IT-Dienste, Universität Oldenburg

Präsentation zum Thema: "IT-Dienste, Universität Oldenburg"—  Präsentation transkript:

1 IT-Dienste, Universität Oldenburg
Lehrveranstaltungsplanung, Lehrauftrags- und Lehrbeauftragtenverwaltung Präsentation Marvin Kostka IT-Dienste, Universität Oldenburg

2 Agenda Was sind Lehraufträge / Lehrbeauftragte? Ausgangssituation
Ziele Projektverlauf Fazit / Folgeprojekt

3 Was sind Lehraufträge / Lehrbeauftragte?
Universität Oldenburg Fakultäten Lehrangebot erstellt Ja Extern benötigt Lehrauftrag Lehrende vorhanden? Lehrbeauftragte Nein

4 Ausgangssituation Quelle: Prozessablauf, ten Brink, Universität Oldenburg

5 Ausgangssituation Keine einheitliche Datenbasis für Lehraufträge / Lehrbeauftragte Papiergestütztes Genehmigungsverfahren Erhebung der Hochschulstatistik auf Papierbögen Lehrbeauftragte haben keinen automatischen Zugriff auf IT-Services

6 Ziele Effizientere Gestaltung der Geschäftsprozesse (Planung, Vergabe, Genehmigung, Vergütung) Hochschulstatistik / Kapazitätsberechnung aus einheitlicher Datenbasis Automatische Kontengenerierung für Lehrbeauftragte Schulung der Anwender am Endprodukt

7 Projektverlauf Projektstart 20.03.2013 (Projektmandat)
Vorprojekt „Geschäftsprozessmodellierung“ Initiierung Konzeptionierung Entwicklung Test Einführung

8 Projektverlauf - Konzeptionierung
Stud.IP - Dateneingabe (Lehrauftrag / Lehrbeauftragte) Entwicklung „Data-Quest“ SAP – Genehmigung, Archivierung und Buchung Schnittstelle – Übertragung (Lehrauftrag / Lehrbeauftragte) IDM – Accountgenerierung (IT-Services)

9 Projektverlauf - Entwicklung
Eingabe von Lehraufträgen und Lehrbeauftragte Implementierung von 3-Phasen-Genehmigung Export von Dokumenten Stand des Genehmigungsverfahrens Rollenmanagement Hochladen von Dokumenten (Zeugnisse, Urkunden etc.)

10

11

12 Projektverlauf - Entwicklung
Workflow „Genehmigung Lehrauftrag“ in der Personalverwaltung Prüfung und Genehmigung auf Basis der übersandten Daten / Dokumente Versand von Dokumenten (Account, Vertrag etc.) Buchung Reisekosten / Lehrauftragsvergütung Verschiebung der Dateien in das Archiv Erstellung Hochschulstatistik / Kapazitätsberechnung

13 Projektverlauf - Entwicklung
Schnittstelle Übertragung Lehrauftrag / Lehrbeauftragte nach SAP Informationsbereitstellung Übertragung von Dateien (Urkunden, Zeugnisse) IDM (Identity Management System) Bereitstellung von IT-Service-Accounts

14 Projektverlauf – Test / Einführung
Fakultät 3 - Sprach- und Kulturwissenschaften Geschäftsstelle 3 Personen 7 Institute mit jeweils mind. 2 Personen Testphase abgeschlossen Visuelle Änderung in der Umsetzung Einführung Schulung der Fakultäten bis Anfang Oktober Einführung des Produktivsystems Ende Oktober Parallelbetrieb möglich

15 Fazit / Folgeprojekt Fazit Folgeprojekt Geschäftsprozesse optimiert
Einheitliche Datenbasis von Lehrbeauftragte / Lehraufträgen Einsparung Personalaufwand (ca. 615 Stunden pro Jahr) Folgeprojekt Integration von GHR 300 Lehrveranstaltungsplanung durch Lehrende

16 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit