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D-44789 Bochum T: +49 (0)234 / 93 04 13 F: +49 (0)234 / 3 71 49 E: Sozietät Dr. Adamsen Königsallee 47 Die.

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1 D Bochum T: +49 (0)234 / F: +49 (0)234 / E: Sozietät Dr. Adamsen Königsallee 47 Die Zahlen im Griff IHK-Service für Ein-Personen und Kleinunternehmen IHK Mittleres Ruhrgebiet 28. April 2015

2 Königsallee 47 D Bochum Telefon: (0234) Telefax: (0234) Internet: Diplom-Ökonom Kai-Uwe Göbel Wirtschaftsprüfer / Steuerberater Partner 2

3 Agenda Ausgangssituation Gesetzliche Grundlagen der Buchführung Erstellung einer Qualitätsbuchführung Fazit IHK Mittleres Ruhrgebiet – Zahlen im Griff Nutzen eines Controllings Controlling - Report Aufgaben und Bereiche des Rechnungswesens

4 Controlling, verstanden als Steuern und Weisen der Richtung im Unternehmen, kann jedem Unternehmer gezielt Potentiale zur Steigerung des Unternehmenserfolgs aufzeigen sowie die Steuerung des Unternehmens und die Risikofrüherkennung erleichtern. Nur wer plant, kann reagieren, denn über Abweichungsanalysen bemerkt man, dass man vom Weg abkommt. Der Jahresabschluss und unterjährige betriebswirtschaftliche Auswertungen sind eine gute Grundlage für die Planung, Steuerung und Kontrolle des Unternehmens, da das Rechnungswesen alle Geschäftsvorfälle entsprechend der tatsächlichen Gegebenheiten (Grundsatz „true and fair view“ und GoB) abbildet. Mittlerweile erfolgt die Buchführung und das Controlling ausschließlich IT-gestützt. Neuere IT-Software bietet Ihnen darüber hinaus die Möglichkeit, ihre Buchhaltungs- und Controlling-Prozesse effizienter zu gestalten, z.B. können elektronische Rechnungsdaten von Lieferanten per Belegwesen online direkt in die Rechnungswesen-Programme übernommen werden (Unternehmen online). Dies muss jedoch allgemein anerkannten und sachgerechten Normen entsprechen, und zwar den GoBD. 4 Ausgangssituation IHK Mittleres Ruhrgebiet – Zahlen im Griff

5 Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) gelten ab für Deutschland. Sie enthalten die Anforderungen an den Einsatz von IT bei der Buchführung (Haupt- und Nebenbuchhaltungen) sowie bei sonstigen Aufzeichnungen. Die Praxis zeigt immer wieder, dass insbesondere viele kleine Unternehmen der folgender Auffassung sind: 5 Ausgangssituation IHK Mittleres Ruhrgebiet – Zahlen im Griff  Ein Blick auf mein Bankkonto zeigt mir, wohin es geht  Ich kenne meine Kunden und meine Lieferanten und bemerke sofort, wenn etwas nicht stimmt  Planung lohnt sich für mich nicht und ist zu aufwendig Mit so einer Auffassung schlittert man jedoch allzu oft „planlos“ in die Krise. Im folgenden werden die Anforderungen an eine Buchführung und ein Controlling für kleine und mittlere Unternehmen dargelegt und Praxistips gegeben, wie man die Qualität erhöhen und den Arbeitsaufwand geschickt reduzieren kann. 5

6 Agenda Ausgangssituation Gesetzliche Grundlagen der Buchführung Erstellung einer Qualitätsbuchführung Fazit IHK Mittleres Ruhrgebiet – Zahlen im Griff Nutzen eines Controllings Controlling - Report Aufgaben und Bereiche des Rechnungswesens

7 Aufgaben des Rechnungswesens Das Rechnungswesen muss das gesamte Unternehmensgeschehen zahlenmäßig erfassen, überwachen und auswerten. Z.B. Beschaffung von Werkstoffen und Betriebsmitteln Fertigung der Erzeugnisse Absatz der produzierten Erzeugnisse Hauptaufgaben des Rechnungswesens sind: Dokumentationsaufgabe: Zeitlich und sachlich geordnete Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle aufgrund von Belegen, die die Vermögenswerte, das Eigen- und Fremdkapital sowie den Jahreserfolg (Gewinn oder Verlust) des Unternehmens verändern Rechenschaftslegungs- und Informationsaufgabe: Jährliche Rechenschaftslegung gegenüber den Unternehmenseignern, der Finanzbehörde und den Gläubigern über die Vermögens-, Schulden- und Erfolgslage des Unternehmens (Jahresabschluss) Kontrollaufgabe: Rechnungswesen als Informations- und Kontrollsystem, das der Unternehmensleitung jederzeit eine Überwachung der Wirtschaftlichkeit der betrieblichen Prozesse sowie der Zahlungsfähigkeit des Unternehmens ermöglicht Dispositionsaufgabe: Bereitstellung des aufbereiteten Zahlenmaterials als Grundlage für alle Planungen und Entscheidungen z.B. über Investitionen IHK Mittleres Ruhrgebiet – Zahlen im Griff

