Workflow ‚automatisierte Zahlungsanordnung‘ 5. Saarländisches eGovernment-Forum 3. Dez. 2004 Jürgen H. Michel Leiter der Stabsstelle Neues Finanzwesen der Landeshauptstadt Saarbrücken

Projektrahmen EU-Projekt SPES (Setting Processes for electronic Signature) Anwendung der elektronischen Signatur in der Kommunalverwaltung Beteiligt: Bologna, Norfolk, Prato, Saarbrücken Projekte in Saarbrücken Grabmalgenehmigung (Signatur Stufe 3 / 3+) Formularserver als Grundlage der elektronischen Poststelle (Signatur Stufe 3 / 3+) Urlaubsschein (Signatur Stufe 2) Automatisierte Anordnung (Signatur Stufe 2)

Projektumfeld 20 Standorte ca. 130 MitabeiterInnen zur Mittelbewirtschaftung ca. 140 Anordnungsberechtigte mit ca. 170 Berechtigungen ca. 180.000 Anordnungen p.a. HKR-System: SAP User-Exits Bürofunktionen Workflowgenerator Zentralisierung: Im Rahmen mit dem Projekt Neue Kommunales Finanzwesen ist die Zentralisierung der Buchhaltung vorgesehen. User-Exit: Definierte Verfahrenspositionen, die durch Programmfunktionen der Anwender ergänzt werden können Workflow: Erlaubt die Abbildung der Organisation sowie die Definition von Abläufen für alle Programm-Module

Projektziel Beschleunigung des Anordnungsverfahrens Entlastung der Kasse durch Wegfall der Prüfungen Fälligkeit der Zahlung Einhaltung der Befugnisse Unterschrift der Anordnungsberechtigten Feststellungsvermerk (Sollstellung) Kostenreduzierung Papierersparnis Wegfall der Transportwege Sollstellung: Nach erfolgreichem Piloteinsatz des Verfahrens ist vorgesehen, die Anordnungen nach Genehmigung automatisch zum Soll zu stellen.

Maßnahmen Ersatz der förmlichen Zahlungsanordnung durch die elektronische Anordnung Ersatz der Unterschrift auf Papier durch die elektronische Signatur Ersatz des zentralen Anordnungsarchivs bei der Kasse durch dezentrale Archivierung der zahlungsbegründenden Belege bei den Buchungsstellen (zunächst) keine elektronische Archivierung der zahlungsbegründenden Unterlagen Archivierung: SAP würde es ermöglichen, gescannte Unterlagen den Anordnungen elektronisch bei zu heften.

Gesetzliche Grundlagen Gemeindekassenverordnung Der Entwurf zur neuen GemKVO erlaubt elektronische Signaturen der Stufen 2 oder 3 Archivierung der zahlungsbegründenden Unterlagen beim Fachamt Signaturgesetz

Signaturen gem. Signaturgesetz Stufe 1: (einfache) elektronische Signaturen Stufe 2: Fortgeschrittene elektronische Signaturen Eindeutig dem Signaturschlüssel-Inhaber zugeordnet Identifizierung des Schlüsselinhabers möglich Mit Mitteln erzeugt, die der Signaturinhaber unter seiner alleinigen Kontrolle hat Nachträgliche Veränderung von Daten wird erkannt Stufe 3: Qualifizierte elektronische Signaturen Stufe 3+: Qualifizierte elektronische Signaturen mit Anbieter-Akkreditierung Stufe 2 lässt nicht zu, dass das normale Passwortverfahren eingesetzt wird Durch die SAP-interne Dokumentation aller Eingaben und Änderungen wird 4. Voraussetzung erfüllt

Aufgaben Einrichten des Workflows im SAP Erstellung der Tabellen zu den Anordnungsberechtigungen Entwicklung eines zusätzlichen (Passwort)-Verfahrens gem. Signaturgesetz Stufe 2 Workflow: Hinterlegen der Organisationsstruktur für die Anordnungen; Definition der Haltepunkte im Anordnungsverfahren; Einarbeitung einer zusätzlichen Genehmigungsstufe (bei Bedarf) Tabellen: Anordnungsberechtigte, UA / Haushaltsstellen, Höchstbeträge Passwortverfahren: Sicherstellung der Selbstverwaltung durch die Signaturinhaber

Standard-Workflow

Sonder-Workflow

Workflow – Anordnung erfassen Mit der Speicherung der Anordnung werden auch die Feststellungs-vermerke bestätigt ! Die Anord-nungsnummer wird nach der Speicherung angezeigt und auf dem begründenden Beleg vermerkt

Workflow - Genehmigung Anordnung im Posteingang des Anordnungsberechtigten Anordnungsnummer

Workflow - Genehmigung Eingabe des Signatur-Passwortes Das Signaturpasswort kann nur von den Anordnungsberechtigten selbst geändert werden. Bei Verlust muss eine neue Signatur angelegt werden.

Workflow - Genehmigung Genehmigung oder Ablehnung der Anordnung Der/die Anordnungsbefugte kann sich die Anordnung in Verbindung mit dem begründenden Beleg ansehen und dann entscheiden, ob er sie genehmigt oder ablehnt.

Workflow – Sollstellung Kasse Anordnung im Posteingang der SachbearbeiterInnen der Kasse Sie können sich die Anordnung ansehen und per Doppelklick zum Soll stellen

Jährliche Einsparungen Sachkosten (Papier, Ordner, Regale, Raumkosten) 3.000 € Personalkosten 177.000 € Gesamteinsparungen p.a. 180.000 € 2 min / Anordnung / BAT Vb / 29,50 €

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