Kommunikation im Projekt- management 1/15. 2/15 Agenda 1. Projektleiter – der mit dem Wolf tanzt? 2. Projektleiter – der Jongleur zwischen den Stühlen.

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1 Kommunikation im Projekt- management 1/15

2 2/15 Agenda 1. Projektleiter – der mit dem Wolf tanzt? 2. Projektleiter – der Jongleur zwischen den Stühlen 3. Kommunikation im Projekt 4. Kommunikationsplanung 5. Projektkommunikations-Management 6. Informationsverteilung 7. Projektberichte 8. Fazit 9. Quellenhinweis

3 3/15 1. Projektleiter - der mit dem Wolf tanzt? Anforderungen an den Projektleiter: - Kommunikationsfähigkeit - Emotionale Intelligenz - Sozialkompetenz - Interkulturelle - Koordinator - Mittler 1. Projektleiter - der mit dem Wolf tanzt? Anforderungen an den Projektleiter: - Kommunikationsfähigkeit - Emotionale Intelligenz - Sozialkompetenz - Interkulturelle - Koordinator - Mittler

4 4/15 2. Projektleiter – Jongleur zwischen den Stühlen Der Projektleiter muss viele Bälle gleichzeitig in der Luft halten! - Planen, vermitteln, verhandeln - Organisieren, motivieren - Kontrollieren, berichten 2. Projektleiter – Jongleur zwischen den Stühlen Der Projektleiter muss viele Bälle gleichzeitig in der Luft halten! - Planen, vermitteln, verhandeln - Organisieren, motivieren - Kontrollieren, berichten

5 5/15 Wieviel % der Zeit bindet die Kommunikation in der Projektarbeit?

6 6/15 50 %

7 7/15 3. Kommunikation im Projekt - Wie lässt sich der Dialog im Team organisieren? - Wie verteilt man die Informationen im Team? - Wie lässt sich die E-Mail Kommunikation optimal organisieren? - Wie gestaltet man eine gemeinsame Dokumenten- ablage? - Lohnt sich der Einsatz eines Groupware-Produktes?

8 8/15 4. Kommunikationsplanung - Aufgabe der Projektinitiierungsphase - Kommunikationsanforderungen zur Planung der Projekt- organisation - Kommunikationsanforderungen + Kommunikationstechnik = Kommunikationsplan Beispiele: → Projektinformationssystem → Projektordner mit Unterordner → Verantwortlichkeit regeln → Aktualisierungstermin → Externe Kommunikation

9 9/15 KommunikationWER?BeteiligteWANN?Form StatussitzungProjektleiterLenkungsaus- schuss Kunde monatlichModeration Präsentation Gespräch ProjektsitzungProjektleiterProjektteamWöchentlichModeration Präsentation Gespräch Projekt-Start- Workshop Projektleiter Team Projektteam ggf. Kunde beim Projektstart Moderation Workshop Präsentation Projektabschluss- Workshop ProjektleiterProjektteam ggf. Kunde Beim Projekt- abschluss Moderation Workshop Präsentation Beispiel Kommunikationsplan

10 10/15 5. Projektkommunikations-Management Kommunikationsplanungen + Kommunikationsanforderungen WER benötigt WANN WELCHE Informationen? + Kommunikationstechnologie WIE erhalten die Beteiligten die Informationen Informationsverteilung + RECHTZEITIGE Bereitstellung der Infos für Projektbeteiligte →→→ 5. Projektkommunikations-Management Kommunikationsplanungen + Kommunikationsanforderungen WER benötigt WANN WELCHE Informationen? + Kommunikationstechnologie WIE erhalten die Beteiligten die Informationen Informationsverteilung + RECHTZEITIGE Bereitstellung der Infos für Projektbeteiligte →→→

11 11/15 5. Projektkommunikations-Management -Fortschrittsberichte + Sammeln und aufbereiten von Fortschrittsinformationen: STATUSREPORTS, RENDITEANALYSEN, TRAGSWERTANALYSEN -Administrativer Abschluss + Erzeugen und sammeln von Informationen, um eine Projektphase oder den Projektabschluss zu formalisieren

12 12/15 6. Informationsverteilung Wege - mündlich / schriftlich - Extern (zum Kunden) / Informell (Notizen) - Vertikal (Organisation) / Horizontal (Abteilungen) Methoden - Gemeinsamer Dokumentenordner, verteilen von Kopien, Telefonkonferenz, Fax, E-Mail, Web-Konferenzen Ergebnisse - Projektaufzeichnungen (Korrespondenz, K-Mitteilungen) - Formale Projektberichte (Statusberichte) - Projektdarstellungen (Präsentationen) 6. Informationsverteilung Wege - mündlich / schriftlich - Extern (zum Kunden) / Informell (Notizen) - Vertikal (Organisation) / Horizontal (Abteilungen) Methoden - Gemeinsamer Dokumentenordner, verteilen von Kopien, Telefonkonferenz, Fax, E-Mail, Web-Konferenzen Ergebnisse - Projektaufzeichnungen (Korrespondenz, K-Mitteilungen) - Formale Projektberichte (Statusberichte) - Projektdarstellungen (Präsentationen)

13 13/15 7. Projektberichte Fortschrittsberichte - Übersichtsberichte (Projektübersicht, Meilensteine, Dokumentation kritischer Vorgänge) - Vorgangsberichte (Vorgänge in Arbeit, verspätete Vorgänge, abgeschlossene Vorgänge) - Kostenberichte / Kostenanalysen - Ressourcenberichte (Vorgangszuordnungen, überlastete Ressourcen) - Projektstatusbericht Abschlussbericht

14 14/15 Fazit KOMMUNIKATION ALS WICHTIGER ZUM ERFOLG!

15 15/15 Quellenhinweis Skript Projektmanagement Projektmanagement leicht gemacht Grundlagen des Projektmanagements Crashkurs Projektmanagement Bilder Chipfotowelt Pixelio