Projektplanung 10 min bis Folie 7.

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1 Projektplanung 10 min bis Folie 7

2 Definitions- phase Planungs- Konzeptionsphase Realisierungs-
Umsetzungs-phase Auswertungs- phase 4 Phasen der Projektplanung

3 Visionen & Träume sind Basis von Projektideen.
In der Definitionsphase werden in einem ersten Schritt Ideen gesammelt und in einem zweiten wird die Projektidee genau definiert. Basis eines guten Projektes sind sicherlich Träume und Visionen, losgelöst von Regeln, Gesetzen, Zwängen. Träumen und Visionen, dies sind Vorstellungen vom Idealzustand, sollen keine Grenzen gesetzt werden, ganz nach dem Motto nichts ist unmöglich. Träume und Visionen können als Basis von Projektideen bezeichnet werden. Man kann Träume und Visionen auch als Motor eines Projekts bezeichnen, denn der Versuch Träume und Visionen zu realisieren, kann unglaubliche Kräfte freisetzen. Träume und Visionen können motivieren, mit vollem Einsatz an einem Projekt zu arbeiten. Als Beispiel, ein Projektteam träumt von einem Treffpunkt für Jugendliche in ihrem Wohnort, denn es gibt keinen Ort, wo sich die Jugendlichen treffen können.

4 Visionen & Träume Visionen & Träume
Ganz am Anfang eines Projekts sollte alles möglich sein. Werden Ideen für ein Projekt gesammelt, sollte alle Beteiligten ihre Meinung, ihre Träume und Visionen frei äussern können. - Im Sinne von brainstorming, wildem fantasieren So entstehen in den Köpfen der Projektmitglieder verschiedene Vorstellungen und Ideen des Projekts. Damit man gemeinsam an einem Strick ziehen kann, müssen alle Projektmitglieder wissen was man mit dem Projekt überhaupt erreichen möchte.

5 Visionieren - Definitionsphase
Mögliche Methoden auf Infoblatt

6 Umweltanalyse Welche Möglichkeiten bestehen überhaupt in meiner Umgebung? Was machen andere Projektteams? Gibt es bereits ähnliche Projekte? Was machen wir, was andere nicht machen? Recherchieren In einem zweiten Schritt muss man sich Gedanken zur Machbarkeit einer Projektidee machen. Hierfür lohnt es sich das Umfeld oder eben die Umwelt eines Projektes zu analysieren. Welche Möglichkeiten bestehen überhaupt in meiner Umgebung? Ist unsere Projektidee in unserer Umgebung überhaupt umsetzbar? Was machen andere Projektteams? Zusammenarbeit? Gibt es bereits ähnliche Projekte? Etwas abkupfern? Was machen wir, was andere nicht machen? Mehr aus dem Bereich Wirtschaft

7 Projektdefinition Erstellen eines Projektbeschriebs mit den fünf W‘s:
Wer? Projektmitglieder, Zielgruppe Was? Definition der Projektidee Warum? Gründe für ein Projekt Wann? Grober Zeitplan Wo? Ort, ‚Umfeld‘ Phantasieren ist unglaublich wichtig in der Projektarbeit. Doch in einem zweiten Schritt müssen die Träume und Visionen ausgesiebt, diskutiert, abgewogen, angenommen und verworfen werden. Schlussendlich muss DIE Projektidee herauskristallisiert werden. Im Projektbeschrieb soll festgehalten werden, worum es im Projekt geht. Mit Hilfe der 5-W-Fragen, soll das Projekt in den Grundzügen kurz umschrieben werden

8 Visionieren - Definitionsphase
Arbeitsblätter Visionen, Projektbeschreibung Versuchen das Projekt zu beschreiben: Worum geht’s bei unserem / meinem Projekt? Was wollen wir / will ich mit dem Projekt erreichen? Wen wollen wir / will ich mit dem Projekt erreichen? Auftrag für die nächsten 20 Minuten (je nach Stand eures Projekts sieht der Auftrag etwas anders aus): -Für jene Gruppen, die noch keine eigentliche Projektidee gefunden haben, versucht verschiedene Ideen zu sammeln und gemeinsam ‚eure Idee‘ herauszuarbeiten. - Wenn ihr bereits eine Idee habt, versucht das Projekt anhand der 5 W-Fragen zu beschreiben. (Projektbeschrieb brauchen wir auch in späteren Phasen, am Compi) - Umweltanalyse: Recherche, ob es ähnliche Projekte gibt, wo man evtl. etwas abschauen könnte.

