Debitoren und Mahnwesen Geschäftsprozesse Debitoren/Mahnwesen

Überblick Bestellwesen, Debitoren-BH, Mahnwesen. Welche Geschäftsprozesse fallen hier an?

Lernziele Geschäftsprozesse Auftragsbearbeitung. Kontrollen beim Auftragsbearbeitung. Geschäftsprozesse Debitoren-BH. Kontrollen in der Debitoren-BH.

Geschäftsprozesse Auftragsbearbeitung Lernziel 1 Geschäftsprozesse Auftragsbearbeitung

Geschäftsprozesse Auftragsbearbeitung Der Bestellwesen-Prozeß umfaßt folgende Aktivitäten: Anfragen (optional) Kontaktierung (optional) Bestellannahme Versand Fakturierung

Geschäftsprozesse Auftragsbearbeitung Bestell- annahme Optionale Schritte Anfrage Versand Kontakt- Herstellung Fakturierung

Enterprise Resource Planning Ein ERP-System ist ein Informationssystem, welches umfangreiche Geschäftsdaten (u.a. auch) im Zusammenhang mit dem Bestellprozeß verwaltet. Bekanntestes Produkt: SAP R/3 Alternativen: Baan, Navision, Movex (Intentia), Peoplesoft, Oracle Financials, …

Kundenstammdaten Kunden-Stammdaten stellen alle die einzelnen Kunden betreffenden Daten dar (Name, Adresse, Kreditkonditionen, …). Diese Daten müssen zunächst angelegt werden, bevor Bestellprozesse angestoßen werden können. Im SAP R/3 sind vier Arten von Stammdaten erforderlich.

Kundenstammdaten Es handelt sich um folgende Datensatz-Strukturen: Sold-to-customer records Ship-to-customer records Bill-to-customer records Payee customer records

Kundenstammdaten Bei Neuanlage eines sold-to-customer master records, werden die anderen drei master records automatisch (mit identischen Kundendaten) angelegt. Diese Datensätze sollten einzigartig sein. SAP R/3 setzt außerdem voraus, dass ein Kunde als “kundenfähig” (approved to sales) eingestuft wird, bevor diese Datensätze generiert werden können.

Datenfelder Die master records werden durch Dateneingabe angelegt. In R/3 erfolgt die Eingabe durch eine Abfolge von Bildschirmmasken. In jeder Maske werden bestimmte Kundenattribute erfaßt. Welche Erfassungsmasken zur Kundenanlage existieren in R/3?

Datenfelder Initial Screen Customer Address Control Data Marketing Payment Transactions Unloading Points

Datenfelder Foreign Trade Contact Person Account Management Payment Transactions Correspondence Insurance

Datenfelder Sales Shipping Billing Taxes Output Screen Partner Functions

Einmalkunden R/3 gestattet auch die Anlage spezieller, einfacher master records für “Laufkundschaft”. Diese master records enthalten lediglich minimale Informationen, nämlich: Address, Sales, Shipping, Billing, Taxes, and Output Create Customer-Bildschirmmasken.

Auftragsbearbeitung in SAP R/3 Auftragsbearbeitung stellt den Vorgang da, bei dem die Kundenbestellungen vom Lager der Fertigprodukte bedient werden. Ohne Kundenstammsatz kann keine Bestellung angelegt werden.

Kontrollen bei der Auftragsbearbeitung Lernziel 2 Kontrollen bei der Auftragsbearbeitung

Transaktionskontrollen bei der Auftragsbearbeitung Kontrollen der Transaktionszyklen basieren auf der Funktionstrennung in Geschäftsprozessen. Welche Funktionen sind das? Bestellannahme Kreditgewährung Verwaltung der Fertigprodukte

Transaktionskontrollen bei der Auftragsbearbeitung Versand Fakturierung Mahnwesen Hauptbuchkonten

Bestelleingang Customer Enter Order Order Create Order Sales Order Master Price List Order Database Sales Order

Approved Order Released for Further Processing Kreditgewährung Sales Order Approve Credit Credit Files Retrieve New Orders Credit Processing Order Database Approved Sales Order Approved Order Released for Further Processing

Lagerverwaltung Picking Pick List Order Prepare Delivery Picking Inventory Database Prepare Picking List Delivery Processing Order Database Picking List With Goods To Shipping

Versand Picking List With Goods Packing List Match Ship Order Delivery Finished Goods Delivery Processing Order Database Packing List With Goods Bill of Lading Customer

Fakturierung Billing Prepare List Invoice Invoice Invoice Processing Customer Billing List Prepare Invoice Invoice Processing Invoice Order Database Periodically Prepare Journal Entry Journal Voucher General Ledger

Accounts Receivable Ledger Debitoren, Mahnwesen Invoice Posting List Review Post Accounts Receivable Ledger Prepare Posting List Invoice Posting Control Total Order Database General Ledger

Hauptbuch Control Total Journal Voucher Compare Post General Ledger Accounts Receivable Billing Compare Post General Ledger General Ledger Processing

Geschäftsprozesse Debitoren-BH Lernziel 3 Geschäftsprozesse Debitoren-BH

Geschäftsprozesse in der Debitoren-BH Der Debitorenverwaltungs-Prozeß beinhaltet Forderungen und Mahnwesen ebenso wie die Verwaltung von Anzahlungen. Die Forderungen stellen oftmals den Löwenanteil des Working Capital eines Unternehmens dar.

Geschäftsprozesse in der Debitoren-BH Debitorenbuchhaltung beinhaltet auch die Kreditgewährung und die Zahlungs-History. Diese Informationen sind zentral für die in diesem Bereich anfallenden Geschäftsprozesse.

Geschäftsprozesse in der Debitoren-BH Es existiert ein separater Rechnungskreis (“offene Posten”) mit Konten für die einzelnen Kunden, sowie ein Sammelkonto im Hauptbuch. Die Zahlungs-Eingangsinformationen kommen zum Ausgleich von der Rechnungsabteilung. Ebenso Zahlungserinnerungen und Wertberichtigungen.

Geschäftsprozesse in der Debitoren-BH Debitorenbuchhaltungen können nach zwei Prinzipien organisiert sein: Open-item processing (Offene Posten) Balance-forward processing (eigener Rechnungskreis mit Konten und Abschlüssen für jeden Kunden)

Kontrollen in der Debitoren-BH Lernziel 4 Kontrollen in der Debitoren-BH

Kontrollen in der Debitoren-BH Cash Receipts Accounts Receivable Remittance Advices Remittance Advices

Kontrollen in der Debitoren-BH Accounts Receivable General Ledger Billing Control Totals Control Totals Invoices

Kontrollen in der Debitoren-BH General Ledger Cash Receipts Billing Control Totals Control Totals Journal Voucher Journal Voucher

Kontrollen in der Debitoren-BH Accounts Receivable Receiving Credit Billing Sales Return Memo Sales Return Memo Sales Return Memo Credit Memo Credit Memo

Kontrollen in der Debitoren-BH Accounts Receivable Customer Credit Aged Trial Balance Aged Trial Balance Statements Statements

Forderungsabschreibung Auch bei den Forderungsabschreibungen ist eine Funktionstrennung wichtig. Zuerst müssen die Kundenkonten mit fälligen Außenständen untersucht werden. Dies wird mit einer speziellen Auswertung durchgeführt (aged trial balance report).

Forderungsabschreibung Accounts Receivable Credit Treasurer Aged Trial Balance Aged Trial Balance Write-Off Memo Write-Off Memo Write-Off Memo 1 1 1 2 3 Worthless Account List File

Forderungsabschreibung Internal Audit Credit Accounts Receivable General Ledger Write-Off Memo Write-Off Memo 3 3 Control Total Control Total Worthless Account List Worthless Account List Notifications

Geschäftsprozesse erhaltene Anzahlungen Ein Anzahlungs-Prozeß wird angestoßen, wenn ein positiver Kundensaldo besteht. Anzahlungen werden entweder bar oder durch Überweisungen getätigt (oftmals persönlich an Kassen).

Geschäftsprozesse erhaltene Anzahlungen Kundenzahlungen sollten stets durch Empfangsbestätigungen sowie monatliche Kundensaldenlisten dokumentiert werden. Dokumentierte offene Forderungen ermöglichen Zuordnung und Kontrolle von Zahlungseingängen.

Geschäftsprozesse erhaltene Anzahlungen Die wichtigste Kontrollmöglichkeit des Anzahlungs-Prozesses besteht in der strikten Trennung folgender Aufgabenbereiche: Postempfang Zahlungseingang Debitorenbuchhaltung Hauptbuch-Kontenführung

Geschäftsprozesse erhaltene Anzahlungen Bank Innenrevision Um Zahlungen, welche per Post eingehen, zu kontrollieren, ist es erforderlich, dass niemand in der Postabteilung, beim Zahlungseingang oder in der Debitorenbuchhaltung den gesamten Vorgang steuern kann.

Geschäftsprozesse Barverkauf Der wesentliche Unterschied zwischen einem Barzahlungsverkaufs-Prozeß und einem Anzahlungs-Prozeß besteht darin, dass beim Barzahlungsverkauf kein vorzeitiger Zahlungsmittel-Zugangs-Datensatz erfaßt wird. Barzugänge müssen in einem Kassenbuch unter besonderen Sicherheitsvorkehrungen laufend dokumentiert werden.

Geschäftsprozesse Barverkauf Empfangsbestätigungen werden erstellt und den Kunden übermittelt. Was ist eine Kunden-Prüfung (customer audit)? Die Beschreibung eines Vorgangs, bei dem der Kunde als Kontrollinstanz der originären Dokumentation eines Geschäftsfalls fungiert.

Geschäftsprozesse Barverkauf Welche solche Vorgänge gibt es? Eine Preisanzeige, die es dem Kunden ermöglicht, das Retourgeld zu überprüfen Kunden mit gratis-Waren zu belohnen, falls ihre Rechnungen fehlerhaft sind