Projekte unter Druck - Überlebenskonzepte und Einflussfaktoren auf den Projekterfolg Dr. Ernest Wallmüller Qualität & Informatik wallmueller@itq.ch www.itq.ch 1

Agenda 1 Situation 2 Faktoren 3 Überlebenstest 4 Überlebenskonzepte 5 Zusammenfassung

Project Failure Rates 23% 49% 28% Failed Challenged Succeeded based on application development projects The Standish Group International, Extreme Chaos, 2000

What exactly do you mean by Challenged? Challenged is the nice positive American way to tell you that you fucked the project Average cost overrun: 189% Projects re-started: 94% Time overrun: 222% Functionality delivered on average: 61% The truth is If a project is delivered on time, within budget and exactly according to the specifications, it is a miracle (miracle := 28%)

Success Hasn’t Come Easily Failed Challenged Succeeded 23% 49% 28% 2000 28% 46% 26% 1998 40% 33% 27% 1995 31% 53% 16% 1994 based on 30,000 application projects in large, medium and small cross-industry U.S. companies The Standish Group International, Inc., Extreme Chaos, 2000

Die Erfolgskriterien von IT-Projekten 1. Beteiligung der Endbenutzer 19 2. Managementunterstützung 16 3. Eindeutig festgelegte Anforderungen 15 4. Korrekte Planung 11 5. Realistische Erwartungen 10 6. Effizientes Vorgehen 9 7. Kompetente Mitarbeiter 8 8. Leitung und Organisation 7 9. Klare Ideen und Ziele 3 10. Einsatzfreudige, zielorientierte Mitarbeiter 3 Bemerkung: Je höher die Punktzahl, desto größer ist der Beitrag zum Projekterfolg. www.standishgroup.com 2

Verhältnisse Schweiz Ploner-Studie 2002, 100 Unternehmen Das Abbruchrisiko ist besonders ausgeprägt bei den strategischen Grossprojekten Ploner-Studie 2002, 100 Unternehmen

Gründe für gefährdete, resp Gründe für gefährdete, resp. gescheiterte Projekte Ploner Studie „IT-Kosten und -Performance 2002“ Das Abbruchrisiko ist besonders ausgeprägt bei den strategischen Grossprojekten

Konzept zur Effizienzsteigerung in der IT Ploner Studie „IT-Kosten und -Performance 2002“

Teufelsquadrat nach Sneed Bei Unausgewogenheit der Ziele entsteht Druck/Stress! Klassische Projektfalle: Der Auftraggeber kann alles haben! Produktivität: konstante Fläche des 4-Ecks

Schlüsselfaktoren für die Projektperformance … bestimmen Zeit, Aufwand und Qualität Ebert, Alcatel 2002

Zusammenhang ist nicht linear

Zentrale Fragen: Projekt X • Machen wir Projekt Y die richtigen Projekte? zu viele • Haben wir die Ressourcen dafür? Projekt X Projekt Y Projekt Z Projekt R Projekt U Projekt V Projekt W

Multiprojektmanagement - Projekt-Portfolio-Management Potentielle Projekte Laufende Projekte Projekt- portfolio - Priorisierung - Project Office - Tools Vorstand, MPB-, PSA-Meeting, Unternehmensziele Abgelehnte Projekte Ressourcen- management Neues Projekt- Portfolio

Multiprojektübersicht Multiprojektmanagement Multiprojektübersicht Mittelfristplan 99 00 01 Businesspläne Einzelprojekt Einzel- projekt 100 Ergebnispläne Kapazitätsplan => Einbindung in Unternehmensplanung

Nicht jedes Projekt ist ein Projekt! nach McConnel, 2002

Ressourcenmanagement Die vier Säulen des Projektleiters Vorgehensmodell Phase 1 Ziele Meilensteine Phase 2 Phase n Projektstrukturplan Arbeitspaket - Inhalt - Termin - Verantwortung - Kosten Terminplan Ressourcenmanagement KW 1 KW 2 KW 3 Ressourcen 70 % Planungs- prozess Projekt- Büro Organisation & Kommunikation Prozesse und Methoden Der Mensch im Projekt IT- Werkzeuge

„Die wenigsten Projekte scheitern Der Mensch im Projekt ausreichende Personalstärke ? das richtige Team? richtige Qualifikation ? „Die wenigsten Projekte scheitern wegen technischer Probleme!“ Training ? interne & externe Kommunikation ? Arbeitsumgebung ? Demotivation & Moral ?

Was man nicht beobachten kann, kann man nicht beurteilen und Transparenz - erfolgsorientiertes Handeln Was man nicht beobachten kann, kann man nicht beurteilen und schon gar nicht gezielt beeinflussen ! die richtigen Dinge erkennen die richtigen Dinge tun (= Effektivität der Projektarbeit) die richtigen Dinge richtig tun (= Effizienz der Projektarbeit) Transparenz ist unverzichtbare Voraussetzung zum Wahrnehmen von Verantwortlichkeiten!

Mit Risiken leben … Neue Herausforderungen: generell: • Geschäftsmodelle wie z.B. eBay, Amazon, … • firmenübergreifende Prozesse und Systeme • Informationsbedürfnisse z.B. um Transparenz bei der Wert- generierung zu schaffen generell: => immer komplexere und grössere Projekte! zu wenig: =>“First count, then risk.“ von Moltke

Gängige Risikobereiche (nach Boehm) Unzureichende Ressourcen Unrealistische Zeitpläne und Budgets Entwicklung der falschen Funktionen Schlechte Benutzer-Schnittstellen Vergolden (Over Engineering) Fortlaufende Anforderungsänderungen Versagen von extern bezogenen Komponenten Versagen im Outsourcing von Leistungen Versagen im Echtzeitverhalten Überschätzen der eigenen IT-Fähigkeiten

Risk Management Process Analyze and Prioritize Master Risk List Top n Risks Identity Risk State-ment Control Plan and Schedule Learn Risk Knowledge Base, Concepts, and Processes Track and Report

Überlebenstest => siehe Anhang Checkliste von McConnell / Ebert 1. Teil: Status ermitteln => Projektreview 2. Teil: Überlebensbewertung (< 40 Punkte) Bitte füllen Sie Teil 2 aus für ein Projekt Ihrer Wahl! Was ist Ihre Punktezahl?

Überlebenskonzepte • Druck reduzieren durch realistische Ziele, Erwartungen und Zeitpläne • Schleichende Änderungen stoppen • Sich im Projekt auf das Wesentliche konzentrieren (time boxing) • Weniger Nacharbeit (Rework) - Do it right first! • Weniger ist mehr – Projekte, Komponenten, Features • Qualität: Vertrauen ist gut – Kontrolle ist besser! • Ein Schritt nach dem anderen – bei limitierten Ressourcen • …

Zusammenfassung • Bemühe Dich um gutes Management und gutes Team • Verstehe die Prioritäten Deiner Kunden • Erkenne und behandle frühzeitig Deine Risiken • Schaffe Transparenz und Verantwortlichkeit • Vermeide unrealistische Pläne

... noch Fragen ?

Besten Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Ernest Wallmüller Mobile 0041 79 402 44 11 wallmueller@itq.ch Qualität & Informatik Zürich, München & Wien Besten Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

Literatur McConnell: Rapid Development, Microsoft Press, 1996 Katzenbach, Smith: The wisdom of teams, Harper Business, 1993 Kauffeld: Teamdiagnose, Verlag für angewandte Psychologie Göttingen, 2001 Kerzner: In the Search of Excellence in Project Management, van Nostrand Reinhold, 1998 Litke: Projektmanagement, Hanser, 3. Auflage, 1995 Lomnitz, Hansel: Projektleiter-Praxis, Springer, 1987 Tom DeMarco, Lister: Wien wartet auf Dich (Peopleware), Hanser, 1991 Tom DeMarco: Spielräume, Hanser, 2001 Wallmüller: Software-Qualitätsmanagement in der Praxis, Hanser, 2001 Wallmüller: Risikomanagement für IT- und Software-Projekte, Hanser, 2004