Beschlussgegenstände des Aufsichtsrats Konferenz der Aufsichtsräte sächsischer Wohnungsgenossenschaften am 3. April 2009 Beschlussgegenstände des Aufsichtsrats RAin Mirjam Luserke Referentin Recht Verband Sächsischer Wohnungsgenossenschaften e.V.

Übersicht Einleitung Gesetzliche Grundlagen Begrifflichkeiten Ausgewählte Beschlussgegenstände interner Sitzungen Ausgewählte Beschlussgegenstände externer (gemeinsamer) Sitzungen Formalien - Protokollierung

Gesetzliche Grundlagen Gesetzliche Grundlage - § 36 Abs. 1 Satz 2 GenG: „Der Aufsichtsrat besteht, sofern die Satzung keine höhere Zahl festsetzt, aus drei von der Generalversammlung zu wählenden Personen. Die zu einer Beschlussfassung erforderliche Zahl ist durch die Satzung zu bestimmen.“ Regelung Beschlussfähigkeit - § 27 Mustersatzung 2007: „Der Aufsichtsrat ist beschlussfähig, wenn mehr als die Hälfte seiner von der Versammlung gewählten Mitglieder anwesend sind.“ Einleitung Gesetzliche Grundlagen Begrifflichkeiten Ausgewählte Beschlussgegen-stände interner Sitzungen Ausgewählte Beschlussgegen-ständen externer (gemeinsamer) Sitzungen Formalien - Protokollierung

Begrifflichkeiten Beschlussfähigkeit Anwesenheit einer bestimmten Anzahl von Aufsichtsratsmitgliedern erforderlich um überhaupt Beschlüsse fassen zu können Interne Willensbildung Wille des Gesamtgremiums wird durch einfache Mehrheit bei der Beschlussfassung abgebildet Keine stillschweigende Willensbildung Einleitung Gesetzliche Grundlagen Begrifflichkeiten Ausgewählte Beschlussgegen-stände interner Sitzungen Ausgewählte Beschlussgegen-ständen externer (gemeinsamer) Sitzungen Formalien - Protokollierung

Begrifflichkeiten (2) - Sitzungsbegriff Einzelsitzung des Aufsichtsrats mit Beschlussfassung, „interne Sitzung“ Grundlage:Mustersatzung §§ 27, 22 Abs. 8 Einzelsitzung Aufsichtsrat mit Beschlussfassung, informative Teilnahme des Vorstandes Grundlage: Mustersatzung §§ 22 Abs. 8, 27 Abs.2 Aufsichtsrat Beschluss- fassung Aufsichtsrat Beschluss- fassung Vorstand

getrennte Beschluss- fassung Begrifflichkeiten (2) - Sitzungsbegriff Gemeinsame Sitzung mit Beschlussfassung „externe Sitzung“ Grundlage: i.d.R. §§ 28, 29 Mustersatzung Treffen einzelner Mitglieder von Vorstand und Aufsichtsrat – gesetzlich nicht geregelt Aufsichts- ratsmitglied Aufsichtsrats- vorsitzender gemeinsame Beratung getrennte Beschluss- fassung Aufsichtsrat Vorstand Vorstands- mitglied Vorstands- mitglied

Ausgewählte Beschlussgegenstände interner Sitzungen Arbeitsvertrag Vorstandsmitglied → Abschluss des Anstellungsvertrages → Änderungen des Anstellungsvertrages, → Aufhebungsvereinbarungen, → Pensionsverträge, → Dienstwagenverträge Bestellung eines Vorstandsmitglieds Wohnungsnutzungsverträge mit Vorstandsmitgliedern Ausgabe von Inhaberschuldverschreibungen an Vorstandsmitglieder Einleitung Gesetzliche Grundlagen Begrifflichkeiten Ausgewählte Beschlussgege-stände interner Sitzungen Ausgewählte Beschlussgegen-ständen externer (gemeinsamer) Sitzungen Formalien - Protokollierung

