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Hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 1 Orientierungs-Workshop Inventuren mit Kai Matthias Breitenfelder hallobtf! gmbh In Zusammenarbeit.

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1 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 1 Orientierungs-Workshop Inventuren mit Kai Matthias Breitenfelder hallobtf! gmbh In Zusammenarbeit mit dem Kommunalen Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe Lemgo, 01. Oktober 2010

2 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 2 Was wollen wir heute besprechen? Orientierung in vier Akten Inventur – wie geht das überhaupt? Was ist eigentlich eine Inventur? Was brauchen wir? / Was muss vorbereitet sein? Wie könnte es laufen? … wenn "alles passt" Was fehlt uns & wie kommen wir da hin? Fragen, Fragen, Fragen … Folien unter => events Sind wir jetzt klüger? Was brauchen wir? / Was muss vorbereitet sein?

3 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 3 …die GOI Vollständigkeit Richtigkeit Einzelerfassung und Einzelbewertung Nachprüfbarkeit Nüchternheit Klarheit Wirtschaftlichkeit Worauf wir heute nicht so sehr eingehen Gesetzliche und normative Bestimmungen …die gesetzlichen Grundlagen der Inventur GemHVO §28, §29 ?

4 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 4 Doch mal einen Blick in die GemHVO? §28 Inventar, Inventur (1)In der Inventur zum Schluss eines jeden Haushaltsjahres sind die im wirtschaftlichen Eigentum stehenden Vermögensgegenstände, die Schulden und Rechnungsabgrenzungsposten unter Beachtung der Grundsätze ordnungsmäßiger Inventur vollständig aufzunehmen. Dabei ist der Wert der einzelnen Vermögensgegenstände und Schulden anzugeben (Inventar). Die Vermögensgegenstände sind mindestens alle drei Jahre durch eine körperliche Inventur aufzunehmen. (2)… (3)Das Verfahren und die Ergebnisse der Inventur sind so zu dokumentieren, dass diese für sachverständige Dritte nachvollziehbar sind. (4)Die Bürgermeisterin oder der Bürgermeister regelt das Nähere über die Durchführung der Inventur. …

5 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 5 Doch mal einen Blick in die GemHVO? (2) §29 Inventurvereinfachungsverfahren (1)Ein Inventar kann anhand vorhandener Verzeichnisse über Bestand, Art, Menge und Wert an Vermögensgegenständen aufgestellt werden (Buch- und Beleginventur), wenn gesichert ist, dass dadurch die tatsächlichen Verhältnisse zutreffend dargestellt werden. § 28 Abs. 1 Satz 3 findet Anwendung. (2)… mathematisch-statistische Methoden … (3)Auf eine Erfassung der Vermögensgegenstände des Anlagevermögens, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten im Einzelnen wertmäßig den Betrag von 60 Euro ohne Umsatzsteuer nicht überschreiten, kann verzichtet werden. (4)…

6 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 6 Darüber wollen wir heute gar nicht sprechen: Arbeitsabläufe der Inventarisierung in der Verwaltung die laufende Bestandsführung mit Kai Belegflüsse bei Neubeschaffungen Belegflüsse bei Abgängen und Nutzungsänderungen das Zusammenspiel von Kai mit dem Anlagenbuch den großen Kai-Deal zwischen Fachamt und Kämmerei Und wir sprechen auch nicht darüber … dass Kai mittlerweile bei mehr als 420 Verwaltungen im Einsatz ist, dass Kai eine Vielzahl toller Features bereit stellt, dass Kai wegen seiner Einfachheit und Klarheit besonders geschätzt wird, dass Kai ein Zertifikat der TÜViT und ein Testat der GPA Baden-Württemberg hat.

7 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 7 Was wollen wir heute besprechen? Orientierung in vier Akten Inventur – wie geht das überhaupt? Was ist eigentlich eine Inventur? Was brauchen wir? / Was muss vorbereitet sein?

8 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 8 Inventur – wie denn? Welches Bild haben wir vor Augen? Was ist der Unterschied? So? oder so? Lager-Inventur Anlagen-Inventur

9 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 9 Inventur – wie denn? Dieses Bild haben wir vor Augen! Zähl-Liste Aufschreiber Gefunden! 1 Kühlschrank, Modell Königspinguin Inventarnummer Kühlschrank, Modell Kaiserpinguin Inventarnummer Ansager Irgendwelche Probleme? Was können wir verbessern?

10 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 10 Inventur – wie denn? Hier kommt die Technik ins Spiel Zähl-Liste Aufschreiber Inventarnummer Ansager

11 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 11 Was ist eigentlich eine Inventur? Eine Inventur ist eine stichprobenweise Aufnahme aller Vermögensgegenstände in der gesamten Verwaltung. Eine Inventur ist eine vollständige Aufnahme aller relevanten Vermögensgegenstände in einem bestimmten abgrenzbaren Bereich der Verwaltung. relevant ? Ab 60 EUR oder was?

