*) In überörtlicher Kooperation mit: Diplom-Betriebswirt RAINER W. HORN *) Praxis für Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung, Rechtsberatung, Mediation, Fachberatung für Internationales Steuerrecht sowie für Sanierung und Insolvenzverwaltung, Insolvenzrecht, Arbeitsrecht, Versicherungsrecht, Sozialrecht, Strafrecht, Medizinrecht, Handels- und Gesellschaftsrecht und Erbrecht *) In überörtlicher Kooperation mit: Herrn Rechtsanwalt Siegfried Steinkopf

Die (digitale) Betriebsprüfung

"Was heißt hier Doping - als Ihr Steuerberater fühle ich mich verpflichtet, Sie für die anstehende Steuerprüfung fitzuspritzen"

Inhaltsübersicht Einleitung Betriebsprüfung im Allgemeinen Digitale Betriebsprüfung im Besonderen Fazit/Ausblick

Betriebsprüfung im Allgemeinen und 1. Einleitung Betriebsprüfung im Allgemeinen und Digitale Betriebsprüfung (GDPdU) im Besonderen

Inhaltsübersicht Einleitung Betriebsprüfung im Allgemeinen 2.1 Grundlagen 2.2 Prüfungsvorbereitung 2.3 Prüfungsdurchführung 2.4 Prüfungsinhalte 2.5 Prüfungsabschluss Digitale Betriebsprüfung im Besonderen Fazit/Ausblick

2.1 Grundlagen Betriebsprüfung oder Außenprüfung Rechtliche Grundlagen: §§ 193–203 AO Zulässigkeit der Betriebsprüfung ohne weitere Voraussetzungen bei Gewerbetreibenden, Freiberuflern sowie Land- und Forstwirten bei Steuerpflichtigen, die für Rechnung eines Anderen Steuern entrichten bzw. einbehalten und abführen bei für die Besteuerung maßgeblichen Verhältnissen, die der Aufklärung bedürfen und für die eine Prüfung an Amtsstelle nicht zweckmäßig ist

2.1 Grundlagen (Fortsetzung) Zweck = Ermittlung von Besteuerungsgrundlagen zur Sicherstellung vollständiger und korrekter Besteuerung Umfang = Einkommen- bzw. Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer und Umsatzsteuer Prüfungszeitraum = Grundsatz drei Jahre Prüfungsanlässe = Meldung durch Veranlagungsstelle aufgrund eines konkreten Anlasses, Richtsatzprüfung, Zufallsauswahl Aktuelle Diskussion = zeitnahe Betriebsprüfung

2.1 Grundlagen (Fortsetzung) Abgrenzungsmerkmale zur Einordnung in Größenklassen Betriebsart Betriebsmerkmale in T€ Großbetriebe über Mittelbetriebe über Kleinbetriebe über Handelsbetriebe Umsatzerlöse oder steuerlicher Gewinn 6.900 € 265 € 840 € 53 € 160 € 34 € Fertigungsbetriebe 4.000 € 235 € 480 € Freie Berufe 4.300 € 540 € 790 € 123 € Andere Leistungsbetriebe 5.300 € 305 € 710 € 59 € Land- und Forstwirtschaft Wirtschaftswert selbst- wirtschaft. Fläche oder steuerl. Gewinn 210 € 116 € 100 € 60 € 44 €

2.2 Prüfungsvorbereitung Beispiel „Prüfungsanordnung“

2.2 Prüfungsvorbereitung (Fortsetzung) Prüfungsanordnung und deren Voraussetzungen Schriftform erforderlich Angabe der erlassenden Behörde Angabe des Behördenleiters, Vertreters oder Beauftragten Angabe der Rechtsgrundlage und der Art der Prüfung Angabe der zu prüfenden Steuerarten Angabe des Prüfungszeitraums Angabe des Inhaltsadressaten (Name des Prüfers und Beginn der Prüfung)

2.2 Prüfungsvorbereitung (Fortsetzung) Bekanntgabe der Prüfungsanordnung, des Prüfungsbeginns und des Namens des Prüfers = angemessene Zeit vor Prüfungsbeginn (2 –4 Wochen) Ort der Prüfung = Geschäftsräume des Steuerpflichtigen, Räume des Finanzamtes, Räume des Steuerberaters Vorbereitung der Prüfung i.e.S. langfristig = ordnungsgemäße Aufzeichnungen kurzfristig = Sicherstellung der Verfügbarkeit von Unterlagen und Belegen, ggf. Prüfung einer strafbefreienden Selbstanzeige

