Kompetenzzentrum Großprojektmanagement (CC GroßPM) MVA-210218-013-2009xxxx-VMS7-k Projektcharta Kompetenzzentrum Großprojektmanagement (CC GroßPM) – Vorlage –

Einsatzbedingungen des Dokuments im Rahmen des S-O-S-Ansatzes MVA-210218-013-2009xxxx-VMS7-k Einsatzbedingungen des Dokuments im Rahmen des S-O-S-Ansatzes 1 Name und Version des Dokuments 5.1-3_Projektcharta_v1.0.ppt / 02.10.2009 2 Projektmanagement-Disziplin 5.1 Festlegung/ Überprüfung der Projektrahmenbedingungen 3 Ziele: Was soll mit diesem Dokument erreicht werden? Was sind die wichtigsten Ziele (inhaltliche Aspekte der Lösungsdefinition)? Wodurch entsteht konkreter Nutzen (finanzielle Aspekte der Lösungsdefinition)? Was sind die Kernkomponenten und -funktionalitäten (technische Aspekte der Lösungsdefinition)? Welche Implementierungsvarianten gibt es? Welche kommen in Frage? 4 Verantwortlichkeit: Wer ist für die Erstellung und Pflege des Dokuments zuständig? Erstellt durch den Treiber der Projektanbahnung in Zusammenarbeit mit einem Expertenteam Falls ein designierter Projektleiter existiert, sollte auch dieser in die Erstellung eingebunden werden Präsentation und Genehmigung des finalen Dokuments in den Gremien der Projektgenehmigung 5 Pflegezyklus: In welchen Abständen sollte das Dokument überarbeitet werden? Einmalige Erstellung im Rahmen eines 1- bis 2-tägigen Workshops und Verwendung der Ergebnisse einer möglicherweise parallel durchgeführten Machbarkeitsstudie 6 Adressatenkreis: An wen richten sich die Informationen im Dokument? An die Gremien der Projektgenehmigung als Teil der Entscheidungsgrundlage Das gesamte Projektteam zur Information 7 Rahmenbedingungen für den Einsatz Das Dokumente sollte für alle Projekte eingesetzt werden, bei denen es mehrere Lösungsalternativen gibt.

Übersicht Projekt XYZ Projektmotivationen Projektziele MVA-210218-013-2009xxxx-VMS7-k Übersicht Projekt XYZ Projektmotivationen Projektziele Beantwortet: Warum brauchen wir das Projekt? Wer braucht das Projekt? (nur wichtigste Motivationen) Beantwortet: Was wird die Ziellösung inhaltlich erbringen (Output)? Welchen Nutzen wird das Projekt produzieren? (Outcome) Projektgrunsätze Verantw. Behörde: Betroffenen Behörden/ Abteilungen: XXX Behörde / Abteilung I ... Behörde / Abteilung II Beantwortet: Wie wird die Abteilung beeinflusst? Welche Prozesse / Daten ändern sich? Welcher konkrete Nutzen entsteht? Projekt-leiter: Hr. Mustermann Art des Projekts: Übergreifend / IT / ...

Übersicht Anforderungen MVA-210218-013-2009xxxx-VMS7-k Übersicht Anforderungen Kategorie Nr 1a 1b 1c 1d 2a 2b 2c 3a 3b Name Masterdatensatz Gesetzliche Richtlinien Standards Code-Repository Verantwortlichkeiten Keine Doppelstrukturen Training Perspektiventrennung Reporting Beschreibung Vollständiger Masterdatensatz Erfüllung aller gesetzlichen Richtlinien Standardkonformität zu SAP/Oracle Gemeinsames Code-Repository aller Teilkomponenten Klar geregelte Verantwortlichkeiten Lösung und Organisationsstruktur müssen spiegel-bildlich sein um Doppelstrukturen zu vermeiden Kontinuierliches Endanwendertraining Trennung zwischen Management- und Nutzerperspektive Flexible Report-Engine, die Anpassungen und Neuerstellungen einfach zulässt Priorität Datenqualität 3 2 1 Nachhaltigkeit 2 3 1 Berichterstattung 1 Beantwortet: Welche technischen und funktionalen Anforderungen (Kernfunktionalitäten) wird an die finale Lösung gestellt? Welche der Anforderungen ist ein Muss, welche ein Kann? Muss 1 Soll 2 Kann 3 Quelle: Team