12 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 12 Wie gehe ich während der Inventur vor? Bei einer Inventur gehen wir quer durchs ganze Haus und schauen, wo wir was finden. Wir gehen planmäßig Raum für Raum durch. Jeden Raum nehmen wir vollständig auf. Danach melden wir den Raum "fertig". Der Raum ist unsere "abhakbare Einheit", an der sich die Inventur orientiert. Wir gehen planmäßig Raum für Raum durch. Jeden Raum nehmen wir vollständig auf. Danach melden wir den Raum "fertig". Der Raum ist unsere "abhakbare Einheit", an der sich die Inventur orientiert. Raum für Raum für Raum…

13 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 13 Wie gehe ich während der Inventur vor? Bei einer Inventur stelle ich fest, ob alle Gegenstände aus meinem Sollbestand noch vorhanden sind. Ganz wichtig! Wir gehen vom IST zum SOLL. Es geht nicht darum, den angezeigten Soll- Bestand abzuarbeiten. Wir nehmen das auf, was wir finden. Vollständig und ohne Rücksicht auf den Sollbestand. Dieser dient uns lediglich zur Orientierung. Ganz wichtig! Wir gehen vom IST zum SOLL. Es geht nicht darum, den angezeigten Soll- Bestand abzuarbeiten. Wir nehmen das auf, was wir finden. Vollständig und ohne Rücksicht auf den Sollbestand. Dieser dient uns lediglich zur Orientierung. Vom IST zum SOLL !

14 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 14 einen Plan Ein Verzeichnis der Inventar-Standorte Den Kämmerer Fachliche Ansprechpartner Ein Team für die Standortbegehung Eine Inventur- Richtlinie Technik Wir machen Inventur Was brauchen wir? / Was muss vorbereitet sein? Zähl-Listen einen Möbelwagen Jemanden, der sich mit den Differenzen beschäftigt … und natürlich Kai Etiketten

15 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 15 Was wollen wir heute besprechen? Orientierung in vier Akten Das schauen wir uns jetzt "live" an… Inventur – wie geht das überhaupt? Was ist eigentlich eine Inventur? Was brauchen wir? / Was muss vorbereitet sein? Wie könnte es laufen? … wenn "alles passt"

16 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 16 Was wollen wir heute besprechen? Orientierung in vier Akten Inventur – wie geht das überhaupt? Was ist eigentlich eine Inventur? Was brauchen wir? / Was muss vorbereitet sein? Wie könnte es laufen? … wenn "alles passt"

17 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 17 Inventur "live" Wir erinnern uns (1) Inventur einrichten Sachplan: wo? wessen Eigentum? was? Personal-/Zeit-/Ressourcenplan: wer? wann? womit? wohin?

18 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 18 synchronisieren zählen Inventur "live" Wir erinnern uns (2)

19 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 19 zählen: Raum betreten Gegenstand vorhanden Gegenstand nicht vorhanden (jedenfalls nicht hier) Unerwarteter Gegenstand (mit Etikett) Neuer Gegenstand (Neufund) … … Inventur "live" Wir erinnern uns (3)

20 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 20 synchronisieren Inventur "live" Wir erinnern uns (4)

21 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 21 Differenzen bearbeiten: nicht erfasst (Fehlbestand?) Abweichung (Standort, Menge) Fremdfund Neufund Differenzen verbuchen Inventur "live" Wir erinnern uns (5)

22 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 22 Alles gut dokumentiert: Sachplan Personal-/Zeitplan Zählliste Zählergebnis-Liste (Nachweis) Inventur-Kontrollblatt Inventur-Ergebnisliste Inventur "live" Wir erinnern uns (6)

23 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 23 Was wollen wir heute besprechen? Orientierung in vier Akten Inventur – wie geht das überhaupt? Was ist eigentlich eine Inventur? Was brauchen wir? / Was muss vorbereitet sein? Wie könnte es laufen? … wenn "alles passt" Sind wir jetzt klüger? Was brauchen wir? / Was muss vorbereitet sein?

24 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 24 einen Plan Ein Verzeichnis der Inventar-Standorte Den Kämmerer Fachliche Ansprechpartner Ein Team für die Standortbegehung Eine Inventur- Richtlinie Technik Zähl-Listen einen Möbelwagen Jemanden, der sich mit den Differenzen beschäftigt … und natürlich Kai Etiketten Wir machen Inventur Was brauchen wir? / Was muss vorbereitet sein?

25 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 25 Um welche Größenordnungen geht es eigentlich? Kai-City hat… Einwohner 60 Gebäude (ca. 3 ) Räume (ca. 5%) 30 relevante Außenflächen (ca. 1,5 ) Inventargüter (ca. 50%) Alle Angaben je nach den örtlichen Verhältnissen stark variierend

26 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 26 Wie aufwändig ist die Inventur? in Kai-City (optimale Verhältnisse) Bei nicht-optimalen Verhältnissen Zusatzaufwand bis zu 200% Standortbegehung 1 Ansager, 1 Aufschreiber 40 Räume pro Tag25 Tg(= 50 PT) 600 Inventargüter pro Tag17 Tg(= 34 PT) Nachbearbeitung (30%)13 Tg Organisation, erstmalig (50%)21 Tg Organisation, Wiederholung (10%)4 Tg

27 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 27 Was wollen wir heute besprechen? Orientierung in vier Akten Inventur – wie geht das überhaupt? Was ist eigentlich eine Inventur? Was brauchen wir? / Was muss vorbereitet sein? Wie könnte es laufen? … wenn "alles passt" Sind wir jetzt klüger? Was brauchen wir? / Was muss vorbereitet sein? Was fehlt uns & wie kommen wir da hin? Fragen, Fragen, Fragen …

28 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 28 Ihre Fragen bitte Inventur in unserer Heimat-Kommune Jetzt sprechen wir über das "wirkliche Leben"

29 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 29 Inventur klar? Schönen Dank für Ihr Interesse und Ihre engagierte Mitarbeit Wir wünschen Ihnen viel Erfolg für Ihr Inventarisierungsvorhaben hallobtf! gmbh


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