Anbietung und Aussonderung in Zeiten der eAkte Ein Überblick über Rahmenbedingungen, Abläufe und Prozesse Dr. Jörg Pawelletz, Landeshauptarchiv Koblenz

Gliederung Anbietung und Aussonderung analoger Unterlagen Vorstellung des Aussonderungskonzepts für die eAkte Anforderungen/Vorarbeiten in der Einführungs- bzw. Übergangsphase aus Sicht der LAV

Anbietung und Aussonderung analoger Unterlagen Aussonderung der Unterlagen in der Alt-registratur nach Ablauf der Aufbewahrungs-fristen und wenn die Unterlagen nicht mehr benötigt werden Erstellung der Anbietungslisten Bewertung durch LAV (v. a. vor Ort) Abgabe/Vernichtung der Unterlagen nach Abschluss der Bewertung

Das Aussonderungskonzept Erstellung von November 2015 bis Januar 2016 im LHA unter Mitarbeit des Landes-archivs NRW Aufnahme in Ausschreibungsunterlagen als K.-o.-Kriterium Teststellung der Aussonderungskonzepts im Rahmen der Abnahme des Produkts von Fabasoft

Das Aussonderungskonzept Festlegung der strukturellen und organi-satorischen Voraussetzungen für die Aus-sonderung aus dem eAkte-System Modellierung des Prozesses der Anbietung, Bewertung und Übernahme Festlegung der zulässigen Formate Definition des Übergabepaketes

Das Aussonderungskonzept Anwendung des zweistufigen Verfahrens, d. h. Anbietung und Bewertung im System der Behörde (d. h. ArchivarIn arbeitet im System der Behörde) Anwendbarkeit auf eAkten aus abgelösten Altsystemen Formatwandlung erfolgt durch die Behörde bei der Überführung der Unterlagen in die elektronische Altregistratur Liste der langzeitfähigen Dateiformate (wird regelmäßig aktualisiert)

Das Aussonderungskonzept Akte – Vorgang – Dokument als vorgegebene Struktur des Schriftgutes Bewertung findet auf Vorgangsebene statt, Akten werden nur in Ausnahmefällen (Erlöschen des Aktenzeichens) ausgesondert Berechtigungs- und Zugangskonzept für LAV Implementierung der erforderlichen Metadatenfelder für die LAV Vorbewertung auf Aktenplanebene (Bewertungsmodelle/ -schemata) im Feld „Bewertungsempfehlung der LAV“ Verbindliche Regelungen zum Umgang mit analogen Bestandteilen einer Akte, elektronischer Signatur usw.

Schriftgutverwaltende Stelle Archiv Informieren über die zur Bewertung bereitstehende Anbietungsportion und die Zugangsdaten Bilden der Anbietungsportion Entzug der behördlichen Schreibrechte Generieren einer Anbietungsliste Anbietung Benachrichtigen über den Abschluss der Bewertung Ausfüllen des Metadatenfeldes „Bewertungsentscheidung der LAV“ Bewertung Bereitstellen des Aussonderungspakets zur Lieferung Bilden eines Aussonderungspakets je Vorgang als ZIP-Container Erzeugen einer Übergabeliste aller Aussonderungspakete im XML-Format Aussonderung Übersenden der Archivierungsliste Import des Aussonderungspakets in das Digitale Magazin Rheinland-Pfalz Bestätigen des Empfangs und der erfolgreichen Übernahme des Aussonderungspakets mittels einer Archivierungsliste im XML-Format Übernahme Prozessmodell zum Aussonderungskonzept, Stand: 18.12.2015 (Eingearbeitet wurden Anmerkungen und Korrekturen von Frau Brahm, Frau Löffler, Herrn Pawelletz und Herrn Straßenburg!) Protokolliertes Löschen aller angebotenen Unterlagen des Aussonderungslaufs Schlussverfügen des zum Aussonderungslauf zugehörigen Vorgangs Löschung

Schriftgutverwaltende Stelle Archiv Informieren über die zur Bewertung bereitstehende Anbietungsportion und die Zugangsdaten Bilden der Anbietungsportion Entzug der behördlichen Schreibrechte Generieren einer Anbietungsliste Anbietung Benachrichtigen über den Abschluss der Bewertung Ausfüllen des Metadatenfeldes „Bewertungsentscheidung der LAV“ Bewertung Prozessmodell zum Aussonderungskonzept, Stand: 18.12.2015 (Eingearbeitet wurden Anmerkungen und Korrekturen von Frau Brahm, Frau Löffler, Herrn Pawelletz und Herrn Straßenburg!)

Schriftgutverwaltende Stelle Archiv Bereitstellen des Aussonderungspakets zur Lieferung Bilden eines Aussonderungspakets je Vorgang als ZIP-Container Erzeugen einer Übergabeliste aller Aussonderungspakete im XML-Format Aussonderung Benachrichtigung über die erfolgreiche Übernahme Import des Aussonderungspakets in das Digitale Magazin RLP Bestätigen des Empfangs und der erfolgreichen Übernahme des Aussonderungspakets mittels einer Archivierungsliste im XML-Format Übernahme Prozessmodell zum Aussonderungskonzept, Stand: 18.12.2015 (Eingearbeitet wurden Anmerkungen und Korrekturen von Frau Brahm, Frau Löffler, Herrn Pawelletz und Herrn Straßenburg!) Protokolliertes Löschen aller angebotenen Unterlagen des Aussonderungslaufs Schlussverfügen des zum Aussonderungslauf zugehörigen Vorgangs Löschung

Vorarbeiten in der Übergangsphase Anpassung der Schriftgutverwaltung an die Erfordernisse der eAkte Frühzeitige Anbietung und Aussonderung der analogen Unterlagen Informationen für Kollegium über Ent-wicklungen (Veränderungsmanagement)