Prozessablauf AM - Light Produktivstellung EU_Projektinhaber Zentrale Einrichtung UB, TB Organisation über Bestands- verwalter Schritt  Anlage auswerten Anlage anlegen ändern Weitergabe Schritt  Nach allen Inhalten kann ausgewertet werden, weil strukturiert erfasst! Schritt  PM Anlagen in Excel erfassen sammeln Stammdaten erfassen vor oder waehrend der Buchung Aufnahme Bearbeitung Analyse 2006 2007 2008... ~ 1 TAG ca. 100 St Tage Wochen Monat

Organisationsszenario MM Zentrales System Universitäts- einrichtungen Bestell- anforderung Zentral- verwaltung MM Dezentrale Inventarisierung über Web-server Bestellung AM Anlagen- stammsatz Neuerfassung der Anlagegüter ÁM MM Haushalts- Buchungs- beleg AM Erfassung der Auszahlungsanordnung = Kauf mit Kreditor Rechnungs- eingang Zahlungs- beleg FM Sachkonten Buchungs- beleg und- Kreditoren- rechnungs- FI FI AM Kosten- Buchungs- beleg Änderung- Aus- sonderung Abschrei- bungs- lauf CO Kostenstellen- Berichte Anlagen- gitter Inventurliste Bestands- liste

KLR – Universitäres Controlling Im Innovationsbündnis Hochschule 2008 vom 11. Mai 2005 verpflichten sich die Hochschulen zur „Steigerung von Transparenz und Wettbewerb durch [...] jährliche Rechenschaft über die Verwendung ihrer Ressourcen sowie Einführung einer hochschulspezifischen Kosten-Leistungsrechnung“. In Art. 5 Abs. 1 Satz 6 BayHSchG wird die Einführung einer „nach einheitlichen Grundsätzen für die jeweiligen Hochschularten gestaltete Kosten- und Leistungsrechnung“ zum Nachweis der wirtschaftlichen Verwendung der Stellen und Mittel gesetzlich verankert. Mit dem Abschluss der Individual-Zielvereinbarungen zwischen dem Bayerischen Staatsministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst und den bayerischen Universitäten vom 21. Juli 2006 ist der weitere Ausbau des Hochschulrechnungswesens zum bilateralen Vertragsgegenstand und damit auch zum unmittelbaren hochschulinternen Steuerungsgegenstand geworden.

Dreidimensionalität der Auswertung in der Finanzrechnung = Ausgabenrechnung Finanzposition WAS? FONDS WoRAUS? „Geldtopf“ Landeshaushalt Drittmittelprojekt S VA Mieten Post Geräte Reisen Personal LS Mathe I LS Jura I LS Jura IV LS BWL II LS BWL I LS VWL II Finanzstelle WER?

Dreidimensionalität der Auswertung in der Kostenrechnung WAS WoFÜR Projekt/ Produkt Leistungsart/Kennzahl Projekt Maschinenstunde Personalstunde qm, etc. Kostenart Material Personal Lohn Gehalt BG Sonstige Kosten Bürobedarf Kopien Folien Raumkosten Gas Strom Heizung Bücher Chemie Post Papier AfA Personal LS Mathe I LS Jura I LS Jura IV LS BWL II Abschreibung LS BWL I LS VWL II Welche Kosten wurden wo/von wem und für welche Leistung verursacht? Fakultät WIWI BWL WIINF 12020600 WER/WO

Ziele der Anlagenbuchhaltung Aufbau eines Nachweises über den Bestand und die Entwicklung des Anlagevermögens Erfassung der gebrauchsbedingten Abnutzung an Vermögensgegenständen in Form von planmäßigen Abschreibungen sowie die Verteilung der Abschreibungen auf die Nutzungsdauer der Anlagegüter, Bereitstellung der Abschreibungen für die Kosten-, Leistungsrechnung, Ermittlung des Werteverzehrs des betrieblichen Vermögens der JMU, Ermittlung des Reinvestitionsbedarfs des Anlagevermögens, Aufbau eines universitätsweiten Anlagenspiegels Suchmechanismus über DFG -gruppenschlüssel u.a.

