Anlagenbuchhaltung mit SAP AA (Asset Accounting) 1 Erfassungs- 2 Buchungs- 3 Etikettierungsprozess gestalten Ziel der Projektes „Inventarisierung und Inventur“ ist es, für den gesamten Prozess eine integrierte Lösung anzubieten, in der die drei Prozessbausteine Erfassung, Buchung und Etikettierung durch ein standardisierendes Verfahren sinnvoll unterstützt werden kann. Die Ziele der Anlagenbuchhaltung können wie folgt zusammengefasst werden: Aufbau eines Nachweises über den Bestand und die Entwicklung des Anlagevermögens Erfassung der gebrauchsbedingten Abnutzung an Vermögensgegenständen in Form von planmäßigen Abschreibungen sowie die Verteilung der Abschreibungen auf die Nutzungsdauer der Anlagegüter, Bereitstellung der Abschreibungen für die Kosten-, Leistungsrechnung, Ermittlung des Werteverzehrs des betrieblichen Vermögens der JMU, Ermittlung des Reinvestitionsbedarfs des Anlagevermögens, Aufbau eines universitätsweiten Anlagenspiegels.
Inventarisierungsprozess ab 1.01.2008 Wie wird der Prozess der Inventarisierung organisatorisch effizient gestaltet? Wie wird die Handhabung vor Ort mit Integration von SAP-AA umgesetzt? Wie wird bei Zentraleinkauf inventarisiert? Bestellungen EDV über Rechenzentrum Bestellungen Büromöbel über ZV Bestellungen von Büchern >410 pro Einzelbuch Der Organisationsablauf sieht wie bisher vor, dass an der JMU die Universitätseinrichtungen für die Inventarisierung selbst verantwortlich sind. Diese Verantwortung beinhaltet sowohl die Erfassung der Daten für neu beschaffte Geräte, die Anweisung der entstandenen Anschaffungskosten und Anlagen als auch die Mitteilung von Änderungs- und Aussonderungsmeldungen an die zentrale Haushaltsabteilung. Die Daten der Inventarisierung wurden bisher dezentral mit einem Bestandsverzeichnis manuell aufgenommen, welches statt in Karteiform auch in elektronischer Form geführt werden konnte. Das bis zum 31.12.2007 bestehende Bestandsverzeichnis wurde in elektronischer Form aufgebaut , wobei das im Internet unter http://132.187.112.75/Dienstleistung/inventarisierung/ hinterlegte Muster zu verwenden war. Der dort einzugebende DFG-Gerätegruppenschlüssel ist hinterlegt unter http://www.dfg.de/forschungsfoerderung/wissenschaftliche_infrastruktur/wgi/geraetegruppenschluessel/index.html Der notwendige Nachweis des Gerätestandorts bzw. dessen Änderung (z. B. bei einem Umzug in anderer Räume) kann in Verbindung mit der am Gerät aufgebrachten Inventarnummer sehr einfach nachvollzogen werden. Inventar-Aufkleber sind in der BayHO nicht vorgeschrieben. Um eine eindeutige Geräteidentifikation (gerade bei mehreren gleichartigen Geräten in einer Betriebseinheit) sicherzustellen, wurden sie empfohlen. Im Rundschreiben zur Inventarisierung vom 20.02.2003 wurden bestimmte Zweckform- Etiketten empfohlen. Diese Etiketten sind aus silberner Folie, die Öl-, schmutz- und temperaturbeständig sowie reiß-, wasser- und wetterfest ist. Sie können individuell bedruckt werden. Die neue Zweckform-Nummer für diese Etiketten ist die Nr. L6009, die neue Bestellnummer bei der Firma Hofmann die 965315. Der Preis bleibt bei 14,99 Euro netto pro Pack, die Lieferung erfolgt frei Haus. Ein/e Bestandsverwalter/in wurde für die Führung des Bestandsverzeichnisses der jeweiligen Betriebseinheit bestellt. Die Vordrucke für den Antrag sind im Internet unter http://www.uni-wuerzburg.de/en/fuer/university_employees/haushaltsangelegenheiten/inventarisierung/ hinterlegt. Die Aufgaben des Bestandsverwalters richten sich nach den Verwaltungsvorschriften zu Art. 73 BayHO. Der Leiter der Betriebseinheit oder ein vom ihm beauftragter Bediensteter soll anhand der Bestandsverzeichnisse alle zwei Jahre eine ordentliche Prüfung der vorhandenen Bestände vornehmen. Diese Prüfung kann auf ausreichende Stichproben beschränkt werden. Neben den ordentlichen Prüfungen nimmt die interne Revision (Stabsstelle PQM, Sachgebiet Innenrevision) und auch der Bayer. Oberste Rechnungshof außerordentliche Bestandsprüfungen vor.
Wie kann der Prozess der Inventarisierung organisatorisch effizient gestaltet werden? Modell A ( Alles in einer Hand = 1 Person)„Bestandsbuchhalter* = Inventarisierer“ Gerät wird von „Selbstbucher“ in SAP-AA bei „Kreditorenrechnung buchen“ angelegt. Der Web-User bucht die Zahlung der Anlage direkt mit der Anlagenkontierung (=Bestandsbuchhalter = Web-Bucher). Der bringt der „Selbstbucher“ Inventarisierungskennzeichen an, Gerät mit Etikett markiert Modell B (= 2 oder mehrere Personen) „Bestandsbuchhalter* und Inventarisierer“ Gerät wird von einem wiss. Mitarbeiter oder Techn. Angestellten in SAP – AA angelegt (hier sind die Gerätedaten bekannt). Der Techn. Angestellte/Wiss. Mitarbeiter bringt das Inventarisierungskennzeichen an. Der Web-Bucher bucht die Zahlung der Anlage direkt mit der Anlagenkontierung (=Bestandsbuchhalter und Web-Bucher). A1 Modell A ( Alles in einer Hand = 1 Person)„Bestandsbuchhalter = Inventarisierer“B2 Gerät wird von „Selbstbucher“ in SAP-AA bei „Kreditorenrechnung buchen“ angelegt. Der Web-User bucht die Zahlung der Anlage direkt mit der Anlagenkontierung (=Bestandsbuchhalter = Web-Bucher). Der „Selbstbucher“ bringt Inventarisierungskennzeichen an. Modell B (= 2 oder mehrere Personen) „Bestandsbuchhalter und Inventarisierer“ Gerät wird von einem wiss. Mitarbeiter oder Techn. Angestellten in SAP – AA angelegt (hier sind die Gerätedaten bekannt). Der Web-User bucht die Zahlung der Anlage direkt mit der Anlagenkontierung (=Bestandsbuchhalter und Web-Bucher). Der Techn. Angestellte/Wiss. Mitarbeiter bringt Inventarisierungskennzeichen an *Der Bestandsbuchhalter sollte in Personalunion zum zuständigen SAP-Anwender (Bucher/in) stehen
Organisationsformen Dezentral Zentral Fakultäten, Institute, Lehrstühle, AG GS RVZ Zentral Zentrale Beschaffung für RZ Zentrale Beschaffung für Büromöbel Zentrale Beschaffung für Bibliographische Neu ist die durch DV unterstützte Integration zentraler Beschaffungsvorgänge: Zentrale Beschaffung für RZ Die im Web-Shop des RZ aufgenommen Informationen werden über das Datenbankverwaltungssystem des RZ mit Hilfe einer aufbereiteten Datei an das SAP –System weitergegeben. 5 Tage vor Übergabe wird der Besteller noch einmal auf die Buchungsinformationen für die Zahlung auf Finanzstelle, Fonds und Finanzposition hingewiesen. Wird keine andere Kontierung mitgeteilt, wird die bestellte, gelieferte und in Rechnung gestellte Ware an das SAP-System übergeben. Dort wird automatisch die Anlage angelegt, die Rechnung gebucht und somit die Zahlungsanweisung erstellt. Der Anordnungsbefugte erhält vom RZ die Originalrechnung mit einer Liste der dazu angelegten Anlage je Seriennummer, sodass nur noch die Etikettierung vor Ort beim Besteller vorgenommen werden muss. Zentrale Beschaffung für Büromöbel Die über Büroforum aufgenommen Informationen werden über das SAP-Modul Materialwirtschaft mit Hilfe einer aufbereiteten Datei weitergegeben. Der Besteller liefert dazu außerdem die Buchungsinformationen für die Zahlung auf Finanzstelle, Fonds und Finanzposition. Mit dieser Kontierung mitgeteilt, wird die bestellte, gelieferte und in Rechnung gestellte Ware im SAP-System verwaltet. Dort wird automatisch die Anlage angelegt, die Rechnung gebucht und somit die Zahlungsanweisung erstellt. Der Anordnungsbefugte erhält von der Abteilung 3.1 die Originalrechnung mit einer Liste der dazu angelegten Anlage je Seriennummer bzw. Anlagenbeschreibung, sodass nur noch die Etikettierung vor Ort beim Besteller vorgenommen werden muss. Zentrale Beschaffung für Bibliographische Erscheinungsformen Bücher über 410 EURO werden ebenfalls im SAP-System inventarisiert. Diese müssen jedoch nicht etikettiert werden, das der Katalogisierungsvorgang von der UB vorgenommen wird.
REGEL-basierte WEB-Erfassung auf Anlage statt auf Sachkonto Bebuchen eines Stammsatzes bisher Kreditorenrechnung erfolgt durch eine Person, die Bucher ist. Anlagestamm wird gleichzeitig angelegt oder MODELL A / Anlagenzugang durch Kreditor buchen Bebuchen eines bestehenden Anlagenstammsatz MODELL B Der Abschnitt Inventarisierung dient im Modell B dazu, dass der Bestandsbuchhalter losgelöst vom Buchungs- und Zahlungsanweisungsvorgang die Anlage anlegen kann. Auf die Rechnung ist die SAP-Anlagenhauptnummer mit SAP-Anlagenunternummer zu vermerken. Damit kann der Web-Bucher eine genaue Zuordnung des Anschaffungsbetrags zur Anlage vornehmen. Anlegen eines Stammsatzes bisher Eintrag Karteikarte oder Zeile in Inventarisierungsliste erfolgt durch eine Person, die nicht Bucher sein wird. MODELL B
REGEL-basierte WEB-Erfassung auf Anlage Anlagenzugang durch Kreditor buchen Anstelle des Sachkontos wird das Anlagenkonto bestehend aus SAP-Anlagenhauptnummer mit SAP-Anlagenunternummer mit dem jeweiligen Wert bebucht. Im Modell A legt der Web-Bucher zuvor die Anlage an und erhält in diesem Anlegevorgang die benötigte Automatisch werden Kreditor, Finanz-/Kostenstelle und Fonds in den Stammsatz der Anlage übernommen, da diese während des Rechnungerfassens schon einmal eingegeben wurden. Anlage MODELL B MODELL A
Anlegen von Anlagen MODELL B Der Bestandsbuchhalter entscheidet, ob er eine neue Anlage erfassen will mit neuer Anlagenhauptnummer und Anlagenunternummer „0000“ und erster Anlagenunternummer „0001“ oder zu einer bestehenden Anlagenhauptnummer eine weitere Anlagenunternummer, z.B. „0002“, „0003“ fortlaufend erfassen will.
Anlagenstammsatz erfassen Neue Anlage anlegen Die Felder der Maske sollten belegt werden. Das Anlegen kann nicht vorgenommen werden, wenn Text, Menge, Kostenstelle, DFG-Schlüssel nicht eingegeben werden.
Anlagenstammsatz Spalte kopieren Wenn gleichartige Anlagen beschafft werden, deren Seriennummer sich unterscheiden, sollte man die erste Spalte vervollständigen und dann eine neue Spalte kopieren um einfach die jeweilige Seriennummer zur jeweiligen Anlage anlegen zu können.
Nettowert Gesamtanlage bestimmen Inventarisierungsrechner Gesamtanlage bzw. Preis aus Positionsbetrag Preis aus Positionsbetrag Der Inventarisierungsrechner unterstützt bei der Entscheidung ob und mit welchem Wert die Anlage zu inventarisieren ist. Erinnerung: Sie müssen auf einem Weg von A nach B zwei Kreuzungen nehmen! Kreuzung Links: kein GWG, weil < 150 Euro, also der Nettobetrag ohne Umsatzsteuer, unter Abzug von Skonto und Hinzurechnung von Anschaffungsnebenkosten kleiner als der Betrag 150,01 ist. Rechts: GWG, weil > 150 Euro, also der Nettobetrag ohne Umsatzsteuer, unter Abzug von Skonto und Hinzurechnung von Anschaffungsnebenkosten also mindestens 150,01 ist. Kreuzung, nachdem sie rechts abgebogen sind Links: GWG, weil > 150 Euro, also der Nettobetrag ohne Umsatzsteuer, unter Abzug von Skonto und Hinzurechnung von Anschaffungsnebenkosten also mindestens 150,01. Das Projekt ist nicht vorsteuerabzugsberechtigt: Der zu zahlende Betrag muss brutto, d.h. mit Umsatzsteuer aktiviert werden. Rechts: GWG, weil > 150 Euro, also der Nettobetrag ohne Umsatzsteuer, unter Abzug von Skonto und Hinzurechnung von Anschaffungsnebenkosten also mindestens 150,01. Das Projekt ist vorsteuerabzugsberechtigt: Der zu zahlende Betrag muss netto, d.h. ohne Umsatzsteuer aktiviert werden.
Berechnung Gesamtanlage keine Anlage, kein GWG sondern Verbrauch Sachkonto 6xxxxxx Erfassen einer „normalen“Kreditorenrechnung 150,01
Berechnung Gesamtanlage GWG 410,01
Berechnung Gesamtanlage Anlage 410,01
Anlagenhauptnummer „KANN“-eingabe Anlagenunternummer „MUSS“-eingabe z.B. Zentrifuge mit Zubehör 720000000013-0000 Zentrifuge 720000000013-0001 720000000013-0002 Sedimentograph, DFG 12300603 720000000013-0003 Trenndüsen-Einrichtung, DFG12400602 Wie gehe mit Zubehörteilen um? Diese müssen der Anlage zugeordnet werden Zubuchen zur Anlagenstammsatznummer z.B. 720000123-0001 oder Anlegen einer Anlagenunternummer z.B. 720000123 -0002 etc. Besonderheit bei Finanzierung aus zwei Geldtöpfen: Zu einer Anlagenhauptnummer werden zwei Anlagenunternummern angelegt. Erste Unternummer „0001“ gilt für Finanzstelle A, Fonds A und Fipos A Zweite Unternummmer „0002“ gilt für Finanzstelle B, Fonds B und Fipos B Das SAP-System listet die beiden Beträge auf der Anlagenhauptnummer als Summe in einem Betrag auf. Die Abschreibung erfolgt auf der Unternummer unter der jeweiligen organisatorischen Zuordnung.
Menge mit Basismengeneinheit „MUSS“-eingabe Wichtig für die Berechnung der GWG-Grenze Mengeneinheit „ST“ Insbesondere bei gleichartigen GWG muss zur Ermittlung der GWG-Grenze die Anzahl mitgegeben werden. Die Mengeneinheit ist meistens „ST“ . WICHTIG: ST muss GROß geschrieben werden.
Serien- Serialnummer Typenbezeichnung „KANN“-eingabe Wichtig für die Wartung bzw. Garantie Sofern eine Seriennummer bzw. Typenbezeichnung vorhanden ist, sollte diese gepflegt werden, da in Kürze die Garantie- und Wartungsinformationen am Anlagenstammsatz gespeichert werden können. Evtl. wichtig für die Wartung bzw. Garantie
Inventarnummer „KANN“-eingabe wird für Altdatenübernahme benutzt. Es kann nach dieser Inventarnummer der Bestand vor 31.12.2007 gesucht werden. Möglicherweise würde die Systematik des Altbestandes weitergeführt werden müssen. Die Inventarnummer steht als Feld für die Es kann nach dieser Inventarnummer der Bestand vor 31.12.2007 gesucht werden. Diese wird duch die Altdatenübernahme gespeichert, so dass eine Deinventarisierung anhand der alten Inventarnummer vorgenommen werden kann.
Kostenstelle „MUSS“-eingabe „MUSS“-eingabe abgeleitet aus Finanzstelle Kosten- /Finanzstelle „KANN“-eingabe z.B. Fuhrpark für ZV-PKW Die Kostenstelle sollte die der Nutzung und Zahlung sein. Dies bedeutet, wer nutzt zahlt auch. Es geht um den Resourcenverbrauch und nicht um den reinen Geldverbrauch. SONDERFALL: SFB Die jeweilige finanzierende, nutzende Kostenstelle wird in der Anlagenunternummer gespeichert. Verantwortliche Kostenstelle ist die darüberliegende „Institutskostenstelle“ Abnutzung = Abschreibung wird an Kostenstelle des Anlagenstammes automatisch durch Abschreibungslauf gebucht
Kostenstelle „MUSS“-eingabe „Kann“-eingabe NUR FONDS-Bildschirm einfügen „Kann“-eingabe Auftrag/Fonds Abnutzung = Abschreibung wird an den Instandhaltungsauftrag bzw. an das Drittmittelprojekt des Anlagenstammes automatisch durch Abschreibungslauf gebucht
Standort „KANN“-eingabe Standort der Anlage: Es handelt sich um das Gebäude bzw. den Gebäudeteil aus dem Bestandsverzeichnis der Liegenschaftsabteilung, das bisher mit HIS-BAU verwaltet wird
Raum „KANN“-eingabe I Raum Hier sollte der Raum standardisiert eingegeben werden mit folgender Systematik: OG 1: „Plus 1 minus dreistellige Raumnummer“, z. B. 1-101 EG: „dreistellige Raumnummer“, z B. 001 UG 1: „Minus 1 minus dreistellige Raumnummer“, z. B. -1-101 Achten Sie auf gleichartige orthographische Schreibform 9999 können Sie für Anlagen, die ständig im Raum wechseln nutzen 9998 können Sie für Anlagen nutzen, die ich zuhause beim Nutzer befinden
Fonds „KANN“-eingabe Kann eingeben werden, Wird in jedem Fall beim Buchen eingetragen Der Geldtopf sollte nur eingetragen werden, wenn dieser bereits beim Anlegen feststeht. Eine Umbuchung muss zentral vorgenommen werden. Umbuchung kann nur im laufenden Jahr vorgenommen. In keinem Fall wird eine Vorjahresbezogene Umbuchung mehr möglich sein. Revisionssicherheit Klarheit der Mittelverwendung Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung Verlässliches Periodenergebnis in der Kosten- und Leistungsrechnung sind die Gründe.
DFG-Schlüssel aussuchen Bitte wählen Sie jetzt den passenden DFG-Schlüssel aus: Möglichkeit über Suchbegriff (Text auf Rechnung) Seite DFG oder CSV-Datei (Schlüssel + ND) Aufbau 1-4. Stelle DFG Schlüssel Aufbau 5.+6. Stelle Nutzungsdauer Aufbau 7.+8. Stelle fortlaufende Nummer zur Erfassung der *generischen* Suche nach Text bei hoher Trefferquote Nach alter Rechtschreibung suchen Beispiel: weiter
Anlagenstammsatz erfassen gefülltes Bild der WEB-Oberfläche Über Anlage simulieren haben Sie die Möglichkeit auf Hinweise und Fehlermeldungen zu reagieren. Über Anlage Buchen legen Sie in einem Vorgang bei NEUANLAGE eine SAP-Anlagenhauptnummer mit SAP-Anlagenunternummer “0000“ und eine SAP-Anlagenhauptnummer mit SAP-Anlagenunternummer “0001“ an Über Anlage Buchen legen Sie in einem Vorgang bei ERWEITERUNG EINER BESTEHENDEN SAP-Anlagenhauptnummer mit SAP-Anlagenunternummer “0000“ eine weitere SAP-Anlagenhauptnummer mit SAP-Anlagenunternummer “0002“ etc. fortlaufend
Inventarisierungsrechner Preis aus Positionsbetrag GWG-Behandlung: Für jede Kosten-Finanzstelle wurde bereits 1 Anlagenhauptnr. zur jeweiligen Kostenstelle zentral angelegt. Die passende Finanz-Kostenstellen-GWG-Nr. kann angeboten werden für 790000 Geringwertige technische Anlagen und Maschinen (TAM) 890000 Geringwertige Büro- und Geschäftsausstattung (BGA) Die nächst folgende Unternummer zu diesem gefundenen Anlagenstammsatz wird angelegt. Erfassungsdatum zum Anlagenstammdaten entscheidet über Zuordnung der Kostenstelle im Stammsatz und Auswahl der passenden Anlage. <= 410 GWG Anlagenklasse 790000 Anlagenklasse 890000 konkretes GWG aus Finanzstelle ableiten Und neue Anlagenunternummer anlegen 410 Anlagenklasse aussuchen lassen
Sonstige Fragen Anschaffung oder Erhaltung
Übergangszenario 20.12.2007 20.12.2007-31.12.2007 01.01.2008 Umbuchung Aussonderung Vor Zahlung kann der Anlagenbuchhaltungsbeleg noch storniert und die Finanzposition geändert werden. Allerdings kann Fonds und Finanzstelle nicht mehr geändert werden. Es muss eine Anlagen-Umbuchung beantragt werden, die zentral von Abteilung 3.2 durchgeführt wird, in dem eine neue Anlage angelegt und bebucht werden. Auch für die Aussonderung wird per WEB-Funktion Aussonderung ein Formular gefüllt, das an die Haushaltsabteilung 3.2 zu Händen von Frau Rieder gesandt wird. Dort die Beurteilung vorgenommen.
Noch Fragen? http://132.187.112.75/Dienstleistung/inventarisierung Bestandsbuchhalter-Schulung rieder@zv.uni-wuerzburg.de oder 31-2886 kleespies@zv.uni-wuerzburg.de oder 31-2293
Üben können Sie unter https://vm.zv.uni-wuerzburg.de:6555/krtest/sap_T54.asp Bitte beachten Sie, dass die IP des Rechners für die Anlagen- und Buchhaltungstätigkeit freigeschalten ist. (verantwortlich Hr. Köpfer, 2772)