Projektmanagement Phasen eines Projekts

1. Phase: Projektdefinition

Projektdefinition 1. Schritt: Problemanalyse Bedeutet: wie viel weicht die eigentlich Lage von der angestrebten Lage ab Problempunkte werden aufgelistet Ursachen der Probleme werden definiert

Projektziele Es gibt 3 Zielkomponenten: Das Kostenziel Das Terminziel Das Sachziel

Durchführbarkeitsanalyse Zeigt: Machbarkeit Risiken Wirtschaftlichkeit Wird in einem Anforderungskatalog schriftlich festgehalten Lösungskonzept wird erarbeitet

Projektvertrag Wird von Auftraggeber und –nehmer zusammen erarbeitet Enthält eine genaue Leistungsbeschreibung Dieser Vertrag kann auf 2 Wegen zustande kommen: Durch einen Projektauftrag Durch ein Angebot

Projektleiter Aufgaben des Projektleiters: Projektteam zusammenstellen und leiten Das Projekt zu steuern und zu organisieren Kontakte zwischen Mitarbeitern und Auftraggebern zu Organisieren Nach Abschluss das Projektergebnis zu präsentieren

Projektteam Mitarbeiter müssen nötige Qualifikationen haben Mitarbeiter müssen motiviert sein Arbeitsklima muss stimmen Richtige Infrastruktur Passende Räumlichkeiten und Arbeitsmittel Notwendige Informationen müssen beschafft sein

Kick off Meeting Wird kurz vor Start des Projekts gemacht Aufgaben werden verteilt Spielregeln werden erklärt Alle werden auf den gleichen Informationsstand gebracht

2. Phase: Projektplanung

Projektplanung Entwurf Projektergebnis Identifikation Arbeitspakete Qualitätsplan Projektstrukturplan Häufig kommt es nicht zum Projektabschluss wegen unzureichender Planung Deswegen wird die Planung in 6 systematischen Schritten durchgeführt Ablauf- und Terminplan Kapazitätsplan Kostenplan

Projektplanung Entwurf Projektergebnis Identifikation Arbeitspakete Qualitätsplan Projektstrukturplan Ablauf- und Terminplan Kapazitätsplan Kostenplan

Identifikation Arbeitspakete Arbeitspakete sind die Aktivitäten die während des Projekts ausgeführt werden müssen „Projekt im Projekt“ Für den Projekterfolg von größter Wichtigkeit

Checkliste: Regeln der Arbeitspaketentwicklung überschaubare Gliederung logische Abhängigkeiten Laufzeit + Abschlusstermin Zuordnung personeller und sachlicher Ressourcen Ermittlung von Projektkosten

Projektplanung Entwurf Projektergebnis Identifikation Arbeitspakete Qualitätsplan Projektstrukturplan Ablauf- und Terminplan Kapazitätsplan Kostenplan

Projektstrukturplan Übersichtlich + hierarchisch Alle Arbeitspakete auf einen Blick Kommunikation wird erleichtert Arbeitspakete werden: Überbegriffen zugeordnet Nummeriert Grafisch zugeordnet

Projektstrukturplan Bsp. Referat vorbereiten 1. Ebene 1. Recherchieren 2. Ausarbeiten 3. Vortrag 2. Ebene 1.1 Internet 1.1 Präsentation 3. Ebene Es Gibt 2 Gliederungsprinzipien: Objektorientierte Gliederung Funktionsorientierte Gliederung 1.2 Buch 1.2 Hand-out 1.3 Sonstige Quellen 1.3 Ausarbeitung

Projektplanung Entwurf Projektergebnis Identifikation Arbeitspakete Qualitätsplan Projektstrukturplan Ablauf- und Terminplan Kapazitätsplan Kostenplan

Ablauf und Terminplan legt Dauer und zeitliche Stafflung der Arbeitspakete fest Weist Projektverlauf konkrete Kalendertermine zu Wird als Balkendiagramm oder Netzplan dargestellt Zwei neue Aspekte bei den Arbeitspaketen: Logische Abhängigkeiten Dauer Vorgangsliste wird meist in Tabellenform erstellt

Netzplan Bsp.

Vorgangsliste Bsp.

Projektplanung Entwurf Projektergebnis Identifikation Arbeitspakete Qualitätsplan Projektstrukturplan Ablauf- und Terminplan Kapazitätsplan Kostenplan

Kapazitätsplan Sorgt dafür das alle Ressourcen: sind in der richtigen Art und Qualität in der richtigen Menge zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind Ressourcen können Personen mit bestimmten Qualifikationen oder Sachmittel sein

Projektplanung Entwurf Projektergebnis Identifikation Arbeitspakete Qualitätsplan Projektstrukturplan Ablauf- und Terminplan Kapazitätsplan Kostenplan

Kostenplan Ziele: Verfahren zur Kostenschätzung: Ermittlung des gesamten Projektbudgets Kalkulation eines Angebots bei externen Projekten Überwachung der Projektkosten Verfahren zur Kostenschätzung: Parametrische Kostenschätzung (Faustformel) Analogie - Schätzverfahren Bottom – up – Verfahren

Projektplanung Entwurf Projektergebnis Identifikation Arbeitspakete Qualitätsplan Projektstrukturplan Ablauf- und Terminplan Kapazitätsplan Kostenplan

Qualitätsplan Leitfrage: Wann macht wer was wie, um die Qualität zu garantieren Qualität = die Erfüllung von vereinbarten Anforderungen Qualitätsplan ist folgendermaßen aufgebaut: Formulierung von Qualitätszielen Benennung der Qualitätskriterien Wege zur Qualitätserreichung Qualitätskontrolle

3. Phase: Projektdurchführung

Durchführungsphase Auftragnehmer tritt mit Auftraggeber in Kontakt um: Ihn über den Stand des Projekts zu informieren Änderungen abzusprechen Vertrauen zu fordern Gründe für Änderungen können sein: Fehlplanungen Verzögerungen bei Arbeitspaketen Änderungswünsche des Auftragsgeber Unvorhergesehene Ereignisse

Projektsteuerung Wird meistens vom Projektleiter übernommen Er koordiniert und lenkt alle Tätigkeiten Er wird vom Projektcontrolling unterstützt

Projektcontrolling Aufgaben vom Projektcontrolling: Abweichung von der Planung zu entdecken Steuerung und Überwachung des Projekts Führt ständig einen Soll – Ist Vergleich durch Projektcontrolling ist in mehrere Teilbereiche unterteilt: Termin und Ablaufcontrolling Kostencontrolling Ergebniscontrolling

Definitionsphase Aufgaben: von der Projektdokumentation unterstützt Prüfen von Eignung und Präzision des Projektziels Prüfen der Umsetzung der Projektziele formulieren des Qualitätsstandards Prüfung des Beschaffungswesens Überprüfen der Lückenlosigkeit der Dokumentation Durchführen von Testläufen bei Meilensteinterminen Durchführen einer umfassenden Endkontrolle von der Projektdokumentation unterstützt

Projektdokumentation Erstellt eine Prozessdokumentation Diese beinhaltet: Besprechungsprotokolle von Team- und Gruppenleiterbesprechungen Statusberichte der Informationen zum Stand des Projekts Sonderberichte bei größeren Komplikationen Produktdokumentation

Aufgaben des Projektleiters Er muss: laufende Vorfeldanalysen durchführen D.h. er muss sich in wichtige Vorgänge in naher Zukunft hineindenken die Vorgänge nötigen personellen und materiellen Ressourcen sicherstellen Die Priorität der abzuarbeitenden Arbeitspakete bestimmen Sicherstellen das die Pakete abgearbeitet werden Dafür sorgen das die Mitarbeiter motiviert sind

4. Phase: Projektabschluss

Projektabschluss Abschlusspräsentation Abnahme Einweisung Abschlussbesprechung Abschlussbericht Auflösung des Projektteams

Ende