Tom Albertin DMS-Projektleiter 03641/49-2021 Archiv-, DMS- und Workflowlösungen mit OS|ECM in der Stadtverwaltung Jena.

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1 Tom Albertin DMS-Projektleiter www.jena.de tom.albertin@jena.de 03641/49-2021 Archiv-, DMS- und Workflowlösungen mit OS|ECM in der Stadtverwaltung Jena - R E C H N U N G S E I N G A N G S W O R K F L O W -

2 Tom Albertin DMS-Projektleiter www.jena.de tom.albertin@jena.de 03641/49-2021 2 - papierloser Belegdurchlauf im Anordnungs- und Freigabeprozess eingegangener Rechnungen Zielstellung Angestrebte Effekte - Verrringerung der Durchlaufzeiten - Reduzierung des Bearbeitungsaufwandes jedes einzelnen Prozessbeteiligten - Entlastung der Mitarbeiter von sachfremden Tätigkeiten (z.B. Transporte) - Wegfall der Bindung der Arbeitsplätze der Prozessbeteiligten an bestimmte Standorte - Transparenz, Kontrolle und höhere Sicherheit des Bearbeitungsprozesses - ständige Verfügbarkeit der Rechnung - Protokollierung der Bearbeitungsschritte und Zeichnungen, Verknüpfung des Protokolls an die Rechnung - zentrale Ablage im Rechnungseingangsbuch der Verwaltung - größtmögliche Datenkorespondenz zwischen DMS- und HKR-Verfahren

3 Tom Albertin DMS-Projektleiter www.jena.de tom.albertin@jena.de 03641/49-2021 3 Workflowschritte der Rechnungsbearbeitung 1. Rechnung erkennen und Workflow starten 2. Rechnung prüfen, sachlich u. rechnerisch richtig zeichnen 3. Vorbuchung im HKR und Anordnungserstellung 4. Anordnung sachlich und rechnerisch richtig zeichnen 5. Anordnung zur Anweisung zeichnen (rechte Unterschrift) 6. Anordnung zur Anweisung zeichnen (linke Unterschrift) 7. Freigabe Kasse Darstellung der Workflow-Schritte im DMS →

4 Tom Albertin DMS-Projektleiter www.jena.de tom.albertin@jena.de 03641/49-2021 4 Workflowschritte der Rechnungsbearbeitung 1. Rechnung erkennen und Workflow starten 2. Rechnung prüfen, sachlich und rechnerisch richtig zeichnen 3. Vorbuchung im HKR und Anordnungserstellung 4. Anordnung sachlich und rechnerisch richtig zeichnen 5. Anordnung zur Anweisung zeichnen (rechte Unterschrift) 6. Anordnung zur Anweisung zeichnen (linke Unterschrift) 7. Freigabe Kasse zum Workflowschritt zurück Steuerung in der Präsentation:

5 Tom Albertin DMS-Projektleiter www.jena.de tom.albertin@jena.de 03641/49-2021 5 Arbeitsschritt 1: Rechnung erkennen und Workflow starten 1. Postkorb sichten

6 Tom Albertin DMS-Projektleiter www.jena.de tom.albertin@jena.de 03641/49-2021 6 Arbeitsschritt 1: Rechnung erkennen und Workflow starten 1. Postkorb sichten 2. Dokument öffnen

7 Tom Albertin DMS-Projektleiter www.jena.de tom.albertin@jena.de 03641/49-2021 7 Arbeitsschritt 1: Rechnung erkennen und Workflow starten 1. Postkorb sichten 2. Dokument öffnen 3. Datenblatt ergänzen („F2“) Daten können von der Rechnung im Hintergrund abgelesen oder durch Kopierfunktionen über- nommen werden.

8 Tom Albertin DMS-Projektleiter www.jena.de tom.albertin@jena.de 03641/49-2021 8 Arbeitsschritt 1: Rechnung erkennen und Workflow starten 1. Postkorb sichten 2. Dokument öffnen 3. Datenblatt ergänzen („F2“) 4. Bearbeiter für sachliche und Rechnerische Richtigkeit aus- wählen

9 Tom Albertin DMS-Projektleiter www.jena.de tom.albertin@jena.de 03641/49-2021 9 Arbeitsschritt 1: Rechnung erkennen und Workflow starten 1. Postkorb sichten 2. Dokument öffnen 3. Datenblatt ergänzen („F2“) 4. Bearbeiter für sachliche und Rechnerische Richtigkeit aus- Wählen 5. Workflow starten Ja! Die Rechnung wird zur Prüfung weitergeleitet.

