Projektsteuerung / Berichtswesen Inhalt: Instrument des Berichtswesens Durchführung: Lehrgespräch Ergebniserwartung: Erwerb von Kenntnissen in Bezug auf gängige Berichterstattungsformen WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektsteuerung / Berichtswesen

Projektsteuerung / Berichtswesen Voraussetzung für eine effiziente Projektsteuerung ist, daß die Entscheidungsträger Kenntnis sämtlicher relevanter Informationen besitzen. Ziel der Berichterstellung ist es daher, die richtige Information in der richtigen Qualität und Quantität zur richtigen Zeit und am richtigen Ort für die richtige Person zur Verfügung zu stellen. Projektsteuerung / Berichtswesen WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

Häufig auftretende Probleme in der Praxis Berichtswesen: Häufig auftretende Probleme in der Praxis Die Projektteammitglieder reden aneinander vorbei, da Begriffe unterschiedlich ausgelegt und Situationen unterschiedlich interpretiert werden. Vom Projektleiter oder einzelnen Projektteammitgliedern werden Entscheidungen getroffen, ohne sie mit den betroffenen Personen abgestimmt oder diese informiert zu haben. Aufgrund mangelnder Informationen über den aktuellen Projektstatus oder zukünftige Projektstrategien sind die Beteiligten verunsichert oder verfolgen selbst definierte Ziele. Alle am Projekt Beteiligten erhalten die gleichen Projektberichte, so daß es für den einzelnen fast unmöglich wird, die für ihn relevanten Informationen zu selektieren. Projektsteuerung / Berichtswesen WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

eines Projektinformationssystems Komponenten eines Projektinformationssystems INFORMATIONSSYSTEM Mündliche Kommunikation Berichtswesen Dokumentation Informelle Gespräche Kick-off-Meeting Projekt-Start-Sitzung Projektplanungsworkshops Koordinationssitzungen Projektabschlusssitzung Projektdefinition Projektfortschrittsberichte Protokolle Projektabschlußbericht Projekthandbuch Ablagesystem Projektsteuerung / Berichtswesen WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

Aufgaben des Berichtswesens Es soll einen schnellen, einfachen Projektüberblick ermöglichen. Es soll frühzeitig und klar Probleme und Risiken aufzeigen. Projektsteuerung / Berichtswesen WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

Arten des Informationsaustausches Die formelle Art des Informationsaustausches Wie Worüber Wann Warum Wen Wer Die informelle Art des Informationsaustausches Es gibt Regeln und Formen des Informationsaustausches. Der Informationsaustausch ist keinen Regeln unterworfen. Projektsteuerung / Berichtswesen WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

eines Projektinformationssystems Aufbau und Planung eines Projektinformationssystems Bei Realisierung der Projektstartsitzung sollten auch die wesentlichen Bestandteile des Projektinformationssystems zwischen den Beteiligten vereinbart werden. Dazu eignet sich der folgende Ablauf: 1. Analyse der Zielgruppen (Projektumfeldanalyse). 2. Definition der Aufgaben des Projektes (PSP). 3. Erhebung und Definition des Informationsbedarfs je Zielgruppe. 4. Auswahl der geeigneten Kommunikationsintrumente. Projektsteuerung / Berichtswesen WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

eines Projektinformationssystems Aufbau und Planung eines Projektinformationssystems Kommunikations- instrument Ersteller, Absender Adressat, Zielgruppe Ziel, Inhalt Häufigkeit, Termin Projektsteuerung / Berichtswesen WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

Hinweise zum Projektinformationssystem Informationen sollten immer auf den jeweiligen Adressaten abgestimmt sein. Moderne EDV-Anwendersoftware ermöglicht ein professionelles und doch einfach zu handhabendes Informationssystem. Auf jedes Dokument sollte die dazugehörige Arbeitspaketnummer geschrieben werden. Der PSP sollte als Inhaltsverzeichnis für die Ablage verwendet werden. Auch bei der Ablage mittels des PC sollte dieselbe Ablagestruktur verwendet werden. Unternehmen, die des öfteren Projekte durchführen, haben eine Projektmanagementstelle, die Erfahrungen über die bereits realisierten und gerade laufenden Projekte sammelt (z.B. Projektdefinitionen, Projektabschlußberichte, Projekthandbücher etc.). Projektsteuerung / Berichtswesen WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

