Qualitätsmanagement und Systemakkreditierung Kick-Off-Veranstaltung 26. Juni 2009

Inhalt Hochschulentwicklung und Strategieansatz der FHH Organisation und Funktionen MKU-Prozesse, Prozessgruppen, Hauptprozesse Prozessgruppen der Hauptprozesse KD3 und KLS Tätigkeiten in der Prozessgruppe KD3-STUB Organisation – Funktionen – Prozesse QM-Verantwortlichkeit, QM-Realisierung Projektaufgaben und -zeitplan Aufgaben der AGs im Kick-Off

Inhalt Hochschulentwicklung und Strategieansatz der FHH Organisation und Funktionen MKU-Prozesse, Prozessgruppen, Hauptprozesse Prozessgruppen der Hauptprozesse KD3 und KLS Tätigkeiten in der Prozessgruppe KD3-STUB Organisation – Funktionen – Prozesse QM-Verantwortlichkeit, QM-Realisierung Projektaufgaben und -zeitplan Aufgaben der AGs im Kick-Off

Projektziele Hochschulentwicklung der FHH Qualität von Lehre, Forschung und Weiterbildung Autonomie der FHH ISO 9001 Zertifizierung Systemakkreditierung Aufbauorganisation Ablauforganisation 4

Qualitätsorientierte Steuerung Quelle: ASIIN

ISO9001 – Systemakkreditierung - IT Zusammenhang ISO9001 – Systemakkreditierung - IT QMH Anforderungen Inhalt Strategische Grundlagen Organisation Managementprozesse Kernprozesse Unterstützungsprozesse SAkk Anforderungen Ziele u. Q-Verständnis Q-Managementsystem Kernprozess Studium und Lehre Unterstützende Prozesse IT-Systeme HIS Navision Typo3 … QMH – Qualitätsmanagementhandbuch SAkk – Systemakkreditierung

QM: Strategieansatz ECTS- Label SAkk ISO 9001 H-IT … Total E-Quality ECTS European Credit Transfer System PAkk Programmakkreditierung SAkk Systemakkreditierung ITIL Information Technology Infrastructure Library QM: Strategieansatz ECTS- Label SAkk (PAkk) Familiengerechte Hochschule ISO 9001 H-IT (ITIL) … Total E-Quality

Programm- vs. Systemakkreditierung Hochschule QMS SAkk PAkk Studiengang QMS Qualitätsmanagementsystem PAkk Programmakkreditierung SAkk Systemakkreditierung

Strategieplanung Rückkopplung Planung MWK Externe Zielvereinbarungen Präsidium Interne Zielvereinbarungen Fakultäten (5) Dezernate (4) Zentrale Einrichtungen (5) abgestimmt Rückkopplung Planung Strukturkonzepte (14) Wirtschaftspläne (14) Rückkopplung Strategieentwicklung Präsidium Hochschulentwicklungsplan Hochschulwirtschaftsplan abgestimmt Monitoring im Jahresverlauf SOLL / IST Vergleich

Zeitplan Funktion WS08/09 SS09 WS09/10 SS10 WS10/11 SS11 WS11/12 Programmreakkreditierung   Dokumen-tation  Audits Systemakkreditierung Dokumen-taion Audits  ISO9001 int. Audits Verwaltung int. Audits Fakultäten ISO-Zerti-fizierung Studierendenverwaltung HISinONE IT-Infrastruktur IT-Redundanz IT-Management FHHCard / IDM / Asset Mgt. / Support / Security Mgt.

Inhalt Hochschulentwicklung und Strategieansatz der FHH Organisation und Funktionen MKU-Prozesse, Prozessgruppen, Hauptprozesse Prozessgruppen der Hauptprozesse KD3 und KLS Tätigkeiten in der Prozessgruppe KD3-STUB Organisation – Funktionen – Prozesse QM-Verantwortlichkeit, QM-Realisierung Projektaufgaben und -zeitplan Aufgaben der AGs im Kick-Off

Organisationsstruktur Für jede Organisationseinheit der FHH müssen nach einheitlichen Verfahren definiert werden: Aufbauorganisation Ablauforganisation Funktionen Prozesse

Aufbauorganisation der FHH - Entwurf

Funktionen, Beispiel aus Dezernat 1

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Prozessmodell der FHH

Prinzip der Prozessdefinition Ein MKU-Prozess ist ein wiederkehrender, relevanter Arbeitsablauf hat Schnittstellen zu anderen Organisationseinheiten ist verlässlich für Nutzende und Ausführende Wir strukturieren MKU-Prozesse in Hauptprozesse, eingeteilt in Management-, Kern- und Unterstützungsprozesse Hauptprozesse bestehend aus Prozessgruppen Prozessgruppen bestehend aus MKU-Prozessen (Einzelprozessen) Wir nummerieren MKU-Prozesse (Einzelprozesse) Kennzeichen für den Hauptprozess, z. B. KD3 (Kernprozess Studierenden- und Alumniverwaltung) Kennzeichen für die Prozessgruppe, z. B. KD3-BERI (Berichtswesen) Nummer für den Einzelprozess, z. B. KD3-BERI-1 mit Versionsnummer Format [M,K,U]AA-AAAA-[1..9].MMJJ

Inhalt Hochschulentwicklung und Strategieansatz der FHH Organisation und Funktionen MKU-Prozesse, Prozessgruppen, Hauptprozesse Prozessgruppen der Hauptprozesse KD3 und KLS Tätigkeiten in der Prozessgruppe KD3-STUB Organisation – Funktionen – Prozesse QM-Verantwortlichkeit, QM-Realisierung Projektaufgaben und -zeitplan Aufgaben der AGs im Kick-Off

Prozessgruppen im Hauptprozess KD3 Studierenden- und Alumniverwaltung KD3-IMMA Immatrikulation KD3-EXMA Exmatrikulation KD3-RUEM Rückmeldung / besondere Semester KD3-STUB Studienbeiträge KD3-LEIS Leistungserfassung KD3-EVAL Evaluation KD3-STAM Stammdaten KD3-AEND Änderung an formellen Verfahren KD3-BERI Berichtswesen

Prozessgruppen im Hauptprozess KLS Lehre und Studium KLS-ESTG Entwicklung von Studiengängen KLS-PLAL Planung von Lehrveranstaltungen KLS-DFLV Durchführung von Lehrveranstaltungen KLS-EVAL Evaluation der Lehre KLS-EVAS Evaluation der Studiengänge KLS-PVPR Planung und Verwaltung von Prüfungen KLS-BPAA Betreuung Praxisphasen und Abschlussarbeiten

MKU-Prozess KD3-EVAL-1.0609 Lehrevaluation durchführen

Inhalt Hochschulentwicklung und Strategieansatz der FHH Organisation und Funktionen MKU-Prozesse, Prozessgruppen, Hauptprozesse Prozessgruppen der Hauptprozesse KD3 und KLS Tätigkeiten in der Prozessgruppe KD3-STUB Organisation – Funktionen – Prozesse QM-Verantwortlichkeit, QM-Realisierung Projektaufgaben und -zeitplan Aufgaben der AGs im Kick-Off

KD3-STUB Studienbeiträge KD3-STUB.1 Einnahmen KD3-STUB.2 Verteilung KD3-STUB.3 Verwendung KD3-STUB.4 Berichtswesen

KD3-STUB.1 Einnahmen Zeiträume Studienbeiträge: Januar bis März Juli bis September Zeiträume Langzeitzeitstudiengebühren Januar, Juli Beteiligte: Dez. III, Dez. IV Aufgaben: Einnahme, Kontrolle, Mahnung, Rückzahlung

KD3-STUB.2 Verteilung Zeitraum: Februar Beteiligte: Dez. III, Präsidium, VPK, Dez. IV Aufgaben: Entwurf Verteilung der zentralen und dezentralen Studienbeiträge (Dez. III) Entwurf Zuweisungen an Fakultäten und OEs (Dez. III) Entscheidung (Präsidium) Information an Dez. IV und Fakultäten (VPK) Studienbeiträge zuweisen (Dez. IV)

KD3-STUB.3 Verwendung Zeitraum: Dezember Beteiligte / Aufgaben: Fakultäten: Jahresplanung Verwendung Studienbeiträge VPK/Senatskommission: Jahresplanung Verwendung zentrale Studienbeiträge Präsidium: Entscheidung VPK: Information an Dez. IV und Fakultäten Dez IV: Freigabe Studienbeiträge

KD3-STUB.4 Berichtswesen Zeiträume: Juni und Dezember Beteiligte / Aufgaben: VPG, VPK, Controller, Dez. III, Dez. IV: Evaluationsbericht für MWK erstellen VPG, Präsidium, erweitertes Präsidium: Bericht über Stand der Ausgaben

KD3-STUB: Aufgaben für QM-AG K3: Konsolidierung der Dokumente Wirtschaftspläne der Fakultäten und OEs Pläne (Anträge) zur Verwendung von Studienbeiträgen Bericht Verwendung an MWK Konsolidierung der Prozesse und Modellierung als MKU-Prozesse

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Organisation – Funktionen – Prozesse

Organisation – Funktionen – Prozesse

Inhalt Hochschulentwicklung und Strategieansatz der FHH Organisation und Funktionen MKU-Prozesse, Prozessgruppen, Hauptprozesse Prozessgruppen der Hauptprozesse KD3 und KLS Tätigkeiten in der Prozessgruppe KD3-STUB Organisation – Funktionen – Prozesse QM-Verantwortlichkeit, QM-Realisierung Projektaufgaben und -zeitplan Aufgaben der AGs im Kick-Off

QM: Verantwortlichkeit (Koordinierung) Managementprozesse (8 Hauptprozesse) MSZ Strategie- und Zielvereinbarungsprozess PP MAS Akademische Selbstverwaltung PP MQM Ständige Verbesserung (4 UP) QMB MWT Weiterbildung und Schulung ZWT MD1 Berufung von Professoren Dez. I MD4 Haushalts- und Wirtschaftsplanung Dez. IV MCO Controlling (qualitativ und quantitativ) PP / Controller MPP Hochschulmarketing und Öffentlichkeitsarbeit PP

QM: Verantwortlichkeit (Koordinierung) Kernprozesse (5 Hauptprozesse) KLS Lehre und Studium (8 PB) VPK KFE Forschung und Entwicklung (2 PB) VPJ KWT Weiterbildung und Technologietransfer (1 PB) ZWT KD3 Studierenden- und Alumniverwaltung (2 PB) Dez. III KIB Internationale Kooperation (4 PB) IB

QM: Verantwortlichkeit (Koordinierung) Unterstützungsprozesse (6 Hauptprozesse) UD1 Personalmanagement Dez. I UD2 Gebäudemanagement und Instandhaltung Dez. II UD4 Rechnungswesen und Beschaffung Dez. IV UBI Bibliotheksmanagement B UCC Career Center / Mentoringprogramme ZWT UIT Hochschul-IT H-IT

Realisierung QM durch Arbeitsgruppen (AG) 16 Arbeitsgruppen insgesamt 7 AGs für Managementprozesse (M1 – M7) 5 AGs für Kernprozesse (K1 – K5) 4 AGs für Unterstützungsprozesse (U1 – U4) Jede AG besteht aus drei Mitgliedern bei Bedarf Ergänzung durch Fachkundige Koordinierung und Weiterentwicklung der MKU-Prozesse in Absprache mit den Prozess-verantwortlichen, QM-Zirkel und QMB

Arbeitsgruppen AG Bezeichnung Leitung Mitglieder M1 Strategie VPJ VPJ, DT, MA M2 Ständige Verbesserung HB HB, MB, MS M3 Interne Weiterbildung EB EB, KG, KUK M4 Berufung N. N. N. N., NR, BJ M5 Haushalt VPG VPG, HH, FW M6 Controlling VPG, MA, FW M7 Marketing DT DT, PS, MM K1 Lehre VPK VPK, MK, DS K2 Forschung VPJ, EF, RS K3 Externe Weiterbildung VPJ, EB, MZ K4 Studierendenverwaltung VPK, BK, CJA K5 Internationales VPK, BB, GH U1 Personalwesen VPG, NR, EW U2 Facility Management HK HK, TH, WG U3 Bibliothek HF HF, MS, AH U4 Hochschul-IT MK MK, YJ, CJA

Inhalt Hochschulentwicklung und Strategieansatz der FHH Organisation und Funktionen MKU-Prozesse, Prozessgruppen, Hauptprozesse Prozessgruppen der Hauptprozesse KD3 und KLS Tätigkeiten in der Prozessgruppe KD3-STUB Organisation – Funktionen – Prozesse QM-Verantwortlichkeit, QM-Realisierung Projektaufgaben und -zeitplan Aufgaben der AGs im Kick-Off

Projektaufgaben IST-Analyse Identifikation der Prozessgruppen derzeitige Abläufe evtl. vorhandene Prozessdokumentation Klärung der Anforderungen aus ISO 9001 und Systemakkreditierung Identifizieren von MKU-Prozessen in den Prozessgruppen

Projektaufgaben Definition der MKU-Prozesse unter Berücksichtigung von Konformität zwischen Systemakkreditierungs- und ISO 9001-Anforderungen unterschiedlicher Handhabung in den Fakultäten Ineffizienzen

Projektaufgaben Dokumentation der Prozesse im QM-Handbuch graphische Modellierung verbale Beschreibung Erstellen eines Maßnahmenplans für die Umsetzung der erforderlichen Anpassungen

Projektressourcen Arbeitsgruppe (QM-AG) und bei Bedarf weitere Hochschulmitglieder Hiwis (in 2009: 4500€ pro Fakultät) Qualitätsmanagementbeauftragte (QMB) für die Dokumentation der Prozesse (Prozessdiagramme und -beschreibungen) in SYCAT (V-IT, MB, HB) QM-Software SYCAT

Prozessdokumentation in SYCAT Projektzeitplan Definition der Aufbauorganisation (incl. Funktionen und Rollen), Identifikation der Prozessgruppen Prozessdokumentation in SYCAT Maßnahmenplan Projektende 31.08.2010 Meilensteine: 31.10.2009 31.05.2010 30.06.2010 43

Inhalt Hochschulentwicklung und Strategieansatz der FHH Organisation und Funktionen MKU-Prozesse, Prozessgruppen, Hauptprozesse Prozessgruppen der Hauptprozesse KD3 und KLS Tätigkeiten in der Prozessgruppe KD3-STUB Organisation – Funktionen – Prozesse QM-Verantwortlichkeit, QM-Realisierung Projektaufgaben und -zeitplan Aufgaben der AGs im Kick-Off

Aufgabenstellung Kick-Off-AGs Dekane Erstellen Sie Entwürfe für die Organisationsdiagramme der Fakultäten! Andere AGs Identifizieren Sie Prozessgruppen zu den Ihrer AG zugeordneten Hauptprozessen! Alle Darstellung der Ergebnisse auf Flip Chart Kurzpräsentation der Ergebnisse im Plenum