Evaluation der Studiengebühren Kurzüberblick Durchgeführt von Frau Daniela Dankesreiter, Innenrevision Universität Hohenheim Herr Rendlen, Mitglied des Universitätsrates

Evaluation der Studiengebühren Der Prüfauftrag gliedert sich wie folgt:  Überprüfung des Verfahrens  Überprüfung der Verwendung der Gebühren Der Prüfauftrag wird unter folgenden Gesichtspunkten durchgeführt:  Wirtschaftlichkeit  Schnelligkeit  nach gesetzlichen Vorgaben  Sicherheit des Verfahrensablaufes (Qualitätssicherung)

Teil I Überprüfung des Verfahrens Darstellung des bisherigen Verfahrens - Geschäftsprozessdarstellung -

Geschäftsprozessdarstellung  Phase I -Erfassen und Verteilung der Einnahmen-  Phase II -Antragsbearbeitung in den Fakultäten und im Zentralbereich bis zur Weiterleitung an die Studiengebühren- kommission und dortige Beurteilung-  Phase III -Beschlussfassung durch das Rektorat-  Phase IV -Umsetzung der Beschlüsse-

Phase I: Erfassen und Verteilung der Einnahmen Empfehlung: Festlegung von festen/regelmäßigen Terminen zum Einnahmestand für die Beschlüsse der Verteilung der Gelder! Die Ergebnisse der Verteilung müssen auch nach Beschluss des Rektorates an die Fakultäten weitergemeldet werden! Zuständige Abteilung: AF -Abteilung Finanzen-

Phase II: Antragsbearbeitung in den Fakultäten und im Zentralbereich bis zur Weiterleitung an die Studiengebührenkommission und dortige Beurteilung  Zentralbereiche

Empfehlung: Alle Anträge laufen über die Abteilung Finanzen -AF- zur Strukturierung, Vergabe von lfd. Nummern und Finanzplanung. Die Anträge sind von den Antragstellern in Sach- und Personalmittel entsprechend dem Antragsformular zu gliedern. Sofern eine Verlängerung von Personal beantragt wird, ist vom Antragsteller zur Prüfung der rechtlichen Möglichkeiten vorab die Abteilung Personal -AP- einzuschalten. Die Abteilung Finanzen übergibt die Gesamtübersicht an den Rektor, der ggf. Prioritäten festlegt. Der Rektor bringt die Gesamtübersicht in die Studiengebühren- kommission ein.

Phase II: Antragsbearbeitung in den Fakultäten und im Zentralbereich bis zur Weiterleitung an die Studiengebührenkommission und dortige Beurteilung  Fakultäten

Empfehlungen zu Phase II -Fakultäten-

Neues Verfahren:   feste Termine für die Einbringung der Anträge in die Studiengebühren- kommission und feste Sitzungstermine   Die Sitzungstermine sind von der Studiengebührenkommission im 4. Quartal im Vorjahr für das Folgejahr festzulegen. Eine direkte Mitteilung der Termine muss an das Rektorat, Abteilung Finanzen und an die Fakultäten erfolgen.   jede Fakultäten muss die Anträge mit lfd. Nummern versehen, damit evtl. Folgeanträge nachvollzogen werden können.   Bei Personalmittel mit Verlängerungen von vorhandenem Personal müssen die Anträge der Fakultäten von der Abteilung Personal -AP- geprüft werden. Die Fakultäten haben daher vor Weitergabe der Gesamtübersicht ggf. die Personalabteilung einzuschalten.   Die Fakultäten legen die Gesamtübersicht (aufgeteilt nach Sach- und Personalmittel sowie lfd. Nummern) der Abteilung Finanzen -AF- vor. Diese wird mittels des dort neu eingeführten Gesamtfinanzplan die Anträge in diesen Plan eintragen und dann an die Studiengebührenkommission weitergeben.

Neues Verfahren:  Änderung des Verfahrens Studiengebührenkommission erhält evtl. 2 Übersichtslisten pro Fakultät und Zentralbereiche Das bedeutet: 1.Übersichtsliste der Fakultäten und Zentralbereiche über die durch die Positiv-/Negativ-Liste unmittelbar und unzweifelhaft abgedeckten Maßnahmen 2.Übersichtsliste der Fakultäten und Zentralbereiche über Anträge, die über die Positiv-/Negativ-Liste hinausgehen (Sonderfälle).  Die Anträge sind über beiden Listen hinweg fortlaufend zu nummerieren.  Die Gliederung muss trotzdem in Sach-/ und Personalmittel gegliedert werden.  Die Übersichten werden über Abteilung Finanzen in die Studiengebührenkommission eingebracht.  Terminvorgaben sind einzuhalten, keine Tischvorlagen, ggf. sind Anträge in der nächsten Sitzung einzubringen oder über die Handkasse abzuwickeln.

Phase III: Beschlussfassung durch das Rektorat Empfehlung: Sowohl vor Einbringung in die Studiengebührenkommission als auch vorab vor Weiterleitung der Ergebnisse an das Rektorat gehen die Übersichten und die dazugehörigen Anträge an die Abteilung Finanzen zur Erstellung einer umsetzungsfähigen Beschlussvorlage (Gliederung, finanzielle Übersicht). Vorteile: Das Rektorat und auch der Rektor selbst haben die Möglichkeit, sich einen schnellen Überblick zu verschaffen um schnell und effizient darüber entscheiden zu können. Die Abteilung Finanzen hat immer die finanzielle Übersicht über die Studien- gebühren und kann bei Fehlentwicklungen eingreifen. Von der Abteilung Finanzen ist gegenüber den Zentralbereichen und Fakultäten immer eine Auskunft über die Geldabflüsse und von längerfristigen Bindungen einzelner Maßnahmen möglich.

Phase IV: Umsetzung der Beschlüsse Sofortmaßnahme -neu-: Einführung der jährlichen Betrachtung (keine semesterweise Betrachtung) Begründung zu § 4 LHGebG „Die Hochschulen haben über die Höhe und Verwendung der Einnahmen in ihrem jährlichen Rechenschaftsbericht (§ 13 Abs. 9 Satz 2 LHG) zu informieren.“ Landtagsdrucksache 14/771 vom , Anfrage über semesterweisen umfassenden Bericht Antwort Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst: „Eine gesonderte unterjährige Rechenschaftslegung durch die Vorlage eines Berichtes pro Semester ….. ist dagegen weder aus haushaltsrechtlichen Sicht sinnvoll, da die Rechenschaftslegung grundsätzlich an das Haushaltsjahr gebunden ist, noch trägt es zum Bürokratieabbau an den Hochschulen bei.“ Eigene Erfahrungen und Kenntnisse

Weitere Vorgehensweise:  Lösungsvorschläge für die Problematiken - Umwidmung der Mittel - Überziehung der Mittel - Nicht verwendete Mittel am  Lösungsvorschlag für die Herstellung des Benehmens mit den Studierenden (zeitlicher Horizont zur Herstellung)  Prüfung der Verwendung der Studiengebühren -Teil 2-  Umsetzung der Vorschläge/Empfehlungen bis  Die Umsetzung erfolgt von der Innenrevision gemeinsam mit der Abteilung Finanzen unter Einbindung der Studiengebührenkommission und den Fakultäten  Vorstellung des Endergebnisses in der Universitätsratssitzung am , bei Bedarf in der Senatssitzung am