10 Tom Albertin DMS-Projektleiter www.jena.de tom.albertin@jena.de 03641/49-2021 10 Arbeitsschritt 2: Rechnung prüfen; sachlich und rechnerisch richtig zeichnen 1. Workfloweingangskorb sichten Der Arbeitsschritt wurde an den zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet Benachrichtigung erfolgt über Email sowie Benachrichtigung bei Programmstart Es wird die zu erledigende Auf- gabe benannt → hier: PRÜFUNG

11 Tom Albertin DMS-Projektleiter www.jena.de tom.albertin@jena.de 03641/49-2021 11 Arbeitsschritt 2: Rechnung prüfen; sachlich und rechnerisch richtig zeichnen 1. Workfloweingangskorb sichten 2. Anordnungsdaten erfassen Zahlungsempfänger Diese Daten können nur über den Button „Kreditorensuche“ aus der HKR-Adressdatenbank ausgewählt und übernommen werden.

12 Tom Albertin DMS-Projektleiter www.jena.de tom.albertin@jena.de 03641/49-2021 12 Arbeitsschritt 2: Rechnung prüfen; sachlich und rechnerisch richtig zeichnen 1. Workfloweingangskorb sichten 2. Anordnungsdaten erfassen Zahlungsempfänger Buchhaltungsdaten Nicht alle Daten sind Pflichtfelder, sollten aber durch die fachliche Kompetenz des Bearbeiters hier schon weitestgehend erfasst werden.

13 Tom Albertin DMS-Projektleiter www.jena.de tom.albertin@jena.de 03641/49-2021 13 Arbeitsschritt 2: Rechnung prüfen; sachlich und rechnerisch richtig zeichnen 1. Workfloweingangskorb sichten 2. Anordnungsdaten erfassen 3. Weiterleiten Es gibt 2 Möglichkeiten des Weiterleitens: A: Weiterleiten an einen weiteren Bearbeiter zwecks Rückfrage (bei mehreren Beteiligten) oder Zuarbeit (z. B. Einpflegen fehlender Adress-Daten in der HKR-Stammdatenbank) und anschließendes, oder wenn dies nicht notwendig ist, sofortiges B: Weiterleiten an die Haushaltsstelle zur Anordnungserstellung

14 Tom Albertin DMS-Projektleiter www.jena.de tom.albertin@jena.de 03641/49-2021 14 Momentaner Stand im Workflowprozess Schleife “Prüfung” aktiv Bei positiven Durchlauf erfolgt die Übergabe an die Schleife “Anordnung erstellen”

15 Tom Albertin DMS-Projektleiter www.jena.de tom.albertin@jena.de 03641/49-2021 15 Arbeitsschritt 3: Vorbuchung im HKR und Anordnungserstellung 1. Workfloweingangskorb sichten Der Arbeitsschritt wurde an den zuständigen Sachbearbeiter in der Haushaltsstelle weitergeleitet Benachrichtigung erfolgt über Email sowie Benachrichtigung bei Programmstart Es wird die zu erledigende Auf- gabe benannt: → hier: ANORDNUNG ERSTELLEN

16 Tom Albertin DMS-Projektleiter www.jena.de tom.albertin@jena.de 03641/49-2021 16 Arbeitsschritt 3: Vorbuchung im HKR und Anordnungserstellung 1. Workfloweingangskorb sichten 2. Dokument öffnen Rechnungsrelevante Daten lesen (Zahlungsempf., Rechnungsbetrag)

17 Tom Albertin DMS-Projektleiter www.jena.de tom.albertin@jena.de 03641/49-2021 17 Arbeitsschritt 3: Vorbuchung im HKR und Anordnungserstellung 1. Workfloweingangskorb sichten 2. Dokument öffnen 3. Rechnung an HKR übergeben Buchungsmaske im HKR öffnen Haushaltsstelle bestimmen Rechnungseingangsuch öffnen

18 Tom Albertin DMS-Projektleiter www.jena.de tom.albertin@jena.de 03641/49-2021 18 Arbeitsschritt 3: Vorbuchung im HKR und Anordnungserstellung 1. Workfloweingangskorb sichten 2. Dokument öffnen 3. Rechnung an HKR übergeben Buchungsmaske öffnen Haushaltsstelle bestimmen Rechnungseingangsuch öffnen vom System bereits erfasste Rechnungsdaten auswählen Ausgewählte Rechnung mit “+” übernehmen Daten wurden in die Buchungs- maske übernommen

19 Tom Albertin DMS-Projektleiter www.jena.de tom.albertin@jena.de 03641/49-2021 19 Arbeitsschritt 3: Vorbuchung im HKR und Anordnungserstellung 1. Workfloweingangskorb sichten 2. Dokument öffnen 3. Rechnung an HKR übergeben 4. Weiterleiten Zurück zur Workflowmaske in OS|ECM → „WEITERLEITEN“ → Rückfrage/Erinnerung

20 Tom Albertin DMS-Projektleiter www.jena.de tom.albertin@jena.de 03641/49-2021 20 Arbeitsschritt 3: Vorbuchung im HKR und Anordnungserstellung 1. Workfloweingangskorb sichten 2. Dokument öffnen 3. Rechnung an HKR übergeben 4. Weiterleiten 5. Anordnung anfügen → die im HKR erstellte Anordnung wird automatisch mit der Rechnung verknüpft → dadurch Schrifterfordernis er- füllt

21 Tom Albertin DMS-Projektleiter www.jena.de tom.albertin@jena.de 03641/49-2021 21 Momentaner Stand im Workflowprozess Schleife “Anordnung erstellen” abgeschlossen Bei positiven Durchlauf erfolgt die Übergabe an die Schleife “Anordnung sachl. u. rechn. richtig”

22 Tom Albertin DMS-Projektleiter www.jena.de tom.albertin@jena.de 03641/49-2021 22 Arbeitsschritt 4: Anordnung sachlich und rechnerisch richtig zeichnen 1. Workfloweingangskorb sichten Der Arbeitsschritt wird an den nächsten zuständigen Sachbe- arbeiter in der Haushaltsstelle weitergeleitet Benachrichtigung erfolgt über Email sowie Benachrichtigung bei Programmstart Es wird die zu erledigende Auf- gabe benannt: → hier: ANORDNUNG SACHLICH/ RICHTIG ZEICHNEN

23 Tom Albertin DMS-Projektleiter www.jena.de tom.albertin@jena.de 03641/49-2021 23 Arbeitsschritt 4: Anordnung sachlich und rechnerisch zeichnen 1. Workfloweingangskorb sichten 2. Rechnung bestätigen → Rechnung nochmals prüfen → sachl./rechn. Richtig bestätigen

24 Tom Albertin DMS-Projektleiter www.jena.de tom.albertin@jena.de 03641/49-2021 24 Arbeitsschritt 4: Anordnung sachlich und rechnerisch zeichnen 1. Workfloweingangskorb sichten 2. Rechnung bestätigen 3. Rechnung weiterleiten

25 Tom Albertin DMS-Projektleiter www.jena.de tom.albertin@jena.de 03641/49-2021 25 Momentaner Stand im Workflowprozess Schleife “Anordnung sachlich und rechnerisch richtig” abgeschlossen Bei positiven Durchlauf erfolgt die Übergabe an die Schleife “Anordnung unterzeichnen”

26 Tom Albertin DMS-Projektleiter www.jena.de tom.albertin@jena.de 03641/49-2021 26 Arbeitsschritt 5: Anordnung zur Anweisung zeichnen (rechte Unterschrift) 1. Workfloweingangskorb sichten Der Arbeitsschritt wurde an den nächsten zuständigen Sachbe- arbeiter in der Haushaltsstelle weitergeleitet Benachrichtigung erfolgt über Email sowie Benachrichtigung bei Programmstart Es wird die zu erledigende Auf- gabe benannt: → hier: ANORDNUNG UNTERZEICHNEN

27 Tom Albertin DMS-Projektleiter www.jena.de tom.albertin@jena.de 03641/49-2021 27 Arbeitsschritt 5: Anordnung zur Anweisung zeichnen (rechte Unterschrift) 1. Workfloweingangskorb sichten 2. Zeichnen und Weiterleiten → “Weiterleiten” drücken

28 Tom Albertin DMS-Projektleiter www.jena.de tom.albertin@jena.de 03641/49-2021 28 Arbeitsschritt 5: Anordnung zur Anweisung zeichnen (rechte Unterschrift) 1. Workfloweingangskorb sichten 2. Zeichnen und Weiterleiten → “Weiterleiten” drücken → Zeichnen durch Passworteingabe → Arbeitsschritt beendet!

29 Tom Albertin DMS-Projektleiter www.jena.de tom.albertin@jena.de 03641/49-2021 29 Arbeitsschritt 6: Anordnung zur Anweisung zeichnen (linke Unterschrift) 1. Workfloweingangskorb sichten Der Arbeitsschritt wurde an den zuständigen zeichnungsbefugten LEITER weitergeleitet Benachrichtigung erfolgt über Email sowie Benachrichtigung bei Programmstart Es wird die zu erledigende Auf- gabe benannt: → hier: ANORDNUNG UNTERZEICHNEN LEITUNG

30 Tom Albertin DMS-Projektleiter www.jena.de tom.albertin@jena.de 03641/49-2021 30 Arbeitsschritt 6: Anordnung zur Anweisung zeichnen (linke Unterschrift) 1. Workfloweingangskorb sichten 2. Zeichnen und Weiterleiten → “Weiterleiten” drücken

31 Tom Albertin DMS-Projektleiter www.jena.de tom.albertin@jena.de 03641/49-2021 31 Arbeitsschritt 6: Anordnung zur Anweisung zeichnen (linke Unterschrift) 1. Workfloweingangskorb sichten 2. Zeichnen und Weiterleiten → “Weiterleiten” drücken → Zeichnen durch Passworteingabe → Arbeitsschritt beendet!

