Selbststudium MS-Project

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1 Selbststudium MS-Project
Vorlesung: Projektmanagement Prof. Dr. Walter Ruf in Anlehnung an Borges, Mautgreve-Holstein, Schumacher: MS Project 2000, M&T-Verlag; ab S. 60

2 Hinweis zum Skrip

3 1. Grundlagen 1.1 Vergleich Projektplanungssoftware
Quelle: c´t: Nr. 13; , S

4 Quelle: c´t: Nr. 13; , S

5 1.2 Beispiele kommerzieller Projektmanagement Softwaresysteme
Asta Powerproject PSNext Microsoft Project PLANTA Projektmanagement System FastTrack Schedule Planisware Primavera Rillsoft Project CoP.Track (Web-basierte Multi-Projektmanagement Software) InLoox (Microsoft Partner)

6 Beispiele Open Source-Produkte
PHProjekt Double Choco Latte dotproject Gnome Planner WebCollab PhPCollab ProManager TaskJuggler ProjectPier OpenProj airTODO Open Workbench

7 Kosten Project 2010 weitere Produkte: Standard ca. 654 €
Professional 1049 € weitere Produkte: Superproject (CA) Project Scheduler (Scitor) Power Project (Management & Softw.) usw.

8 „Erste Schritte“ Microsoft

9 1.3 MS-Project bedienen und anpassen
Bildschirmelemente Titelleiste Menüband (Strg + F1) Registerkarten Symbolleiste Kontextmenü Mit Kontextmenüs arbeiten Das sind Befehlsgruppen, die Objekten und Bildschirmelementen zugeordnet sind. Der Vorteil: Sie erhalten nur die Befehle, die zur Situation und zum Objekt passen, wenn Sie mit der rechten Maustaste auf das Objekt kli­cken.

10 Anpassen von MS-Project
Standardeinstellungen ändern Datei – Optionen Anzeige Terminplan Stunden pro Tag Tage pro Monat Erweitert Vorgabe Kosten Vorgabe Überstundensatz

11 2. Projektplanung und Projekterstellung
Szenario: Dienstleistungsunternehmen will umziehen Strukturierung der Aufgaben entsprechend dem Projektziel In Anlehnung an: Borges; Mautgreve-Holstein, Schumacher: MS-Project 2000, ab S. 96

12 2.1 Projekt anlegen Neues Projekt anlegen Datei – Neu
Projekt – Projektinformationen Projektstart /-ende Vorwärtsrechnung Rückwärtsrechnung Datum wählen

13 Projektinformationen (Eigenschaften)
individuelle Eigenschaften und Metadaten festlegen Datei – Informationen - Projektinformationen

14 2.2 Standardeinstellungen
Speicherung der Projektvorlagen in global.mpt Definition der Ansichten Allgemein z.B. Stundensätze Kalendervorgaben z.B. Arbeitszeiten

15 Kalender Änderungen des Basiskalenders: Projekt - Arbeitszeit ändern
es können mehrere Kalender verwendet werden (Basiskalender– Ressourcenkalender)

16 Kalender über den Kalender können auch Sonderarbeitszeiten definiert werden z.B. Freitagsarbeit: 7:00 – 12:00; Eintrag über Arbeitswochen Übungsaufgabe: a)

17 2.3 Vorgänge effektive Erfassung von Vorgängen über Ansichten (Ansicht – Gantt-Diagramm - weitere Ansichten) Ansicht: Vorgang – Eingabe: In Anlehnung an: Borges, Mautgreve-Holstein, Schumacher: MS-Project 2000; ab S. 114

18 Vorgänge die Spalte Indikatoren (i) enthält ein Symbol für Termineinschränkungen oder Notizen als Notizen können auch (OLE-)Dateien angegeben werden

19 Vorgänge Vorgänge können auf bestimmte Anfangs – / End-Termine gelegt werden

20 Verknüpfungen Vorgänger werden durch Nummern gekennzeichnet
mehrere Vorgänger werden mit „;“ getrennt

21 Beziehung zum Vorgänger
Art Ende-Anfang (normal) Anfang-Anfang (AA) Ende-Ende (EE) Anfang-Ende (AE) Zeitabstand z.B. prozessbedingte Wartezeiten Anordnungsbeziehungen und Zeitabstände  Anordnungsbeziehungen veranschaulichen, wie ein Vorgang mit dem Anfang oder dem Ende eines anderen Vorgangs verknüpft ist. Dabei sind vier Anordnungsbeziehungen in Project definiert: Ende-Anfang (EA), Anfang-Anfang (AA), Anfang-Ende (AE) und EndeEnde (EE). Durch die projektbezogene Verwendung dieser Beziehungen ändern Sie den kritischen Weg und damit den Projektterminplan.  Bei allen Vorgängen weist Project zunächst die Anordnungsbeziehung Ende-Anfang (EA) zu, da diese Beziehung in den meisten Fällen zutrifft: Der eine Vorgang endet, der andere beginnt danach. Falls für die Vorgänge aber eine andere Anordnungsbeziehung notwendig ist, dann ändern Sie die Art der Anordnungsbeziehung.  Damit Vorgänge zur selben Zeit beginnen, erstellen Sie eine Anfang-Anfang (AA)-Verknüpfung.  Damit Vorgänge zur selben Zeit enden, verwenden Sie eine Ende-Ende (EE)-Verknüpfung.  Für das Verändern der Beziehung im Terminplan BALKENDIAGRAMM (GANTT) bietet Project ein besonderes Verfahren. Sie klicken doppelt auf den Verbindungspfeil zwischen den Vorgängen, die Sie überprüfen möchten. Es erscheint das Dialogfeld ANORDNUNGSBEZIEHUNG.

22 Einschränkungen für den Vorgang
Einschränkungsart: so früh wie möglich so spät wie möglich Anfang nicht früher als Anfang nicht später als ...

23 Vorgänge miteinander verknüpfen
durch die Verknüpfung wird die Abarbeitungsreihenfolge festgelegt markieren in der Abarbeitungsreihenfolge Aufgabe – Vorgang verknüpfen oder Symbol (Kettenglied) Übungsaufgabe: b)

24 Meilensteine Zweck: Kennzeichnung von logischen Projektabschnitten
Kennzeichnung durch: Dauer 0

25 Periodische Vorgänge Aufgabge- Vorgang – Wiederkehrende Aufgaben (Periodischer Vorgang)

26 Vorgang mit Ressourcenerfassung
Ressourcenname Vorgangsdauer Ressourcenbelastung

27 Vorgang leistungsgesteuert
Vorgänge werden von Ressourcen abgearbeitet soll sich die Bearbeitungszeit entsprechend der Anzahl der eingesetzten Mitarbeiter reduzieren, handelt es sich um einen „leistungsgesteuerten“ Vorgang (Voraussetzung: Vorgangsmodus „autom. geplant“) Übungsaufgabe: c)

28 Vorgang überwachen Aufgabe – Vorgänge aktualisieren

29 Vorgänge kopieren, verschieben löschen
typische Windowsfunktionalität markieren STRG+C STRG+X ENTF

30 Vorgang unterbrechen Aufgabe – Gantt-Diagramm – Gant-Diagramm: Überwachung

31 2.4 Projektdateien einfügen
Projekte aus anderen Project-Dateien können als Sammelvorgang eingefügt werden. Projekt – Unterprojekt – Datei auswählen

32 2.5 Gliederungsstruktur umfangreiche Projekte bestehen aus:
Aufgaben, Teilaufgaben, Handlungsschritten Sammelvorgang umfasst mehrere Teilvorgänge PSP (Projekt-Struktur-Plan)

33 2.6 Verkürzen der Durchlaufzeit
Überlappungen werden durch negative Werte beim Zeitabstand eingetragen. Parallele Vorgänge können z.B. durch die Art AA gekennzeichnet werden.

34 3. Ressourcen Erfassung z.B. über die Ressourcentabelle
Tipp: Ressourcen werden nach den Vorgängen erfasst in Anlehnung an Borges, Mautgreve-Holstein, Schumacher: MS Project 2000, M&T-Verlag; ab S. 145 Die Zuordnung von Ressourcen ist nicht zwingend erforderlich. Praxistip: Schließen Sie vor der Ressourcenzuordnung die Anordnung der Vorgänge ab! Erfassen Sie in einem Arbeitsgang die Ressourcen die für das Projekt zur Verfügung stehen.

35 Kosten der Ressourcen Kostenänderungen (z.B. Lohnerhöhung) können beim Ressourceneinsatz definiert werden. Über Kostenfälligkeit kann definiert werden, wann Kosten anfallen (Anfang, anteilig, Ende).

36 Ressourcen einem Vorgang zuordnen
In der Ansicht Balkendiagramm (Gantt) den Vorgang markieren und das Symbol „Ressourcen zuordnen“ anklicken. Werden mehr als eine Ressource einem Vorgang zugeordnet, so reduziert Project automatisch die Dauer. Voraussetzung für die Reduzierung der Arbeitszeit ist, dass die leistungsgesteuerte Terminierung aktiv ist.

37 Kosten einer Ressource (Grafik)
Ansicht – Ressource: Grafik ggf. Format – Einzelheiten – Kosten

38 Ressourcenpool Ziel: Ein Ressourcenpool oder Mitarbeiterpool soll für mehrere Projekte genutzt werden. Vorgehensweise: Ressourcen z.B. mit „Ressourcen Tabelle“ erfassen speichern als eigene Datei Wechsel zum Projekt und verknüpfen mit Ressourcenpool durch: Ressourcen – Ressourcenpool – Gemeinsame Ressourcennutzung

39 Kosten für einen Vorgang
Tabelle erstellen mit: Ansicht – Vorgang Einsatz Einblenden von ausgewählten Zeilen mit: Format – Einzelheiten – z.B. Arbeit Übungsaufgabe: d)

40 4. Ansichten dienen zur Bearbeitung und Analyse im Projekt
Ansichten stellen die eigentlichen Werkzeuge von MS-Project dar 3 Arten von Ansichten: Diagramme Tabellen Masken in Anlehnung an Borges, Mautgreve-Holstein, Schumacher: MS Project 2000, M&T-Verlag; ab S. 162 Bisher wurden schon an vielen Stellen unterschiedliche Ansichten für die Arbeiten mit MS-Project verwendet. Nachfolgend werden die unterschiedlichen Ansichtsarten systematisch im Gesamtzusammenhang dargestellt.

41 Informationen sortieren
über Sortierfunktion Ansicht – Sortieren – nach... Ändern der Nummerierung innerhalb der Sortierreihenfolge: Spalte markieren – Kontextmenü dauerhafte Neunummerierung wählen

42 Spalten einfügen z.B. in der Balkendiagrammansicht:
Kontextmenü aufrufen und einzufügende Spalte wählen Zusatzfelder für benutzerindividuelle Eingaben z.B. Attribut (Ja/Nein) z.B. Texte (beliebiger Text) z.B. Zahlen (beliebige Werte)

43 Filter Ansicht - Filter
Einschränkung der Sicht auf bestimmte Eigenschaften z.B. kritische Vorgänge abgeschlossene Vorgänge Meilensteine usw. Autofilter erlaubt spaltenspezifische Auswahl

44 Flexibilität bei Ansichten
Ansichten sind flexibel! Definition erfolgt in: global.mpt oder in der Projektdatei! neue Ansichten können erstellt werden bestehende Ansichten können verändert werden

45 Ansicht: Balkendiagramm (Gantt)
Anwendung zur: Verknüpfung von Vorgängen Überwachung des Projektfortschritts Unterbrechung von Vorgängen

46 Ansicht: Balkendiagramm Abgleich
Auswahl: weitere Ansichten – Balkendiagramm: Abgleich aus dem Diagramm sind die Pufferzeiten der Vorgänge ersichtlich sofern Kapazitätseinheiten überlastet sind, kann über Ressource – Ressource abgleichen ein automatischer Abgleich durchgeführt werden. die verwendeten Kapazitätseinheiten werden angezeigt

47 Ansicht: Gantt-Diagramm Überwachung
der Projektfortschritt kann beobachtet werden (%-Angaben)

48 Ansicht: Ressource Tabelle
Ressourcen lassen sich prüfen und verändern wichtige Informationen: Stundensatz zugeordnete Arbeitsstunden erkennen von Problemen in dieser Ansicht kann die Ressourcenliste erstellt werden

49 Ansicht: Ressource Maske
detaillierte Informationen zur Betrachtung einzelner Ressourcen Frage: Wo wird ein bestimmter Mitarbeiter eingesetzt?