2.3 Prüfungsdurchführung Prüfung während der üblichen Geschäftszeiten Pflicht der Prüfung auch zugunsten des Steuerpflichtigen Recht zur Besichtigung von Grundstücken und Betriebsräumen Mitwirkungspflichten Zurverfügungstellung eines angemessenen Arbeitsplatzes sowie ggf. notwendiger Hilfsmittel Vorlage von Buchführungsunterlagen und Belegen Erteilung von Informationen und Benennung von Auskunftspersonen

2.4 Prüfungsinhalte Abgrenzung zwischen Betriebs- und Privatvermögen Verträge zwischen nahen Angehörigen Verifizierung der Betriebsausgaben Vollständigkeit und Richtigkeit der Belege Differenzierung zwischen sofort abzugsfähigen und nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben sowie aktivierungspflichtigen Aufwendungen Aufdeckung von Rechen- und Übertragungsfehlern Vollständigkeit der Betriebseinnahmen (fehlende Privatentnahmen, ungeklärte Privateinlagen, Kasse)

2.4 Prüfungsinhalte (Fortsetzung) Branchenvergleich (Richtsätze) Vermögenszuwachsrechnung Geldverkehrsrechnung Kalkulation bei Handelsbetrieben Umsatzprüfung bei Fertigungsbetrieben

2.4 Prüfungsinhalte (Fortsetzung) Vollständigkeit und Richtigkeit der Gewinnermittlung bei Bilanzierung Anlagevermögen (Ermittlung von Anschaffungs-/ Herstellungskosten, Abschreibung (AfA)) Umlaufvermögen (Inventur) Forderungen (Einzel-/ Pauschalwertberichtigung) Verbindlichkeiten (Höhe) Rückstellungen (Grund und Höhe)

2.4 Prüfungsinhalte (Fortsetzung) Umsatzsteuer (Besteuerung des innergemeinschaftlichen Erwerbs, Vorsteuerverprobung, Berichtigung des Vorsteuerabzugs gem. § 15a UStG, Vorsteueraufteilung) Verrechnungspreise Erstellung von Kontrollmitteilungen

2.5 Prüfungsabschluss "Alles OK, Herr Ückermann, die Betriebsprüfung ist zu unser allseitigen Befriedigung verlaufen"

2.5 Prüfungsabschluss Schlussbesprechung Pflicht (außer die Prüfung führt zu keiner Änderung) Beseitigung von Unklarheiten Erzielung einer Einigung bei strittigen Sachverhalten noch keine Bindungswirkung

2.5 Prüfungsabschluss (Fortsetzung) Prüfungsbericht Ergebnis der Prüfung in Schriftform Zusammenfassung der einzelnen Prüfungsfest-stellungen mit ihrer Auswirkung auf die Besteuerungsgrundlagen Einwendungsfrist i.d.R. ein Monat Erlass von Änderungsbescheiden im Falle abweichender Prüfungsfeststellungen (Einspruchsfrist = ein Monat)

Inhaltsübersicht Einleitung Betriebsprüfung im Allgemeinen Digitale Betriebsprüfung im Besonderen 3.1 Datenzugriff der Finanzverwaltung 3.2 Archivierung digitaler Unterlagen 3.3 IDEA - Prüfungssoftware der Finanzverwaltung 4. Fazit/Ausblick

Inhaltsübersicht Einleitung Betriebsprüfung im Allgemeinen Digitale Betriebsprüfung im Besonderen 3.1 Datenzugriff der Finanzverwaltung 3.1.1 Möglichkeit des Zugriffs 3.1.2 Umfang des Zugriffs 3.1.3 Mitwirkungspflicht beim Zugriff 3.1.4 Sanktionen bei Verweigerung des Zugriffs 3.2 Archivierung digitaler Unterlagen 3.3 IDEA - Prüfungssoftware der Finanzverwaltung 4. Fazit/Ausblick

Digitale Betriebsprüfung im Besonderen "Das ist kein Virus im Computer, das ist eine digitale Betriebsprüfung"