32 Tom Albertin DMS-Projektleiter www.jena.de tom.albertin@jena.de 03641/49-2021 32 Arbeitsschritt 6: Anordnung zur Anweisung zeichnen (linke Unterschrift) 1. Workfloweingangskorb sichten 2. Zeichnen und Weiterleiten → “Weiterleiten” drücken → Zeichnen durch Passworteingabe → Arbeitsschritt beendet! Prozessschritte im Hintergrund: → im HKR erfolgt automatisch die Fachamtsfreigabe → keine manuelle Freigabe durch Haushaltsstelle mehr notwendig!

33 Tom Albertin DMS-Projektleiter www.jena.de tom.albertin@jena.de 03641/49-2021 33 Momentaner Stand im Workflowprozess Schleife “Anordnung unterzeichnen” abgeschlossen Bei positiven Durchlauf erfolgt die Übergabe an die Schleife “Freigabe Kasse”

34 Tom Albertin DMS-Projektleiter www.jena.de tom.albertin@jena.de 03641/49-2021 34 Arbeitsschritt 7: Freigabe Kasse 1. Workfloweingangskorb sichten Der Arbeitsschritt wurde an alle Mitglieder der Gruppe “Buchungs- sachbearbeiter” in der Kasse weitergeleitet Benachrichtigung erfolgt über Email sowie Benachrichtigung bei Programmstart Es wird die zu erledigende Auf- gabe benannt: → hier: FREIGABE KASSE

35 Tom Albertin DMS-Projektleiter www.jena.de tom.albertin@jena.de 03641/49-2021 35 Arbeitsschritt 7: Freigabe Kasse 1. Workfloweingangskorb sichten 2. Eigene Zuständigkeit für die Buchung feststellen A: An Hand der Haushaltsstelle in der Infozeile des Eingangskorbes (wird noch umgesetzt) B: Durch Öffnen der Rechnung

36 Tom Albertin DMS-Projektleiter www.jena.de tom.albertin@jena.de 03641/49-2021 36 Arbeitsschritt 7: Freigabe Kasse 1. Workfloweingangskorb sichten 2. Eigene Zuständigkeit für die Buchung feststellen 3. Prüfen der Freigabevoraus- setzungen → Rechnungs-, Buchhaltungs- und Kontierungsdaten → Vorliegen aller (virtueller) Unter- schriften durch Protokollkontrolle

37 Tom Albertin DMS-Projektleiter www.jena.de tom.albertin@jena.de 03641/49-2021 37 Arbeitsschritt 7: Freigabe Kasse 1. Workfloweingangskorb sichten 2. Eigene Zuständigkeit für die Buchung feststellen 3. Prüfen der Freigabevoraus- setzungen 4. Workflow abschließen → mit “Weiterleiten“ Bearbeitung im DMS beenden (Entgegennahme des Arbeits- schrittes wird ebenfalls protokol- liert)

38 Tom Albertin DMS-Projektleiter www.jena.de tom.albertin@jena.de 03641/49-2021 38 Arbeitsschritt 7: Freigabe Kasse 1. Workfloweingangskorb sichten 2. Eigene Zuständigkeit für die Buchung feststellen 3. Prüfen der Freigabevoraus- setzungen 4. Workflow abschließen 5. Freigabe der Buchung im HKR - Ende des Workflows -

39 Tom Albertin DMS-Projektleiter www.jena.de tom.albertin@jena.de 03641/49-2021 39 Weitere Prozesse im Hintergrund Rechnung wird mit Klassifizierung automatisch im Rechnungseingangs- buch abgelegt Bearbeitungsstatus und Verlinkung zum Rechnungsdokument auch aus dem Rechnungseingangsbuch heraus Protokollierung der durchgeführten Bearbeitungsschritte und Bearbeiter “Kommunizierung” des DMS mit HKR (Abfrage/Übernahme Adressdaten, Abfrage und Übergabe Buchungs- status, Einbindung der erzeugten Anordnungen, Zugriff aus dem HKR auf das Rechnungsdokument im DMS, etc....)

40 Tom Albertin DMS-Projektleiter www.jena.de tom.albertin@jena.de 03641/49-2021 40 Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit