Bewertung von kommunalem Schriftgut Eine Kernaufgabe der archivischen Tätigkeit
Ziele archivischer Bewertung Nutzbarkeit des Archivgutes Transparenz des Bewertungsvorganges Bessere Kontakte zu KollegInnen in der Verwaltung und der Forschung Rationalisierung der Aktenvernichtung
Folgen fehlender Bewertung Probleme bei der Überlieferungsbildung Zu umfangreiche Übernahmen Zu geringe Übernahmen Verlust der Quellen
Probleme bei der Überlieferungsbildung Aktenmassen bei der Behörde Schwierigkeiten bei der Aussonderung Mangelnder Kontakt zur abgebenden Stelle unsachgemäße Lagerung von zukünftigem Archivgut Notübernahmen
Folgen von unbewerteten Übernahmen Hohe Kosten: Übernahme, Verpackung, Lagerung (Gebäudekosten, Betriebskosten) Erschließung Konservierung,Verfilmung Skartierung Personal Unübersichtliche Quellenmasse Quellenverlust Negatives Bild der Archive
Basisinformationen Beachtung der rechtlichen Grundlagen Kenntnis der Verwaltungsorganisation (Aufgaben einer Provenienz) Kenntnis vorhandener Skartiervorschriften Ordnungszustand - Aufwand
Allgemeine Bewertungsregeln Trennung in A) vollständig archivwürdig – aufbewahren B) nicht archivwürdig – skartieren C) Teilweise archivwürdig Verdünnung Aufstellung von Richtlinien zum Auswahlverfahren
Bewertungsansätze: Rechtssicherung Ausschluss der Mehrfachüberlieferung Federführungsprinzip; Vergleich mit anderen Überlieferungen (Druckwerken, Presse), Vertikale und horizontale Abgleichung Aussagekraft für die Aufgabe des Registraturbildners (Evidenz- und Informationswerte) Ergänzungsüberlieferung Regionale Besonderheit Inhaltliche Kriterien: Akten, die wegen ihrer rechtlichen, politischen, wirtschaftlichen, technischen, wissenschaftlichen oder allgemeinen kulturellen Gründen wertvoll erscheinen. (Marktgemeinde Wiener Neudorf) Nachfrage: Bereits erfolgte Benutzung: Medienwirksamkeit: Prinzip der Nachfrage Alter - Zeitgrenze Erhaltungszustand: Intrinsischer Wert
Auswahlverfahren bei gleichförmigen Akten Zufallsstichproben Clusterbildung: Buchstaben, Geburtsjahrgänge, Aufnahmejahre, Entlassungsjahre Einzelne Gruppen: z.B. Führungskräfte Auswahl des Besonderen Aktendicke
Skartierordnungen und Archivierungsmodelle Empfehlungen des Oö. Landesarchivs für die Aufbewahrung archivwürdigen Schriftgutes der Gemeinden (Skartierungsempfehlungen) http://www.ooe.gv.at/geschichte/Landesarchiv/Publikationen/Gemeindechronik.pdf Skartierungsordnung für die nö. Bezirkshauptmannschaften (1965)