Ausgewählte Beschlussgegenstände interner Sitzungen- gesetzliche Grundlagen der Vertretung Grundsatz § 24 Abs. 1 Satz 1GenG: „Die Genossenschaft wird durch den Vorstand ... außergerichtlich vertreten.“ Ausnahme hiervon in § 39 GenG geregelt: „Der Aufsichtsrat vertritt die Genossenschaft gegenüber Vorstandsmitgliedern …außergerichtlich“ § 25 Abs. 2 der Mustersatzung greift dies auf. Bezüglich Anstellungsverträgen gilt § 21 Abs. 6: Der Aufsichtsratsvorsitzende unterzeichnet nach entsprechender Beschlussfassung im Aufsichtsrat namens der Genossenschaft die Anstellungsverträge mit dem Vorstandsmitglied. Einleitung Gesetzliche Grundlagen Begrifflichkeiten Ausgewählte Beschlussgege-stände interner Sitzungen Ausgewählte Beschlussgegen-ständen externer (gemeinsamer) Sitzungen Formalien - Protokollierung

Ausgewählte Beschlussgegenstände interner Sitzungen- Formulierungsbeispiele Formulierungsbeispiel für vorzeitigen Beschluss zu Vorstandsbestellung: „Herr/Frau.… wird mit Wirkung ab dem 01.01.2010 als Vorstandsmitglied auf die Dauer von fünf Jahren wiederbestellt.“ Zeitliche Bestellungslücken sind durch planerisch umsichtige Beschlüsse des Aufsichtsrates unbedingt zu vermeiden.

Ausgewählte Beschlussgegenstände interner Sitzungen- Formulierungsbeispiele Formulierungsbeispiel Zustimmung des Aufsichtsrats zum Abschluss eines Wohnungsnutzungsvertrags mit Vorstandsmitglied: „Der Aufsichtsrat stimmt auf Grundlage von § 30 der Satzung dem Abschluss des Nutzungsvertrages über die Wohnung…. (Kopie in Anlage) zwischen dem Vorstandsmitglied Herrn/Frau….und der Genossenschaft zu.“

Ausgewählte Beschlussgegenstände interner Sitzungen- Formulierungsbeispiele Formulierungsbeispiel Abschluss Wohnungsnutzungsvertrag mit Vorstandsmitglied durch Aufsichtsrat: „Der Aufsichtsrat schließt in Vertretung der Genossenschaft nach § 39 GenG den Nutzungsvertrag über die Wohnung …(Kopie in Anlage) mit dem Vorstandsmitglied Herrn/Frau ….. ab. Der Vertrag ist durch den Aufsichtsratsvorsitzenden Herrn…/die Aufsichtsratsvorsitzende Frau… zu unterzeichnen. Der Inhalt dieses Beschlusses ist als Zustimmung im Sinne von § 30 der Satzung zu sehen.“

Ausgewählte Beschlussgegenstände externer Sitzungen Beschlussgegenstände der gemeinsamen Sitzungen/Beratungen sind in § 28 der Mustersatzung aufgeführt Dies heißt, dass dort nicht aufgeführte Gegenstände auch nicht einen gemeinsamen Beschluss i.S.v. § 28 der Mustersatzung herbeiführen können Einleitung Gesetzliche Grundlagen Begrifflichkeiten Ausgewählte Beschlussgegen-stände interner Sitzungen Ausgewählte Beschlussgege-ständen externer (gemeinsamer) Sitzungen Formalien - Protokollierung

Ausgewählte Beschlussgegenstände externer Sitzungen Mustersatzung § 28 b): Grundsätze für die Vergabe von Genossenschaftswohnungen Anknüpfend z. B. an: Dauer der Mitgliedschaft Wohnungsgröße Wohnungsberechtigung 1961 vom GdW Mustervergabeordnung herausgegeben, individuell langjährig weiter entwickelt, könnte als Beschlussgrundlage dienen. Einleitung Gesetzliche Grundlagen Begrifflichkeiten Ausgewählte Beschlussgegen-stände interner Sitzungen Ausgewählte Beschlussgege-ständen externer (gemeinsamer) Sitzungen Formalien - Protokollierung

Ausgewählte Beschlussgegenstände externer Sitzungen Mustersatzung § 28 g): Grundsätze für Nichtmitgliedergeschäfte Verschiedene Fallkonstellationen möglich gestaltbarer Beschluss Offene Satzungsregelung (§§ 2 i.V.m. § 28 g), könnte auch direkt in Satzung festgelegt werden) Einleitung Gesetzliche Grundlagen Begrifflichkeit Ausgewählte Beschlussgegen-stände interner Sitzungen Ausgewählte Beschlussgege-ständen externer (gemeinsamer) Sitzungen Formalien - Protokollierung

