Professionelles Projekt-Management in der Praxis Veranstaltung 4 – Teil 2 (19.05.2003): Prof. Dr. Phuoc Tran-Gia, FB Informatik, Universität Würzburg Prof. Dr. Margit Meyer, FB Wirtschaftswissenschaften, Universität Würzburg Dr. Harald Wehnes, AOK Bayern Projektplanung II mit Project 2002

Ablauf- und Terminplan mit MS Project 2002 Review Anfangstermin (Endtermin): Projekt-Info Projektkalender einrichten Projektstrukturplan Vorgangsnamen Gliederung der Vorgänge Höherstufen Tieferstufen Vorgangsinformationen Dauer der Einzelvorgänge Dauer: in min, h, t, w Meilensteine Ablaufreihenfolge Verknüpfung der Vorgänge Ergebnis: Projektablauf- und Terminplan

Beispiel: Einführung einer PM-Software Review Menüpunkt Ansicht a Weitere Ansichten a Balkendiagramm: Einzelheiten <Auswahl> Ergebnis: Terminplan mit kritischem Pfad Puffer

Ressourcen- und Kostenplanung mit MS Project 2002 Ressourcen definieren: Ansicht a Ressource: Tabelle Kalender für Verfügbarkeit der Ressourcen definieren Extras a Arbeitszeit ändern a Ressourcenkalender „Ressourcen a Vorgängen“ zuordnen Ansicht a Balkendiagramm Extras a Ressourcen a Ressourcen zuordnen Auslastung der Ressourcen prüfen Ansicht a Ressource: Grafik bzw. Ansicht a Ressource: Einsatz Ressourcenkonflikte lösen: Kapazitätsabgleich Gesamtkosten bzw. Kosten pro Vorgang betrachten Projekt a Projektinfo a Statistik Basisplan speichern Ergebnis: Basisplan mit Ressourcen- und Kostenplanung

Ressourcentabelle Arbeit (Personen- und Sachmittel) Personenname, Berufs- oder Maschinenbez.,Materialname,... Maßeinheit des Materials (z.B. m, kg) Fester Kosten-satz pro Einsatz einer Ressource Max. Kapazität der Ressource in % Arbeit (Personen- und Sachmittel) Material (Verbrauchs-materialien) bei Art = Arbeit: Kosten pro Zeiteinheit z.B. 30 €/h bei Art = Material: Kosten pro Mengeneinheit

Beispiel: Ressourcenplanung 1. Ressourcentabelle anlegen 2. Kalender für Ressourcenverfügbarkeit Allgemein gültiges (z.B. 30.05.2003 ist Feiertag) im Standard (Projektkalender) definieren Pro Ressource eigener Verfügbarkeitskalender Festlegung über Extras a Arbeitszeit ändern a Ressourcenkalender

Beispiel: Ressourcenplanung

Beispiel: Ressourcenplanung 3. Ressourcen zuordnen Ansicht a Balkendiagramm Extras a Ressourcen a Ressourcen zuordnen Die Erstzuweisung von Ressourcen zu einem Vorgang legt die Arbeit fest!

Ressourcen zugeordnet

Beispiel: Ressourcenüberlastung 4. Auslastung der Ressourcen prüfen Ansicht a Ressource: Einsatz Ansicht a Ressource: Grafik Überlastungen: mit rot gekennzeichnet

Begriffe: Dauer, Einheiten, Arbeit Arbeitsumfang = Dauer 1 Vollzeitmitarbeiter ist der Ressource zugeordnet Arbeitsumfang = Dauer Mehrere Mitarbeiter oder Teilzeitmitarbeiter sind der Ressource zugeordnet Grundformel für die Berechnung von Arbeitsressourcen Arbeit (in Stunden) = Dauer (in Tagen) x Einheiten x Stunden pro Tag Bsp: 40 h Vorgangsdauer x 100% Ressourceneinheiten = 40 h Arbeit Umrechnungen Dauer (in Tagen) = Arbeit (in Stunden) / (Einheiten x Stunden pro Tag) Einheiten = Arbeit (in Stunden) / (Dauer (in Tagen) x Stunden pro Tag)

Vorgangsarten und Leistungssteuerung Feste Arbeit Feste Einheiten Feste Dauer Arbeit ist konstant Dauer und Einheiten sind variabel Einheiten sind konstant Dauer und Arbeit sind variabel Dauer ist konstant Einheiten und Arbeit sind variabel Leistungsgesteuerte Terminplanung Voreingestellte Berechnungsmethode von MS Project Nach der Zuordnung der ersten Ressource wird der Umfang der Arbeit für diesen Vorgang berechnet Umfang der Arbeit des Vorgangs bleibt unverändert Beim Hinzufügen/Wegnehmen von Ressourcen zu diesem Vorgang verändert sich die Dauer

Beispiel: Ressourcenplanung 5. Kapazitätskonflikte lösen Manuelle Methoden Vorgangsdauer verlängern Zusätzliche Personal-ressourcen einfügen - aufwendig + überschaubar Automatische Methode „Kapazitätsabgleich“ überlasteter Ressourcen Extras a Kapazitätsabgleich + leistungsfähiges Tool - Aktivitäten nicht immer leicht nachvollziehbar Neu abgleichen

Beispiel: 6. Kostenplanung 6.1 Kosten pro Ressource: Ansicht _ Ressource: Tabelle 6.2 Kosten pro Vorgang: Ansicht _ Vorgang: Einsatz Ansicht a Tabelle: Einsatz a Kosten

Kostenplanung mit MS Project 6.3 Projektgesamtkosten Projekt _ Projekt-Info Statistik...

Aufgabe 4: Ressourcen- und Kostenplanung Ausgehend von Ihrer Lösung von Aufgabe 3 ist eine Ressourcen- und Kostenplanung mit Kapazitätsabgleich durchzuführen: 1. Geben Sie die Daten in MS Project 2002 ein und speichern Sie die resultierende Datei unter dem Namen „BP2-Team_x.mpp“ 2. Arbeiten Sie weiter zielstrebig an der Verwirklichung des Projektziels mit wöchentlichem „jour fixe“ und Protokollerstellung „P_n-Team_x.doc“ 3. Aufgabe des Projektleiters ist es insbesondere, eine Präsentation „Plan2-Team_x.ppt“ zu erstellen; Schwerpunkte: Ergebnisse der Projektplanung (I+II) – ohne Arbeitspaket-Darstellungen Ressourcenplan vor und nach dem Kapazitätsabgleich Kostenplan Stand der Umsetzung der Arbeiten Erfahrungen aus der Projektarbeit und mit MS Project 2002 Spätester Abgabetermin für die Dateien ist der 30.05.2003

Zu Aufgabe 4: Projektplanung II Es ist weiterhin ein wöchentlicher „jour fixe“ des Projektteams durchzuführen Der jeweils verantwortliche Projektleiter erstellt das (wöchentliche) Protokoll. Die jour fixe-Protokolle sind Bestandteile der später abzugebenden Projektdokumentation Die Protokolle „P_2-Team_x.doc“ und „P_3-Team_x.doc“ sind mit den anderen Dateien zu versenden Die Projektarbeitszeiten jedes Mitarbeiters sind zu erfassen Die Datei „Team_x-Name.xls“ ist von jedem Teammitglied anzulegen und mit den geplanten Aufwänden (in h) für die Monate Mai/Juni zu füllen Die tatsächlichen Aufwände für das Projekt sind tagesgenau zu erfassen

Aufgabe 3: Projektplanung I Der von Ihrem Team in Aufgabe 2 erstellte „Projektantrag“ wurde vom Auftraggeber (Dozent) mit der Auflage genehmigt, dass die innovative soziale Dienstleistung spätestens zum 23.06.2003 bereitsteht. Die „Projektplanung“ ist an diesem Termin auszurichten. Erstelle Sie für die wichtigsten Teilaufgaben des Projektes einen 3-stufigen Projektstrukturplan in Organigrammform Ermitteln Sie sämtliche Arbeitspakete mit Aufwänden (in h), Abhängigkeiten und Verantwortlichkeiten Erstellen Sie einen Meilensteinplan Geben Sie die Planungsdaten in MS Project 2002 ein und speichern Sie den Basisplan (BP) unter „BP1-Team_x.mpp“ Die Ergebnisse von 1. - 4. sind zusammen mit den Erfahrungen aus der Projektarbeit in der Datei „Plan1-Team_x.ppt“ darzustellen Abgabetermin für die beiden Dateien ist der 16.05.2003 Bericht des Projektleiters von Team 7