„Business Process Reengineering" Prof. Dr. Georg Westermann Agenda Einführung: Strukturen und Prozesse als organisatorisches System Business Process Reengineering als neuer Organisationsansatz Business Process Reengineering und andere Organisationskonzepte Ausgewählte „Tools“ für Business Process Reengineering Projekte Fallstudien zum Business Process Reengineering

Definition von Organisation

Stellenbildung Menschen Aufgaben Stelle Informationen Sachmittel

Aufbau- und Ablauforganisation

Hierarchischer Organisationsaufbau

Die Organisationsgestaltung erfolgt durch: Schritt 1: Differenzierung 1.1 Aufgabenanalyse 1.2 Aufgabensynthese 1.3 Aufgabenverteilung Schritt 2: Koordination (Integration) 1.1 Vertikal 1.2 Horizontal

Zerlegungskriterien 1. nach den Verrichtungen 2. nach den Objekten 3. nach der Phase (Planung, Realisierung und Kontrolle) 4. nach dem Rang (Entscheidung und Ausführung) 5. nach der Zweckbeziehung (unmittelbar oder mittelbar)

Koordination der Aufgabenerfüllung Vertikale Verknüpfungen - Abstimmung durch Hierarchie - Abstimmung durch Programme und Pläne Horizontale Verknüpfungen - Spontane Selbstabstimmung - Horizontale Erweiterung der Hierarchie - Ausschüsse - Abteilungsleiterkonferenzen - Koordinatoren - Integrationsmanager - Dualstrukturen

Innovationsfähigkeit Kosten Qualität Preis Neue Anforderungen an Unternehmen

Prozesse als Gliederungskriterium Kundenorientierte Rundumbearbeitung Prozesse als Gliederungskriterium Aufgaben-, Verantwortungs- Kompetenzkongruenz IT-Unterstützung Horizontale Arbeitsteilung Vier Ansätze des Business Process Reengineering

Eigenschaften von Schnittstellen: 1. Informationsverluste  Fehlerquellen 2. Zeitverluste  lange Durchlaufzeiten 3. Verantwortlichkeitsverluste  keine Kundenorientierung

Prozess 1 Prozess 2 Prozess 3 Vertrieb Entwicklung Herstellung Verwaltung Kundenwunsch Prozess 1 Prozess 2 Prozess 3 90 Grad Änderung der Organisationsstruktur

Eigenschaften von Kernprozessen Kernprozesse stiften einen wahrnehmbaren Kundennutzen Kernprozesse sind vom Lieferanten bis zum Kunden identifizierbar Kernprozesse sind unternehmensspezifisch Kernprozesse sind durch Konkurrenten nicht leicht imitierbar Kernprozesse bieten nicht substituierbare Problemlösungen

Supportprozess I KERNPROZESS 2 KERNPROZESS 3 Supportprozess II Kern- und Supportprozesse

Aufgaben Kompetenz Prozess Kongruenz von Aufgabe, Verantwortung und Kompetenz Verantwortung Aufgaben Kompetenz Prozess + =

Back Office Herstellung Process Owner Vertrieb Funktionale Arbeitsteilung innerhalb von Prozessen

Mittelschwere Fälle: Prozess Variante 2 Komplexe Fälle: Prozess Variante 1 Mittelschwere Fälle: Prozess Variante 2 Routinefälle: Prozess Variante 3 Horizontale Arbeitsteilung innerhalb von Prozessen nach Komplexität

Individualbesucher Prozess Variante 1 Reisegruppen Einheimische Prozess Variante 2.1 Reisegruppen Ausländer Prozess Variante 2.2 Horizontale Arbeitsteilung nach Kundengruppen

IT Wirkung Bedeutung für das Prozessdesign Automatisierung Verringerung des Anteils an menschlicher Arbeit Informatisierung Sammeln von Prozessinformationen Sequentialisierung Parallelisierung Veränderung der Abfolge von Aktionen und Möglichkeit der simultanen Bearbeitung Zielorientierung Verfolgen des Prozessstatus und Bearbeitungszustandes Zeitgleiche Informationsanalyse Schnellere Entscheidungsfindung Überwindung räumlicher Distanzen Prozesskoordination von Entfernungen unabhängig Integration von Aufgaben Koordination von Teilaufgaben Steigerung der Verarbeitungskapazität Schnellere Schaffung und Verbreitung von Wissen Eliminieren von Schnittstellen Minimierung von Reibungsverlusten aus Prozessen

Klassifikationsschema von Groupware nach Unterstützungsfunktionen Kommunikationsunterstützung Video- konferenz- systeme Email Bulletin Board- Systeme Verteilte Hypertext- systeme Spez. Daten- banken Workflow- Entscheidungs- und Management- Planungs- Werkzeug Sitzungsunterstützungs- systeme systeme Koordinationsunterstützung Kooperationsunterstützung

Unternehmensleitung KERNPROZESS 1 KERNPROZESS 2 KERNPROZESS 3 Supportprozess Unternehmensleitung Marketing Personal Finanzen Prozessorganisation als Organisationsschaubild

Kundenwunsch: Mieten und Bewohnen einer Wohnung Geschäftsleitung Abteilung Vermietung Abteilung Technik Verwaltung Buchhaltung Personal Sanierung Neubau Instandhaltung Mieterbetreuung Vermietung Kundenwunsch: Mieten und Bewohnen einer Wohnung Organigramm vor Reorganisation

Wohnungsbaugesellschaft betreiben Mietgeschäft betreiben Selbstverwaltung durchführen Wohnungen beschaffen Wohnungen vermieten W abstoßen Personal verwalten Finanzen verwalten bauen kaufen anbieten vermieten betreuen zurück nehmen Mietbuch führung Finanz wesen

Unternehmensleitung Bestandsbetreuung Wohngebiet A Supportprozess Mietbuchhaltung Unternehmensleitung Wohnungen beschaffen Personal Finanzen Prozessorganisation Wohnungsbaugenossenschaft Bestandsbetreuung Wohngebiet B Mieterbetreuung Instandhaltung

Projekt-Stabs Organisation (Einfluss Projektorganisation)

Projekt Matrix Organisation

Reine Projektorganisation

“Fünf Warum”

Qualität

Total Quality Management

Lean Management Merkmale Modulare Organisation Teamfertigung Verringerte Fertigungstiefe Integration der Zulieferer

Gliederung ausarbeiten Übungsaufgaben ausarbeiten Lehrveranstaltungen durchführen Gliederung ausarbeiten Inhalte ausarbeiten Graphiken ausarbeiten Übungsaufgaben ausarbeiten LV ausarbeiten LV abhalten LV evaluieren Verrichtung- und Objektzerlegung

1 Museum betreiben / 1.1 Kunstgegenstände erwerben / 1.2 Kunstgegenstände restaurieren _ 1.3 Kunstgegenstände ausstellen / 1.1.1 Gegenstand auf Kunstmarkt beobachten _ _ 1.1.2 Gutachten zu Gegenstand anfertigen lassen _ _ 1.1.3 Gegenstand kaufen 1.3.1 Ausstellungsinhalte planen 1.3.2 Räume planen 1.3.3 Finanzen planen 1.3.3.1 Haushaltsmittel planen 1.3.3.2 Sponsorenmittel planen

1. Museum betreiben / 1.1 Kunstgegenstände erwerben / 1.2 Kunstgegenstände restaurieren _ 1.3 Kunstgegenstände ausstellen / 1.4 Selbstverwaltung durchführen _ 1.1.1 Gegenstand auf Kunstmarkt beobachten _ _ 1.1.2 Gutachten zu Gegenstand anfertigen lassen _ _ 1.1.3 Gegenstand kaufen ........ 1.4.1 Finanzen verwalten 1.4.2 Personal verwalten 1.4.3 Räume verwalten

Selbstverwaltung durchführen Museum betreiben Kunstgeschäft betreiben Selbstverwaltung durchführen Kunst erwerben Kunst ausstellen Kunst restaurieren Personal verwalten Finanzen verwalten Räume verwalten

Einheit A Einheit B Einheit C Einheit D Einheit E Aufgabe 1 e b z Aufgabe 2 Aufgabe 3 Aufgabe 4 Aufgabe 5

Z1 Ja Nein ...... Z2 Z3 Z4 Aktion 1 X Aktion 2 Aktion 3 Aktion 4

A B C D E Kommunikationsdiagramm (grafisch)

Prozess, Aufgabe Oder-Verzweigung Und-Verzweigung Grenzstelle Prozess Stopp Prozess, Aufgabe Beispiele für Flussdiagramm Symbole

ja Beispiel für einen Prozess im Theater Besucher kommt an Theaterkasse Kassiererin prüft, ob Karten vorbestellt sind Vorbestellt? Kassiererin streicht Karten aus Liste Kassiererin prüft, ob noch Restkarten vorhanden sind nein ja Restkarten? Kassiererin weist Besucher auf Vorbestell-Service hin und informiert über nächste Vorstellung Kassiererin übergibt Karten und kassiert Besucher bezahlt und betritt Theater Besucher verlässt Theater Beispiel für einen Prozess im Theater