3.1.1 Möglichkeiten des Zugriffs unmittelbarer Datenzugriff (Z1-Zugriff) = Einsicht in die gespeicherten Daten, Nutzung von Hard- und Software sowie Nutzung der Auswertungsmöglichkeiten des Steuerpflichtigen mittelbarer Datenzugriff (Z2-Zugriff) = Auswertung der gespeicherten Daten seitens des Steuerpflichtigen nach den Vorgaben des Prüfers Datenträgerüberlassung (Z3-Zugriff) = Aushändigung der gespeicherten Daten auf einem maschinell verwertbaren Datenträger

3.1.2 Umfang des Zugriffs Dem Datenzugriff unterliegen: steuerrelevante Daten der Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung Daten der handelsrechtlichen Gewinnermittlung, sofern keine eigenständige Steuerbuchführung existiert Zugriff der Lohnsteueraußenprüfung auf die Finanz- und Anlagenbuchhaltung sonstige steuerrelevante Unterlagen (Kostenrechnung, Waren-/Materialwirtschaftssystem, Daten von PC- oder Scannerkassen, Verrechnungspreisdokumentationen)

3.1.2 Umfang des Zugriffs (Fortsetzung) Dem Datenzugriff unterliegen nicht: interne Planungs- und Gestaltungsunterlagen Steuergutachten E-Mail-Korrespondenz mit dem Steuerberater Interne betriebswirtschaftliche Systeme strittig: Datenzugriff bei Einnahmenüberschussrechnung

3.1.2 Umfang des Zugriffs (Fortsetzung) Empfehlung: Trennung von steuerrelevanten Daten und nicht steuerrelevanten Daten Einrichtung eines Protokollierungsprogramms zur Nachverfolgung des Datenzugriffs durch den Betriebsprüfer

3.1.3 Mitwirkungspflicht beim Zugriff Unterstützung in sachlicher und personeller Hinsicht Zurverfügungstellung von Hilfsmitteln (Hard-/Software) Einweisung und technische Hilfestellung im Zusammenhang mit dem IT-System

3.1.4 Sanktionen bei Verweigerung des Zugriffs Zwangsmittel (Zwangsgeld, Ersatzvornahme, unmittelbarer Zwang) Schätzung der Besteuerungsgrundlagen Trübung des Prüfungsklimas Einstufung des Steuerpflichtigen als Risiko

3.2 Archivierung digitaler Unterlagen Archivierung = auf Dauer angelegte strukturierte Sammlung und Aufbewahrung von Daten Unzulässigkeit der Aufbewahrung ausschließlich in Papierform originär digitale Buchhaltungsdaten = im DV-System erzeugte und in einem Buchhaltungssystem verarbeitete Daten maschinell auswertbare Buchhaltungsdaten = Möglichkeit der Bereitstellung von buchhalterisch strukturierten Daten zur Verwendung im DV-System

3.2 Archivierung digitaler Unterlagen (Fortsetzung) EDI-Nachrichten und E-Mails mit Belegfunktion = aufbewahrungspflichtige originäre digitale Dokumente Problem: Eignung bestimmter Dokumente zur Weiterverarbeitung und Abänderbarkeit bestimmter Dokumente (z.B. Word, Excel) Wichtig: keine Digitalisierung von originär in Papierform anfallenden Dokumenten erforderlich!

Inhaltsübersicht Einleitung Betriebsprüfung im Allgemeinen Digitale Betriebsprüfung im Besonderen 3.1 Datenzugriff der Finanzverwaltung 3.2 Archivierung digitaler Unterlagen 3.3 IDEA - Prüfungssoftware der Finanzverwaltung 3.3.1 Einsatzgebiete von IDEA 3.3.2 Möglichkeiten der Datenübernahme durch IDEA 3.3.3 Ablauf der Außenprüfung unter Einsatz von IDEA 3.3.4 Funktionen von IDEA 4. Fazit/Ausblick

3.3.1 Einsatzgebiete von IDEA von Wirtschaftsprüfern bereits seit langem verwendete Software zur Analyse von Buchhaltung, Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung später umfassende Ausstattung der Finanzverwaltung mit der Prüfsoftware zur Verwendung in den Bereichen Betriebs-, Umsatzsteuersonderprüfung, Lohnsteuer-Außenprüfung und Steuerfahndung Frage: Ist der Einsatz von IDEA auch auf Ebene des Steuerpflichtigen oder seines Steuerberaters sinnvoll?