8 Bereiche des Rechnungswesens Buchführung (Zeitrechnung) Erfassung aller Geschäftsvorfälle bzgl. Vermögen Schulden Aufwendungen Erträge bezogen auf eine Rechnungsperiode Dokumentation: zeitlich, sachlich Rechenschaftslegung und Information: Unternehmenseigner, Finanzamt, Gläubiger Betrieb (RK II) Unternehmen (RK I) Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) (Stück- und Zeitrechnung) Erfassung aller Daten, die durch die eigent- liche Betriebstätigkeit verursacht werden Kosten (Werteverbrauch) Leistungen (Wertezuwachs) bezogen auf den Kostenträger (Stück) oder auf eine Rechnungsperiode (oft Monat) Disposition: Vorkalkulation (Selbstkosten) Kontrolle: Nachkalkulation, Wirtschaftlichk. Betrieb (RK II) Statistik (Vergleichsrechnung) Aufbereitung und Auswertung der Zahlen: Jahresabschlusserstellung KLR als Grundlage für die Planung Zeitvergleich / Betriebsvergleich Berechnung der zukünftigen Entwicklung: Investitionsplan Beschaffungsplan Absatzplan … Soll-/ Ist-Vergleich Instrument für Führung und Kontrolle Planungsrechnung (Vorschaurechnung) IHK Mittleres Ruhrgebiet – Zahlen im Griff

9 Welche Aufgaben fallen in den einzelnen Bereichen des Rechnungswesens an Buchführung Feststellung des Bestands an Vermögen und Schulden Aufzeichnung aller Veränderungen der Vermögens- und Schuldenwerte lückenlos und sachlich geordnet Ermittlung des Erfolgs des Unternehmens (Gewinn oder Verlust) Grundlage für die Erstellung der StB Beweismittel bei Rechtsstreitigkeiten mit Kunden, Lieferanten, Banken und Behörden (Finanzamt, Gerichte etc.) Buchführung Feststellung des Bestands an Vermögen und Schulden Aufzeichnung aller Veränderungen der Vermögens- und Schuldenwerte lückenlos und sachlich geordnet Ermittlung des Erfolgs des Unternehmens (Gewinn oder Verlust) Grundlage für die Erstellung der StB Beweismittel bei Rechtsstreitigkeiten mit Kunden, Lieferanten, Banken und Behörden (Finanzamt, Gerichte etc.) Jahresabschluss Organisation von Abschlüssen, Terminplanung vorbereitende Abschlussbuchungen Abschlusserstellung (Bilanz, GuV, Anhang, ggf. Lagebericht Kapitalflussrechnung) Datenvalidierung Ggf. Prüfung und Testierung des Jahresabschlusses durch WP Jahresabschluss Organisation von Abschlüssen, Terminplanung vorbereitende Abschlussbuchungen Abschlusserstellung (Bilanz, GuV, Anhang, ggf. Lagebericht Kapitalflussrechnung) Datenvalidierung Ggf. Prüfung und Testierung des Jahresabschlusses durch WP Kosten- und Leistungsrechnung Abbildung des tatsächlichen Werteverzehr durch den Ansatz kalkulatorischer Kosten Bereitstellung von Zahlen für die Preisberechnung (Kalkulation) der Erzeugnisse Bereitstellung von Zahlen für die innerbetriebliche Kontrolle, die der Steigerung der Wirtschaftlichkeit dienen Kosten- und Leistungsrechnung Abbildung des tatsächlichen Werteverzehr durch den Ansatz kalkulatorischer Kosten Bereitstellung von Zahlen für die Preisberechnung (Kalkulation) der Erzeugnisse Bereitstellung von Zahlen für die innerbetriebliche Kontrolle, die der Steigerung der Wirtschaftlichkeit dienen Planung/Controlling Vorgabe von Planungsprämissen für die operative und strategische Planung (Unternehmen/Umfeld) Erstellung von Planungs- und Budgetrechnungen Festlegung von Kennzahlen zur kurzf. Planung/Steuerung (z.B. Cashflow) Erstellung von Abweichungsanalysen Ist zu Plan Planung/Controlling Vorgabe von Planungsprämissen für die operative und strategische Planung (Unternehmen/Umfeld) Erstellung von Planungs- und Budgetrechnungen Festlegung von Kennzahlen zur kurzf. Planung/Steuerung (z.B. Cashflow) Erstellung von Abweichungsanalysen Ist zu Plan Beispiele IHK Mittleres Ruhrgebiet – Zahlen im Griff

10 Agenda Ausgangssituation Gesetzliche Grundlagen der Buchführung Erstellung einer Qualitätsbuchführung Fazit IHK Mittleres Ruhrgebiet – Zahlen im Griff Nutzen eines Controllings Controlling - Report Aufgaben und Bereiche des Rechnungswesens

11 Nach dem Handelsrecht sind Sie immer dann zur doppelten Buchführung verpflichtet, wenn Ihr Gewerbe nach Art oder Umfang einen in "kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb" erfordert, wenn Sie also Kaufmann und damit auch ins Handelsregister eingetragen sind. (§ 238 I HGB) Soweit Sie eine Kapitalgesellschaft führen, sind Sie Kraft Handelsgesetzbuch und GmbHG zur doppelten Buchführung verpflichtet. Buchführungspflichten Handelsrecht Steuerrecht Jeder Kaufmann hat nach dem Steuerrecht mindestens folgende Aufzeichnungen vorzunehmen:  Tägliche Aufzeichnung der Kasseneinnahmen und Kassenausgaben (Kassenbuch)  Aufzeichnungen des Wareneingangs und Warenausgangs Besteht nach dem Handelsrecht oder anderen nicht-steuerlichen Vorschriften eine Buchführungspflicht, so gilt dies auch für steuerliche Zwecke. IHK Mittleres Ruhrgebiet – Zahlen im Griff

12 § 140 AO bestimmt, dass jeder, der nach anderen Gesetzen (z. B. HGB) als den Steuergesetzen zur Buchführung verpflichtet ist, diese auch im Interesse der Besteuerung durchführen muss. (= sog. allgemeine Buchführungspflicht) Zusätzlich besteht nach § 141 AO eine sog. besondere Buchführungspflicht für Gewerbetreibende, die eines der folgenden Größenmerkmale überschreiten: Die gesetzlichen Bestimmungen schreiben kein bestimmtes Buchführungsverfahren vor, allerdings werden bestimmte Mindestanforderungen an die Art und Weise der Aufzeichnungen gestellt. In der Wirtschaftspraxis wird heute fast ausschließlich die doppelte Buchführung verwendet, bei der jeder Geschäftsvorfall sowohl als Soll- als auch als Haben-Buchung erfasst wird. Darüber hinaus werden die Geschäftsvorfälle nicht nur chronologisch (Grundbuchaufzeichngen), sondern auch nach sachlichen Ordnungskriterien auf sog. Sachkonten im Hauptbuch erfasst. Steuerrechtliche Buchführungspflichten  Umsatz von mehr als EUR im Kalenderjahr  Gewinn aus Gewerbebetrieb von mehr als EUR im Wirtschaftsjahr IHK Mittleres Ruhrgebiet – Zahlen im Griff

13 Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) Die Buchführung gilt als ordnungsgemäß, wenn sie so beschaffen ist, dass sie einem sachverständigen Dritten (z.B. Steuerberater, Betriebsprüfer) in angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lages des Unternehmens vermitteln kann (§ 238 HGB, 145 AO). Die Buchführung muss deshalb allgemein anerkannten und sachgerechten Normen entsprechen und zwar den „Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung“ (GoB). Quellen der GoB sind vor allem Wissenschaft und Praxis, die Rechtsprechung sowie Empfehlungen der Wirtschaftsverbände. Zahlreiche Grundsätze haben ihren Niederschlag in handels- und steuerrechtlichen Vorschriften gefunden. Aufgabe der GoB ist es, Unternehmenseigner und Gläubiger vor falschen Informationen und Verlusten zu schützen. Nur eine ordnungsgemäße Buchführung (insb. Belegfunktion) besitzt Beweiskraft (§§ 258 f. HGB). Verstöße gegen die GoB sowie die handels- und steuerrechtlichen Vorschriften können eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen (Umsatz, Gewinn) durch die Finanzbehörden zur Folge haben (§ 162 AO). Mit Freiheitsstrafe oder mit Geldstrafe wird bestraft, wer Jahresabschlüsse unrichtig wiedergibt oder verschleiert (§ 331 HGB, § 370 ff. AO). Im Insolvenzfall können Verstöße gegen die GoB Strafverfolgung (Freiheitsstrafe) nach sich ziehen (§ 283 Strafgesetzbuch). IHK Mittleres Ruhrgebiet – Zahlen im Griff

14 Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) Buchführung muss klar und übersichtlich sein: Übersichtliche Gliederung des Jahresabschlusses § HGB), Keine Verrechnung von Vermögenswerten und Schulden sowie Aufwendungen und Erträgen (§ HGB) (Saldierungsverbot), Buchungen dürfen nicht unleserlich gemacht werden (§ HGB). Ordnungsmäßige Erfassung aller Geschäftsvorfälle: Geschäftsvorfälle sind fortlaufend, vollständig, richtig und zeitgerecht sowie sachlich geordnet zu buchen, damit sie leicht überprüfbar sind (§§ 238 1, HGB, HGB). Kasseneinnahmen und –ausgaben sind täglich aufzuzeichnen (§ AO). Keine Buchung ohne Beleg § HGB Belege, Konten, Jahresabschlüsse etc. sind zehn Jahre geordnet aufzubewahren (§ HGB), gespeicherte Daten müssen jederzeit lesbar, ausdruckbar sein (§§ 239, HGB, § 147 AO). Ordnungsgemäße Aufbewahrung und Datenverarbeitung der Buchführungsunterlagen: bisher IHK Mittleres Ruhrgebiet – Zahlen im Griff

15 Wesentliche Inhalte der (GoBDs) Heute wird die Buchführung ausschließlich über EDV gestützte Lösungen erfasst. In den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ hat die Finanzverwaltung ihre Vorstellungen zum gesamten Buchführungsprozess formuliert. Die GoBD wurden durch das BMF-Schreiben vom veröffentlicht und gelten für alle Veranlagungszeiträume, die nach dem beginnen. Die GoBD müssen von Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtigen beachtet werden und ersetzen ab dem Zeitpunkt ihrer Gültigkeit ( ) die bisher geltenden GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme) und GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen). Für die Einhaltung der GoBD ist der Steuerpflichtige verantwortlich. Ziel der neuen Grundsätze ist es, das Führen und Aufbewahren von Unterlagen in elektronischer Form dem technischen Fortschritt anzupassen und die Regelungen zum Datenzugriff der Finanzverwaltung darauf auszurichten. Während die Finanz- verwaltung in den GoBD keine Änderung der materiellen Rechtslage sieht, kommen auf Unternehmen zahlreiche Konkretisierungen und Verschärfungen zu. IHK Mittleres Ruhrgebiet – Zahlen im Griff

16 Die GoBD sind nicht auf die doppelte (kaufmännische) Buchführung beschränkt, sondern erfassen auch die sonstigen für die Besteuerung relevanten Daten und Aufzeichnungen. Zu den für die Besteuerung relevanten Daten zählt insb. auch die Einnahmen-Überschussrechnung nach § 4 Abs. 3 EStG. Sachlicher Anwendungsbereich Die GoBD beziehen sich auf alle betrieblichen Abläufe im Unternehmen, die vermehrt unter Verwendung von Informations- und Kommunikationstechnik abgebildet werden. Sie umfassen daher nicht lediglich Buchführung und Aufzeichnungen i. e. S., mithin Hauptsysteme (Finanzbuchführung), sondern auch die zugrunde liegenden Vor- und Nebensysteme ( Anlagenbuchführung, Lohnbuchhaltung, Warenwirtschaft, Materialwirtschaft, Fakturierung, Zahlungsverkehr, Zeiterfassung, etc.). Anwendungsbereich der GoBDs Einbezug von Vor- und Nebensystemen Mandantenveranstaltung - Buchführung mit digitalen Belegen neu

17 Die GoBDs fordern eine zeitgerechte Erfassung von Geschäftsvorfällen Eine zeitgerechte Erfassung von Geschäftsvorfällen ermöglicht eine aktuelle Buchführung und zeitnahe Bereitstellung der Daten für Steuerungszwecke Geschäftsvorfälle sind in einer Frist zu erfassen, in der ein zeitlicher Zusammenhang zwischen Vorgang und Erfassung liegt. Die GoBD nennen erstmals eine zeitliche Orientierung: Mandantenveranstaltung - Buchführung mit digitalen Belegen Unbare Geschäftsvorfälle Erfassung innerhalb von 10 Tagen Bare Geschäftsvorfälle Tägliche Erfassung Kontokorrent (kreditorisch) Erfassung innerhalb von 8 Tagen „Erfassen“ bedeutet in diesem Zusammenhang: Belegidentifikation, -sichtung, - sicherung und geordnete Ablage, die auch z. B. in einem Ordner oder in DATEV Unternehmen online vorgenommen werden kann. Sofern Waren- und Kostenrechnungen innerhalb von 8 Tagen beglichen werden, müssen sie nicht kontokorrentmäßig erfasst werden

18 Wichtige Neuregelungen durch die GoBD Mandantenveranstaltung - Buchführung mit digitalen Belegen Wichtige Neuregelungen der GoBD Vollständigkeit  Alle Geschäftsvorfälle müssen vollständig, lückenlos ohne Mehrfachaufzeichnungen erfasst werden  Angaben zur Kontierung können entfallen, wenn z.B. da das Belegbild mit der Buchung verknüpft ist Vollständigkeit  Alle Geschäftsvorfälle müssen vollständig, lückenlos ohne Mehrfachaufzeichnungen erfasst werden  Angaben zur Kontierung können entfallen, wenn z.B. da das Belegbild mit der Buchung verknüpft ist Aufbewahrungspflicht  Gilt für aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichte Daten aus Vor- und Hauptsystemen  Ersetzendes Scannen kann bei Vorliegen einer Verfahrensdokumentation angewendet werden  Vorteile beim Einsatz eines zertifizierten Archivsystems Aufbewahrungspflicht  Gilt für aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichte Daten aus Vor- und Hauptsystemen  Ersetzendes Scannen kann bei Vorliegen einer Verfahrensdokumentation angewendet werden  Vorteile beim Einsatz eines zertifizierten Archivsystems Unveränderbarkeit  Durch Scannen der Belege als TIF-oder PDF -Dokument,  Festschreiben unbarer Geschäftsvorfälle eines Monats bis zum Ablauf des folgenden Monats (Orientierung am Termin der USt-Voranmeldung)  Stammdaten müssen durch Historisierung, Protokollierung, Verfahrensdokumentation nachvollziehbar sein  Daten aus Vorsystemen (Material-, Warenwirtschaft, Lohnabrechnung, Zeiterfassung) müssen auch unveränderbar sein Unveränderbarkeit  Durch Scannen der Belege als TIF-oder PDF -Dokument,  Festschreiben unbarer Geschäftsvorfälle eines Monats bis zum Ablauf des folgenden Monats (Orientierung am Termin der USt-Voranmeldung)  Stammdaten müssen durch Historisierung, Protokollierung, Verfahrensdokumentation nachvollziehbar sein  Daten aus Vorsystemen (Material-, Warenwirtschaft, Lohnabrechnung, Zeiterfassung) müssen auch unveränderbar sein Richtigkeit  Zusammenhang zwischen realwirtschaftlichem Vorgang und der Buchung soll sichergestellt werden z.B. durch die Verknüpfung des Belegbildes mit der Buchung Richtigkeit  Zusammenhang zwischen realwirtschaftlichem Vorgang und der Buchung soll sichergestellt werden z.B. durch die Verknüpfung des Belegbildes mit der Buchung Zeitgerechtheit  Unbare Geschäftsvorfälle 10 Tage  Kontokorrent 8 Tage  Bare Geschäftsvorfälle sofort  Scannen und Ablage = Erfassen Einhaltung der Fristen durch eine Verfahrensdokumentation Zeitgerechtheit  Unbare Geschäftsvorfälle 10 Tage  Kontokorrent 8 Tage  Bare Geschäftsvorfälle sofort  Scannen und Ablage = Erfassen Einhaltung der Fristen durch eine Verfahrensdokumentation

19 Ein Schritt in Richtung des papierlosen Büros – das Ersetzende Scannen wird in den GoBDs verankert Die Aufbewahrungspflicht Digitale aufzeichnungs-/aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze und elektronische Dokumente sind vom Unternehmen unverändert aufzubewahren, dürfen nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden und müssen für den maschinellen Datenzugriffs durch die Finanzverwaltung vorgehalten werden. Das gilt nicht nur für Daten der Finanzbuchführung, sondern auch für alle Einzelaufzeichnungen und Stammdaten mit steuerlicher Relevanz aus den Vor- und Nebensystemen der Finanzbuchführung. Das „Ersetzende Scannen“, (Scannen von Papierbelegen und der anschließende Vernichtung des Originals), kann bei Vorliegen einer Verfahrensdokumentation angewendet werden. Diese muss insbesondere regeln: Mandantenveranstaltung - Buchführung mit digitalen Belegen  Wer zum Scannen berechtigt ist  Wann das Scannen erfolgt  Was zu scannen ist  Ob eine bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original erforderlich ist  Wie die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit erfolgt  Wie die Fehlerprotokollierung erfolgt

20 Agenda Ausgangssituation Gesetzliche Grundlagen der Buchführung Erstellung einer Qualitätsbuchführung Fazit IHK Mittleres Ruhrgebiet – Zahlen im Griff Nutzen eines Controllings Controlling - Report Aufgaben und Bereiche des Rechnungswesens

21 Abgründe Finanzen Unternehmer- lohn Rechnungs- stellung Vorlaufende Ausgaben Adressaten Buchführung Finanzamt ignorieren Abgründe Kalkulation USt Steuer- zahlungen IHK Mittleres Ruhrgebiet – Zahlen im Griff

22 Merkmale einer Qualitätsbuchführung Aktuelle Stamm- datenpflege Unternehmen Online Zeitnahe Erstellung von Abschlüssen und Aus- wertungen Unterstützung der Mitarbeiter aus allen Bereichen Adressaten Monatliche Buchung von Abgrenzungen Effiziente IT-Systeme Qualität Organisation der Rechnungs- wesen- prozesse Zeitnahe, vollständige Buchung von Geschäfts- vorfällen IHK Mittleres Ruhrgebiet – Zahlen im Griff