Es gibt 3 Lösungsoptionen MVA-210218-013-2009xxxx-VMS7-k Es gibt 3 Lösungsoptionen Bevorzugte Lösung 1: Eigenentwicklung 2: Einführung einer Standardlösung 3. Organisatorische Lösung Beschreibung der Lösung: ... ... ... 1: Enhance existing systems Beantwortet: Was sind die speziellen Features einer jeden Lösungsoption? Welche Software kann eingesetzt werden? Welche Prozesse ändern sich? Umsetzungskosten: EUR xx Mio EUR xx Mio EUR xx Mio Finanzieller Vorteil: EUR xx-yy Mio pro Jahr (2009 – 2011) EUR xx-yy Mio pro Jahr (2009 – 2011) EUR xx-yy Mio pro Jahr (2009 – 2011) Zeitrahmen: 1 Jahre + 2 Jahre + 1,5 Jahre + Benötigte Ressourcen: 100 Personenjahre 25 Personenjahre 30 Personenjahre Quelle: Team

Keine Lösung ist optimal; Option 2 jedoch am vielversprechendsten MVA-210218-013-2009xxxx-VMS7-k Keine Lösung ist optimal; Option 2 jedoch am vielversprechendsten Option 1: Eigenent-wicklung Option 2: Einführung Standardlösung Option 3: Organi-satorische Lösung Nr Anforderungsname 1a 1b 1c 1d Masterdatensatz Gesetzliche Richtlinien Standards Code-Repository  2a Verantwortlichkeiten    2b Keine Doppelstrukturen    2c Training    3a Perspektiventrennung    3b Reporting   4a ... 4b ... Beantwortet: Welche Lösungsoption erfüllt welche der Anforderung? Quelle: Team

Option 1 liefert folgenden Nutzen (pro Option eine Folie) MVA-210218-013-2009xxxx-VMS7-k Option 1 liefert folgenden Nutzen (pro Option eine Folie) ... Beschrei-bung: Beantwortet: Wiederholung: Was sind die speziellen Features der Lösungsoption? Implemen-tierungszeit: 12 Monate Voraussetzungen Benötigte Ressourcen Kosten (Implement. + Betrieb) Nutzen (Kosteneinsparung) ... LA: ... Pot. kum. Kosten * EUR Pot. kum. Nutzen * EUR Kostentreiber Nutzenkategorie Projekt-management: ... Hardware Wartung Externe Experten: ... Implementierung Verbrauchsmaterial Software-lieferanten: ... Total cost (Rm) Schulung Effizienzgewinn ? Implement-ierungspartner: ... Puffer Projektrisiko Internes Projektteam: Beantwortet: Wie viele Ressourcen werden in etwa für die Umsetzung benötigt? ... Beantwortet: Welche Kosten- und Nutzentreiber lassen sich identifizieren? Was ist deren quantitative Dimension? ? Personalkosten Summe ... Σ Summe ... Beantwortet: Wie müssen Prozesse, Technik, Steuerung der Organisation aktuell aussehen, damit die Lösung erfolgreich umgesetzt werden kann? Einflüsse auf die Organisation Techn. Lösung Prozesse Fähigkeiten Steuerung Kommunikation ... ... ... ... ... Beantwortet: Welche Veränderungen ruft die Lösung in den verschiedenen Dimensionen hervor? Quelle: Team

Beantwortet: Welche Lösungsoptionen kommen warum in Frage? Zusammenfassung der Bewertung: Die Einführung von Standardsoftware ist die beste Lösung MVA-210218-013-2009xxxx-VMS7-k Bevorzugte Lösung Option 2: Einführung Standardlösung Option 3: Organisatorische Lösung Option 1: Eigenentwicklung Beschreibung der Option ... ... ... Beantwortet: Wiederholung: Was sind die speziellen Features der Lösungsoption? Vorteile ... ... ... Beantwortet: Welche Lösungsoptionen kommen warum in Frage? Was sind die Stärken/ Schwächen einer jeden Option? Welches Konfliktpotential ist erkennbar? Welche Lösungsoption ist unter Betrachtung aller SWOT-Aspekte sowie der Kosten bevorzugt? Nachteile / Problempotential ... ... ... Quelle: Team