Herzlich Willkommen zur Schulung Berichterstattung mit EUREKA!-Online

Schulungsthemen Allgemeines zur Berichterstattung mit EUREKA! Inhaltliche und Technische Voraussetzungen Ablauf der Berichterstattung Wirtschaftsprüfererklärung Umgang mit Korrekturen Verbleibsuntersuchung Zugang zu EUREKA! Übungsaufgaben

Allg. zur Online-Berichterstattung Die Online-Berichterstattung erfolgt ausschließlich im Internet Alle am Verfahren Beteiligten arbeiten im Internet-Computingsystem EUREKA! fertiggestellte Berichtsunterlagen werden nicht per Post sondern im Internet an den zuständigen Empfänger, wie z.B. die Fachverwaltungen oder ECG weitergereicht Berichte eines ESF-Projektes können nur nacheinander und nicht parallel bearbeitet werden

Inhaltliche Voraussetzungen Ein bewilligtes ESF-Projekt mit Projekttyp Qualifizierung und einer Laufzeit über den 30.06.02 hinaus Die Berichterstattung ist Online nur dann möglich, wenn Fachverwaltung und Träger am Online-Verfahren teilnehmen (keine parallele Bearbeitung Offline-Online möglich) Vor Beginn der Online-Berichterstattung muss eine Freischaltung der ESF-Projekte bei ECG erfolgen, die Online bearbeitet werden sollen Projektbezogene Bearbeitung der angemeldeten Projekte ist in Online abzuschließen

Technische Voraussetzungen Mindestanforderungen: 56 k Modem (Übertragungsrate von 56 kbit/s Pentium 90 (90 MHz Taktfrequenz) Analoge Telefonleitung

Technische Voraussetzungen Empfehlung: Digitale Telefonleitung Einfacher ISDN-Anschluss (eine Leitung mit 64 kbit/s) Ab Pentium III (400 MHz Taktfrequenz)

Technische Voraussetzungen Zugangssoftware: Microsoft Internet Explorer ab 5.0 Adobe Acrobat Reader ab 5.0

Datensicherung für die Projektebene Datensicherung der Projektdaten Tägliche Sicherung aller Daten erfolgt bei ECG Eine Sicherung des Datenbestandes beim Nutzer entfällt somit Ein Ausfall der Technik oder der Verbindung beim Nutzer hat damit keinen Datenverlust zur Folge Alle am Verfahren Beteiligten greifen auf die gleichen Primärdaten entsprechend der vergebenen Zugriffsrechte zu

Ablauf der Online-Berichterstattung kumulativer Verwendungs-nachweis Zwischen-bericht-erstattung TRS Träger Träger

Ablauf der Online-Berichterstattung Zwischenbericht Jahresbericht 01.01.-31.12. Zwischenbericht Zwischenbericht Träger EUREKA!

Ablauf der Online-Berichterstattung Endbericht Summe aller Zwischenberichte der Projektlaufzeit EUREKA! EUREKA!

Ablauf der Online-Berichterstattung Zwischenberichte werden manuell vom Träger mit Programmunterstützung (Übernahme TRS + Verwendungsnachweis) im Internet erstellt Berichtsunterlagen sind zu legitimieren und an Fachverwaltung und ECG in EUREKA! online weiterzureichen ZB ZB

Ablauf der Online-Berichterstattung Jahresberichte und Endberichte erfordern keine aktive Handlung und werden automatisch vom EUREKA!-Programm aus den vorhandenen Zwischenberichten erstellt können nur im EUREKA!-Programm angezeigt oder ausgedruckt werden kein manueller Zugriff möglich

Ablauf der Online-Berichterstattung Wirtschaftsprüfung Bestandteil der Berichtspflicht zur Verwendungs-nachweisprüfung zur Sicherung der Umsetzung der EU-Finanzkontrollverordnung 438/2001 bezieht sich auf die Projektverwaltung und Ordnungsmäßigkeit der tatsächlichen Ausgaben- und Einnahmebelege ist durch einen vom Projektträger zu beauftragenden unabhängigen Wirtschaftsprüfer oder vereidigten Buchprüfer durchzuführen Kosten für die Wirtschaftsprüfung müssen bereits Bestandteil der Prüfung sein, Rückstellungen sind nicht möglich Inca Für Beihilfe BA muss zum EB nur das HH-Referat mitzeichnen, dass Stichprobenartig geprüft wurde.

Ablauf der Online-Berichterstattung Wirtschaftsprüfung In EUREKA! unter <Berichtsformular> im <Druck> Formgebunden es wird in drei Formularen zur Bestätigung der Wirtschaftsprüfung unterschieden externe Wirtschaftsprüfung ohne Korrekturen externe Wirtschaftsprüfung mit Korrekturen Versagung durch den Wirtschaftsprüfer Inca Umschaltung ins EUREKA!-Programm Ausdruck unter <Berichte><Formulardruck><Wirtschaftsprüfererklärung>... Beim Druck werden Projektbezogene Daten ins Formular übernommen. Ggf. notwendige Korrekturen müssen vor Ausdruck in den Bericht eingearbeitet werden.

Ablauf der Online-Berichterstattung Umgang mit Korrekturen Die Notwendigkeit zu Korrekturen kann sich i.d.R. aus zwei Gründen ergeben eine bereits vorhandene Abrechnungsposition muss korrigiert werden ein noch nicht erfasster („vergessener“) Beleg muss nachträglich abgerechnet werden

Umgang mit Korrekturen eine Korrektur der Einnahmen und Ausgaben er-folgt grundsätzlich im aktuellen Zwischenbericht durch Saldobildung (sog. „Korrektureintrag“) Für eine Korrektur der Abrechnung muss prinzipiell immer ein neuer zusätzlicher Datensatz im VWN erzeugt werden. Die „fehlerhafte“ Position verbleibt unverändert im VWN! Zugriff darauf wird durch EUREKA! gesperrt. ein Korrekturdatensatz muss immer erläutert wer-den und ggf. den Zusammenhang zur korrigierten Abrechnungsposition im VWN darstellen

Ablauf der Online-Berichterstattung Verbleib nach 4 Wochen Erfassung des Verbleibs 4 Wochen nach Projektaustritt des Teilnehmers Erfassung erfolgt im TRS pro Teilnehmer Meldung erfolgt mit Abgabe der laufenden Berichterstattung mit Einreichung des EB muss für jeden Teilnehmer der Verbleib nach 4 Wochen erfasst sein Verbleib nach 6 Monaten Erfassung des Verbleibs 6 Monate nach Projektaustritt des Teilnehmers Erfassung erfolgt im TRS pro Teilnehmer Meldung erfolgt mit Abgabe des TRS und Ausdruck des Formulars 6 Monate nach Projektende für jeden Teilnehmer muss der Verbleib nach 6 Monaten erfasst werden

Ablauf der Online-Berichterstattung Bearbeitungsphasen Ein ESF-Projekt durchläuft verschiedene Online-Bearbeitungsphasen bei allen Beteiligten Der Bearbeitungszustand wird durch einen Status gekennzeichnet, der für jeden am Verfahren Beteiligten sichtbar ist Unterstützt wird der Bearbeitungsablauf durch E-Mail-Nachrichten bei Änderung eines Bearbeitungszustandes

Ablauf der Online-Berichterstattung 01: Bericht beim Träger 02: Bericht zur Prüfung bei FV 1: Bericht zur Prüfung bei ECG 2: Bericht vollstän-dig

Ablauf der Online-Berichterstattung Die Bearbeitungsphasen eines ESF-Projektes sind mit unterschiedlichen Lese- und Schreibrechten verbunden Prinzipielle Leserechte hat jeder am Verfahren Beteiligte mit den folgenden Einschränkungen: Träger haben Leserechte nur für die eigenen Projekte, bei denen diese als Projektträger erfasst sind Fachverwaltung hat Leserechte für die zu dieser FV gehörenden ESF-Projekte ECG hat Leserechte für alle Projekte Schreibrechte hängen vom Bearbeitungsstatus ab

Ablauf der Online-Berichterstattung Fachver- waltung Träger EUREKA! im Internet ECG Träger

Zugang zu EUREKA! Zugang befindet sich auf unserer Homepage www.ecg.de über ESF-Logo des Landes Berlin Geschützt durch Passwortabfrage Passwort wird von den EUREKA!-Nutzern selbst in einer ebenfalls passwort- geschützen Nutzerverwaltung organisiert

Lösen der Übungsaufgaben von A bis E in EUREKA!-Online!