Vorteile einer Besprechungsplanung mit Outlook

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Präsentation transkript:

Vorteile einer Besprechungsplanung mit Outlook Verfügbare freie Zeit der Teilnehmer feststellen Teilnahme kann erforderlich oder optional sein Anhang kann versendet werden Schnelle Reaktionsmöglichkeiten Auswertung in einem Besprechungsplan Termin, Teilnehmer, Ressourcen festlegen Einladungen senden Antworten auswerten 14. Besprechungen organisieren

Besprechungsanfragen erstellen (1 von 2) Besprechungszeitraum im Kalender markieren AKTIONEN - NEUE BESPRECHUNGSANFRAGE Betreff, Ort und Nachrichtentext eingeben Bei Bedarf einen Dateianhang einfügen 14. Besprechungen organisieren

Besprechungsanfragen erstellen (2 von2) Teilnehmer einladen über Schaltfläche An des Besprechungsformulars Teilnehmer auswählen und Schaltfläche Erforderlich oder Optional anklicken Besprechungsraum reservieren über die Schaltfläche Ressourcen 14. Besprechungen organisieren

Besprechungstermin finden Im Besprechungsformular das Register Terminplanung aktivieren Gegebenenfalls den Balken nach rechts/links ziehen oder Schaltfläche Auto- Auswahl, um geeigneten Termin zu finden Besprechungs- anfrage versenden 14. Besprechungen organisieren

Arbeiten mit Gruppenzeitplänen AKTIONEN - GRUPPENTERMINPLÄNE ERMITTELN oder Schaltfläche Schaltfläche , Gruppenname eingeben Teilnehmer einladen über Schaltfläche 14. Besprechungen organisieren

Besprechungsanfragen beantworten Im Ordner Posteingang Nachricht doppelt anklicken Outlook erstellt einen vorbehaltlichen Termineintrag im Kalender Besprechungsanfrage beantworten oder Im Ordner Kalender Termineintrag öffnen und bearbeiten 14. Besprechungen organisieren

Antworten auswerten Antworten auf Einladungen im Ordner Posteingang Überblick über Antworten ansehen Auf den Kalender- eintrag der Besprechung doppelklicken Register Status aktivieren 14. Besprechungen organisieren

Besprechungsanfrage aus Kontakt erstellen Einen oder mehrere Kontakteinträge markieren Markierung auf den Ordner Kalender ziehen oder AKTIONEN - NEUE BESPRECHUNGSANFRAGE AN KONTAKT Im Formular Besprechung Register Terminplanung aktivieren und geeigneten Termin suchen Hinweis: Die Termindaten von Personen, die nicht mit dem- selben Exchange Server verbunden sind, werden nicht im Zeitschema angezeigt. 14. Besprechungen organisieren