlungsorientiert ist

4 Heide Sauer, OSA Tübingen, Stabsstelle Qualitätsmanagement Projektmanagement Projektmanagement bedeutet ein Projekt/Vorhaben  Projektmanagement ist eine Führungsaufgabe ... beinhaltet eine systematische Vorgehensweise ... verlangt Technik und Methodenwissen ... verlangt Kenntnisse der Konfliktsteuerung  zu planen  zu koordinieren  zu überwachen  zu steuern

5 Heide Sauer, OSA Tübingen, Stabsstelle Qualitätsmanagement Die Aufgabe der Führung Vermittlung der Ziele Notwendigkeit des Projektmanagements nicht sosondern so

6 Heide Sauer, OSA Tübingen, Stabsstelle Qualitätsmanagement Merkmale von Projekten  Klarer Auftrag  Zielvorgabe bzw. Zieldefinition  Projektspezifische Organisation  Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben  Zeitliche Begrenzung

7 Heide Sauer, OSA Tübingen, Stabsstelle Qualitätsmanagement Grundsätze des Projektmanagements  Klare Projektstruktur  Betonung der Definitionsphase  Schnelle Reaktion auf Störungen  Transparenz über den jeweiligen Projektstand  Ziele und Vorgabe sind allen transparent  Personifizierte Verantwortung

8 Heide Sauer, OSA Tübingen, Stabsstelle Qualitätsmanagement Risikoanalyse im Vorfeld Kriterien, die vor dem Start eines Projekts zu klären sind Einmaligkeit Bedeutung Schwierigkeitsgrad Risiko Umfang Erfahrung Komplexität Kommt eine derartige Aufgabe nochmals vor? Einfluss auf Qualität; Wettbewerbssituation Schaden bei Nichterreichung der Ziele? Sind die Aufgaben mit der bestehenden Organisation lösbar? Vorhandene oder externe Hilfe erforderlich? Wie weit müssen interne und externe Stellen koordiniert werden? Ressourcenlage, Termine, Leistungsumfänge?

9 Heide Sauer, OSA Tübingen, Stabsstelle Qualitätsmanagement Phasen des Projekt- managements Definition Abschluss RealisierungPlanung  Problemanalyse  Zielklärung  Projektdefinition  Grobplanung  Durchführbar- keitsüberprüfung  Projektauftrag  Projektevaluation  System- implementierung  Arbeitspakete durchführen  Information sicherstellen  Steuerung bei Abweichungen  Planung aktualisieren  Definition der Arbeitspakete  Feinplanung  Verantwortung klären  Definition der Schnittstellen

10 Heide Sauer, OSA Tübingen, Stabsstelle Qualitätsmanagement Projektziele – pezifisch Ziele müssen klar erkennbar und eindeutig sein. Dann wissen alle Beteiligten, was von ihnen erwartet wird. – essbar Ziele müssen messbar sein. Man muss erkennen können, ob und inwieweit Fortschritte gemacht wurden und woran man den Zeitpunkt der Zielerreichung erkennen kann. - usführbar Ziele müssen ausführbar und selbst erreichbar sein. Realistische Ziele erhöhen die Erfolgswahrscheinlichkeit - elevant Ziele müssen ein wichtiges Instrument zum Erreichen der Vorgaben und der Aufgaben sein. - erminiert Ziele sollen einen Anfang und einen festgelegten End- punkt haben. Merkmale: S M A R T Projektziele werden schriftlich formuliert.

11 Heide Sauer, OSA Tübingen, Stabsstelle Qualitätsmanagement Projektmanagement Spannungs- dreieck Inhalt und Umfang Ressour- cen Zeit

12 Heide Sauer, OSA Tübingen, Stabsstelle Qualitätsmanagement Projekterfolg Ein Projekt ist dann erfolgreich, wenn die Projektziele erreicht sind.  Alle Beteiligten ziehen an einem Strang. Sie sind sich ihrer Aufgaben und ihrer Verantwortung bewusst.  Alle Beteiligten sind in die Organisations- und Kommunikations- struktur des Projekts eingebunden.  Lenkungsmanagement ist installiert: Projektleiter ist für Steuerung zuständig. Er hat das nötige Wissen und Können, sowie die Erfah- rung um eine Konfliktbewältigung durchführen zu können.

13 Heide Sauer, OSA Tübingen, Stabsstelle Qualitätsmanagement Projektmanagement „Wenn du wenig Zeit zur Verfügung hast, dann nimm dir am Anfang viel davon“ Unbekannter Projektmanager

14 Heide Sauer, OSA Tübingen, Stabsstelle Qualitätsmanagement Phasen des Projekt- managements Definition Abschluss RealisierungPlanung  Problemanalyse  Zielklärung  Projektdefinition  Grobplanung  Durchführbar- keitsüberprüfung  Projektauftrag  Projektevaluation  System- implementierung  Arbeitspakete durchführen  Information sicherstellen  Steuerung bei Abweichungen  Planung aktualisieren  Definition der Arbeitspakete  Feinplanung  Verantwortung klären  Definition der Schnittstellen

15 Heide Sauer, OSA Tübingen, Stabsstelle Qualitätsmanagement Zeitplanung „ Je genauer man plant, desto härter trifft einen der Zufall.“ „Managerweisheit“

16 Heide Sauer, OSA Tübingen, Stabsstelle Qualitätsmanagement Kardinalfragen des PM Was muss getan werden ?  Projektstrukturplan Was muss wann getan werden?  Projektablaufplan Wann muss wer etwas tun ?  Terminplan Wer tut was (wie viel) mit wem?  Kapazitätsplan Welche Unterstützung brauchen wir? Wo wird was getan?  Raumplan Wie wird was getan? Wie viel kostet was? (Ressourcen)

17 Heide Sauer, OSA Tübingen, Stabsstelle Qualitätsmanagement Projektplanung ProjektstrukturplanRisikoanalyseAblaufplanAufwandschätzungRessourcenplanungProjektstartKostenschätzungPlanoptimierung Definition der Arbeitspakete Festlegung der Reihenfolge Bestimmung der Dauer der Arbeitspakete (Pufferzeiten) Auf Vorgänge verteilen Notfall-Plan

18 Heide Sauer, OSA Tübingen, Stabsstelle Qualitätsmanagement Alpen-Methode zur Zeitplanung A  Aktivitäten, Aufgaben und Termine schriftlich zusammenstellen L  Länge der Aktivitäten schätzen P  Pufferzonen reservieren E  Entscheidungen über Prioritäten und Delegationsmöglichkeiten treffen N  Nachkontrolle

19 Heide Sauer, OSA Tübingen, Stabsstelle Qualitätsmanagement Projektteam Projektleiter Projekt- kernteam Kompetenzen des Projektleiters:  Soziale Kompetenz  Fachlicher Überblick  Moderationskompetenz  Durchsetzungskraft im Hinblick auf Projektziele

20 Heide Sauer, OSA Tübingen, Stabsstelle Qualitätsmanagement Phasen des Projekt- managements Definition Abschluss RealisierungPlanung  Problemanalyse  Zielklärung  Projektdefinition  Grobplanung  Durchführbar- keitsüberprüfung  Projektauftrag  Projektevaluation  System- implementierung  Arbeitspakete durchführen  Information sicherstellen  Steuerung bei Abweichungen  Planung aktualisieren  Definition der Arbeitspakete  Feinplanung  Verantwortung klären  Definition der Schnittstellen

21 Heide Sauer, OSA Tübingen, Stabsstelle Qualitätsmanagement Projektcontrolling Vorbeugender, geplanter Vorgang mit abgeleiteten Maßnahmen; findet mehrmals während des Projekt- verlaufs statt und wird im Team durchgeführt. Unumgängliche, begleitende Maßnahme zur Überwachung der Projektabwicklung: Lernchance statt Kontrolle.  Leistungscontrolling: Projektstrukturplan-Abgleich  Termincontrolling: Projektablaufplan-Abgleich  Ressourcencontrolling: Abgleich zwischen verbrauchten und geplanten Ressourcen  Personaleinsatzcontrolling  Organisationscontrolling Dokumentation im Projekthandbuch

22 Heide Sauer, OSA Tübingen, Stabsstelle Qualitätsmanagement Lernende Organisation Organisatorisches Lernen Kontinuierliche Weiterentwicklung der Organisation Ziel- verein- barungen Ergebnis- verant- wortung (was? wie? wann? wer?) Controlling Transparenz und offene Kommunikation

23 Heide Sauer, OSA Tübingen, Stabsstelle Qualitätsmanagement Regelkreis des Lernens Plan Planen des Vorgehens und Erstellung von Projektplänen Deploy Umsetzung der Pläne und Durchführung des Projekts Review Lernen und Überprüfen Der Umsetzung, Entwicklung von Ver- Besserungspotentialen, Änderung der Um- setzungsstrategie Visionsdenken Team-Lernen Personal Mastery Mentale Modelle Systemdenken

24 Heide Sauer, OSA Tübingen, Stabsstelle Qualitätsmanagement Lernende Organisation Wandel ist ein Normalfall Wandel ist ein Teil des Systems in der Organi- sation Wandlungsfähigkeit wird als generelle Kompe- tenz angesehen

25 Heide Sauer, OSA Tübingen, Stabsstelle Qualitätsmanagement Literatur Schelle, Heinz: Projekte zum Erfolg führen, dtv Dyrda, Klaus Innovationen erfolgreich organisieren – Pädagogisches Projektmanagement an Schulen, Gabal Hemmrich/Harrant Projektmanagement, Hanser Kraus/Westermann Projektmanagement mit System, Gabler Berger/Schubert Projektmanagement, Manz


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