50 Ansicht: Ressource Einsatz
spezialisiert auf das Anzeigen der Kosten der Arbeitszuteilung rote Schrift kennzeichnet Überlast

51 Ansicht: Ressource Grafik
schnelle grafische Analyse der Ressourcenzuteilungen

52 Netzplandiagramm Knoten enthalten 6 Teilbereiche:
Vorgangsname Vorgangsnummer Dauer Vorgangsbeginn Vorgangsende Ressource Anordnungsbeziehungen durch Linien abgeschlossene Vorgänge durch gekreuzte Linien Vorgänge in Arbeit: diagonale Linie

53 5. Projektbegleitende Tätigkeiten
Projekt mit Basisplan Erst nach der Planung aber vor dem Projektbeginn sollte beim Abspeichern ein Basisplan erstellt werden. in Anlehnung an Borges, Mautgreve-Holstein, Schumacher: MS Project 2000, M&T-Verlag; ab S. 214 Der Basisplan bietet anschließend die Möglichkeit Soll-/ Istabweichungen durchzuführen.

54 Projektfortschritt aktualisieren
verwenden Sie z.B. die Ansicht: Gantt-Diagramm Überwachung (Vergleich mit Basisplan) Darstellung der Vorgangstermine geplant / tatsächlich inklusive grafische Darstellung Idealfall: Aktualisieren wie berechnet hier wird der Vorgangsfortschritt entsprechend dem aktuellen Datum festgelegt Datum ändern Projekt-Projektinfo-aktuelles Datum

55 Projektfortschritt der Vorgänge aktualisieren
Projekt – Projekt aktualisieren oder:

56 Plan- und Istwerte vergleichen
Projektstatistik Projekt - Projekt-Info - Statistik

57 6. Projektdaten drucken frei wählbare Ansichten auf das Projekt
Ansicht selektieren und ggf. drucken incl. Verwendung von Filtern incl. Grafiken Druckziel geeignete Ansicht Ressourcenliste Ressourcen: Tabelle Vorgänge und Anordnungsbez. Netzplandiagramm Vorgangsliste Vorgang: Tabelle zeitl. Übersicht der gepl. Vorgänge Kalender in Anlehnung an Borges, Mautgreve-Holstein, Schumacher: MS Project 2000, M&T-Verlag; ab S. 234

58 Standardberichte drucken
Projekt - Berichte Berichte sind definierte Darstellungen ausgewählter Informationen MS-Project verfügt über mehr als 20 Berichte Berichte können individuell angepasst werden Berichte werden eingeteilt in Kategorien (siehe Bild)

59 Überstunden verarbeiten
im oberen Fenster: Balkendiagramm Gantt unteres Fenster: Ansicht – Details - Ressource Maske Vorgang Maske – Kontextmenü „Arbeit“

60 Terminsituation kontrollieren
Gantt-Diagramm: Gantt-Diagramm Überwachung wählen Kontextmenü (linke obere Ecke): Überwachung

61 Terminlichen Fortschritt erfassen/überwachen
erfassen der aktuellen Arbeit der Projektmitarbeiter Ansicht – Vorgang - Einsatz Ressource Einsatz - (aktuelle Arbeit ggf. über Kontext-Menü einblenden) danach kann die tägliche/ wöchentliche Arbeit in der gelben Tabelle eingetragen werden

62 Pufferzeiten anzeigen
Pufferzeiten in Tabellenform werden dargestellt durch: Standardansicht (Gantt) Kontextmenü - Berechnete Termine S. 391

63 7. Schlussbetrachtung mehrere Projekte gleichzeitig bearbeiten (unter Verwendung gleicher Ressourcen) Internetintegration speichern als HTML-Datei Kommunikation innerhalb des Projektteams per

64 Schlussbetrachtung Abkürzungen
SKBA Soll-Kosten berechneter Arbeit bis zum Projekt-Statusdatum SKAA Soll-Kosten abgeschlossener Arbeit bis zum Projekt-Statusdatum IKAA Ist-Kosten abgeschlossener Arbeit bis zum Projekt-Statusdatum PA Planabweichung bis zum Projekt-Statusdatum KA Aktuelle Kostenabweichung bis zum Projekt-Statusdatum PK Plankosten BK Berechnete Kosten für einen Vorgang

65 Links Seminare: Idee: Vortragsthemen Projektmanagement

66 Interessante Links IT-Projektmanagement und Software im Vergleich