Was muss eine kommunale Inventarisierungslösung leisten ?

Präsentation zum Thema: "Was muss eine kommunale Inventarisierungslösung leisten ?"—  Präsentation transkript:

1 Was muss eine kommunale Inventarisierungslösung leisten ?

2 kommunale Inventarisierungslösung: Allgemeine Eigenschaften
Umfeld, Positionierung, Begrifflichkeiten … Werkzeug der Fachbereiche „Verlängerung“ der Anlagenbuchführung Inventargüter vs. Anlagegüter Technische Eigenschaften Client-Server-Lösung Inventuren mittels „Laptop“ oder „Mobile“ Browser-Fähigkeit Betrieb unter WTS Einfache und leichte Handhabung Stabilität Revisions-Aspekte Ordnungsmäßigkeit Nachvollziehbarkeit Benutzerschutz, Rollenkonzept

3 kommunale Inventarisierungslösung: Führen von Inventargütern
Inventarnummer z.B. 10-stellig mit Prüfziffer – z.B. vorhandene Seriennummern Barcode-Etiketten: lesen – schreiben Ggf. Automatische Vergabe Welche Inventare sollen / können geführt werden? Klassifizierung nach Inventartypen (Möbel – Fahrzeuge – Maschinen und Geräte - …) wie werden Inventar-Typen eingerichtet? Typen und Untertypen (PKW – LKW - Rettungsfahrzeuge - …) Welche Datenfelder werden immer benötigt? Feste Datenfelder: Bezeichnung, Standort, Org. Zuordnung, … Können weitere Datenfelder (auf einfache Weise) zusätzlich eingerichtet werden ? (pol. KZ – Druckleistung des Kopierers – EN-Norm des Geräts …) Können Inventar-Vorlagen als Muster eingerichtet werden ?

4 kommunale Inventarisierungslösung: Führen von Inventargütern (2)
Erfassen von Inventaren Laufende Erfassungen (Neubeschaffungen) Im Rahmen von Inventuren Ändern von Inventargütern Laufende Änderungen Änderungen als Ergebnis einer Inventurzählung Wie können Änderungen nachvollzogen werden ? („Historien-Funktion“) Finden von Inventargütern Suche nach Bezeichnung, Standort, … Finden nach den selbst eingerichteten Zusatzfeldern Welche Inventargüter sind wann erfasst worden? (oder abgegangen?) Welche Inventargüter haben sich seit dem verändert? (nur Änderungen, „die mich interessieren“)

5 kommunale Inventarisierungslösung: Die Stammdatenstruktur
Mandanten und Buchungskreise „Abschottung“ der einzelnen Fachämter Benutzerzugriff je Buchungskreis Eigene Standorte, Inv.-Typen, Datenfelder je Buchungskreis Zentrale Vorgabe durch die Kämmerei möglich? Typen und Untertypen Org.-Einheiten und Inventurbereiche Benutzer Berechtigungsprofile generell – je Mandant – je Buchungskreis Dezentrale Administration der Benutzerrechte Freie Datenfelder Art (Text, Zahl, Datum, URL, …) Herkunft: manuelle Eingabe, Werteliste, Formel

6 kommunale Inventarisierungslösung: Inventuren
Einrichten der Inventur Sachplan Zeit- und Personalplan Zählen: Raum für Raum … … mit Listen, mit „Mobile“, mit Laptop Wie funktioniert der Datenabgleich? Soll und Ist sichtbar? Abweichender Standort, „Neufunde“ Nachbearbeiten Sichtung, Bearbeitung und Verifizierung Verbuchen der Differenzen Änderungen (z.B. Standort), Abgänge, Neuzugänge

7 kommunale Inventarisierungslösung: Auswertungen und Listen
Inventar-Übersichten im Dialog Auswahlkriterien (nach Bestand, nach Veränderung) Bearbeitungsmöglichkeiten Aufbau von Inventar-Listen Selektion der darzustellenden Inventargüter Gliederung der Liste (nach Standorten, nach Org.-Einheiten …) Mit/ohne Historie Mit welchen Datenfeldern Wie kann ich Listen abrufen? Einrichtung von „Standard-Listen“

8 kommunale Inventarisierungslösung: Verbindung zum Anlagenbuch
Berücksichtigung des organisatorischen Modells Inventarnachweis als „Verlängerung des Anlagebuchs“ Folge: Direktanbindung im Dialog erforderlich („Welche Inventargüter gehören zum Festwert „EDV-Geräte Rathaus“) Informationsfluss bei Änderungen und Abgängen Erfassung durch das FACHAMT KEINE automatische Buchung im Anlagenbuch Erforderlich: Buchungsunterlage aus der Inventarisierungslösung „was hat sich seit verändert?“ Informationsfluss bei Neuanschaffungen Erfassung duch das FACHAMT Kein Kontierungsbeleg, stattdessen Aufnahme in der Inventarverwaltung

9 kommunale Inventarisierungslösung: Umfeld
Barcode-Etiketten Einlesen Drucken Im- und Export von Daten Inventare Standorte Sonstige Stammdaten Administrationsfunktionen Einrichtung von Stammdaten Reorganisationsaufgaben