Wolfgang Patscheider, Leiter EDV Mag. Michael Ruzicka, Konsulent

Präsentation zum Thema: "Wolfgang Patscheider, Leiter EDV Mag. Michael Ruzicka, Konsulent"—  Präsentation transkript:

1 Wolfgang Patscheider, Leiter EDV Mag. Michael Ruzicka, Konsulent
E-Government Prozessmodellierung und -optimierung Erfahrungsbericht der Stadt Steyr Wolfgang Patscheider, Leiter EDV Mag. Michael Ruzicka, Konsulent Graz,

2 Übersicht Profil der Stadt Steyr
Ausgangssituation: Viele offenen Fragen zum Thema e-Government Prozess-Analyse grob: Nutzen für den Bürger? Die e-Government-Roadmap der Stadt Steyr Prozess-Analyse fein Prozess-Optimierung Prozess-Modellierung Ausblick: e-Government-Marketing

3 Profil der Stadt Steyr Stadt Steyr = Technologiestadt (Innovation aus Tradition) Einwohner = Anzahl Betriebe = ca Fläche = ha

4 Die Ausgangssituation: Viele offene Fragen
Wo ist der Nutzen für Bürger und Stadt? Wo soll man wie beginnen? Welche Software? Was sind die Kosten/Erträge? Wo liegt der Break-Even? Wie können die Bürger aktiviert werden? Prozessanalyse und –optimierung als erster Schritt zum e-Government

5 Prozessanalyse grob Wegfall der Amtswege Längere Öffnungszeiten
Prozessanalyse grob = Nutzenanalyse, um zu wissen, wo e-Government zweckmäßig ist und wo begonnen werden soll Wegfall der Amtswege Längere Öffnungszeiten Verfahrensverkürzung

6 Prozessanalyse grob Wegfall der Amtswege Persönliche Beratung
Prozessanalyse grob = Nutzenanalyse, um zu wissen, wo e-Government zweckmäßig ist und wo begonnen werden soll Wegfall der Amtswege Persönliche Beratung vorort hat Vorrang! Längere Öffnungszeiten Verfahrensverkürzung

7 Prozessanalyse grob Wegfall der Amtswege Persönliche Beratung
Prozessanalyse grob = Nutzenanalyse, um zu wissen, wo e-Government zweckmäßig ist und wo begonnen werden soll Wegfall der Amtswege Persönliche Beratung vorort hat Vorrang! Längere Öffnungszeiten Verfahrensverkürzung Die Verfahrensverkürzung muss für den Kunden spürbar sein, damit er das Service nutzt Ergebnis: Bau- und Betriebsanlagenverfahren als Pilot, da Potential zur Verfahrensverkürzung hoch

8 Die eGov-Roadmap der Stadt Steyr
Zeit Schritt – Prozessanalyse und -optimierung – Pflichtenheft – Umsetzung und Integration Pilot intern – Umsetzung/Marketing Pilot eGov-Portal – Umsetzung/Marketing weitere Bereiche eGov-Fit

9 Prozessanalyse fein Kennzahlenanalyse per E-Mail
Kennzahlenanalyse per Interviews mit Schwerpunkt abweichende Kennzahlen Ausschnitt Kennzahlen-Analyse Anzahl der abgewickelten Verfahren pro Jahr (grobe Aufteilung nach Art des Verfahrens) Bauverfahren: 1500 Gebührenakte: 1000 Feuerpolizei: Wie lange liegt ein Akt durchschnittlich vor/nach der Bearbeitung im Bauamt? Registratur: 2 Tage Abteilungsleiter: Tage Bau-Techniker: Tage Wie lange dauert die Aktensuche und -ablage durchschnittlich im Bauamt? 15 min. pro Akt (Suche + Ablage) Wie oft werden Bauakten pro Tag gesucht? 50 mal

10 Prozessoptimierung + Restrukturierung des Archivs
Datum Bauobjekt Nutzen: Raschere Ablagesystematik (pro Akt Minuten Arbeitszeitreduktion)

11 Prozessoptimierung Einreichung geht direkt an den Sachbearbeiter
Nutzen: Flache Hierarchie und kurze Entscheidungswege: Der Akt liegt 2-4 Tage weniger in Postfächern

12 Prozessoptimierung Parallele Vorbegutachtung
Nutzen: Beschleunigung des Verfahrens durch Parallelisierung (2 statt 3 Wochen)

13 Ab 30% Nutzungsgrad rentabel!
Prozessoptimierung eGov-Bilanz Bauamt* Ab 30% Nutzungsgrad rentabel! *Alle Geldbeträge wurden aus Datenschutzgründen leicht abgeändert

14 Prozessmodellierung Mitarbeiter überzeugen Prozess intern „verkaufen“
Vorlage an Software-Unternehmen

15 Ausblick: eGov-Marketing
Um die Bürger zu aktivieren, werden Marketing-Aktionen gesetzt Die Vermarktung des e-Government erfolgt über die besten konventionellen Kanäle Der Nutzen des e-Government wird klar kommuniziert Bauamt: Bauberatungstag ist Kanal Nr. 1