Strategieleitfaden Projektsetup Vorbereitung eines Beratungsprojektes erstellt für … von Furger und Partner AG Strategieentwicklung Hottingerstrasse 21 CH – 8032 Zürich Zürich, Oktober 2013

Setup für ein Beratungsprojekt in 8 Schritten Projektorganisatorische Arbeiten Analyse der Vorbedingungen Aktivitätenliste erstellen Projektplan entwerfen Projektauftrag erstellen bzw. aktualisieren Arbeitspakete (AP) erstellen Projektplan finalisieren Kick-off Meeting durchführen Schritt 2 Schritt 6 Schritt 3 Schritt 7 Schritt 4 Schritt 8

Projektorganisatorische Arbeiten im Rahmen des Setups (1) Schritt 1 Projektorganisatorische Arbeiten im Rahmen des Setups (1) Aktivitäten Status / Kommentare Projektteam organisieren Aufteilen des Projektes in Teilprojekte – bestimmen von TP-Leitern Verteilen der Rollen auf die MA Bestimmen von Stellvertretern Informationssicherstellung an die Beteiligten Verfügbarkeiten und Absenzen Vorbereitung des Arbeitsumfeldes Sachmittel Raumplanung – intern – extern

Projektorganisatorische Arbeiten im Rahmen des Setups (2) Schritt 1 Projektorganisatorische Arbeiten im Rahmen des Setups (2) Aktivitäten Status / Kommentare Kommunikation organisieren Telefon – Adresslisten – E-Mails Sitzungspläne Internet info Anstossen anderer Prozesse Parallel laufende Projekte wie Pricing Beziehungen zu externen

Analyse der Vorbedingungen Schritt 2 Analyse der Vorbedingungen Aktivitäten Status / Kommentare Information aller beteiligten Rollenträger über die Einzelheiten Auskünfte einholen über Abhängigkeiten, Termine, Zusammenarbeit Überprüfen und Besetzen der involvierten Rollen Informationen ans Umfeld: alle involvierten und interessierten Stellen über den Projektstart informieren Bedarf an Transitzeiten – Phasenübergänge analysieren – Setup für Folgephasen planen

Aktivitätenliste erstellen Schritt 3 Aktivitätenliste erstellen Aktivitäten Status / Kommentare Aktivitätenliste komplettieren Massnahmenplan führen Integration weitere Aktivitäten, inklusive Terminierung Verfeinerung der Aktivitätenliste Aktion – Verantwortung – involvierte Rollen – Termin – Ergebnis Beauftragung einzelner Mitarbeiter

Projektplan entwerfen Schritt 4 Projektplan entwerfen Aktivitäten Status / Kommentare Einplanen des Projektes Aufzeichnen der Vorgehensstrukturen – Entwurf eines Soll-Plans Vorgabe von Meilensteinterminen Abstimmen des Ressourceneinsatzes Feinplanung «bottom-up» (Einarbeiten von Teilprojekten) Freigabe des Projektplans Abstimmung durchführen Prozesse mit «Prozessownern» aus der Linie abstimmen Abstimmung mit parallel laufenden Aktivitäten / Projekten

Projektauftrag erstellen bzw. aktualisieren Schritt 5 Projektauftrag erstellen bzw. aktualisieren Aktivitäten Status / Kommentare Projektauftrag erstellen Klare Formulierung des Projektzieles Genaue und vollständige Beschreibung der Projektgrenzen Bestimmung und Beschreibung der Lieferprodukte Identifikation der Zulieferprodukte Freigabe einleiten und durchführen Besprechung des Entwurfs mit Auftraggeber und Projektbeteiligten Freigabe mittels Unterschrift bekräftigen Freigabe an alle Betroffenen und Interessenten kommunizieren

Arbeitspakete (AP) erstellen Schritt 6 Arbeitspakete (AP) erstellen Aktivitäten Status / Kommentare Arbeitspakete beschreiben AP in sich thematisch homogen, wenig Schnittstellen AP müssen Bezug auf Ziel / Phasenziel haben AP jeweils nur für die nächste Phase identifizieren und einplanen Einzelne Schritte Arbeitspakete-Verantwortliche identifizieren Besprechung / Kommunikation der Aufgaben und Ziele Feinplanung der AP durch die AP-verantwortlichen selber Besprechung der Ergebnisse der Feinplanung und erstes Controlling durch Projektleitung

Projektplan finalisieren Schritt 7 Projektplan finalisieren Aktivitäten Status / Kommentare Projektplan fertigstellen Abbilden der einzelnen Arbeitspakete Fertigausbau der Projektstruktur, Einplanen von Ressource, Abhängigkeiten, Terminen Plan optimieren Eventuell Projektplan genehmigen lassen Genehmigung durch Auftraggeber Genehmigung durch Lenkungsausschuss Projekt in den Status «produktiv» erheben Soll-Plan als Masterplan einfrieren

Kick-off Meeting durchführen Schritt 8 Kick-off Meeting durchführen Aktivitäten Status / Kommentare Kick-off Meeting vorbereiten Teilnehmerkreis festlegen Tagesordnung erstellen Einladen Kick-off Meeting durchführen und protokollieren Orientierung über den Projektauftrag und Bekräftigung der Freigabe Detaillierte Darlegung des Projektplans Orientierung über begleitende Aktivitäten Offizieller Anstoss des Projektes / der Folgephase Sitzungsprotokoll an alle Teilnehmer und an weitere Beteiligte!

Beispielhafter Ablauf eines Projektsetups Woche 1 Woche 2 Woche 3 Woche 4 Aktivitäten Tag 1 2 3 4 5 6 7 Projektorganisatorische Arbeiten Analyse der Vorbedingungen Aktivitätenliste erstellen Projektplan entwerfen Projektauftrag erstellen bzw. aktualisieren Arbeitspakete (AP) erstellen Projektplan finalisieren Kick-off-Meeting durchführen Freigabe Entwurf Detailplanung

9 Ihre Ansprechpartner Ignaz Furger Furger und Partner AG Strategieentwicklung Hottingerstrasse 21 CH – 8032 Zürich Fon +41 44 256 80 70 Fax +41 44 256 80 79 Mail furger@furger-partner.ch 9