3.3.2 Möglichkeiten der Datenübernahme durch IDEA Überlassung vom maschinell verwertbaren Datenträgern im Sinne der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen), d.h. unter Verwendung bestimmter Dateiformate Aufgrund der Vielzahl an vorhandenen Dateiformaten wurde von der Finanzverwaltung in Zusammenarbeit mit Herstellern von Entgeltabrechnungs-, Finanzbuchhaltungs- und Archivierungssystemen ein Beschreibungsstandard entwickelt. Nach Bearbeitung der Daten mit diesem Standard (Exportschnittstelle) ist i.d.R. ein Import durch IDEA möglich.

3.3.3 Ablauf einer Außenprüfung unter Einsatz von IDEA Fragebogen zur verwendeten Hard- und Software des Steuerpflichtigen im Rahmen der Prüfungsanordnung Aufforderung zur Bereitstellung der steuerrelevanten Daten auf einem maschinell verwertbaren Datenträger Import der Daten durch IDEA Analyse der Daten durch IDEA bei Bedarf Übergang zum unmittelbaren oder mittelbaren Datenzugriff Löschung bzw. Rückgabe der Daten nach Abschluss der Prüfung bzw. spätestens nach Bestandskraft der aufgrund der Prüfung ergangenen Bescheide

3.3.4 Funktionen von IDEA Identifikation und Extraktion von Daten, die bestimmten Kriterien entsprechen Durchführung von Kalkulationen Lücken- und Doppelerfassungsanalysen Altersstrukturanalysen Vergleichsanalysen Einsatz von Prüfungsmakros Anwendung mathematisch-statistischer Methoden (z.B. Benford´sches Gesetz, Chi-Quadrat-Test) Einsatz des IDEA-Zusatzprogramms AIS-TaxAudit

3.3.4 Funktionen von IDEA (Fortsetzung) Die neuen Prüfmethoden Benford´s Gesetz Annahme: In allen Zahlenwerken tritt die erste Ziffer einer Zahl immer mit einer bestimmten Häufigkeit auf. Weichen die Zahlen in der Buchführung von diesen Häufigkeitsverteilungen gravierend ab, ist für die Steuerprüfer klar, dass etwas nicht stimmt. Chi-Quadrat-Test Annahme: Bei einer größeren Datenmenge kommen die letzten Ziffern vor dem Komma in bestimmten Häufigkeiten vor. Bei Abweichung liegt Verdacht der Manipulation nahe. Zeitreihenanalyse Hier prüfen die Beamten, ob etwa die wöchentlichen Gewinnaufschläge zur durchschnittlichen Kalkulation des gesamten Jahres passen.

3.3.4 Funktionen von IDEA (Fortsetzung) Beispiel 1: Eisdiele Abgleich der Tagesumsätze einer Eisdiele mit den elektronisch verfügbaren Daten des deutschen Wetterdiensts Nachweis auf Knopfdruck: hohe Umsätze an Regentagen, niedrige bei Sonnenschein!  Erklärung?

3.3.4 Funktionen von IDEA (Fortsetzung) Beispiel 2: Kontonummer Abgleich der Kontonummern von Lieferanten und Mitarbeitern Nachweis auf Knopfdruck: Kontonummern von Lieferanten und Mitarbeitern sind identisch!  Erklärung?

3.3.4 Funktionen von IDEA (Fortsetzung) Muster „Chi-Quadrat-Test“

4. Fazit und Ausblick Fazit Betriebsprüfung als umfangreichster manueller Eingriff in die Sphäre des Steuerbürgers mit Ausnahme der Steuerfahndung Digitale Betriebsprüfung unter Einsatz von IDEA und AIS-TaxAudit als elektronische Hilfsmittel zur Prüfung und Auswertung steuerrelevanter Daten

4. Fazit und Ausblick Ausblick stetige Beschleunigung des Prüfungsablaufs stetige Verbesserung der Prüfungs- und Auswertungsmöglichkeiten durch kontinuierliche Weiterentwicklung und Verbesserung der Prüfungssoftware, insbesondere im Zusammenhang mit wiederkehrenden Prüfungsfeldern und Prüfungsschwerpunkten

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit