Webcreator GesmbH Übungsfirma Branche: Webdesign gegründet: 2002

Present Perfect Ges.mbH Organigramm

Aufgabenbereiche des Managements Festlegung der Unternehmensziele Kontrolle der Einhaltung der Unternehmensziele Festlegung + Verteilung der Kompetenzen Koordination des Personaleinsatzes und des Arbeitsablaufes Informationsfunktion, Beratungsfunktion Anlaufstelle von außen planen, entscheiden, kontrollieren, durchsetzen, motivieren

Assistent- und Personalabteilung Aufgabenbereiche der Assistent- und Personalabteilung Personalaufnahme Stelleninserate Bewerbungsgespräche Ausfolgung von Dienstverträgen Ausbildung und Schulung von Mitarbeitern Personalverrechnung Aufzeichnung von Krankenständen und Urlaub Anwesenheitsliste Protokollführung über jede ÜFA - Einheit Kontrolle und Hilfestellung im EDV-Bereich Bericht über ÜFA - Einheit Anfangs- und Endkontrolle des Inventariums im BWZ

Aufgabenbereiche des Sekretariats Erfassung und Vorsortierung der Eingangspost Kontrolle und Erfassung der Ausgangspost Empfang und Anmeldung von Besuchen Verantwortung für Telefonate, Fax, Verantwortung für Kopieranlagen Betreuung und Wartung des Kopierers Führung eines Kopierverzeichnisses Administration, Verwaltung Einkauf von Büromaterial für den Verbrauch in der ÜFA Wartung und Aktualisierung der Formularvorlagen Betreuung der Ablage, Katalogzentralablage

Aufgabenbereiche des Einkaufs Lagerhaltung Führung der Lagerbuchhaltung (Erfassung der Handelswaren anhand der Eingangsrechnungen) Ausdruck von Lagerbestandslisten Überprüfung des Lagerbestandes - Ermittlung des Bedarfes Lieferantendatei Angebote einholen - Führung einer Lieferantenkartei bzw. -datei Auswahl der günstigsten Anbieter Bestellungen durchführen; Eingangsrechnungen erfassen Bestellliste führen Warenannahme Kontrolle der Lieferscheine Kontrolle der Eingangsrechnungen (laufende ER –NR!!) Erfassung der Eingangsrechnungen ER-Buch, Internetüberweisung

Arbeitsauftragsdurchführung Folgende Schritte sind bei der Erstellung einzuhalten: Entwurf auf PC eingeben Kontrolle der Eingabe vor Ausdruck durch Assistent Ausdruck Kuvert Beschriftung nötige Beilagen erstellen, besorgen Ablage der Kopien Eintragen in der Liste "Übungsfirma - Arbeitsnachweis"

Aufgabenbereiche des Verkaufs Angebote erstellen Erstellung eines Kataloges Ausarbeitung von Sonderangeboten Preiskalkulation Festlegung von Liefer- und Zahlungsbedingungen Kundendienst und Service Anfragen, Reklamationen, Kundenaufträge bearbeiten Fakturierung Ausstellung von Lieferscheinen, Ausgangsrechnungen (laufende AR-NR!!!), Warenversand - Lagererfassung Weiterleitung der Faktura an das Sekretariat

Aufgabenbereiche der Rechnungswesenabteilung Banken Internetkontoauszüge ACT, Businessbank ausdrucken Kontrolle der Kontoauszüge Schriftverkehr mit Banken Belegwesen Kontierung und Verbuchung von Belegen Eingangs- Ausgangsrechnungen, Kontoauszügen, Kassabelege, sonstige Belege Ablage der Belege Mahnwesen Führung der offenen Postenliste Laufendes dreistufiges Mahnungen durchführen

Ablauf der ÜFA - Einheit Beginn ÜFA Einheit Kontrolle des Arbeitsraumes, -platzes Treffpunkt der Abteilungsleiter im Plenum Protokollführung Neue Post wird aufgeteilt - Arbeitsaufträge den Abteilungen zugeteilt namentlich festhalten, welche Post und welcher Arbeitsauftrag an wen geht Während der ÜFA - Einheit Arbeitsaufträge in den Abteilungen auf die Mitarbeiter aufteilen und durchführen, Arbeitsnachweise ausfüllen Unerledigtes vom letzten Arbeitstag fertigstellen. Ende der ÜFA - Einheit 15 Minuten vor Ende Treffpunkt der Abteilungsleiter im Plenum Abgabe der durchgeführten Arbeiten mit Arbeitsnachweisen Nachbesprechung Aufräumen und Kontrolle der Arbeitsplätze – des Arbeitsraumes.