Projektmanagement Präsentiert von: Linda Pösse André Ording Martin Wachalski Eugen Bondarenko

Projektbegriff Zielvorgabe „Ein Vorhaben, welches nur durch Einmaligkeit in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist.“ Zielvorgabe Zeitliche, personelle und finanzielle Begrenzungen Abgrenzungen von anderen Vorhaben Projektspezifische Organisationen Komplexität Aufwand Fachübergreifend Teamarbeit Projektmanagement 

Projektmanagement „Gesamtheit von Führungsaufgaben, Führungsorganisation, Führungstechniken und Führungsmitteln für die Abwicklung eines Projektes.“ Projektphasen 

Projektphasen Definitionsphase Planungsphase Durchführungsphase Abschlussphase Projektdefinition 

Problembeschreibung und -analyse Projektdefinition Problembeschreibung und -analyse Zielfestlegung Projektauftrag Problembeschreibung und -analyse 

Problembeschreibung und -analyse Schritt 1: Problem erarbeiten Schritt 2: Problem beschreiben Schritt 3: Problemanalyse Schritt 4: Projektentscheidung Projektentscheidung

Projektentscheidung Machbarkeit: Projektrisiko: Wirtschaftlichkeit: Das Projekt muss realisierbar Projektrisiko: Das Risiko muss überschaubar sein Wirtschaftlichkeit: Der Erfolg des Projektes muss größer als der Aufwand sein. Projektdefinition

Problembeschreibung und -analyse Projektdefinition Problembeschreibung und -analyse Zielfestlegung Projektauftrag Zielfestlegung 

Zielfestlegung Sachziel: Kostenziel: Terminziel: Ziele müssen: Was soll geplant/erreicht werden? Kostenziel: Welches Budget ist für das Projekt vorgesehen? Terminziel: Bis wann soll das Projekt abgeschlossen sein?        Ziele müssen: messbar realisierbar widerspruchsfrei sein Mindmaping

Bildhafte Darstellung der Gedanken mit folgenden Phasenverlauf: Mindmaping Bildhafte Darstellung der Gedanken mit folgenden Phasenverlauf: Bedeutungskern notieren 2. Schlüsselbegriffe für die Hauptäste 3. Schlüsselbegriffe für weitere Zweige 4. Ideenbewertung 5. Strukturierung und Weiterführung Machbarkeitsstudie

Machbarkeitsstudie Prüfung der Machbarkeit bezüglich, der Aufgabenstellung, Projektmitarbeiter, Zeit und Kosten Marktstudie Untersuchung der Bedürfnisse von Kunden Pilottest Probeläufe eines Projekts Computersimulation Ausschnitt aus der realen Welt Projektauftrag 

Projektauftrag Es ist ein Vertrag zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer, dieser ist für alle Beteiligten verbindlich und fordert zum konkreten Handeln auf! Aufbau eines Projektauftrags

Projektauftrag Projektname Kurzbeschreibung des Projekts Projektziele Risiken Nutzen Projektkosten Projektstart Projektende Meilensteine Auftraggeber Projektleiter Projektteam Projektplanung  Datum Unterschriften

Projektplanung Projektablauf- und Terminplan Arbeitspakete Kapazitätsplanung Projektstrukturplan Kostenplanung

Arbeitspakete sind überschaubare Teilaufgaben, die für sich gesteuert und kontrolliert werden können. Die Ergebnisse werden in einem tabellarischen Arbeitspaket festgehalten! Die ermittelten Arbeitspakete sind Grundlage für die: -Projektstrukturplanung -Terminplanung - Qualitätsplanung -Kostenplanung -Kapazitätsplanung Mögliche Probleme von Zeitschätzungen -Unterschätzung -Ressourcen -Reibungsverluste -Zeitbedarf des Projektmanagement Ermittlung von Zeitschätzungen durch: Erfahrungswerte Analogieverfahren (das Projekt gleich einem anderen Projekt) Lieferzeitangaben und Terminzusagen Zeitkalkulation auf der Basis von speziellen Werten

Projektstrukturplan Eigenschaften: Ordnung der Arbeitspakete Verknüpfung zwischen Bearbeiter, Arbeitspaket und Zeitbedarf eine direkte Handlungsanleitung für die Projektdurchführung Zweck Verteilung der Arbeitspakete, sowie Verantwortlichkeiten (dabei ist zu beachten, ob die einzelnen Bearbeiter kontinuierlich ausgelastet sind) Basis für die fachliche Projektgliederung Risikoanalysen Ablauf und Terminplanung Beispiel 

Projektstrukturplan Projekt Teilaufgabe Teilaufgabe Teilaufgabe Arbeitspaket Arbeitspaket Arbeitspaket Arbeitspaket Arbeitspaket

Projektablauf- und Terminplanung Hierbei werden den einzelnen Arbeitspaketen Zeitdauern und Kalendertermine zugewiesen Berücksichtigung von folgenden Punkten: Ermittlung der logischen Abhängigkeit zwischen den einzelnen Arbeitspakten (welche müssen zwingend abgeschlossen werden, damit andere folgen können / welche können parallel laufen) Ermittlung der Dauer der einzelnen Arbeitspakete Erstellung einer Vorgangsliste Balkendiagramm, Netzplan oder Meilensteintechnik, (tabellarische Liste) Balkendiagramm 

Balkendiagramm Nachteile: Auswirkung von Zeitverzögerungen sind nicht erkennbar notwendige Ressourcen bleiben unberücksichtigt Netzplantechnik 

Netzplantechnik Anwendung bei umfangreichen und komplexen Projekten Verfahren zur Analyse, Beschreibung, Planung, Steuerung und Überwachung von Abläufen auf der Grundlage der Graphentheorie Vorteile: Zeit, Kosten, Ressourcen und weitere Einflussgrößen können berücksichtigt werden Pufferzeiten und kritischer Weg wird aufgeführt Balkendiagramm / Netzplantechnik 

Balkendiagramm / Netzplantechnik Ziel: diese Arten der Darstellung sollen Daten überschaubarer und somit nachvollziehbarer machen sie liefern folgende Informationen hinsichtlich der Zeitplanung: frühestmöglicher End- bzw. Fertigstellungstermin spätmöglichster Starttermin Puffer Kritischer Weg häufigste Methode = Vorgangsknotennetz Vorgangsknotennetz 

Vorgangsknotennetz Vorgänge werden durch Knoten dargestellt Pfeile dienen zur Anordnungsbeziehung Knoten können folg. Information enthalten: Vorgangsnummer Vorgangsbezeichnung früheste Anfangszeitpunkt früheste Endzeitpunkt späteste Anfangszeitpunkt späteste Endzeitpunk Berechnung der Zeitpunkte

Berechnung der Zeitpunkte Zwei Arten: Vorwärtsrechnung: hierbei geht man vom frühesten Startzeitpunkt aus und errechnet mit Hilfe der Vorgangszeiten die frühesten Anfangs- und Endzeitpunkte Rückwertsrechnung: Beginn ist hier das geplante Projektende und man rechnet in Richtung Gegenwart. Es ergeben sich die spätesten Anfangs- und Endzeitpunkte der einzelnen Vorgänge Skizze 

Meilenstein 

Meilensteintechnik Fixierung von Meilensteinen (besondere Ereignisse) Sie untergliedern das Projekt in Phasen, somit wird es überschauberer Eigenschaften Zweck: Instrument zur Fortschrittsmessung Strukturierung des Arbeitsablaufs Dokumentation von Resultaten Selbstkontrolle zu beachten ist folgendes: Sie müssen realistisch geplant sein es sollten überschaubare Phasen gewählt werden zum Plantermin muss die komplette Leistung vorliegen Kapazitätsplanung 

Kapazitätsplanung Zur Einhaltung der errechneten Vorgangsdauern werden entsprechende Ressourcen (z.B. Personen mit best. Qualif., Sachmittel, finanzielle Mittel) zugewiesen Ziel gleichmäßige Auslastung der einzelnen Ressourcen Möglichkeiten Verschiebung von Arbeitspaketen Veränderung der Dauer von Arbeitspaketen Teilung von Arbeitskapazitäten Einsatz zusätzlicher externer Ressourcen Vorgehensweise 

Vorgehensweise bei der Kapazitätsplanung Die Ressourcen müssen im Rahmen der Projektdurchführung in der richtigen Art und Qualität, in der richtigen Menge, zur richtigen Zeit sowie am richtigen Ort zur Verfügung stehen. Folgende Schritte sind hierbei zu durchlaufen: Schritt 1 Bedarfsermittlung Schritt 2 Ermittlung verfügbarer Kapazitäten Schritt 3 Soll-Ist-Vergleich Schritt 4 Kapazitätsausgleich Kostenplanung 

Kostenplanung Überprüfung der Ergebnisse der Termin- und Kapazitätsplanung hinsichtlich ihrer Kosten. Die Kostenplanung verfolgt drei Ziele: Ermittlung der Gesamtkosten Projektkosten (als Basis für die Angebotskalkulation) Kostenplan als Überwachungsinstrument Projektdurchführung 

Projektdurchführung realer Projektablauf > Ist geplanter Projektablauf > Soll Aufgabe des Projektmanagements innerhalb der Projektdurchführung Maßnahmen ergreifen, die das Projekt im Rahmen der Plandaten abgewickelt werden kann Daten der Projektplanung an die tatsächlichen Daten angepasst werden. Alternativpläne aufstellen Projektdurchführung 

Projektdurchführung Projektsteuerung Projektcontrolling übernimmt der Projektleiter Maßnahmen für alle Tätigkeiten und termingerechter Fertigstellung Projektcontrolling Abweichungen vom Projektplan feststellen und korrigieren „im Vorhinein“ In Definitions- und Planungsphase „während des Projekts“ Unterstützung der Durchführungsphase „im Nachhinein“ Erfolgsüberprüfung von dem Projekt Projektdokumentation alle relevanten Informationen zusammentragen und bereithalten dauerhafter Kontakt zum Auftraggeber Projektsteuerung 

Projektsteuerung Informationsmanagement Konfliktmanagement Projektleiter verteilt benötigte Informationen → Zeitersparnis, kein Leerlauf, Übersichtlichkeit usw. Konfliktmanagement Probleme schnell beseitigen (Planabweichungen) Fehlplanung, Änderungswünsche usw. führen zu Plankorrekturen oder Anpassung des Plans Projektcontrolling 

Projektcontrolling Termin- / Ablaufcontrolling Kostencontrolling untersucht und analysiert projektbegleitend primär: Vergleich von Soll-, Ist-Zuständen & Meilensteine Projektstatus- oder Projektfortschrittbericht Formular wird täglich, wöchentlich oder monatlich erstellt Terminüberwachung Balkendiagramm, Netzplänen oder Meilenstein-Chart anschließende Planung von korrigierenden Maßnahmen Kostencontrolling Erfassung von Kosten Projektkredite limitiert bei Verlust → Selbsthaftung Ergebniscontrolling Analyse der Ergebnisse (Qualität & Gewinn) Projektdokumentation 

Projektdokumentation Prozessdokumentation Entstehung und Entwicklung nachvollziehbar machen Besprechungsprotokolle, Statusberichte, Sonderberichte Produktdokumentation Rahmen-, Planungs-. Beschluss- und Ergebnisdaten während der Projektdauer Projekthandbuch wesentliche Informationen eines Projektes evtl. Hinweise und Anweisungen für tägliche Arbeiten Übersicht 

Projektdurchführung Projektabschluss 

Projektabschluss Erwartungen: Anforderungen: Wünsche des Kunden/Auftraggebers Erwartungen der Anwender Wünsche des Projektteams Streben des Projektleiters Interessen Anderer Erwartungen der Unternehmensleitung Anforderungen: grundsätzliche Vorüberlegung Gestaltung von Einleitung, Hauptteil und Schlussteil Wahl der Präsentationshilfsmittel organisatorische Vorbereitung nonverbale Kommunikation angemessene Wahl sprachlicher Hilfsmittel

Vielen danke für Ihre Aufmerksamkeit