Projektmanagement ©Prof. Dr. Jürgen Polke Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg

Projektmanagement Projektmanagement ist ein systematischer Prozess zur Führung komplexer Vorhaben. Projektmanagement umfasst die Organisation, Planung, Steuerung und Überwachung aller Aufgaben und Ressourcen, die notwendig sind, um die Projektziele zu erreichen. Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg

Projektkriterien komplexe, neuartige, einmalige Aufgabenstellung klare Ziele zeitlich begrenzt (Beginn und Ende) begrenzte Ressourcen Teamarbeit Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg

Typische Projektarten F&E-Projekte Produktentwicklungsprojekte IT-Projekte Organisationsprojekte Leitbildprojekte, konzeptive Projekte, politische Projekte Investitionsprojekte (Bauprojekte etc.) Machbarkeitsstudien / Vorprojekte Großveranstaltungen Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg

Methoden der Projektplanung und -durchführung Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg

Typischer Projektablauf Projektauftrag Vorprojekt- phase Projektstart Abschluss- phase Projektteam entlastet Projektende Projektmanagement Planungs- phase Projekt- detailpläne Realisierungsphase(n) Projektziele erreicht Nachprojekt- phase Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg

Kernfragen im Projektmanagement Wer? Projektorganisation, Personaleinsatzplan Wie viel? Aufwandsschätzung, Kostenplan Wann? Meilensteinplan, Terminplan Wie? Aufgabenplanung, Projektstrukturplan Was? Situationsanalyse, Zielsetzung Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg

Kritischer Erfolgsfaktor „Der spätere Erfolg eines Projekts wird wesentlich bereits am Beginn bestimmt.“ Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg

Situationsanalyse Brainstorming Diskussion im Team Welche(n) Auslöser gibt es für das Projekt? Wodurch ist die Ausgangssituation gekennzeichnet? Welche Schwachstellen und Probleme bestehen derzeit? In welchen Bereichen bestehen Entwicklungsmöglichkeiten? Gibt es positive Aspekte der aktuellen Situation, auf denen man aufbauen kann? Wo besteht Optimierungsbedarf? Ursache-Wirkungs-Analyse Welche Probleme (Wirkungen) kennzeichnen die aktuelle Situation? Wo liegen mögliche Ursachen hierfür? Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg

Kontextanalyse / Umfeldanalyse zeitlich Was ist vor dem Projekt passiert? Was passiert nachher? sachlich Welche sachlichen Faktoren beeinflussen das Projekt? sozial Welche Personen / Personengruppen beeinflussen das Projekt? Welche Anspruchsgruppen hat das Projekt? Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg

Zeitliches Projektumfeld Projektstart Projekt Was ist vor Beginn des Projekts passiert, was das Projekt in irgend einer Form beeinflussen könnte? Was wird nach Beendigung des Projekts passieren? Folgeprojekte? Folgekosten? etc. Projektende Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg

Sachliches Projektumfeld Übergeordnete Ziele und Strategien Finanzieller Rahmen Andere Projekte Projekt Gutachten XY Veranstaltung XY Rechtliche Rahmenbedingungen Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg

Soziales Projektumfeld Zielgruppe/Kunden des Projekts Auftraggeber Politiker Projekt Projektleiter, Projektmitarbeiter etc. Externe Spezialisten/ Dienstleister Anrainer Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg

Erfolgsfaktor Projektzielsetzung „Kein Projekt ohne klare Ziele und Ergebnisse.“ Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg

Projektziel ist es, bis Oktober 2014 ein Haus zu bauen. Zieldefinition Projektziel ist es, bis Oktober 2014 ein Haus zu bauen. Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg

Dreieck der Projektziele Qualität Welche konkreten Ergebnisse sollen erreicht werden? Welche Qualität sollen diese Ergebnisse aufweisen? Projektumfang und –inhalte? Spannungsfeld Kosten Wie hoch ist das Projektbudget? Welche Personalressourcen stehen zur Verfügung? Zeit Wann müssen die Ergebnisse spätestens vorliegen? Welche Meilensteine sind einzuhalten? Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg

Projektziele sollten möglichst… verständlich, messbar, kontrollierbar, zeitgebunden und erreichbar sein. Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg

Risiken identifizieren Risikoanalyse 1 2 3 Risiken identifizieren Risiken bewerten Gegenmaßnahmen Erfahrungswerte Gruppendiskussion Brainstorming Kontextanalyse … Risiko vermindern Risiko vermeiden Risiko versichern Auftraggeber informieren … B A Wahrscheinlichkeit C B Auswirkungen Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg

Risikoarten Akzeptanzrisiken Lösung wird von Betroffenen abgelehnt Qualitätsrisiken Ergebnis entspricht nicht der geforderten Qualität Auslastungsrisiken Personalressourcen sind nicht in ausreichendem Maße verfügbar (z.B. zeitliche Überlastung, Krankheit, vorrangige Linienarbeit) Kostenrisiken Projektbudget reicht nicht aus Terminrisiken Terminvorgaben können nicht gehalten werden Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg

Projektorganisation Projektauftraggeber Lenkungsausschuss Projektteam Projekt- leiter Projektteam- mitglied Projektteam- mitglied Projektteam- mitglied Projektteam- mitglied Projektteam- mitglied Externe Beteiligte Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg

( Aufwandsschätzung) Interne Projektkosten Externe Projektkosten Projektbudget ( Aufwandsschätzung) Interne Projektkosten Externe Projektkosten Personalaufwand, sonst. interne Aufwände Beratungskosten Materialkosten Reisekosten Druckkosten etc. Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg

Projektauftrag Projektname, Projektnummer oder Aktenzahl Projektbeginn und -ende Projektziele, Nicht-Projektziele Beschreibung des Ist-Standes Mitglieder eines allfälligen Lenkungsausschusses Projektleiter und Projektteam Hauptaufgaben, Projektphasen geplante interne Projektkosten (z.B. Personalaufwand) geplante externe Projektkosten (z.B. Beratungskosten, Materialkosten) sonstige Ressourcen Unterschrift des Auftraggebers und des Projektleiters Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg

Projektstrukturplan (PSP) zentrales Planungsinstrument im Projektmanagement beantwortet Frage nach dem „WIE“ im Projekt Strukturierung in mehrere Ebenen Projekttitel Teilaufgaben (TA) Arbeitspakete (AP) Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg

Projektstrukturplan 1. Ebene Projekttitel 2. Ebene 1 PM 2 TA 3 TA 4 TA 1.1 AP 2.1 AP 3.1 AP 4.1 AP 5.1 AP 1.2 AP 2.2 AP 3.2 AP 4.2 AP 5.2 AP 1.3 AP 2.3 AP 3.3 AP MS 3 5.3 AP 1.4 AP 2.4 AP 3.4 AP 4.4 AP 5.4 AP … … … … … MS 1 MS 2 MS 4 MS 5 PM = Projektmanagement TA = Teilaufgabe AP = Arbeitspaket MS = Meilenstein Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg

PSP-Richtwerte 5-10 logische Teilaufgaben 5-10 Arbeitspakete pro Teilaufgabe Arbeitspakete: 1 Verantwortlicher Mitarbeit: < 8 Personen Arbeitsaufwand: < 1 Monat (ca. 160 h) Bearbeitungsdauer: < 3 Monate 5-7 Meilensteine Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg

Termin- und Meilensteinplan Festlegung von Meilensteinen und deren geplante Eintrittsdaten: „Wann müssen die diversen Meilensteine abgeschlossen sein?“ Ermittlung von logischen Verknüpfungen zwischen den Arbeitspaketen: „Welche AP müssen abgeschlossen sein, bevor das AP beginnen kann?“ Bearbeitungsdauer je Arbeitspaket (in Tage oder Wochen): „Wie lange wird die Erledigung des AP dauern?“ Auslastungsgrad der beteiligten Personen berücksichtigen nicht zu optimistisch planen (Puffer einplanen Urlaubs- und Abwesenheitszeiten berücksichtigen gegebenenfalls: Reduktion der Bearbeitungsdauer durch Zuteilung weiterer Personalressourcen zu einem AP Feinabstimmung und Überarbeitung: „Ist der Terminplan realistisch? Müssen sonstige Fixtermine berücksichtigt werden?“ Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg

Balkenplan Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg

Kosten- und Ressourcenplan Überarbeitung der Aufwandsschätzung des Projektauftrags: „Ergeben sich aus dem detaillierten PSP weitere Aufwände, die bisher nicht geplant waren?“ interne Personalkosten: Stundenaufwand mit jeweiligen Stundensätzen multiplizieren externe Projektkosten je Arbeitspaket bzw. in Summe Beratungskosten externe Dienstleistungen Veranstaltungskosten Materialkosten Reisekosten Druckkosten Sonstige Kosten Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg

Erfolgsfaktor Kommunikationsplan „Die Projektkommunikation (auch Projektmarketing) bestimmt in hohem Maße über Erfolg oder Misserfolg eines Projekts.“ Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg

Ein Kommunikationsplan regelt… wer (Anspruchsgruppen), wann (Zeitpunkt, Rhythmus) welche Informationen (Inhalt), in welcher Form (Medium) erhalten soll. Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg

Instrumente Projektcontrolling Projektstrukturplan mit Verantwortlichkeiten Balkenplan mit Verantwortlichkeiten Aufgabenlisten / To-Do-Listen Sitzungsprotokolle mit Aufgaben Rollenbeschreibung Funktionendiagramm Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg

Controlling-Maßnahmen Leistungsfortschritt zu gering höherer Ressourceneinsatz, zusätzliche ProjektmitarbeiterInnen Wechsel Teammitglieder Intensivierung Leistungsfortschrittsmessung Terminüberschreitung / Zeitdruck Zukauf weiterer Ressourcen paralleles Arbeiten (soweit möglich) nicht wertschöpfende Tätigkeiten minimieren Kostenüberschreitung Intensivierung Kostenkontrolle frühzeitige Kommunikation an den Auftraggeber Beantragung Budgeterhöhung Qualität auf das unbedingt Nötige beschränken Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg

Kontinuierlicher Soll-Ist-Vergleich Aufgaben, Leistungsfortschritt Termine, Meilensteine Kosten, Arbeitsaufwand Stimmung, Akzeptanz (innen und außen) Leistungen, Qualität Termine Ressourcen, Kosten Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg

Ermittlung Soll-Kosten Plankosten * Leistungsfortschritt = Sollkosten zum Stichtag Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg

Teammanagement – Menschen im Projekt Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg

Eisbergmodell Psychosoziale Ebene SICHTBARE Strukturen und Verhalten Projektmanagement, Sachproblem, EDV-Tools… Psychosoziale Ebene Vertrauen, Gefühle, Teamverständnis, Kommunikation, Offenheit, Unterstützung, Konflikte, Antipathie, Sympathie, Akzeptanz, Teamklima, Unzufriedenheit, etc. Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg

Anforderungen ProjektleiterIn Sozialkompetenz Führungskompetenz Methodenkompetenz Fachkompetenz Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg

Aufgaben ProjektleiterIn leiten, führen planen steuern, kontrollieren entscheiden koordinieren dokumentieren informieren, kommunizieren motivieren Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg

Führungsebenen* intern extern Projekt- auftraggeber Projektleiter Projektteam Unternehmens- leitung Auftraggeber des Kunden Führungs- kraft Koordination Koordination Kunde *vgl. Rattay 2003: Führung von Projektorganisationen, S. 67 Experte Lieferant Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg

Informelle Projektrollen Entdecker Überzeuger Bewerter Entscheider Kreativer Verbinder Ratschlaggeber Organisierer Macher Berater Bewahrer Prüfer Kontrolleure Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg

Destruktive Projektrollen Angreifer Blocker Herrscher Destruktive Projektrollen Zurückhaltender Teufels- Advokat Aufmerksam- keits Suchender Themen- springer Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg

Konstruktive Projektrollen Initiator Konsens- beschaffer Informations- beschaffer Konstruktive Projektrollen Harmonisierer Informations- spender Aufklärer Ermutiger Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg

Teamarbeit Teams bestehen aus Menschen, die… unterschiedliche Vorkenntnisse besitzen, unterschiedliche Fachsprachen sprechen, von ihrer betrieblichen Stellung her unterschiedliche Positionen einnehmen, unterschiedliche Prioritäten setzen, unterschiedliche Interessen verfolgen. Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg

Teamarbeit erfolgreich gestalten Mitverantwortung fördern und fordern Spielregeln der Zusammenarbeit definieren Konflikte offen ansprechen Klärung der Zuständigkeiten / Verantwortlichkeiten Kommunikation anregen Risiken vorhersehen und frühzeitig lösen Rahmenbedingungen für das Projektmanagement: Bisher haben wir das Warum und Wie von Projekten behandelt. Ebenso wichtig ist aber auch das Gerüst bzw. das Umfeld für das projektorientierte Arbeiten, also die Aufbauorganisation.   Es muss festgelegt werden: ·         Wer entscheidet über die Durchführung ·         Wer steuert die Projektabläufe (Controlling) ·         Wer administriert die Entscheidungsebene Wer entscheidet über die Durchführung? Üblicherweise wird in der Stadt/Gemeinde ein Gremium zur Steuerung aller Projekte gebildet (Lenkungsausschuss), welches aus dem Verwaltungsmanagement (GruppenleiterInnen) und dem Bürgermeister als Vertreter der politischen Entscheidungsträger besteht. Dieses Gremium nimmt Projektanträge entgegen und befindet über das Aufsetzen, Ablehnen oder Zurückstellen, und vergibt Prioritäten für die Projekte. Die politische Vertretung erhält in der Entscheidung oft einen Sonderstatus, da in der Regel die Politik in ihren Entscheidungen nicht abhängig ist von der Verwaltung. Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg

Kontakt Prof. Dr. Jürgen Polke Fachhochschule Vorarlberg +43 (05572) 792-5601 juergen.polke@fhv.at www.fhv.at Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg