Sächsisches Staatsministerium der Finanzen Referat 17 – Kontrolle EU-Fonds Vorhabensprüfungen der Prüfbehörde im Rahmen der EU-Finanzkontrolle Informationsveranstaltung zum Thema Coaching von Projektträgern am 15. Januar 2013 Heiko Fiedler (Referent im Sächsischen Staatsministerium der Finanzen)

Sächsisches Staatsministerium der Finanzen Referat 17 – Kontrolle EU-Fonds Aufgaben der Prüfbehörde im Rahmen der EU- Finanzkontrolle

Sächsisches Staatsministerium der Finanzen Referat 17 – Kontrolle EU-Fonds Aufgaben der Prüfbehörde bzw. der nationalen Prüfer (= Finanzprüfergruppe) Vorhabensp Vorhabensprüfungen Systemprüfungen Lead- und Projektpartnernationale Behörden bzw. Stellen Jährlicher Kontrollbericht und Stellungnahme (= Testat) zum 31. Dezember an die Europäische Kommission

Sächsisches Staatsministerium der Finanzen Referat 17 – Kontrolle EU-Fonds Vorhabensprüfungen Wer? Wie lange? Was? Wo? Wann? Wen?

Sächsisches Staatsministerium der Finanzen Referat 17 – Kontrolle EU-Fonds Wer? Finanzministerium der Tschechischen Republik Sächsisches Staatsministerium der Finanzen

Sächsisches Staatsministerium der Finanzen Referat 17 – Kontrolle EU-Fonds Wen? Lead- und Projektpartner Lead- und Projektpartner, die nach einer Zufallsstichprobe Zufallsstichprobe ausgewählt wurden (Stichprobe aus Projekten, für die im Vorjahr Ausgaben an die Europäische Kommission gemeldet wurden)

Sächsisches Staatsministerium der Finanzen Referat 17 – Kontrolle EU-Fonds Wann? ersten Kalenderhalbjahr Grundsätzlich im ersten Kalenderhalbjahr (gemeinsame jährliche Stichprobenziehung des sächsischen und tschechischen Finanzministeriums zu Beginn des Jahres)

Sächsisches Staatsministerium der Finanzen Referat 17 – Kontrolle EU-Fonds Wo? Vor Ort Vor Ort bei den Lead- und Projektpartnern

Sächsisches Staatsministerium der Finanzen Referat 17 – Kontrolle EU-Fonds Was? Vollständige Prüfung Vollständige Prüfung (Vollprüfung) sämtlicher, sämtlicher, mit den Ausgaben in Zusammenhang Original stehenden Belege im Original

Sächsisches Staatsministerium der Finanzen Referat 17 – Kontrolle EU-Fonds Wie lange? Je nach Umfang des Projektes ca. 1 bis 3 Tage

Sächsisches Staatsministerium der Finanzen Referat 17 – Kontrolle EU-Fonds Häufige Fehlerfeststellungen

Sächsisches Staatsministerium der Finanzen Referat 17 – Kontrolle EU-Fonds SOLL - IST - VERGLEICH: Wurden die sich aus den folgenden Dokumenten ergebenden geltenden Regelungen/Vereinbarungen (= SOLL) tatsächlich eingehalten (= IST)?: Umsetzungsdokument Zuwendungsvertrag Kooperationsvertrag

Sächsisches Staatsministerium der Finanzen Referat 17 – Kontrolle EU-Fonds Vertragsgrundlagen Zuwendungsvertrag Gemeinsames Umsetzungsdokument (GUD) Pflicht zur Einhaltung des GUD über § 22 Zuwendungsvertrag zuschussfähige Ausgaben: Tz. 5.4 Allgemeiner Teil GUD, Sachsen: Nationaler Teil II Tz. 1.1 bis 1.3 Tschechische Republik: Nationaler Teil III Tz. 2 GUD nicht zuschussfähige Ausgaben: Tz. 5.5 Allgemeiner Teil GUD, Sachsen: Nationaler Teil II Tz. 1.4 Tschechische Republik: Nationaler Teil III Tz. 2.1 GUD

Sächsisches Staatsministerium der Finanzen Referat 17 – Kontrolle EU-Fonds Vertragsgrundlagen Zuwendungsvertrag Gemeinsames Umsetzungsdokument (GUD) Vergabebestimmungen: § 11 Zuwendungsvertrag, Anlage für tschechische Kooperationspartner, Tz Allgemeiner Teil GUD, Nationale Teile jeweils Tz. 1.2 GUD sowie Anhang zum GUD Zweckbindungsfrist: § 6 Zuwendungsvertrag Informations- und Publizitätspflichten: § 13 Zuwendungsvertrag sowie Anlage zum Zuwendungsvertrag Aufbewahrungspflichten: § 15 Zuwendungsvertrag

Sächsisches Staatsministerium der Finanzen Referat 17 – Kontrolle EU-Fonds Erfahrung aus den Förderperioden und : und : Die weitaus meisten Fehlerfeststellungen beruhen auf Verstößen gegen nationale Bestimmungen! Verstöße gegen nationale Bestimmungen Verstöße gegen EU- Bestimmungen

Sächsisches Staatsministerium der Finanzen Referat 17 – Kontrolle EU-Fonds Häufige Fehlerfeststellungen VerteilungsschlüsselNichtvorliegen bzw. fehlende Dokumentation des Verteilungsschlüssels bei der Abrechnung anteiliger Gemeinkosten (z. B. Telefongebühren, Büromaterial) Auf Basis von Pauschalsätzen gebildete Gemeinkosten sind nicht zuschussfähig (Tz Allgemeiner Teil GUD)! nicht nachgewiesene Kosten bzw. fehlender ausschließlicher Projektbezug bei Telefonkosten, Büromaterial, Reisekosten PersonalkostenAbrechnung von Personalkosten für nicht projektbezogene Tätigkeiten (z. B. bei anteiliger Tätigkeit), Nichtvorhandensein von Tätigkeitsnachweisen oder mangelhafte Tätigkeits- nachweise, nicht förderfähige Gehaltsbestandteile

Sächsisches Staatsministerium der Finanzen Referat 17 – Kontrolle EU-Fonds Häufige Fehlerfeststellungen VergabevorschriftenVerstöße gegen Vergabevorschriften (z. B. unzureichende Dokumentation der Auftragsvergabe, insbesondere mangelhafte Vergabevermerke) Besonders schwerwiegend sind z. B. eine fehlende öffentliche Ausschreibung oder eine falsche Vergabeart. Vergleichsangebotefehlender Nachweis der Einholung von mindestens drei Vergleichsangeboten VorsteuerabzugNichtberücksichtigung des Vorsteuerabzugs EinnahmenNichtberücksichtigung von Einnahmen (Verstoß gegen Mitteilungspflichten gemäß § 9 Zuwendungsvertrag) Informations- und PublizitätsvorschriftenVerletzung der Informations- und Publizitätsvorschriften

Sächsisches Staatsministerium der Finanzen Referat 17 – Kontrolle EU-Fonds Häufige Fehlerfeststellungen vorAntragsregistrierungAusgaben vor dem Datum der offiziellen Antragsregistrierung, d. h. außerhalb des Bewilligungszeitraums - soweit keine Projektvorbereitungskosten (vgl. § 4 Zuwendungsvertrag) materielle Abrechnungsfehler (z. B. Doppelverbuchung, Zahlendreher) fehlender Nachweis der tatsächlichen Mittelverausgabung (Kontoauszüge, Kassenbuch) ZweckbindungsfristNichteinhaltung der Zweckbindungsfrist von 5 Jahren bei Investitionen Sicherheitseinbehaltenicht-tatsächliche Ausgaben: Abrechnung von Sicherheitseinbehalten eingeräumte Skonti nicht in Abzug gebracht (vgl. Vereinbarung gemäß Anlage zum Zuwendungsvertrag)

Sächsisches Staatsministerium der Finanzen Referat 17 – Kontrolle EU-Fonds Häufige Fehlerfeststellungen (genereller Hinweis) Dokumentation Sorgfältige Dokumentation aller Vorgänge, um eine lückenlose Nachvollziehbarkeit des Förderverfahrens und der getroffenen Entscheidungen einschließlich der tragenden Erwägungsgründe zu ermöglichen. Was nicht dokumentiert ist, hat nicht stattgefunden!

Sächsisches Staatsministerium der Finanzen Referat 17 – Kontrolle EU-Fonds Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit ! Děkuji za pozornost !