Ausgewählte Beschlussgegenstände externer Sitzungen- Formulierungsbeispiele Formulierungsbeispiel zu Grundsätzen für Nichtmitgliedergeschäfte (Einleitung bleibt bei sämtlichen nachfolgenden Formulierungsbeispielen gleich): „In Ausführung von § 2 bzw. § 28 g) der Satzung beschließen Aufsichtsrat und Vorstand nach gemeinsamer Beratung in getrennter Abstimmung: Wohnungen der Genossenschaft werden ausschließlich an Mitglieder der Genossenschaft vermietet. Nichtmitgliedergeschäfte sind nur zugelassen, sofern sie mietrechtlich unumgänglich sind.“

Ausgewählte Beschlussgegenstände externer Sitzungen- Formulierungsbeispiele Formulierungsbeispiel – eingeschränkte Formulierung mit genauer Benennung der Ausnahmefälle: „... Wohnungen der Genossenschaft werden in erster Linie an Mitglieder der Genossenschaft vermietet. Nichtmitgliedergeschäfte sind in diesem Bereich nur mit Studenten und/oder Auszubildenden gestattet.“

Ausgewählte Beschlussgegenstände externer Sitzungen- Formulierungsbeispiele Formulierungsbeispiel – offene Formulierung bezüglich Nichtmitgliedergeschäften: „... Wohnungen können auch an Nichtmitglieder vermietet werden. Gemäß § 14 Abs. 1 der Satzung sind sie jedoch in erster Linie an Mitglieder der Genossenschaft zu vermieten“

Ausgewählte Beschlussgegenstände externer Sitzungen- Formulierungsbeispiele Formulierungsbeispiel - Berücksichtigung Problematik Verbraucherinsolvenz eines Mitglieds: „... Wohnungen der Genossenschaft werden ausschließlich an Mitglieder der Genossenschaft vermietet. Aus einer Kündigung der Mitgliedschaft folgt der Verlust der Wohnung. Nichtmitgliedergeschäfte sind grundsätzlich gestattet bei der Vermietung von - Gewerberaum der Genossenschaft - Garagen der Genossenschaft Mitglieder sind bei der Vergabe grundsätzlich jedoch bevorzugt zu berücksichtigen. Die Entscheidung über die Zuweisung obliegt dem Vorstand.“

Ausgewählte Beschlussgegenstände externer Sitzungen Mustersatzung § 28 j): Die Grundsätze der Ausgabe von Inhaberschuldverschreibungen Regelung der Ausgabemodalitäten erfolgt vorab durch Beratung in Vorstand und Aufsichtsrat. Formulierungsdiskussionen in der Generalversammlung sollten vermieden werden. Entsprechende Satzungsregelung ist zu empfehlen: Die Versammlung entscheidet nach Vorlage von Vorstand und Aufsichtsrat zur Ausgabe Inhaberschuldverschreibungen Einleitung Gesetzliche Grundlagen Begrifflichkeiten Ausgewählte Beschlussgegen-stände interner Sitzungen Ausgewählte Beschlussgege-ständen externer (gemeinsamer) Sitzungen Formalien - Protokollierung

Formalien - Protokollierung Keine Ausführungen hierzu im Gesetz. § 29 Abs. 3 der Mustersatzung legt fest, dass Niederschriften zu verfassen sind Mindestinhalt: Beschlüsse im Wortlaut sowie Abstimmungsergebnis Berücksichtigung Diskussionsbeiträge wenn sachdienlich oder gewünscht Unterzeichnung durch Vorsitzenden, Schriftführer und bei Protokoll gemeinsamer Beratungen von einem Vorstandsmitglied (§ 29 Abs.3 der Mustersatzung) Einleitung Gesetzliche Grundlagen Begrifflichkeiten Ausgewählte Beschlussgegen-stände interner Sitzungen Ausgewählte Beschlussgegen-ständen externer (gemeinsamer) Sitzungen Formalien - Protokollierung

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! RAin Mirjam Luserke Referentin Recht Verband Sächsischer Wohnungsgenossenschaften e.V.