Merkmale des Berichtswesens 1. Hierarchische Gliederung. 2. Wenige standardisierte Dokumente für jeden Benutzer. 3. Projektstatus muß auf einen Blick erkennbar sein. 4. Harte und weiche Daten sollten enthalten sein. 5. Probleme und Risiken sollten klar gekennzeichnet sein. 6. Trendanalysen sollten enthalten sein. 7. Bei Planabweichungen sollten mögliche Gegenmaßnahmen aufgezeigt werden. 8. Rechtzeitige Entscheidungen und Aktionen sollten sichergestellt sein. Projektsteuerung / Berichtswesen WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

Berichtszeitpunkte während des Projektablaufs Projektabschlußbericht Projekt Start-Up regelmäßiger Bericht  täglich  wöchentlich  14tägig  monatlich  usw. Bericht in Ausnahmesituationen Die Statusermittlung wird sofort durchgeführt. Meilenstein-Bericht Bericht im Falle des erfolgreichen Eintretens eines Meilensteines. Projektsteuerung / Berichtswesen WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

Projektsteuerung / Berichtswesen Berichtsplan Berichtsarten Ersteller Empfänger Form Berichtszyklus Auftraggeberorientiert: Sofortberichte Statusberichte Zwischenpräsentationen Endpräsentationen Interne Berichte: Situationsbericht Abschlußbericht AP / TPL / PL TPL / PL PL / TPL / AL PK / GL / AG Formblatt Vortrag bei Bedarf monatlich meilensteinabhängig nach Projektabschluß PL PL GL GL Formblatt monatlich nach Projektabschluß AG = Auftraggeber GL = Geschäftsleitung TPL = Teilprojektleiter AL = Abteilungsleiter PL = Projektleiter AP = Arbeitspaketverantwortlicher PK = Projektkomitee Projektsteuerung / Berichtswesen WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

Projektsteuerung / Berichtswesen Projektbericht Adressat: Zeitpunkt / Häufigkeit: Inhalt: Umfang: interner Auftraggeber Mitglieder der Projektorganisation zu Projektbeginn bei wesentlichen Planänderungen Problemstellung, Ausgangssituation Zielsetzungen, geplantes Arbeitsergebnis kritische Erfolgsfaktoren Hauptaufgaben Meilensteine / Termine grobe Kostenplanung, geschätzter Arbeitsaufwand Rollen, Kompetenzen, Verantwortung (Auftraggeber, Auftragnehmer, Projektmitarbeiter, Ansprechpartner) 1-4 Seiten (ohne Beilagen) Projektsteuerung / Berichtswesen WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

Projektfortschrittsberichte Adressat: Zeitpunkt / Häufigkeit: Inhalt: Umfang: Projektauftraggeber gesamte Projektorganisation zu den bei Projektbeginn festgelegten Zeitpunkten (z.B. monatlich) Leistungsfortschritt, Terminfortschritt, Kostenstatus besondere Problemstellungen, Abweichungen Feststellen eines Entscheidungsbedarfs wichtige inhaltliche Ergebnisse Wie geht es weiter ? (nächste Schritte) je nach Projekt 2-10 Seiten Projektsteuerung / Berichtswesen WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

Projektfortschrittsbericht Projekt: Projekt-Nr.: Stand: Projektauftraggeber: Projektleiter: Termine: % abgeschlossen Start Erwartetes Ende Planende Abweichung Kosten: Ist-Kosten Rest-Kosten Erw. Ges.-Kosten Plan-Kosten Abweichung Aufwände: Ist-Aufwand Rest-Aufwand Erw. Ges.-Aufwand Plan-Aufwand Abweichung ja nein Vorstandsbeschluß erforderlich: Ziel des Beschlusses: Status: Abweichungsbegründung / Konsequenzen / Maßnahmen: Terminplan Kostenplan Aufwandsplan Ressourcenhistogramm Begründung Konsequenzen Maßnahmen Sonstige Anlagen Projektsteuerung / Berichtswesen WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