23 Integration abschlussrelevanter Erfassungs- und Abrechnungs- systeme (von der Logistik über die Produktionsabrechnung bis in die Finanzbuchhaltung) Niedriger Grad von unternehmensspezifischen Anpassungen vorhandener Standardsoftware Fehlen von Medienbrüchen und manuellen Tätigkeiten Verfügbarkeit von automatischen und standardisierten Schnittstellen Verwendung von EDI-Verfahren in den Geschäftsbeziehungen mit Fremdunternehmen (z.B. Banken, Speditionen) Stabile und schnelle Netzwerke (insbesondere in Hauptlastzeiten) Vermeidung von Belegflüssen in Papierform, durch Nutzung von Intra- und Internet Effiziente IT-Systeme Beispiele IHK Mittleres Ruhrgebiet – Zahlen im Griff

24 Eine durchgängig aktuelle Stammdatenpflege in sämtlichen Bereichen trägt entscheidend zu einem reibungslosen Ablauf der Abschlussprozesse bei: Aktuelle Stammdatenpflege  Pflege der Kreditoren- und Debitorenstammdaten für eine schnelle Kontenabstimmung, maschinelles Ausziffern und maschinelle Mahnverfahren  Korrekte Abbildung der Intercompany-Beziehungen (Lieferungen und Leistungen) für einfachen Ausweis in Bilanz und GuV  Regelmäßige, aktuelle Pflege von Anlagen-, Kostenstellen- und Auftragsstammdaten  Reduktion der Fehlermöglichkeiten bei der dezentralen Stammdatenanlage durch möglichst genaue Steuerung der Anwenders über die Eingabemaske (z.B. Mussfelder, Auswahltabellen)  Klare Arbeitsanweisungen zum Vorgehen bei Stammdatenanlage oder -änderung Beispiele Strikte Beachtung der GoBD-Anforderung zur Nachvollziehbarkeit von Stamm- daten durch Historisierung, Protokollierung und Verfahrensdokumentation IHK Mittleres Ruhrgebiet – Zahlen im Griff

25 25 Beispiele für gut organisierte Rechnungswesenprozesse sind:  Konsequente Einhaltung von Buchungsschlüssen  Konsequenter Einsatz der Warenbeschaffung mit Bestellbezug  Ermittlung von Abgrenzungen und monatliche Buchung (z.B. Abschreibungen, Weihnachtsgeld, Überstunden, Resturlaub, Versicherungen, Zinsen)  Monatliche Erfassung der Bestandsveränderung (Vorräte)  Aktives Management von Forderungen und Verbindlichkeiten auf Basis einer offenen Posten-Buchhaltung (Liquiditätsverbesserung) Darüber hinaus ist die Schaffung einer breiten Unterstützung der Mitarbeiter auch in den dezentralen Bereichen (z.B. Vertrieb, Personal) eine Grundlage für ein erfolgreiches Zusammenwirken aller Beteiligten im Abschlussprozess, z. B. durch:  Nutzung eines Abschlusskalenders zur Definition der Prozesse und Beschreibung der Verantwortlichkeiten  Klare Arbeitsanweisungen und Vertreterregelungen  Regelmäßige Kommunikation über Probleme und Neuerungen  Integration der dezentralen Bereiche in den Abschlussprozess Organisation der Rechnungswesenprozesse und Unterstützung der Mitarbeiter Beispiele IHK Mittleres Ruhrgebiet – Zahlen im Griff

26 Zeitnahe Erstellung von Abschlüssen und Auswertungen Erstellung eines Fast Close Abschlusses d.h. beschleunigte Aufstellung, Prüfung und Veröffentlichung von Abschlüssen Die eingesetzten Fast Close-Methoden sollen Schnelligkeit der Aufstellungsprozesse bei gleichzeitiger Verbesserung der Datenqualität gewährleisten Die Standardisierung und Optimierung der Prozesse wird in einem Fast Close- Projekt verwirklicht, rechtlich besteht kein Unterschied zu einem „normalen“ Jahresabschluss  Optimierte Prozesse und standardisierte Informationssysteme erhöhen die Abschlussgeschwindigkeit und Prüfungssicherheit  Zugewinn an Flexibilität und Termintreue ermöglicht die Transformation der Abschlusserstellung zum Standardprozess  Zuverlässige unterjährige Berichterstattung verbessert die interne Steuerungsmöglichkeit (kürzere Reaktionszeit)  Entlastung der vorhandenen Ressourcen setzt Kapazitäten frei für die Analyse und Entscheidungsvorbereitung, Standardisierte Prozesse ermöglichen Erfahrungsaustausch  Imageverbesserung durch zeitnahe Berichterstattung schafft Vertrauen und Wettbewerbsvorteile Nutzen IHK Mittleres Ruhrgebiet – Zahlen im Griff

27 Unternehmen online verwalten Unternehmen online stellt Ihre Buchführung auf digitale Belege um und bietet Ihnen eine flexible Arbeitsplattform, die Sie bei Ihren täglichen betrieblichen Abläufen unterstützt. Sie ermöglicht Ihnen einen einfachen, schnellen und sicheren Austausch von Informationen für die Finanz- und Lohnbuchführung, sofern Sie diese extern durchführen lassen. Sie behalten alle Originalbelege im Unternehmen. Die digitalen Belege oder die erfassten Beleginformationen stehen Ihnen oder ihrem Steuerberater für die Finanzbuchführung sofort zum Buchen zur Verfügung. Nutzen  Eingabe/Pflege von Stammdaten von Unternehmen und Geschäftspartnern  Hohe Transparenz durch Verknüpfung der Buchung mit dem digitalen Beleg  Zugriff auf Zahlungsbedingungen für Kunden und Lieferanten; Elektronische Sendung von Zahlungsträgern an die Bank auf Basis der digitalen Belege  Zuordnung von Kontobewegungen zu den entsprechenden digitalen Belege  Aktueller Überblick Ihrer Liquidität durch Informationen zu noch offenen und bereits bezahlten Rechnungen  Übernahme von erfassten Lohn- und Bewegungsstammdaten für die Lohn- und Gehaltsabrechnung; Vorwegberechnung von gehaltlichen Maßnahmen  Online Erstellung von Angeboten, Rechnungen und Zahlungserinnerungen IHK Mittleres Ruhrgebiet – Zahlen im Griff

28 Mandantenveranstaltung - Buchführung mit digitalen Belegen Datensicherheit Kontoauszüge kontrollieren Ausgangslage: Unternehmer erhält Lieferantenrechnungen Ausgangslage: Unternehmer erhält Lieferantenrechnungen Belege in DATEV Unternehmen online ablegen Datensicherheit Rechnungen zahlen Datensicherheit Digitalisieren DATEV- Rechenzentrum Datensicherheit Fast automatisch Beispiele Unternehmen online bietet Ihnen eine Lösung für ihre kaufmännische Unternehmensprozesse

29 Agenda Ausgangssituation Gesetzliche Grundlagen der Buchführung Erstellung einer Qualitätsbuchführung Fazit Nutzen eines Controllings Controlling - Report Aufgaben und Bereiche des Rechnungswesens

30 Eine Qualitätsbuchführung ist die Grundlage eines funktionierenden Controlling- systems. Sie ist die Basis für die Steuerung des Unternehmens und gibt frühzeitig Warnsignale. Bei Ergebnisabweichungen können rechtzeitig Herabsetzungsanträge für Steuer- vorauszahlungen gestellt werden oder Rücklagen für Nachzahlungen gebildet werden. Bestandteil des Controllings ist die Erstellung einer Unternehmensplanung / Liquiditätsplanung. Basis sind die Auswertungen der Vergangenheit unter Berücksichtigung der aktuellen Entwicklung. Das Ergebnis wird in der Buchführung für den Soll-/Istvergleich aufgenommen. Kennzahlen messen die Zielerreichung. Diese sind z.B. zusammengefasste Zahlen aus der BWA, ergänzt um zentrale Finanzkennziffern, die auch Dritte zur Bonitätsbewertung des Unternehmens nutzen. Das Controlling sollte so beschaffen sein, dass es die Unternehmensleistung kompakt mit Informationen versorgt, die wirklich benötigt werden. Es sollte regelmäßig erstellt werden, möglichst in monatlichen Abständen. Controlling über BWA / Reporting Controlling bietet kleinen und mittleren Unternehmen die Möglichkeit, gezielt Potentiale zur Kosteneinsparung und Steigerung des Unternehmenserfolgs aufzuspüren. IHK Mittleres Ruhrgebiet – Zahlen im Griff

