Kurzeinführung in die Vorgehensweise Pareto-Analyse Kurzeinführung in die Vorgehensweise GfU mbH Revidiert Hamburg, 2009

Durchführung einer Pareto-Analyse: Einführung Inhalt Durchführung einer Pareto-Analyse: Einführung Anwendungsbeispiele aus der Literatur Beschreibung des Beispiel-Anwendungsbereichs Durchführung der Pareto-Analyse Lessons-Learned

Problemstellung und Zielsetzung Ressourcenknappheit: nicht immer können alle Einflussfaktoren gleichzeitig berücksichtigt werden → Wichtig: Identifikation der Kernursachen & Prioritätensetzung Pareto-Analyse als geeignete Methode -- jedoch keine verbreitete Anwendung, trotz einfacher Handhabbarkeit Zielsetzung: Die Hauptelemente identifizieren, visualisieren und kommunizieren, mit dem Ziel der Ressourcenschonung Dient der Prioritätensetzung und Schwachstellenanalyse Ermöglicht den gezielten Einsatz von Ressourcen

Arbeitsprinzip Pareto-Analyse: Wird auch als „80-20-Regel“ bezeichnet Prinzip: ein kleiner Mengenanteil (20%) der Grundgesamtheit ist für den größten (80%) Anteil des Wertes verantwortlich Sie gehörte ursprünglich zu den sieben Problemlösungstechniken ("Seven Tools": Fehlersammelliste, Histogramm, Korrelationsdiagramm, Qualitätsregelkarte, Pareto-Diagramm, Brainstorming, Ursache-Wirkungs Diagramm) des Qualitätsmanagements.  Benannt wurde das Pareto-Prinzip nach dem italienischen Ökonom und Soziologen Vilfredo Pareto (1848-1923), der Anfang des 20. Jahrhunderts die Verteilung des Vermögens in Italien untersucht hatte und auf das Ergebnis schloss, dass 80% des Reichtums sich im Besitz von nur 20 % der Familien befanden. In den dreißiger Jahren verallgemeinerte der Amerikaner Joseph M. Juran das Pareto-Prinzip und übertrug dieses auch auf das Qualitätsmanagement. (Vgl. Müller / Tietjen (2003) siehe MEPORT - Literatur)

Anwendungsbeispiele aus der Literatur Es können mögliche Schäden, die in einem Unternehmen aufgetreten sind, analysiert werden (im gegebenen Literaturbeispiel ist es eine Bücherei). Hier wurden die Häufigkeiten der verschiedenen Schäden in Zusammenhang mit ihren Kosten gesetzt und anschließend in absteigender Reihenfolge sortiert. Dadurch wurde deutlich, dass nicht der teuerste Einzelschaden den größten Kostenpunkt stellt, sondern der zweitgünstigste Schaden. Dieser trat sehr häufig auf. Resultierend konnte man Maßnahmen ergreifen um diesen Schaden als erstes zu verhindern. Ein zweites Literaturbeispiel bezieht sich auf das Verpacken und Kommissionieren von Gütern. In einem großen Logistik Zentrum gehen tagtäglich Bestellungen ein, die anschließend abgearbeitet werden müssen. Oftmals werden dafür nur die Artikel aus den Regalen zusammengestellt. Um diesen Prozess zu optimieren, hat man versucht mit der Pareto-Methode den Zusammenhang zwischen dem Pickvolumen und den Artikeln herzustellen. Das Ergebnis besagt, dass ca. 20% aller Artikel rund 80% des Gesamtpickvolumens ausmachen. Auf Basis dieser Erkenntnis ist es möglich, die Anordnung der Regale so anzupassen, dass die häufig genutzten Artikel in „Griffweite“ sind.

