Qualitätsmanagement mit Checklisten Teil II: Arbeiten mit Checklisten Eine Entwicklung des Instituts für Informatik - Software Engineering - Justus-Liebig-Universität Giessen Diese Präsentation soll den Umgang mit digitalisierten (elektronischen) Checklisten beschreiben und kann natürlich keine Funktionalität ersetzen. Klicken Sie entweder auf die blauen Schaltflächen oder auf die roten Kreise, um zur nächsten Folie zu gelangen. Start

Legende der verwendeten Symbole An diese Stelle muss der nächste Klick gesetzt werden Erläuterungen Schaltfläche für zusätzliche Informationen Schaltfläche, um zurück zum Ausgangspunkt zu gelangen Weiter

Sie legen jetzt eine Checkliste zum Jahresabschluss an.

Legen Sie ein Register für die Checklisten an.

Wählen Sie das Sachgebiet aus, in dem die Checklisten angelegt werden sollen.

Sie können die Beschriftung des Registers ändern.

Legen Sie im Register Checklisten eine Checkliste an.

Wählen Sie eine Checkliste aus, die Sie in der Jahresakte des Mandanten anlegen möchten.

Klicken Sie auf die Zahl 1 der Baumstruktur, um die erste Ebene der Verdichtung aufzuklappen.

Klicken Sie auf die Zahl 2 der Baumstruktur, um die zweite Ebene aufzuklappen.

Nun haben Sie den Überblick über die Checkliste und können den ersten Check abhaken.

Mitarbeiter, Datum und Uhrzeit wurden registriert. Da es sich bei diesem Check um einen Anweisungscheck mit manueller Prüfung handelt, muss der Status der Prüfung angegeben werden. Beim ersten Klick…. Mitarbeiter, Datum und Uhrzeit wurden registriert.

… wird ein negativer Status (Check ist nicht OK) angezeigt … wird ein negativer Status (Check ist nicht OK) angezeigt. Beim zweiten Klick …

… ändert sich dieser zum positiven Status … ändert sich dieser zum positiven Status. Die Prüfung war also erfolgreich. Beim nächsten Check verfahren Sie genauso.

Auch hier muss der Status der Prüfung durch entsprechende Symbole hinterlegt werden.

Die nächsten Checks können ohne Prüfungen nacheinander angehakt werden.

Beim letzten Check innerhalb eines Prozesses wird auch der Prozess mit abgehakt.

Auch hier sollte der Prüfstatus hinterlegt werden.

Es besteht auch die Möglichkeit, Prozesse übergeordnet abzuhaken Es besteht auch die Möglichkeit, Prozesse übergeordnet abzuhaken. Dabei werden alle darin enthaltenen Checks mit einem Klick abgehakt.

Auch dabei müssen die Prüfungen durchgeführt und nachträglich mit einem Prüfstatus versehen werden.

Das übergeordnete Abhaken von Checks kann auch an oberster Stelle stattfinden.

Nach Erledigung eines Prozesses kann die Baumstruktur entsprechend übersichtlicher geöffnet werden.

Nun werden die weiteren Checks abgehakt; hier stark verkürzt dargestellt.

Klicken Sie auf [+], um den Prozess aufzuklappen …

… und markieren Sie diesen Check und lassen Sie sich den Verweis anzeigen.

Der Verweis kann über das gelbe Dreieck angezeigt werden.

Der Vermerk kann auch ergänzt werden.

Hier wählen Sie aus, welche Dokumente zu diesem Check geöffnet sollen.

Hier befindet sich nur ein Dokument, das Sie auswählen können.

Hier können Sie das Dokument direkt aus der Checkliste heraus öffnen.

Um parallel mit der Checkliste und dem Dokument arbeiten zu können, kann ein Fliegendes Fenster geöffnet werden.

Dafür wählen Sie die Checkliste aus, die geöffnet werden soll.

Nun kann die Checkliste weiter bearbeitet werden, während mit dem Dokument gearbeitet wird. Markieren Sie dafür den ersten Check.

Da es sich hier um einen Check mit automatischen Prüfung handelt, kann diese aktiviert werden. Führen Sie den Autocheck aus.

Nun können Sie entscheiden, ob die automatische Prüfung für Sie plausibel ist und dies durch einen Klick auf plausibel umstellen …

… oder wieder auf nicht plausibel zurückstellen.

Wenn Sie den Autocheck schließen, wird das Ergebnis in die Checkliste übernommen.

Danach können Sie die Checkliste weiter bearbeiten.

Sind die Checks zum Dokument fertig bearbeitet, wird das Fliegende Fenster geschlossen.

Wechseln Sie zur Checkliste….

… und aktualisieren Sie das Dokument, um die Änderungen aus dem Fliegenden Fenster zu übernehmen.

Jetzt können Sie die Checkliste weiter bearbeiten.

Den Checkreport für die Auswertungen der Checkliste starten Sie über Seitenansicht oder zum Druck direkt über Drucken

Wählen Sie nach dem Einstellen der Auswahl-kriterien das Register Ausgabe aus.

Über den Knopf Beenden gelangen Sie zurück zur Checkliste.

Beenden Sie nun die Bearbeitung der Checklisten.

Ende Teil II

Hinweis: Im Sachgebiet Checklisten werden alle Checklisten als Dokumente angezeigt, die Sie im Checkrahmen für Ihre Kanzlei angelegt haben und im unteren der beiden Listen des Checkrahmens angezeigt werden.

Hinweis: Auf oberster Ebene der Checkliste steht der Geschäftsprozess, der einen übergeordneten Ordner bildet und sämtliche Prozesse und Checks aggregiert. Auf der nächsten Ebene folgen grundsätzlich die Teilprozesse, die wiederum Ordner für weitere Teilprozesse oder für Checks darstellen. Jeder Geschäftsprozess kann in Teilprozesse gegliedert sein oder, wenn keine weiteren Teilprozesse vorhanden sind, die zum Geschäftsprozess zugehörigen Checks beinhalten. Checks bilden grundsätzlich die unterste Ebene der Baumstruktur und können nicht weiter untergliedert werden. Durch die Möglichkeit, einzelne Teilprozesse aufzuklappen, oder ganze Bereiche der Checkliste bis auf die unterste Ebene anzuzeigen, konzentriert sich die Arbeit auf den gewählten Abschnitt der Checkliste, da die Anzeige je nach Wunsch frei bestimmt werden kann.

Hinweis: Beim Abhaken von Checks findet eine laufende Erfassung von Status der Checks und/oder der Prozesse, Mitarbeiter und Datum statt. Diese Informationen liefern Ihnen aktuelle Informationen über den Arbeitsstand der Checkliste. Auf diese Weise bietet sich Ihnen die Möglichkeit einer kontinuierlichen Kontrolle über die laufenden Arbeiten. Durch die Erfassung o.g. Daten bietet sich zudem die Möglichkeit, dass sich bei einem Wechsel der Mitarbeiter der neue Sachbearbeiter schnell einen Überblick über die bereits geleistete Arbeit verschaffen und regelnd eingreifen kann. Auf diese Weise ist eine Urlaubs- oder Krankheitsvertretung einfach zu regeln.

Hinweis: Sie haben die Möglichkeit, Checks und Prozesse auf übergeordneter Ebene abzuhaken. Mit dieser Möglichkeit muss jedoch sehr vorsichtig umgegangen werden. Auf den ersten Blick sei es ohne Zweifel erfahrenen Mitarbeitern gestattet, Checks und Prozesse übergeordnet abzuhaken, denn sie sind in der Regel bestens über die zu erledigenden Aufgaben informiert. Den Anforderungen der Qualität wird dies jedoch nicht gerecht. Hakt ein Mitarbeiter auf übergeordneter Ebene Checks und Prozesse ab, kann der Fall eintreten, dass Prüfungen übersehen und nicht ausgeführt werden. Auch die bei der Bearbeitung automatisch ausgeführten Prüfchecks, bei der Autochecks, die unter Umständen als nicht plausibel bewertet werden, müssen durch den Anwender nachträglich auf ihre Plausibilität hin überprüft werden. Bei übergeordnetem Abhaken wird diese Überprüfung vernachlässigt, da der Anwender nicht erkennt, dass eine Prüfung den Status nicht plausibel erhalten hat.

Hinweis: Der Vermerk dient in erster Linie dazu, dass Hinweise an den Mitarbeiter zentral über den Checkrahmen verbreitet werden. Doch auch der Mitarbeiter kann Vermerke hinterlegen oder vorhandene Vermerke ergänzen. Diese Vermerke können während der Bearbeitung oder nach Abarbeitung der Checkliste über den Checkreport ausgewertet werden.

Hinweis: Die Checkliste als sog. Fliegendes Fenster ermöglicht es Ihnen, Dokumente zu bearbeiten und gleichzeitig die Checkliste im Vordergrund zu halten und zu bearbeiten. Hier werden die Vorteile der Ablösung der Checkliste in Papierform durch digitalisierte (elektronische) wohl am deutlichsten. Denn jetzt muss die Papiercheckliste nicht mehr neben Ihrem Arbeitsplatz liegen, sondern kann direkt auf dem Bildschirm manuell und/oder automatisiert mitbearbeitet werden.

Hinweis: Der automatische Prüfcheck führt die im Checkrahmen hinterlegte Prüfung automatisch durch und gibt den entsprechenden Prüfstatus aus. Dieser kann durch eine manuelle Plausibilitätsprüfung auf positiv oder negativ umgestellt werden. Das Ergebnis der Prüfung wird dann automatisch in die Checkliste übernommen.

Hinweis: Der Checkreport kann zu jeder beliebigen Zeit ausgegeben werden durch Anzeige und/oder Druck. Damit erhalten Sie die Möglichkeit, Zwischenergebnisse in der Bearbeitung der Checkliste anzuzeigen oder sich das Endergebnis ausgeben zu lassen.

Hinweis: Im Register Auswahl des Checkreports legen Sie fest, welche Checks aus der Checkliste ausgewertet werden. Je mehr Optionen Sie festlegen, desto umfangreicher wird die Auswertung.

Hinweis: Im Register Ausgabe des Checkreports legen Sie fest, welche Spalten der Checkliste zusätzlich zu den Checks aus der Checkliste ausgewertet werden. Je mehr Optionen Sie festlegen, desto umfangreicher wird die Auswertung.