31 Mit welchen Daten sich im Einzelfall die Leistungsfähigkeit des Unternehmens abbilden lässt, hängt von der Branche und dem Informationsbedürfnis des Unternehmens ab. Allerdings gibt es Themen, die für jeden Unternehmer zur Steuerung wichtig sind. Checkliste Notwendige Informationen in Unternehmen Checkliste Datengrundlage für das Controlling Strategische Ziele und Vorstellungen: z.B. Leitbild, Strategien, Entwicklung einer übergeordneten Kennzahl, mit der gemessen werden kann, ob das Unternehmen sein wichtigstes Ziel erreicht (z.B. Cashflow, Steigerung der Kundenzahl etc.) Überblick über die monetäre Entwicklung des Tagesgeschäfts inkl. Liquiditätsentwicklung: Zentrale Informationen aus der BWA z.B. Gesamtleistung, Materialeinsatz, Rohertrag, Betriebsergebnis; Cashflow kann dann automatisch ermittelt werden; ggf. sind Tilgungen, Investitionen und Steuern manuell einzugeben. Jahresabschluss- und Finanzkennzahlen: z.B. Eigenkapitalquote, Schuldentilgungsdauer, Gesamtkapitalrentabilität; möglichst unter Berücksichtigung der Anforderungen von Banken, wichtigen Geschäftspartnern etc. Beurteilung des leistungswirtschaftlichen Teils des Unternehmen: nicht monetäre Kennzahlen, die einen Bezug zum Leitbild und den Strategien herstellen z.B. Neukundenanteil IHK Mittleres Ruhrgebiet – Zahlen im Griff

32 Agenda Ausgangssituation Gesetzliche Grundlagen der Buchführung Erstellung einer Qualitätsbuchführung Fazit IHK Mittleres Ruhrgebiet – Zahlen im Griff Nutzen eines Controllings Controlling - Report Aufgaben und Bereiche des Rechnungswesens

33 Grundlage für den Controlling Report ist die BWA. Diese ist jedoch erst wenig aussagekräftig, da sie die Eingaben aus der Buchhaltung wiedergibt. Erst wenn z.B. Jahreswerte oder Einmalzahlungen monatlich abgegrenzt werden, etwa Materialeinkauf, Abschreibungen, Personalsonderzahlungen (Weihnachts- und Urlaubsgeld), gibt sie Aufschluss über die wirkliche Leistungsstärke des Unternehmens. Im Controlling-Report werden auch die wichtigsten Kennzahlen monatlich zusammengestellt. Dadurch können Sie Trends im Laufe der Zeit gut erkennen wie z.B. Umsätze, Gewinne, Auftragseingänge etc. Bei Schwankungen oder rückläufigen Trends sollten die Ursachen analysiert werden. Controlling - Report Der Controlling Report soll Sie kompakt und übersichtlich mit denjenigen Informationen versorgen, die sie wirklich benötigen. Grafische Auswertungen visualisieren die Veränderungen und geben einen schnellen Überblick über die aktuellen Entwicklungen. IHK Mittleres Ruhrgebiet – Zahlen im Griff

34 So korrigiert die Bank ihre BWA IHK Mittleres Ruhrgebiet – Zahlen im Griff

35 Controlling - Report Beispiele IHK Mittleres Ruhrgebiet – Zahlen im Griff

36 Controlling - Report Beispiele IHK Mittleres Ruhrgebiet – Zahlen im Griff

37 Controlling - Report Beispiele IHK Mittleres Ruhrgebiet – Zahlen im Griff

38 Agenda Ausgangssituation Gesetzliche Grundlagen der Buchführung Erstellung einer Qualitätsbuchführung Fazit IHK Mittleres Ruhrgebiet – Zahlen im Griff Nutzen eines Controllings Controlling - Report Aufgaben und Bereiche des Rechnungswesens

39 Ein funktionierendes Rechnungswesen bringt dem Unternehmen viele Vorteile. Zum einen können gesetzliche Anforderungen leichter erfüllt werden. Zum anderen zeigen die Auswertungen des Rechnungswesens ein gutes Bild der Vermögens-, Liquiditäts- und Ertragslage des Unternehmens. Neue gesetzliche Anforderungen (GoBD) sind auf die gesamten Prozesse im Rechnungswesen ausgerichtet auch unter Einbezug der Nebensysteme wie Materialwirtschaft, Lohnbuchhaltung, etc. Mit effizienter IT-Unterstützung (z.B. durch Unternehmen – online) sowie der Optimierung der Prozesse im Rechnungswesen (z.B. durch Fast Close) erfüllen Sie die Anforderungen und realisieren gleichzeitig eine schnelle Abschlusserstellung bei hoher Qualität und unverändertem Personaleinsatz. Unabhängig von der Unternehmensgröße sollte jedes Unternehmen über ein aussagekräftiges Berichtswesen verfügen, dass ihm monatlich die wichtigsten Informationen bereit stellt. Dabei sind zusammengefasste Zahlen aus der BWA, ergänzt um zentrale Finanzkennziffern sowie individuelle leistungswirtschaftliche Kennzahlen für jedes Unternehmen zur Steuerung wichtig. Alle Faktoren zusammen helfen Ihnen, Ihre Zahlen im Griff zu haben und ihre Kunden zu erreichen, zufriedenzustellen und künftige Finanzströme zu sichern. Fazit IHK Mittleres Ruhrgebiet – Zahlen im Griff

40 Ein Unternehmer ohne aktuelle Zahlen ist wie ein Kapitän, der mit der Stange im Nebel stochert. (Gerhard Reichel) 40


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