Beschreibung des ersten Anwendungsbeispiels: Fehlerhäufigkeitsanalyse Die Firma ABCD GmbH hat Probleme mit der Einhaltung ihrer Liefertermine. In einer Ursache-Wirkungs-Analyse wurden zahlreiche Problemfelder identifiziert, die zu Verzögerungen in der Produktion führen. Es ist nun herauszufinden, welches die Hauptursachen sind, mit denen die Problembeseitigung begonnen werden soll. Durchführung einer Pareto-Analyse

Auswahl der zu untersuchenden Elemente Daten wurden hier dem Ergebnis einer Ursache-Wirkungs-Analyse entnommen. Durchführung einer Pareto-Analyse

Wahl einer gemeinsamen Bewertungsgröße Als gemeinsame Bewertungsgröße wurde die Häufigkeit des Auftretens der Ursache gewählt. Diese Bewertungsgröße wird nun in die Spaltenüberschriften des Formblatts übertragen. Durchführung einer Pareto-Analyse

Bestimmung des zu untersuchenden Zeitraumes Bei der Bestimmung des zu untersuchenden Zeitraumes ist es wichtig, dass dieser ausreichend groß gewählt wird, um eine signifikante Bewertung zu ermöglichen; entscheidend dabei ist die Höhe bzw. Häufigkeit des Auftretens des Untersuchungsobjektes: Kann der Liefertermin grundsätzlich nicht eingehalten werden, wird eine der zuvor ermittelten Ursachen dauernd eintreten, der Untersuchungszeitraum kann dann auf einige Wochen gesetzt werden Wird der Liefertermin nur ab und zu nicht eingehalten, muss der Untersuchungszeitraum entsprechend größer gewählt werden (z.B. 6 bis 12 Monate), um ausreichend viele Bewertungspunkte zu erhalten (Grundregel der Statistik) sämtliche Elemente gleichermaßen in diesem Zeitraum bewertet werden können Durchführung einer Pareto-Analyse

Sammlung der Bewertungsdaten Liegen die notwendigen Daten nicht vor, muss die Datensammlung die Erhebung umfassen. Die Auswertung in der Pareto-Analyse kann dann erst im Anschluss erfolgen! Für die Erfassung der Häufigkeit kann eine Strichliste eingeführt werden Bei der Ermittlung von Wertgrößen müssen diese über den gewählten Zeitraum addiert werden (z.B. Prüfkosten der letzten 3 Monate) – siehe hierzu zweites Beispiel Nach der Erhebung sind die relativen Anteile zu bestimmen. Durchführung einer Pareto-Analyse

Absteigende Sortierung der Elemente Nach der Sortierung sind die relativen Anteile zu kumulieren. Elemente mit einer sehr geringen Bewertung (Häufigkeit oder Kosten etc.) können zu einem rechts außen liegenden „neuen“ Element zusammengefasst werden. Durchführung einer Pareto-Analyse

Aufbau eines Balkendiagramms Durchführung einer Pareto-Analyse

Zeichnung der Kurve der kum. Prozentanteile Durchführung einer Pareto-Analyse

Analyse des Diagramms Im vorliegenden Beispiel ist keine deutliche Änderung der Steigung der Kurve erkennbar. Betrachten Sie die Elemente, die mindestens 60 % der Grundgesamtheit ausmachen und konzentrieren Sie Ihre Aktivitäten zunächst auf diese Elemente. Als häufigste Ursachen für die verspäteten Auslieferungen wurden in diesem Beispiel identifiziert: Teile können nicht identifiziert werden (fehlerhafte / fehlende Kennzeichnung) - 29,1% Maschinenausfall wegen fehlender Instandhaltung - 22,7% Personalunterbesetzung - 16,4% Konzentrieren Sie Ihre Ressourcen auf diese Haupteinflussgrößen. Wiederholen Sie anschließend die Pareto-Analyse. Erfahrungsgemäß werden die nächst wichtigen Elemente durch die erneute Analyse nach der Verbesserung der wichtigsten Elemente erkennbar. Durchführung einer Pareto-Analyse

Beschreibung des zweiten Anwendungsbeispiels: mit Kosten gewichtete Fehlerhäufigkeitsanalyse Bei einem PC-Händler, der auch Computer-Zubehör verkauft, werden regelmäßig Waren reklamiert, durch die Kosten entstehen. Er möchte nun prüfen, ob er durch Verbesserung der Qualität der Hardwarekomponenten die Garantiekosten senken kann. Durch Anwendung der Pareto-Methode kann der Händler die Garantiefälle mit der größten Bedeutung von denjenigen trennen, die eher unwesentlich sind. Darauf aufbauend kann er eine Entscheidung darüber treffen, bei welcher Hardware sich eine Qualitätsverbesserung lohnen könnte, bzw. in welcher Prioritätenreihenfolge er sich mit den einzelnen Schwachstellen beschäftigen sollte. Durchführung einer Pareto-Analyse

Auswahl der zu untersuchenden Elemente Die Daten wurden hier den Kundenreklamationen entnommen. Es wurden in diesen Reklamationen folgende Hardwarekomponenten identifiziert: Formblatt Pareto-Analyse Nr. Benennung absolute Bewertung relative Bewertung [%] relative Bewertung [%], kumuliert 1 DVD-Laufwerk   2 Festplatte 3 Grafikkarte 4 Mainboard 5 Maus 6 Monitor 7 Netzgerät 8 Scanner 9 Tastatur Durchführung einer Pareto-Analyse

Wahl einer gemeinsamen Bewertungsgröße Als gemeinsame Bewertungsgröße wurden die Fehlerkosten durch Garantiefälle gewählt. Sie setzt sich zusammen aus der Häufigkeit und Höhe der Kosten je Hardwarekomponente. Diese Bewertungsgrößen werden nun in die Spaltenüberschriften des Formblatts übertragen. Formblatt Pareto-Analyse Nr. Benennung Häufigkeit durchschn. Kosten je Garantiefall Gesamtkosten je HW-Komponente Anteil an den Gesamtkosten [%] Anteil [%], kumuliert 1 DVD-Laufwerk   2 Festplatte 3 Grafikkarte 4 Mainboard 5 Maus 6 Monitor 7 Netzgerät 8 Scanner 9 Tastatur Durchführung einer Pareto-Analyse

Bestimmung des zu untersuchenden Zeitraumes Bei der Bestimmung des zu untersuchenden Zeitraumes ist es wichtig, dass dieser ausreichend groß gewählt wird, um eine signifikante Bewertung zu ermöglichen; entscheidend dabei ist die Höhe bzw. Häufigkeit des Auftretens des Untersuchungsobjektes: Kann der Liefertermin grundsätzlich nicht eingehalten werden, wird eine der zuvor ermittelten Ursachen dauernd eintreten, der Untersuchungszeitraum kann dann auf einige Wochen gesetzt werden Wird der Liefertermin nur ab und zu nicht eingehalten, muss der Untersuchungszeitraum entsprechend größer gewählt werden (z.B. 6 bis 12 Monate), um ausreichend viele Bewertungspunkte zu erhalten (Grundregel der Statistik) sämtliche Elemente gleichermaßen in diesem Zeitraum bewertet werden können Durchführung einer Pareto-Analyse

Sammlung der Bewertungsdaten Liegen die notwendigen Daten nicht vor, muss die Datensammlung die Erhebung umfassen. Die Auswertung in der Pareto-Analyse kann dann erst im Anschluss erfolgen! Für die Erfassung der Häufigkeit kann eine Strichliste eingeführt werden Bei der Ermittlung von Wertgrößen müssen diese über den gewählten Zeitraum addiert werden (z.B. Prüfkosten der letzten 3 Monate) oder über Durchschnitt und Häufigkeit berechnet werden. Nach der Erhebung sind die relativen Anteile zu bestimmen. Formblatt Pareto-Analyse Nr. Benennung Häufigkeit durchschn. Kosten je Garantiefall Gesamtkosten je HW-Komponente Anteil an den Gesamtkosten [%] Anteil [%], kumuliert 1 DVD-Laufwerk 48 35 1680 13,74 2 Festplatte 9 80 720 5,89 19,63 3 Grafikkarte 28 100 2800 22,90 42,54 4 Mainboard 8 150 1200 9,82 52,35 5 Maus 15 75 0,61 52,97 6 Monitor 11 300 3300 26,99 79,96 7 Netzgerät 60 2100 17,18 97,14 Scanner 1,23 98,36 Tastatur 25 200 1,64 100,00 Summe:   12225 Durchführung einer Pareto-Analyse

Absteigende Sortierung der Elemente Nach der Sortierung sind die relativen Anteile zu kumulieren. Elemente mit einer sehr geringen Bewertung (Häufigkeit oder Kosten etc.) können zu einem rechts außen liegenden „neuen“ Element zusammengefasst werden. Formblatt Pareto-Analyse Nr. Benennung Gesamtkosten je HW-Komponente Anteil an den Gesamtkosten [%] Anteil [%], kumuliert 6 Monitor 3300 26,99 3 Grafikkarte 2800 22,90 49,90 7 Netzgerät 2100 17,18 67,08 1 DVD-Laufwerk 1680 13,74 80,82 4 Mainboard 1200 9,82 90,63 2 Festplatte 720 5,89 96,52 9 Tastatur 200 1,64 98,16 8 Scanner 150 1,23 99,39 5 Maus 75 0,61 100,00 Summe: 12225 Durchführung einer Pareto-Analyse

Aufbau eines Balkendiagramms Formblatt Pareto-Analyse Nr. Benennung Gesamtkosten je HW-Komponente Anteil an den Gesamtkosten [%] Anteil [%], kumuliert 6 Monitor 3300 26,99 3 Grafikkarte 2800 22,90 49,90 7 Netzgerät 2100 17,18 67,08 1 DVD-Laufwerk 1680 13,74 80,82 4 Mainboard 1200 9,82 90,63 2 Festplatte 720 5,89 96,52 9 Tastatur 200 1,64 98,16 8 Scanner 150 1,23 99,39 5 Maus 75 0,61 100,00 Summe: 12225 Durchführung einer Pareto-Analyse

Zeichnung der Kurve der kum. Prozentanteile Durchführung einer Pareto-Analyse

Analyse des Diagramms Auch hier ist keine deutliche Änderung der Steigung der Kurve erkennbar. Betrachten Sie die Elemente, die mindestens 60 % der Grundgesamtheit ausmachen und konzentrieren Sie Ihre Aktivitäten zunächst auf diese Elemente. Aus dem Diagramm geht hervor, dass 75% der entstehenden Garantiekosten durch mangelhafte Monitore, Grafikkarten und Netzgeräte verursacht werden. Garantiefälle, die alle übrigen Hardwarekomponenten betreffen, machen zusammen nur 25 % der anfallenden Garantiekosten aus. Die Pareto-Analyse für das beschriebene Beispiel führt zu dem Ergebnis, dass der Händler zunächst sein Hauptaugenmerk darauf legen sollte, die Mängel an Monitoren, Grafikkarten und Netzgeräten zu beseitigen (z. B. Ersetzen durch hochwertige Teile), um die Häufigkeit des Auftretens zu senken und somit auch einen erheblichen Teil der Garantiekosten einzusparen. Würde der Händler sich hingegen zuerst um die Komponenten Tastatur, Maus oder Scanner kümmern, wären seine Bemühungen beinahe wirkungslos, da die Garantiekosten die durch diese Teile verursacht werden, verhältnismäßig sehr gering sind. Wiederholen Sie anschließend die Pareto-Analyse. Erfahrungsgemäß werden die nächst wichtigen Elemente durch die erneute Analyse nach der Verbesserung der wichtigsten Elemente erkennbar. Durchführung einer Pareto-Analyse

Lessons Learned In vielen Fällen werden die für die Pareto-Analyse benötigten Daten noch nicht oder nicht in zufriedenstellender Form zur Verfügung stehen. Es ist also bei der zeitlichen Planung der Pareto-Analyse zu beachten, dass nach den ersten Schritten zunächst die Datensammlung durchgeführt werden muss, die je nach gewähltem Zeitrahmen, einige Zeit in Anspruch nehmen kann. Durchführung einer Pareto-Analyse

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