Projektstatusbericht: Inhalt 1. Schlagzeilen: 2. Sachstand: 3. Terminsituation: 4. Kostensituation: 5. Unterauftragnehmer, Vertragssituation, Sonstiges: wichtigste gegenwärtige und zu erwartende Ereignisse, Probleme und Trends wesentliche Ereignisse, Ergebnisse, technische Problemzonen, Lösungsmöglichkeiten, Maßnahmen und Risikoeinschätzung im gegenwärtigen Berichtszeitraum; vorgesehene Ziele, Ereignisse, Tätigkeiten für den folgenden Zeitraum. Meilenstein-Trendanalyse mit Erläuterungen zu den dargestellten Situationen, Problemen, Verschiebungen; oder Balkenplan mit Plan-Ist-Vergleich und zugehörigen Kommentaren Plan-Ist-Vergleich mit Freigabe, Obligo, Vertragswert, Überzügen sowie entsprechende Bemerkungen zu Abweichungen, Veränderungen; Fertigstellungswert, Kosten-Trendanalyse ggf. Situation bei den Unterauftragnehmern; Stand der Vertragsverhandlungen, Angebote; nicht erfüllbare Garantieleistungen, Gewährleistungen; Markt- und Wettbewerbssituation Projektsteuerung / Berichtswesen WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

Der Projektabschlußbericht: Anforderungen und Inhalte Adressat: Zeitpunkt: Inhalt: Umfang: interner Auftraggeber ausgewählte Personen der Projektorganisation zu Projektende Gesamtbeurteilung des abgewickelten Projektes Darstellung des Projektverlaufs: Ausgangslage, Vorgehensweise Darstellung der Projektergebnisse: erbrachte Leistungen, Termine, verbrauchte Kosten und Personaleinsatz, Abweichungsanalysen Besondere Ereignisse, Problemstellungen und Lösungen im Projektverlauf Gemachte Erfahrungen für zukünftige Nutzung, Stärken-Schwächen-Analyse Wie geht es nach Projektende weiter (Empfehlungen) ? je nach Projekt 2- 10 Seiten, zusätzlich diverse Beilagen (nach Patzak) Projektsteuerung / Berichtswesen WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

Projektabschlußbericht vorläufig: endgültig: Projektabschlußbericht Projekt: Projektleiter: Ziele: Ursprüngliche Ziele: Zieländerungen: Projekt-Nr.: Datum: Interner Auftraggeber: Termine: Kosten: Aufwände: Ergebnis: Ist-Ende Plan-Ende Abweichung Ist-Kosten Plan-Kosten Abweichung Ist-Aufwand Plan-Aufwand Abweichung Abweichungsbegründung / Konsequenzen / offene Angaben: Projektleiter: Auftraggeber: Terminplan Kostenplan Aufwandsplan Begründung Konsequenzen Maßnahmen Sonstige Anlagen: (nach Patzak) Projektsteuerung / Berichtswesen WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

Projektsteuerung / Berichtswesen Projekthandbuch 1. Zieldefinition und Leistungsplanung: 1.1 Abgrenzung, Ziele (Projektdefinition) 1.2 Objektgliederung (Pflichtenheft und Leistungsspezifikation) 1.3 Aufgabengliederung (Projektphasen, Projektstrukturplan) 1.4 Aufgabenspezifikation 1.5 Schnittstellen im Projekt 1.6 Definition der Abnahmeprozedur 2. Projektumfeld: 3. Projektorganisation: 3.1 Beschreibung der Rollen und Teams 3.2 graphische Darstellung der Projektorganisation 3.3 Aufgaben- und Verantwortlichkeitsverteilung 3.4 Ansprechpartner und Adressen 4. Projektplanung: 4.1 Terminplanung 4.2 Ressourcenplanung 4.3 Kostenplanung 5. Qualitätsmanagement: 5.1 Definition von Qualitätskriterien 5.2 organisatorische Regelungen 5.3 laufende Qualitätssicherung 6. Projektinformationswesen und -kommunikation 6.1 Sitzungsplanung 6.2 Fortschrittsberichte 6.3 Sitzungsprotokolle 6.4 Ablagestrukturen 7. Projekt-Controlling 8. Projektabschluß Projektsteuerung / Berichtswesen WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

Projektbezogene Ablage Dokumentation ist ganz allgemein die nutzungsgerechte Zusammenstellung und Ordnung sowie Nutzbarmachung von Dokumenten: Die Zusammenstellung umfaßt im Projektmanagement die Auswahl all jener Dokumente (Akten, Schriftstücke und Projektunterlagen), die für eine Nutzung in kommenden Projektphasen sowie nach Projektbeendigung in weiteren Projekten benötigt werden. Die Ordnung umfaßt das Aufbauen von Ablagekriterien und Zuordnen der Dokumente (Klassifizieren) zu diesem Ordnungssystem. Hierfür ist eine logisch strukturierte Ablageordnung zu schaffen. Im Projektmanagement hat sich eine den PSP abbildende Logik der Projektlage bewährt. Die Nutzbarmachung von Dokumenten umfaßt alle Maßnahmen, die das Auffinden, den Zugriff und die rasche Aufnahme von Information für zukünftige Projektaufgaben erleichtern. Hierfür ist das Beschlagworten (Indizieren) der ausgewählten Projektdokumente, im Fall einer physischen Ablage auch das Vorsehen eines Deckblattes zur Orientierung über Inhalt und Nutzung (Kommentar) erforderlich (kontextorientierte Inhaltsanalyse). Projektsteuerung / Berichtswesen WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

Projektdokumentation: Ziele Ziele einer Projektdokumentation sind: Den im Projektteam neu aufgenommenen Mitarbeitern, z.B. bei Personalwechsel sowie bei Eintritt in neue Projektphasen, die Einarbeitung zu erleichtern und eine rasche Orientierung über das Projekt zu ermöglichen. Im Sinne einer Qualitätssicherung und Produkthaftung die Nachvollziehbarkeit des Projektablaufs zu garantieren. Interessierten Personen nach Projektabschluß die Nutzung von im Projekt gemachten Erfahrungen zu erleichtern. Projektsteuerung / Berichtswesen WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

Projektdokumentation: Voraussetzungen Ein Projektdokumentationssystem sollte folgende Voraussetzungen erfüllen: transparente, nachvollziehbare Gliederung durchgängige Gliederung (chronologisch, nach Sachthemen, Arbeitspaketen etc.) Verweissystem, wo weitere Dokumente zu finden sind möglichst personenunabhängige Lesbarkeit und Verständlichkeit Projektsteuerung / Berichtswesen WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

Daten des Berichtswesens Das Berichtswesen muß grundsätzlich alle Größen darstellen, bei denen Abweichungen auftreten können und die daher gesteuert werden müssen. Weiche Daten Harte Daten objektiv meßbare, erfaßbare Daten, wie z.B.: Termine Kosten Personalsituation Projektorganisation subjektive, psychisch / soziale Daten, wie z.B.: aufgetretene Probleme Motivation der Beteiligten Verhalten von Projektmitarbeitern Kommunikation / Information Erwartungen / Gerüchte Projektsteuerung / Berichtswesen WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

Bearbeitungsstufen des Berichtswesens Datengewinnung Datenerfassung Datenauswahl Datenkontrolle Datendarstellung Datennutzung Wie erhält man die gewünschten Daten ? Wo werden diese Daten erfaßt ? Welche Daten wählt man aus ? Sind die Daten zuverlässig ? Welche Form der Darstellung eignet sich für die Daten ? Wer nutzt die Daten, wie und wofür ? Projektsteuerung / Berichtswesen WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

Methoden der Datengewinnung formale Abfragen Beobachtung Review teamorientierte Datengewinnung Formale Abfragen durch einen Mitarbeiter. „Terminjäger“ Meilenstein-Trendanalyse Kosten-Trendanalyse Formale Berichterstattung über: Rückmeldelisten Kostenerfassungsbelege Stundenschreibung Projektsteuerung / Berichtswesen WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

Erfassung der Daten Projekt AP TP TP AP TP Ebenen der Datenerfassung: Arbeitspakete Teilprodukte, -systeme ausführende Stellen AP AP AP AP AP AP AP AP AP Projektsteuerung / Berichtswesen WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

Projektsteuerung / Berichtswesen Ist-Daten-Erfassung A. Leistung B. Termine C. Ressourcen D. Kosten Menge Qualität % Fertigstellungsgrad je Arbeitspaket Abnahmeergebnisse durchgeführte Qualitätsprüfungen Dokumentation der Erfüllung von Qualitätsmerkmalen Ist-Start der laufenden Arbeitspakete Ist-Ende der laufenden Arbeitspakete noch zu erwartende Dauer (Restdauer) bis zum Stichtag eingesetzte Mengen (Personenstunden, Materialmengen, etc.) noch zu erwartende Mengen (Restmengen) Ist-Kosten Noch zu erwartende Kosten (Restkosten / Cost-to-Completion) Projektsteuerung / Berichtswesen WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

Projektsteuerung / Berichtswesen Darstellung der Daten Eine prägnante graphische Darstellung ist einer umfangreichen textlichen Darstellung vorzuziehen. Balkenplan Netzplan Meilensteinplan Meilenstein-Trendchart Berichtszeitpunkte 1 2 3 4 Meilensteintermine Kosten-Trendanalyse Kosten / Zeit Kurve Formblätter / Tabellen Business-Graphiken Projektsteuerung / Berichtswesen WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement