Zentrale Registratur Präzisa Immobilien GmbH & Co. Verwaltungs KG Nutzungsgerechter Aufbau Projekt mit der FH Potsdam, Studiengang Archiv Karin Schwarz – FH Potsdam, FB Informationswissenschaften

Zugänglichkeit und Auffindbarkeit Ziel des Projekts: Ist-Zustand und Ziele Elektronische Erfassung Zeitplan Erfassung Empfehlun-gen für Aufbe-wahrung Logistik Empfehlun-gen für einheitliche Schriftgutver-waltung Verbesserung der Zugänglichkeit und Auffindbarkeit der Akten in der Altregistratur Dr. Karin Schwarz – FH Potsdam, FB Informationswissenschaften

konkret: 1. Elektronische Erfassung der Akten Ist-Zustand und Ziele Elektronische Erfassung Zeitplan Erfassung Empfehlun-gen für Aufbe-wahrung Logistik Empfehlun-gen für einheitliche Schriftgutver-waltung 1. Elektronische Erfassung der Akten 2. Empfehlung für die Aufbewahrung der Altregistratur 3. Empfehlungen für einheitliche Regelungen in der Schriftgutverwaltung Karin Schwarz – FH Potsdam, FB Informationswissenschaften

Elektronische Erfassung der Akten Ist-Zustand und Ziele Elektronische Erfassung Zeitplan Erfassung Empfehlun-gen für Aufbe-wahrung Logistik Empfehlun-gen für einheitliche Schriftgutver-waltung 1. Integration einer Erfassungsmaske in die bestehende Datenbank bei Präzisa 2. Erfassung in diese Maske durch PraktikantInnen der FH Potsdam Karin Schwarz – FH Potsdam, FB Informationswissenschaften

Erfassungsmaske Anforderungen: Ist-Zustand und Ziele Elektronische Erfassung Zeitplan Erfassung Empfehlun-gen für Aufbe-wahrung Logistik Empfehlun-gen für einheitliche Schriftgutver-waltung Anforderungen: Recherchierbarkeit der Akten insbesondere nach: Objekten Laufzeiten Aufbewahrungsfristen Aktentiteln leicht handhabbar auch für die zukünftige Erfassung der Akten Karin Schwarz – FH Potsdam, FB Informationswissenschaften

Erfassungsmaske (Beispiel) Aktennummer: Aktentitel: 2 Möglichkeiten (Entscheidung liegt bei Präzisa): 1. lfd. Nummer: 2. Team + lfd. Nummer: Freies Textfeld für „Originaltitel“ Übernahme des Aktentitels vom Aktenrücken Originaltitel: Normiertes Feld mit Drop-down-Menü Bsp.: Wirtschaftsplan Umlagenabrechnungen Verwalterabrechnungen … Laufzeit: - von – bis Datum Objektnummer: Aufbewahrungsfrist: Angabe des Zeitpunktes, wann eine Akte vernichtet bzw. an den Eigentümer des Objektes abgegeben werden kann Eingabefeld für die Objektnummern, welche in der Akte vorkommen Ltd. Team: Memo: Angabe des letzten bearbeitenden Teams der Akte freies Feld in dem Bemerkungen eingefügt werden können das Feld ist nicht recherchierbar Feld dient dem Kenntlichmachen, ob die Akte bei einem Vorverwalter oder bei Präzisa entstanden ist Feld mit einem Default – Wert (feststehend), mit der Möglichkeit erweitert zu werden Aufbewahrungsort: Vorverwalter: Präzisa: Übersicht erstellt von: U. Hanschke, S. Kiesling, A. Pannier, A. Piel , A. Wolf

Beispieldatensatz Aktennummer: 1263 Aktentitel: Kapitalertragssteuer Originaltitel: Steuer 2003 Laufzeit: 2003 - 2004 Objektnummer: 0 123 456 01 Aufbewahrungsfrist: 2014 0 987 654 02 Ltd. Team: 2 0 678 910 03 Memo: Akte möchte der Eigentümer nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist bekommen 0 111 222 09 Aufbewahrungsort: xxx Vorverwalter: Präzisa: ja Übersicht erstellt von: U. Hanschke, S. Kiesling, A. Pannier, A. Piel , A. Wolf

Zeitplan für die Umsetzung Ist-Zustand und Ziele Elektronische Erfassung Zeitplan Erfassung Empfehlun-gen für Aufbe-wahrung Logistik Empfehlun-gen für einheitliche Schriftgutver-waltung Zu erfassen: ca. 17.500 Akten Bearbeitungszeit pro Akte: x 5 Minuten ________________________________________________________________________________ bei einer 40 Stunden-Woche 36 Wochen bei vier Bearbeitern, pro Bearbeiter 9 Wochen Zeitraum: für die Erfassung: 16. Juli – 21 September, da eine Bearbeiterin nur 5 Wochen zur Verfügung steht. 3 BearbeiterInnen à 10 Wochen 1 Bearbeiterin für 5 Wochen Karin Schwarz – FH Potsdam, FB Informationswissenschaften

Empfehlung für die Aufbewahrung der Altregistratur Ist-Zustand und Ziele Elektronische Erfassung Zeitplan Erfassung Empfehlun-gen für Aufbe-wahrung Logistik Empfehlun-gen für einheitliche Schriftgutver-waltung 1. Aufstellungssystematik (Reihenfolge der Akten) 2. Aufstellungstechnik (Regale und Schränke) Karin Schwarz – FH Potsdam, FB Informationswissenschaften

Aufstellungssystematik Ist-Zustand und Ziele Elektronische Erfassung Zeitplan Erfassung Empfehlun-gen für Aufbe-wahrung Logistik Empfehlun-gen für einheitliche Schriftgutver-waltung Zwei verschiedene Varianten möglich: 1. Aufstellung nach laufender Nummer schnellere Erfassung Auffinden nur über die Datenbank nicht vor Regal kein Umräumen bei Teamwechsel, keine Lücken für künftige Akten nötig 2. Aufstellung nach Teams, innerhalb der Teams geordnet nach (alten) Aktentiteln Ordnungstätigkeit vor der Erfassung Auffinden über Datenbank und Regal Umräumen bei Teamwechsel, Lücken für künftige Akten Karin Schwarz – FH Potsdam, FB Informationswissenschaften

Aufstellungstechnik Anforderungen: Ist-Zustand und Ziele Elektronische Erfassung Zeitplan Erfassung Empfehlun-gen für Aufbe-wahrung Logistik Empfehlun-gen für einheitliche Schriftgutver-waltung Anforderungen: archivgerechte Aktenregale für 17.500 Akten abschließbare Schränke, bspw. für Personalakten Karin Schwarz – FH Potsdam, FB Informationswissenschaften

Aufstellungstechnik Merkmale: Ist-Zustand und Ziele Elektronische Erfassung Zeitplan Erfassung Empfehlun-gen für Aufbe-wahrung Logistik Empfehlun-gen für einheitliche Schriftgutver-waltung Merkmale: standsichere, GS-geprüfte Regale für die Aktenaufbewahrung Maße pro Regaleinheit: 2m Höhe x 1m Breite x 60 cm Tiefe, von beiden Seiten bestückbar 5 Fachböden für insgesamt 120 Aktenordner (9 lfm), evtl. mit Mittelschiene Berücksichtigung von Verkehrswegen und Durchgängen Karin Schwarz – FH Potsdam, FB Informationswissenschaften

Aufstellungstechnik Bsp. Firma technigro, Petershagen b. Berlin (Lieferzeit: bis 6 Tage) Schraubgrundregal (ohne Mittelschiene) Büroregal (mit Mittelschiene) Kosten pro Regaleinheit (120 Akten) 26 Grundregale à ca. 80,- € 110 Anbauregale à ca. 60,- € 26 Grundregale à 98,90 € 110 Anbauregale à 86,70 € Gesamt (plus MWSt): ca. 8.680 11.838,40 € Aufbauzeit 1. Regal: 1 Stunde, ab 2. Regal: ½ Stunde Gewicht Grundregal: 34 kg Anbauregal: 28 kg Grundregal: 36 kg Anbauregal: 30 kg Dr. Karin Schwarz – FH Potsdam, FB Informationswissenschaften

Logistik Ablaufszenario: Umsetzung in Etappen (möglichst Teamweise): Ist-Zustand und Ziele Elektronische Erfassung Zeitplan Erfassung Empfehlun-gen für Aufbe-wahrung Logistik Empfehlun-gen für einheitliche Schriftgutver-waltung Ablaufszenario: Umsetzung in Etappen (möglichst Teamweise): 1. Aufstellen der Regale in einem Teilbereich 2. Bestückung der Regale mit Akten 3. Vergabe der lfd. Nummer auf dem Aktenrücken 4. Erfassung der Akten Dabei: Heraussortieren aussonderungsreifer Akten 5. Abfrage beim Eigentümer über Verbleib dieser Akten 6. Versendung oder Vernichtung dieser Akten Dr. Karin Schwarz – FH Potsdam, FB Informationswissenschaften

Empfehlungen für einheitliche Regelungen in der Schriftgutverwaltung Ist-Zustand und Ziele Elektronische Erfassung Zeitplan Erfassung Empfehlun-gen für Aufbe-wahrung Logistik Empfehlun-gen für einheitliche Schriftgutver-waltung Erstellung von Einheitstiteln für die Akten in Zusammenarbeit mit einer Teammitarbeiterin Orientierung an der Verwaltersoftware von Präzisa: Beispiel: Einheitstitel: Verwalterabrechnung Aktentitel: „Rechnungen“, „Wohngeld“, „Jahresabrechnungen“ Regelungen für einheitliche Aktenführung bedürfen einer Vorab-Analyse des Geschäftsablaufs und der Geschäftsorganisation in Zusammenarbeit mit der Firma und ihren MitarbeiterInnen. Dr. Karin Schwarz – FH Potsdam, FB Informationswissenschaften

Vielen Dank! Karin Schwarz Alexander Brandau Sven Brosda Anne Brosin Martin Gleiniger Ulrike Hanschke Sonja Kiesling Ronald Michler Annegret Pannier Antje Piehl Andreas Wolf Dr. Karin Schwarz – FH Potsdam, FB Informationswissenschaften