(Beispiel Organisations- Entwicklungsprojekt)

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1 (Beispiel Organisations- Entwicklungsprojekt)
Präsentation Kompetenzen für den Projektstart und Projektabschluss (Beispiel Organisations- Entwicklungsprojekt) .

2 Projektleiter-Handlungskompetenzen
-Dimensionen - .

3 Erste Dimension der ganzheitlichen Projektleitung
Fachliche Kompetenz bezogen auf den Projektgegenstand für Organisationsentwicklungsprojekte: Organisationsmethoden EDV-bezogene Techniken Techniken zur Partizipation der Betroffenen ... .

4 Zweite Dimension der ganzheitlichen Projektleitung
Administrative Planung und Steuerung Phasenkonzepte Dokumentationsmethoden Ressourcenplanung Ressourcenkontrolle ... .

5 Dritte Dimension der ganzheitlichen Projektleitung
Strukturelle Voraussetzungen projektspezifische Projektorganisation klare Kompetenzen geregelte Entscheidungsprozesse ... .

6 Vierte Dimension der ganzheitlichen Projektleitung
Führungsverhalten Widerstände gegen Veränderungen erkennen Gruppenprozesse richtig einschätzen Klippen bei Projektbeginn sehen Richtiger Umgang mit Macht und Hierarchie ... .

7 Projektanstoß .

8 - Analyse der Ausgangssituation -
Wer ist der Auftraggeber? Wer sind die Träger der Projektidee? Gibt es Hintermänner? Wie kann der zu verändernde Bereich charakterisiert werden? Wie steht der zu verändernde Bereich dem Vorhaben gegenüber? Hat der Bereich schon Erfahrungen mit den "federführenden Bereichen" (z.B. EDV, Organisation) und ähnlichen Vorhaben gemacht? Hat der Bereich Erfahrungen mit Projektmanagement? Welche Bedeutung hat das Projekt für den Bereich und die Mitarbeiter? Wer ist in welcher Form durch das Vorhaben betroffen? Welche Beteiligungswünsche bestehen bei den Betroffenen? Sind sie willens und fähig die Projektleitung/Projektkoordination/ Projektsteuerung zu übernehmen? .

9 Hat der Bereich schon Erfahrungen mit den "federführenden Bereichen" (z.B. EDV, Organisation) und ähnlichen Vorhaben gemacht? Wie ist die Zusammenarbeit bislang? .

10 Wer ist in welcher Form durch das Vorhaben betroffen?
Quelle: Hansel, Lomnitz 1987, S. 40 .

11 Beteiligungswünsche Wer möchte am Projekt wie mitwirken?
und zwar persönlich oder repräsentiert durch eine andere Person / Personengruppe, bezogen auf die einzelnen Phasen im Projekt. weder Beteiligung noch Information Information die eigene Meinung berücksichtigt wissen mitarbeiten (mit-)entscheiden .

12 Analyse der Ausgangssituation Bin ich der / die Richtige?
Bin ich die richtige Frau / der richtige Mann? Entspricht das Projekt meinen persönlichen Zielen? Welche Chancen und Risiken birgt das Projekt für mich? .

13 Projektende .

14 - Geregelter Projektabschluss (Soll) -
Analyse des Projektablaufs bei erfolgreichen und bei kritischen Projektabläufen Erfolgsbewertung Festlegung der Folgemaßnahmen Erstellung des Projektabschlussberichts Abbau der Projektorganisation Bestimmen von Ansprechpartnern Projektabschlusssitzungen Abschließende Information an die Nutzer Weiterverwertung/Sicherung des Projektwissen .

15 - Probleme - Das Projekt wird nicht bewusst beendet. Es werden immer wieder "Arbeiten" gefunden, die erledigt werden müssen. Darunter leidet die Linie, da die Mitarbeiter dort wieder eingeplant worden sind. Das Projekt geht sang- und klanglos zu Ende. Notwendige Restarbeiten werden von der Projektleitung erledigt. Diese verfügt aber nicht über notwendige Detailkenntnisse. Unnötige Störungen entstehen, Das Projekt geht zu Ende, ohne dass eine Ergebnisbewertung hinsichtlich der Projektziele und der Projektarbeit insgesamt erfolgt ist. Wertvolle Erfahrungen für andere Vorhaben gehen verloren. Das Risiko, dieselben Fehler in neuen Vorhaben zu wiederholen ist hoch. Misslungene Projekte haben das "Privileg", schlagartig zu verschwinden, aber die Erinnerung bleibt. .

16 Analyse kritischer Projektabläufe und Folgen (1)
Ursachen von Misserfolgen: Das Zielsystem wurde nicht bewusst auf unausgesprochene Ziele und den daraus zielenden Zielkonflikten hin untersucht. Der Auftraggeber hat sich nicht genügend Zeit genommen, die Einbindung des Projektes in die bestehende Organisation mit den beteiligten Organisationsbereichen abzusprechen. Das Projektteam ist mit den "falschen" Personen besetzt worden. ... Scheinlösungen: Bestrafung von Unschuldigen Gras über die Sache wachsen lassen - das Projekt verschwindet, zurück bleiben die schlechten Erfahrungen des Projektteams und der Nutzer, ein negatives Image und Gerüchte. Richtige Konsequenz: Projektabläufe aufarbeiten und nach außen kommunizieren. Keinen zum Sündenbock machen, sondern aus Fehlern gemeinsam lernen. .