TOP  Erfassung des Inventars Ø   Wie arbeite ich mit der Excelliste weiter? Ø   Was ist eine Anlage? Ø   Was ist ein GWG - Geringwertiges Wirtschaftsgut? Ø   Wie gehe mit Zubehörteilen um? Ø   Wie sollte ich mit SFB Geräten, Eigenkonstruktionen und Leihgaben verfahren? Ø   Wie wird mit Software und Lizenzen verfahren? Zukünftige Prozesse Ø   Wie kann der Prozess der Inventarisierung organisatorisch effizient gestaltet werden? Ø   Wie soll die Handhabung vor Ort mit Integration von SAP-AA umgesetzt werden? Ø   Wie wird bei Zentraleinkauf inventarisiert? (z.°B. Bestellungen EDV über Rechenzentrum oder Bestellungen Büromöbel über ZV) Zukünftige Auswertungsmöglichkeiten

1. Erfassung des Inventars   Ø   Wie arbeite ich mit der Excelliste weiter? Ø   Was ist eine Anlage? Ø   Was ist ein GWG - Geringwertiges Wirtschaftsgut? Ø   Wie gehe mit Zubehörteilen um? Ø   Wie sollte ich mit SFB Geräten, Eigenkonstruktionen und Leihgaben verfahren? Ø   Wie wird mit Software und Lizenzen verfahren?

Anlagenklasse

DFG- Schlüssel Tabellenblatt „DFG-Geräteschlüssel“ in Ihrer Excelliste „Inventarisierungsliste Vorlage“ http://www.dfg.de/forschungsfoerderung/wissenschaftliche_infrastruktur/wgi/geraetegruppenschluessel/index.html http://www.desy.de/cgi-bin/getdfgkey_d

Was ist eine Anlage?

Was ist ein GWG – Geringwertiges WirtschaftsGut? Wenn es zum Anlagenvermögen gehört, also voraussichtlich mindestens 1 Jahr im Unternehmen verbleibt und dort dem Betriebsvermögen dient, höchstens 410 Euro Anschaffungskosten (stets ohne Umsatzsteuer, unabhängig davon, ob der Unternehmer zum Vorsteuerabzug berechtigt ist oder nicht) verursacht hat, beweglich und abnutzbar ist, selbständig nutzbar ist, also z.B. kein Drucker, Scanner oder Tastatur; sehr wohl jedoch ein All-In-One-Gerät oder ein Faxgerät, in einem besonderen laufend zu führenden Verzeichnis unter Angabe von Anschaffungskosten aufgeführt ist. Die Anschaffungskosten geringwertiger Wirtschaftsgüter können in voller Höhe im Anschaffungsjahr als Ausgabe geltend gemacht werden. Anschaffungen unter 60 Euro müssen nicht aktiviert werden und können sofort als Aufwand gebucht werden. Wahlweise Übernahme von GWG–Altgeräten in SAP, wenn die Wertgrenzen von div. Geräten unter 410 €, Es können pro Organisationseinheit Sammel-GWG-Konten angelegt für: z.B. Stühle Büroeinrichtung, Büromaschinen = Andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung (BGA) mit Hauptkonto 089 GWG der Betriebs- und Geschäftsausstattung Labor- und Forschungseinrichtung/-geräten = Technische Anlagen und Maschinen mit Hauptkonto 079 GWG Anlagen und Maschinen

Berechnung der Wertgrenze Kaufpreis + Anschaffungsnebenkosten (z. B. Transport- u. Frachtkosten, Montagekosten, Einfuhrzölle, Einfuhrumsatzsteuer, Zulassungskosten, und alles was zur 1. Inbetriebnahme dient, z. B. 1. Tankfüllung etc.) - Preisnachlässe (Rabatte, Boni, Skonti) = Anschaffungskosten (AK) Die folgenden Wertgrenzen beziehen sich auf die Nettorechnungsbeträge, d. h. ohne Berücksichtigung der Umsatzsteuer und werden nicht berücksichtigt! AK = € 60 netto ? Keine Inventarisierung Es erfolgt die SAP-Buchung in die Kontenklasse 6 als Aufwand. Eine Inventarisierung muss nicht vorgenommen werden. Beispiel: Kauf eines Telefons € 45,- netto wird mit Kostenart 6xxxxxx verbucht. € 60 < AK >= € 410 netto ? Weitere Abgrenzung Wenn die AK zwischen € 60 und = € 410 netto betragen, muss eine weitere Abgrenzung bei der Inventarisierung beachtet werden: Bei Anlagegütern innerhalb dieser Wertgrenzen spricht man von Geringwertigen Wirtschaftsgütern (GWG).

Berechnungsbeispiele Siehe Inventarisierungsliste Vorlage.xls Tabellenblatt „Berechnungsbeispiele“

Wie gehe mit Zubehörteilen um? Diese müssen der Anlage zugeordnet werden Zubuchen zur Anlagenstammsatznummer z.B. 720000123 oder Anlegen einer Anlagenunternummer z.B. 720000123 -0002

Wie sollte ich mit SFB Geräten, Eigenkonstruktionen und Leihgaben verfahren? Zukünftige Kennzeichen mit „Eigentumsschlüssel“ Eigentum des Landes Leasing Schenkung Tausch aus Mitteln der DFG für SFB beschafft aus Mitteln der DFG beschafft Leihe-Eigentum DFG aus Mitteln des Bundesministerium Leihe-Eigentum BUND Eigenbau

Wie wird mit Software und Lizenzen verfahren? Siehe Tabelle wird nachgeliefert bzw. steht auf Seite für FAQ Frequently Asked Questions

Zukünftige Prozesse Wie kann der Prozess der Inventarisierung organisatorisch effizient gestaltet werden? Wie soll die Handhabung vor Ort mit Integration von SAP-AA umgesetzt werden? Wie wird bei Zentraleinkauf inventarisiert? (z.°B. Bestellungen EDV über Rechenzentrum oder Bestellungen Büromöbel über ZV)

Wie kann der Prozess der Inventarisierung organisatorisch effizient gestaltet werden? Modell A ( Alles in einer Hand = 1 Person)„Bestandsbuchhalter* = Inventarisierer“ Gerät wird von „Selbstbucher“ in SAP-AA bei „Kreditorenrechnung buchen“ angelegt. Der Web-User bucht die Zahlung der Anlage direkt mit der Anlagenkontierung (=Bestandsbuchhalter = Web-Bucher). Der bringt der „Selbstbucher“ Inventarisierungskennzeichen an, Gerät mit Etikett markiert Modell B (= 2 oder mehrere Personen) „Bestandsbuchhalter* und Inventarisierer“ Gerät wird von einem wiss. Mitarbeiter oder Techn. Angestellten in SAP – AA angelegt (hier sind die Gerätedaten bekannt). Der Web-User bucht die Zahlung der Anlage direkt mit der Anlagenkontierung (=Bestandsbuchhalter und Web-Bucher). Der Techn. Angestellte/Wiss. Mitarbeiter bringt das Inventarisierungskennzeichen an. *Der Bestandsbuchhalter sollte in Personalunion zum zuständigen SAP-Anwender (Bucher/in)

Wie soll die Integration von SAP-AA umgesetzt werden? Fonds=Geldgeber Finanzstelle=OEH Finanzposition= Kapitel, TG, Titel Auftrag=Drittmittelprojekt Kostenstelle=OEH Kostenart Sachkonto nach HSKR CO Stelle Person Organisation FI-FM FI Technischer Platz Equipement PM HR HR AM/IM VM Wirtschaftseinheit Grundstück Gebäude/Gebäudeteil Raum/Flächenpool Mieteinheit RE Anlage/ Investitions- maßnahme Veranstaltung Raum GLT CAD MM Morada Material/Service für Anlage

Organisationsszenario anforderungserechte Dezentralisierung Modell A MM Bestell- anforderung Zentrales System MM Bestellung AM Anlagen- stammsatz Neuerfassung der Anlagegüter ÁM MM Haushalts- Buchungs- beleg AM Erfassung der Auszahlungsanordnung = Kauf mit Kreditor Rechnungs- eingang Zahlungs- beleg FM Sachkonten Buchungs- beleg und- Kreditoren- rechnungs- FI FI AM Kosten- Buchungs- beleg Änderung- Aus- sonderung Abschrei- bungs- lauf CO Kostenstellen- Berichte Anlagen- gitter Inventurliste Bestands- liste

Organisationsszenario anforderungserechte Dezentralisierung Modell B MM Bestell- anforderung Zentrales System MM Bestellung Anlagen- stammsatz Neuerfassung der Anlagegüter AM ÁM MM Haushalts- Buchungs- beleg AM Rechnungs- eingang Zahlungs- beleg FM Sachkonten Buchungs- beleg und- Kreditoren- rechnungs- FI Erfassung der Auszahlungsanordnung = Kauf mit Kreditor FI AM Kosten- Buchungs- beleg Änderung- Aus- sonderung Abschrei- bungs- lauf CO Kostenstellen- Berichte Anlagen- gitter Inventurliste Bestands- liste

Wie wird bei Zentraleinkauf inventarisiert? Bestellungen EDV über Rechenzentrum Bestellungen Büromöbel über ZV Bücher über Zentral-UB Bestell- anforderung MM Bestellung Anlagen- stammsatz AM Wer bestellt, weiß Wer bezahlt und Wer verbraucht Wofür (Projekt) oder Lehre Was wird durch die Anlage selbst festgelegt MM AM Rechnungs- eingang Kreditoren- rechnungs- beleg FI

Zukünftige Auswertungsmöglichkeiten Jedes Feld des Anlagen-Stammsatzes kann ausgewertet werden Ordnungsbegriffe: DFG –Gerätegruppenschlüssel Ordnungsbegriff 1: Kapitel Ordnungsbegriff 2: Titelgruppe Ordnungsbegriff 3 Ordnungsbegriff 4 Noch freie Felder des Anlagen-Stammsatzes kann noch festgelegt werden

TOP  Erfassung des Inventars Ø   Wie arbeite ich mit der Excelliste weiter? Ø   Was ist eine Anlage? Ø   Was ist ein GWG - Geringwertiges Wirtschaftsgut? Ø   Wie gehe mit Zubehörteilen um? Ø   Wie sollte ich mit SFB Geräten, Eigenkonstruktionen und Leihgaben verfahren? Ø   Wie wird mit Software und Lizenzen verfahren? Zukünftige Prozesse Ø   Wie kann der Prozess der Inventarisierung organisatorisch effizient gestaltet werden? Ø   Wie soll die Handhabung vor Ort mit Integration von SAP-AA umgesetzt werden? Ø   Wie wird bei Zentraleinkauf inventarisiert? (z.°B. Bestellungen EDV über Rechenzentrum oder Bestellungen Büromöbel über ZV) Zukünftige Auswertungsmöglichkeiten

REGEL-basierte WEB-Erfassung Anlagenkonto

Schulungen ab September 2007 Die Regelung 3 Tage, jeweils 9:00 bis 12.00 Uhr darf und kann so verstanden werden, dass sich der Teilnehmer je nach Organisationsmöglichkeit schulen lässt, z. B. 1 Woche mit 3 Tagen, d. h. Teil 1und Teil 2 und Teil3 oder 3 Wochen jeweils 1 Tag, d.h. Teil1 oder Teil2 oder Teil3 2 Wochen mit 2 und 1 Tag, d.h. Teil1 und Teil 2, später Teil3 oder andere Varianten in Anspruch nehmen kann. Tag 1: Wann und wie erfasse ich einen Anlagenstammsatz? Welche sachliche Gliederung ist vorgegeben? Welche organisatorische Zuordnung ist zu treffen? Tag 2: Wie buche ich eine Rechnung für Investitionsmittel? Tag 3: Möglichkeiten der Auswertung? Welche Anwendungssituation erfordert welchen Bericht

Hilfen http://132.187.112.75/Dienstleistung Weitere Informationen finden Sie unter auf der Homepage der Haushaltsabteilung V http://www.uni-wuerzburg.de/zv/abt5/sap/anlagen.html Den GWG-Berechnungsassistent finden Sie unter http://132.187.112.75/Dienstleistung Link in Excel-Datei „Inventarisierungsliste Vorlage.xls“ Link in Powerpoint-Datei „Prozess SAP-AA Light.ppt“ Link von https://132.187.112.75:6555/kr/auswahl.sap Hier werden Sie geholfen: amthor@zv.uni-wuerzburg.de oder 31-2293 rieder@zv.uni-wuerzburg.de oder 31-2886 weber@zv.uni-wuerzburg.de oder 31-2019