9 Visionen & Träume ‚die Projekt-Idee‘ Visionen & Träume
Ganz am Anfang eines Projekts sollte alles möglich sein. Werden Ideen für ein Projekt gesammelt, sollte alle Beteiligten ihre Meinung, ihre Träume und Visionen frei äussern können. - Im Sinne von brainstorming, wildem fantasieren So entstehen in den Köpfen der Projektmitglieder verschiedene Vorstellungen und Ideen des Projekts. Damit man gemeinsam an einem Strick ziehen kann, müssen alle Projektmitglieder wissen was man mit dem Projekt überhaupt erreichen möchte.

10 Planungs- Konzeptionsphase
Definitions- phase Realisierungs- Umsetzungs-phase Auswertungs- phase 20 Min Input bis Folie 44

11 Projekt-Konzept Kurzinput Gruppenarbeit
Übersicht über Schritte der Projekt-Planung Vorstellen der einzelnen Planungsinstrumente

12 Projektidee Visionen & Träume
Aus Visionen und Träumen entwickelt sich nach und nach eine Projektidee

13 Ziele Projektidee Mit dem Projekt möchte man verschiedene Ziele erreichen.

14 Ressourcen Budget/ Finanzen Projekt-Team Projektidee Ziele
Zum Erreichen des Ziels braucht man verschiedene Ressourcen Projekt-Team

15 Ressourcen Meilensteine Zeitlicher Rahmen Allgemeine Termine
Ziele Projektidee Ressourcen Meilensteine Budget/ Finanzen Projekt-Team Zeitlicher Rahmen Allgemeine Termine Die Durchführungsphase längerer Projekte sollte etappiert werden, um eine optimale Projektsteuerung zu ermöglichen. Unter Umständen wird auch vom Auftraggeber eine Etappierung des Projekts verlangt. Es empfiehlt sich, die Meilensteine regelmässig auf die Durchführungsphase des Projekts zu verteilen (im Abstand von 3-9 Monaten). Tragen Sie die Dauer der Etappen und die Meilensteintermine ebenfalls in die Haupttabelle ein.

16 Ressourcen Meilensteine Smarte Ziele Projektidee Ziele
Budget/ Finanzen Projekt-Team Meilensteine Zeitlicher Rahmen Allgemeine Termine Die Ziele eines Projekts sind am Anfang oft vage und unspezifisch formuliert, haben eher den Charakter von Visionen Überlegen Sie sich bei der Reformulierung der Projektziele, welche Wirkung Sie in Bezug auf Settings und/oder Zielgruppe(n) bis Projektende erzeugen möchten (und können). Beschreiben Sie den erwünschten Zustand des Systems, in dem sie intervenieren, zu jenem Zeitpunkt. Weitere Erläuterungen finden Sie beim Thema "Projektzielformulierung". Smarte Ziele

17 Smarte Ziele Projektidee Meilensteine Ressourcen Ziele
Zeitlicher Rahmen Allgemeine Termine Ressourcen Budget/ Finanzen Projekt-Team Smarte Ziele

18 Projekt-Konzept Projektidee Smarte Ziele Meilensteine Ressourcen Ziele
Zeitlicher Rahmen Allgemeine Termine Ressourcen Budget/ Finanzen Projekt-Team Smarte Ziele Projekt-Konzept Neben der Zielformulierung ist in der Grobplanungsphase eines Projekts die Festlegung der Strategie für die Zielerreichung eine wichtige Aufgabe. Eine Strategie beschreibt das schrittweise Vorgehen, wie ein bestimmtes Projektziel erreicht werden kann/soll – allerdings ohne dass schon konkret festgelegt wird, wer, was bis wann konkret zu tun hat. Listen Sie in der letzten Spalte der Haupttabelle separat für jedes Projektziel alle strategischen Schritte in chronologischer Folge auf.

19 Smarte Ziele Projekt-Umsetzung Projekt-Konzept Projektidee
Visionen & Träume Ziele Projektidee Meilensteine Zeitlicher Rahmen Allgemeine Termine Ressourcen Budget/ Finanzen Projekt-Team Smarte Ziele Am Schluss steht die Umsetzung und die Visionen & Träume vom Anfang sind verwirklicht. Dies ist ein Überblick über die Entwicklung eines Projekts. Wir schauen uns jetzt die Phasen der Zielentwicklung und der Ressourcen näher an, dann folgt dazu Gruppenarbeit, anschliessend dann wieder Input zu Meilensteinen und den Smarten Zielen, dann wieder Gruppenarbeit. Projekt-Konzept Projekt-Umsetzung

20 Konzeptionsphase Folgende Arbeitsschritte sollten in der Konzeptionsphase angepackt werden: Erste Ziele setzen

21 Visionieren - Projektplanung
Visionen & Träume Projektidee Ziele Ziele Visionieren Versuchen das Projekt zu beschreiben: Worum geht’s bei unserem / meinem Projekt? Was wollen wir / will ich mit dem Projekt erreichen? Wen wollen wir / will ich mit dem Projekt erreichen? Ziele Ziele

22 Ziele setzen „Wer nicht genau weiss, wohin er will, braucht sich nicht zu wundern, wenn er ganz woanders ankommt“ (Zitat nach Robert F. Mager 1965).

23 Ziele setzen Zwei Arten von Zielen :
→ Grobziel: Grobziele beschreiben, was man grundsätzlich mit dem Projekt erreichen möchte. → Feinziel: Feinziele beinhalten Ziele, welche sich auf einzelne Teilschritte beziehen.

24 Ziele setzen → Grobziel: Das Projekt Gleis 12 bietet Jugendlichen aus der Region einmal in der Woche mit der Gleis-Bar einen Ort für junge Kultur. → Feinziel: Bis Ende Dezember wird der Umbau geplant, das heisst es wird ein Einsatzplan erstellt, die notwendigen Baumaterialien werden bestellt und mindestens 10 Helfer werden gefunden.

25 Ziele setzen Arbeitsblatt Ziele

26 Konzeptionsphase Folgende Arbeitsschritte sollten in der Konzeptionsphase angepackt werden: Erste Ziele setzen Ressourcen: Finanzen

27 Ressourcen - Finanzen Ein Budget ist fester Bestandteil einer Projektplanung ein fürs Projekt aufgestellter Plan, welcher Einnahmen und Ausgaben schätzt Budgets sollten so früh so genau wie möglich erstellt werden Eine Kostenplanung trägt zum Gelingen eines Projekts bei

28 Ressourcen - Finanzen Projektkosten total Einnahmen total
Ausgaben Einnahmen Projektkosten total Einnahmen total Differenz Ausgaben & Einnahmen Eigenleistung Fremdfinanzierung Total

29 Ressourcen Ausgaben & Einnahmen Budgetposten Finanzierung Finanzierung
Ausgaben Einnahmen Getränke und Verpflegung Einkauf Getränke & Food 300.- Einnahmen Getränke & Food Verkauf 700.- Personalkosten 25 Helfer à 100.- 2500.- Entschädigungen Bands (3) 2000.- Tontechniker Securitas Tickets Verkauf: 1 Ticket zu 10.- Infrastruktur Raummiete 500.- Lichtanlage Projektkosten total 6200.- Einnahmen total 2700.- Differenz Ausgaben & Einnahmen Eigenleistung Projektleitung, Projektteam und Helfer Sponsorenlauf Fremdfinanzierung Gemeinde Zug (Beitrag) Kinder- und Jugendfonds 200.- Total Ressourcen Ausgaben & Einnahmen Budgetposten Situation: Organisation eines Konzertes Finanzierung Finanzierung

30 Ressourcen Budgetposten Budgetposten Budgetposten Budgetposten
Ausgaben Einnahmen Getränke und Verpflegung Einkauf Getränke & Food 300.- Einnahmen Getränke & Food Verkauf 700.- Personalkosten 25 Helfer à 100.- 2500.- Entschädigungen Bands (3) 2000.- Tontechniker Securitas Tickets Verkauf: 1 Ticket zu 10.- Infrastruktur Raummiete 500.- Lichtanlage Projektkosten total 6200.- Einnahmen total 2700.- Finanzierung Eigenleistung Projektleitung, Projektteam und Helfer Sponsorenlauf Fremdfinanzierung Gemeinde Zug (Beitrag) Kinder- und Jugendfonds 200.- Total Ressourcen Budgetposten Budgetposten Budgetposten Budgetposten Budgetposten

31 Auflisten der einzelnen Ausgaben und Einnahmen
Ressourcen - Finanzen Budgetposten Ausgaben Einnahmen Getränke und Verpflegung Einkauf Getränke & Food (60 Gäste à 5.- Fr.) 300.- Fr. Einnahmen Getränke & Food Verkauf 700.- Fr. Auflisten der einzelnen Ausgaben und Einnahmen

32 Zu viel oder zu wenig Geld?
Ressourcen Ausgaben Einnahmen Getränke und Verpflegung Einkauf Getränke & Food 300.- Einnahmen Getränke & Food Verkauf 700.- Personalkosten 25 Helfer à 100.- 2500.- Entschädigungen Bands (3) 2000.- Tontechniker Securitas Tickets Verkauf: 1 Ticket zu 10.- Infrastruktur Raummiete 500.- Lichtanlage Projektkosten total 6200.- Einnahmen total 2700.- Zu viel oder zu wenig Geld?

33 Wie beschaffen wir die fehlenden Gelder?
Ressourcen Wie beschaffen wir die fehlenden Gelder? Finanzierung Eigenleistung Fremdfinanzierung

34 Denn am Schluss muss das Budget ausgeglichen sein.
Ressourcen Projektkosten total 6200.- Einnahmen total 2700.- Finanzierung Eigenleistung Fremdfinanzierung Total Es fehlen Fr. Denn am Schluss muss das Budget ausgeglichen sein.

35 Ressourcen - Finanzen Wie kann das Projektteam zu Geld kommen?
Finanzierung Eigenleistung Projektleitung, Projektteam und Helfer 2500.- Sponsorenlauf 500.- Fremdfinanzierung Gemeinde Zug (Beitrag) 300.- Kinder- und Jugendfonds 200.- Lassen sich Sponsoren etc. finden? Zu Eigenleistung auch Mitgliederbeiträge, Geschenke, Reserven etc. zählen

36 Die Einnahmen und Ausgaben müssen immer gleich gross sein!
Ressourcen - Finanzen Projektkosten total 6200.- Einnahmen total 2700.- Finanzierung Eigenleistung Projektleitung, Projektteam, Helfer 2500.- Sponsorenlauf 500.- Fremdfinanzierung Gemeinde Zug (Beitrag) 300.- Kinder- und Jugendfonds 200.- Total Die Einnahmen und Ausgaben müssen immer gleich gross sein! Schwierig ist, dass beim Erstellen eines Budget Zahlen geschätzt werden müssen. Erfahrungswerte: bei Leuten nachfragen, die schon mal was ähnliches gemacht haben Offerten einholen: nachfragen, was etwas kostet im Netz googeln

37 Budget Kommentare zu den einzelnen Budgetposten
1 Vergleiche Offerte Getränkehändler Ausgaben Einnahmen Getränke und Verpflegung Einkauf Getränke & Food (60 Gäste à 5.- Fr.)1 300.- Fr. Einnahmen Getränke & Food Verkauf 700.- Fr.

38 Ressourcen - Finanzen Arbeitsblatt RessourcenFinanzen
Infoblatt RessourcenFinanzen

39 Konzeptionsphase Folgende Arbeitsschritte sollten in der Konzeptionsphase angepackt werden: Erste Ziele setzen Ressourcen: Finanzen Ressourcen: Projektteam

40 Ressourcen - Projektteam
Wer gehört zur Projektleitung? Wer gehört zum Projektteam? Wie organisiert man sich (Information etc.)? Wann und wo trifft man sich? Über welche Fähigkeiten, Talente und über welches Wissen verfügt das Projektteam? Wie viel Zeit haben die Projektmitglieder für die Projektarbeit?

41 Ressourcen – Überblick
Ressourcen = jegliche Form von Mitteln zur Umsetzung eines Projekts Personal Finanzen Material Infrastruktur

42 Ressourcen – Überblick
Was können wir selber beitragen? Wie kommen wir dazu? Was brauchen wir? Was fehlt uns? Personal Finanzen Material Arbeitsblatt RessourcenAllgemein Infrastruktur

43 Pause 10 Minuten Pause Danach 1 Stunde eigene Arbeitsphase, ausfüllen der 3 Arbeitsblätter Ziele, RessourcenFinanzen und RessourcenAllgemein, dazu auch Infoblätter verwenden.

44 Konzeptionsphase Folgende Arbeitsschritte sollten in der Konzeptionsphase angepackt werden: Erste Ziele setzen Ressourcen: Finanzen Ressourcen: Projektteam Meilensteine & Terminplanung

45 Meilensteine & Termine in der Projektplanung
Allgemeine Termine: Termine aus dem Jahreskalender (Ostern, etc.) Private Termine der Projektmitglieder: Auslandaufenthalte, Abschlussprüfungen Projekt-Meilensteine: Gemeinsam vereinbarte Termine, an welchen gewisse Aufgaben erledigt werden müssen.

46 Meilensteine & Termine in der Projektplanung
Juni Juli Aug. Sept. Okt. Nov. Dez. Jan.

47 Meilensteine & Termine in der Projektplanung
Juni Juli Aug. Sept. Okt. Nov. Dez. Jan. Eröffnung Bar XX

48 Meilensteine & Termine in der Projektplanung
Räumlichkeiten suchen 10 Helfer 200.- Spon- sorengelder Coach bei der Bauplanung Planung Umbau Umbau Bar Juni Juli Aug. Sept. Okt. Nov. Dez. Jan. Eröffnung Bar XX

49 Meilensteine & Termine in der Projektplanung
Räumlichkeiten suchen 10 Helfer 200.- Spon- sorengelder Coach bei der Bauplanung Planung Umbau Umbau Bar Juni Juli Aug. Sept. Okt. Nov. Dez. Jan. Eröffnung Bar XX 5.7. 20.9. 20.9. 15.8. 15.10. 5.1.

50 Meilensteine & Termine in der Projektplanung
Räumlichkeiten suchen 10 Helfer 200.- Spon- sorengelder Coach bei der Bauplanung Planung Umbau Umbau Bar Juni Juli Aug. Sept. Okt. Nov. Dez. Jan. MEILENSTEIN-SITZUNG Eröffnung Bar XX 5.7. 20.9. 20.9. 15.8. Arbeitsblatt Meilensteine Infoblatt Meilensteine 15.10. 5.1.

51 Konzeptionsphase Folgende Arbeitsschritte sollten in der Konzeptionsphase angepackt werden: Erste Ziele setzen Ressourcen: Finanzen Ressourcen: Projektteam Meilensteine & Terminplanung ‚Ziele schärfen‘

52 Ziele schärfen Ziele geben an, wohin die Reise gehen soll.
Ziele sind Wegweiser, wenn man die Orientierung verloren hat. Ziele helfen, Ideen wahr werden zu lassen und Risiken zu erkennen. Wie müssen Ziele formuliert werden?

53 SMARTE Ziele S Specific (spezifisch) M Measurable (messbar) A
Achievable (erreichbar) R Realistic (realistisch) T Timely (zeitorientiert)

54 SMARTE Ziele S - Specific Ziele müssen klar, eindeutig definiert sein
M - Measurable Ziele müssen messbar sein A - Achievable Ziele müssen erreichbar und aktivierend sein R - Realistic Ziele müssen realistisch gesteckt werden T - Timely zu jedem Ziel gehört eine klare Zeitplanung

55 SMARTE Ziele – zur praktischen Umsetzung
Arbeitsblatt Ziele Hinweise zum Ausfüllen: Wurde ein Ziel mit spezifischen und klaren Worten umschrieben, kann man in dieser Spalte einen √ machen. Hat man sich bislang noch keine Gedanken zur zeitlichen Planung gemacht, fügt man in die Spalte ein ! ein und wenn sich zu einem der SMART-Aspekte keine Antwort finden lässt, wird das Feld durchgestrichen X.

56 SMARTE Ziele – zur praktischen Umsetzung
Infoblatt Smarte Ziele

57 Smarte Ziele Projekt-Umsetzung Projekt-Konzept Meilensteine Ressourcen
Visionen & Träume Ziele Meilensteine Zeitlicher Rahmen Allgemeine Termine Ressourcen Budget/ Finanzen Projekt-Team Smarte Ziele Projekt-Konzept Projekt-Umsetzung

58 Konzeptionsphase Projektkonzept Erste Ziele setzen
Ressourcen: Finanzen Ressourcen: Projektteam Meilensteine & Terminplanung ‚Ziele schärfen‘ Projektkonzept

59 Projektkonzepte Arbeitsblatt Konzept
Konzept kann jetzt zusammengefasst werden. Fragen? Alle Materialien klar? Fähig, zuhause weiterzuarbeiten? 11:50 Uhr Gruppenarbeit mit Arbeitsblättern Meilensteine und Smarte Ziele sowie jeweiligen Infoblättern bis 12:45 Uhr

60 Impressum Diese Präsentation wurde im Rahmen der treib
Impressum Diese Präsentation wurde im Rahmen der treib.stoff-Kurse von Stephanie Appius entwickelt und im Hinblick auf das Handbuch vom treib.stoff-Team überarbeitet. Zug, November 2011