Dokumentenmanagement mit docuvita Produktvorstellung Dokumentenmanagement mit docuvita

docuvita compact in Stichpunkten Dokumentenmanagement-System mit einfacher Bedienung, Anpassbarkeit und Konfiguration Datenbankgestütztes Client-Server-System Integrationsmöglichkeiten mit externen Systemen über Anwendungsintegration (Office, e-Mail) Belegimport Workflow e-Mail-Archivierung XML-Schnittstelle

docuvita compact in Stichpunkten Was kann verwaltet werden? Notepad- Textdateien Fax- Nachrichten PDF-Dokumente Gescannte Dokumente (z.B. Eingangspost) Powerpoint- Präsentationen Digitale Fotos und Zeichnungen Outlook-e-Mails Automatisch importierte Dokumente (z.B. Rech- nungskopien direkt aus dem Warenwirtschafts- system) Excel-Tabellen Beliebige andere Anwendungen integrierbar Word-Dokumente

Benutzeroberfläche Client-Anwendung Einfache Benutzerführung Angelehnt an Microsoft Outlook und Explorer Die meisten Funktionen sind über das Hauptfenster zu erreichen. Mehrsprachigkeit (derzeit DE/EN/FR) Sprachunterstützung durch Bereitstellung von Ressourcen-Dateien jederzeit erweiterbar.

Benutzeroberfläche Client-Anwendung

„so, wie Sie es wünschen“… Komponenten: Aufbau des Archivs „so, wie Sie es wünschen“… Komponenten: Objekte (Dokumente, Ordner, Kundenakten, Personalakten, Vorgangsmappen, Projektordner) Jedes Objekt hat einen Objekttyp Freie Definition von Objekttypen Benennung Benutzerdefinierte Felder Zugriffe

Organisation der Ablage Anwender können elektronische Akten ähnlich wie im Papierarchiv handhaben. Akte(n) holen und in die Arbeitsmappe hängen Akten bearbeiten Akte zurücklegen Mehrere Mitarbeiter können gleichzeitig mit einer Akte arbeiten. Aber: nur ein Bearbeiter pro Dokument

Sicherheitskonzept / Authentifizierung Eigene Benutzerverwaltung Benutzerauthentifizierung an NT-Domäne / Active Directory möglich Benutzerauthentifizierung an Fremdsystem mittels Daten- provider möglich

Sicherheitskonzept / Autorisierung Berechtigung zum Zugriff über Zugriffsregeln Alle Merkmale (Felder) können herangezogen werden Zugriffsregeln gelten für Gruppen und Benutzer Beispiel: Verkaufsabteilung (Benutzergruppe) erhält Vollzugriff auf alle Verkaufsbelege Beispiel 2: Personalsachbearbeiter erhält Lesezugriff auf Personaldokumente außer Kündigungen

Kern-Verwaltungsfunktionen Objektdetails Dokumentvorschau Objekteigenschaften mit beschreibenden Feldern Notizen Versionen (automatische Versionsverwaltung) Verlauf (Protokollierung der Historie eines Dokuments/Objekts) Workflow

Archivierungsszenarien mit docuvita Digitale Signatur Unterzeichnung zur Authentizitätssicherung Clients Ausgangsbeleg-Archivierung über automatischen Belegdruck und Feldanalyse e-Mail-Archivierung automatische Header-Auswertung, Abgleich mit ERP-Datenbank docuvita DMS Application Server Eingangsbeleg-Archivierung Barcodeauswertung, opt. OCR mit Formularerkennung Storage SQL / Dateisystem Volltext Indexdaten

Ausgangsbeleg-Archivierung Automatischer Import von Belegen und Stammdaten aus Warenwirtschaft Vorteil: keine Pflege von Stammdaten im DMS Ausgabe im PDF-Format, z.B. durch Sammel- oder Sekundärdruck auf „Archivdrucker“ Auslesen über versteckte Felder, z.B. ~~Belegnr~~004-525821~~ <autoprofiler0 sourcefolder="C:\dvImport" fieldpattern="@@(?<field>.+)@@(?<value>.+)@@" filepattern="*.PDF" > <object type="Kundenakte" obj.Name="@@Kunde@@ (@@Kundennummer@@)" Kundennummer="@@Kundennummer@@"> <object type="Ordner" obj.Name="Ausgangsrechnungen" > <object type="Dokument" obj.Name="@@Belegnummer@@ vom @@Datum:\s([0-9]{2}.[0-9]{2}.[0-9]{4})@@ (Kdnr. @@Kundennummer@@)" doc.Filename="@@Filename@@" /> </object> </autoprofiler0>

Ausgangsbeleg-Archivierung

E-Mail-Archivierung Serverseitige E-Mail-Archivierung Anwenderseitige E-Mail-Archivierung  automatisch Microsoft Exchange Server Tobit David Server POP3 / IMAP „Archivpostfach“  manuell Microsoft Outlook

Serverseitige E-Mail-Archivierung Bereitstellung zu archivierender e-Mails aus Microsoft Exchange (Transport-Layer) Alternativ: Bereitstellung durch Tobit-Modul Abholung von POP3 / IMAP Archivpostfach Verarbeitung von e-Mails: Analyse der Headerdaten Beliebiger Abgleich mit ERP-Daten integrierbar Fallunterscheidungen für Import je nach Grad der Zuordnung

Eingangsbeleg-Archivierung Beleg mit Barcode drucken oder mit Barcode etikettieren Scannen der Belege (Stapelbetrieb) Extrahieren des Barcodes Suchen der Belegdaten aus Datenbank / Fremdanwendung Datenbank oder Fremdanwendung Belege im Dokumenten- managementsystem archiviert

Scanner Unterstützte Scanner Arbeitsplatzscanner Netzwerkscanner TWAIN-kompatibel (Plustek, Fujitsu, Kodak, HP, etc.) Netzwerkscanner Scan-To-File/FTP mit Multifunktionsgerät Scannerintegration HP Digital Sender (Parametereingabe/-auswahl am Scanner) DEVELOP SAMSUNG

Massensignatur-Prozess Digitale Signatur Nachweis für Unverfälschtheit von Dokumenten durch qualifizierte Signatur (Revisionssicherheit bei Abnahme durch Wirtschaftsprüfer) Massensignatur-Prozess Archiv-Repository Rückgabe nach erfolgter Signatur Dokument wird archiviert Signatur-server in Zusammen- arbeit mit Bereitstellung im Signatur-Eingang

Workflow Einsatzmöglichkeiten: Steuerung von Geschäftsprozessen Kontrolle über dokumentbasierte Abläufe Freigabe (spezielle Markierung) von Dokumenten und Versionen

Workflow-Modul: Steuerung von Aufgaben und Aktionen Anwenderbezogene Aufgaben Anwender erledigt die Aufgaben innerhalb des docuvita DMS-Systems Rückmeldung / Statuszuweisung und Kommentare können eingegeben werden Aufgabe bezieht sich auf Dokument oder einzelne Dokumentversion An Anwender zugewiesene Aufgabe Beispiele: Genehmigung, Freigabe Aktion in docuvita compact Beispiele: Eintrag / Änderung von Feldwerten für Dokumente oder einzelne Versionen Externe Aktionen (Plugin) Beispiele: Statusrückmeldung an Warenwirtschaft

Basis des Workflow-Moduls: Aufgaben und Aktionen Vorgänge in docuvita compact Aufgaben in docuvita compact setzen den Wert von Dokument- bzw. Versionsfeldern Beispiel: Freigabeworkflow Nach erfolgter Freigabe (Abfolge von Benutzeraufgaben) wird ein Workflowfeld „Freigegeben“ auf Ja gesetzt An Anwender zugewiesene Aufgabe Beispiele: Genehmigung, Freigabe Aktion in docuvita compact Beispiele: Eintrag / Änderung von Feldwerten für Dokumente oder einzelne Versionen Externe Aktionen (Plugin) Beispiele: Statusrückmeldung an Warenwirtschaft

Basis des Workflow-Moduls: Aufgaben und Aktionen Externe Aktionen Aktionen können als Plugin-Modul in das System integriert werden Externe Aktionen erledigen Vorgänge in anderen Systemen / Datenbanken Erweiterbar und an Kundensystem spezifisch anpassbar An Anwender zugewiesene Aufgabe Beispiele: Genehmigung, Freigabe Aktion in docuvita compact Beispiele: Eintrag / Änderung von Feldwerten für Dokumente oder einzelne Versionen Externe Aktionen (Plugin) Beispiele: Statusrückmeldung an Warenwirtschaft

Workflow An Anwender zugewiesene Aufgabe Beispiele: Genehmigung, Freigabe Aktion in docuvita compact Beispiele: Eintrag / Änderung von Feldwerten für Dokumente oder einzelne Versionen Externe Aktionen (Plugin) Beispiele: Statusrückmeldung an Warenwirtschaft

@ Workflow Workflow-Steuerung An Anwender zugewiesene Aufgabe Beispiele: Genehmigung, Freigabe Workflow-Steuerung Workflow-Engine Verwaltet und erstellt Aufgaben/Aktionen auf Basis von Vorgaben Aktion in docuvita compact Beispiele: Eintrag / Änderung von Feldwerten für Dokumente oder einzelne Versionen Vordefnierter Workflow Start erfolgt automatisch oder manuell. Externe Aktionen (Plugin) Beispiele: Statusrückmeldung an Warenwirtschaft Versand von e-Mails zur Benachrichtigung über Aufgaben und Status @

docuvita Webviewer docuvita Webviewer erlaubt Anbindung externer Anwender Dokumentrecherche über HTTP ohne Installation der Clientanwendung Gewohnte Bedien- oberfläche

Dokumente und Volltextdaten Systemarchitektur Client-Schnittstellen MS Office, Scanner, individuelle Schnittstellen Client Client-Anwendung MS Windows-Plattform (.NET-Framework) Importprogramm Massenimport von Daten und Dokumenten Drittanbieter-Software ERP-Systeme, etc. Applikationsserver Windows (.NET) Linux (mono) Services Löschdienst, Volltextindex Datenaustausch-API .NET Remoting, ASP.NET Web Service Server Datenbank PostgreSQL, MS SQL, Oracle Dokumente und Volltextdaten Windows-Freigabe, Linux (Samba) Daten

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