17 Analyse kritischer Projektabläufe und Folgen (2)
Hatte nach dem heutigen Kenntnisstand das Projekt von Beginn an nur wenige oder keine Chancen? Wie war die Einschätzung zu Beginn des Projektes? Warum gab es Veränderungen in der Einschätzung? Wie und warum hat sich die Zusammenarbeit - im Projektteam - mit den späteren Nutzern - mit dem Projektumfeld (z.B. Auftraggeber, Betroffenen, Personalrat, externe Firmen, etc.) - im Laufe der Projektdauer verändert? Sind die Nutzer genügend einbezogen worden? Gab es in den Entscheidungsgremien Wendepunkte hinsichtlich der Einstellung zum Projekt und der Prioritätensetzung? Welche Auswirkungen hatte das auf das Projekt? Welche Bedeutung hatten wirtschaftliche, organisatorische, soziale Auswirkungen und Veränderungen für den Projektverlauf? Wie war das Image des Projektes und welche Gerüchte gab es? Warum? ... .

18 Erfolgsbewertung und Folgemaßnahmen
Für die Erfolgsbewertung Festlegung: der zukünftigen Maßnahmen bzgl. der Erfolgsbewertung, des Verantwortlichen für diese Maßnahmen, der Zeitpunkte und der Kriterien für die Verarbeitung und Dokumentation der gewonnenen Daten. Folgemaßnahmen (Problemstellungen und Aufgaben, die sich aus Entwicklungen oder Zwischenergebnissen des Projektes ergeben und nicht im laufenden Projekt zu erledigen sind): Anschlussprojekt Aufgaben, die im Rahmen der normalen Arbeit eines Bereiches übernommen werden zu einem späteren Zeitpunkt vorgesehenes Projekt Die Projektleitung definiert die Folgemaßnahmen und leitet sie ggf. ein. .

19 Das weiterverwertbare Projektwissen, der Projektabschlußbericht
Grundlage sind die gesamte bisherige Dokumentation und eventuell Aufzeichnungen der Projektteammitglieder. Wichtig sind die Annahmen und Voraussetzungen, auf denen Schätzungen beruhen Inhalt: Erfolgsbewertung anhand des Zielkatalogs Mengen jeglicher Art Informationen über Kosten, Risiken, Art und Umfang bestimmter technischer Aktivitäten Vorgehenskonzepte für bestimmte Teilaspekte, die als Standard übernommen werden sollen fachspezifischer Informationsfluss zwischen den einzelnen beteiligten Bereichen und Externen Erfahrungen mit Lieferanten (interne und externe) bezüglich Termintreue, Einhaltung der vereinbarten Leistung und Qualität Form der Projektorganisation und Einbindung in die Stammorganisation, positive Erfahrungen und Schwierigkeiten / Notwendigkeit angewandte Projektmanagementmethoden und -instrumente hinsichtlich ihrer Notwendigkeit für das gelaufene Projekt Folgemaßnahmen und Maßnahmen zur abschließenden Erfolgsbewertung Lessons learned (siehe auch Projektvergleich) .

20 Projektorganisation abbauen und Ansprechpartner bestimmen
Mitarbeit in einem neuen Projekt Rückkehr zur "alten" Wirkungsstätte Neue Aufgaben in einem anderen Bereich Ansprechpartner, der für einen befristeten Zeitraum: Auskunft über den Projektverlauf geben kann, Änderungs- und Wartungswünsche der Nutzer entgegennimmt und entsprechende Maßnahmen einleitet sowie die Betroffenen in der Nutzungsphase unterstützt. .

21 Projektabschlusssitzungen und abschließende Information an die Nutzer
Interne Sitzung im Projektteam Sind alle in Frage kommenden Stellen über das Projektende informiert? Sind den Projektteammitgliedern ihre neuen bzw. neuen "alten" Aufgaben bekannt? Ist die weiterführende Erfolgsbewertung organisiert? Ist der Ansprechpartner bestimmt? Sind ggf. die Folgemaßnahmen initiiert? Ist ein Termin für die Abschlusssitzung mit dem Auftraggeber vereinbart? Ist die Abschlusssitzung mit den Beteiligten organisiert bzw. durchgeführt worden? Ist die abschließende Informationsveranstaltung mit den Nutzern organisiert bzw. durchgeführt worden? Abschlusssitzung mit dem Auftraggeber Rückschau auf das Projekt und den Projekterfolg Übergabe des Projektberichtes Entlastung des Projektteams Abschlusssitzung mit den beteiligten Bereichen/abschließende Information an die Nutzer Forum, in dem zum letzten Mal dem Projektteam positive Erfahrungen, Anmerkungen und Kritik weitergeben werden kann .