Zur Person Linh Tran, B.A. InLoox GmbH Unternehmenskommunikation, Social Media und Direct Customer Communication InLoox GmbH 1999 in München gegründet Spezialist in Outlook-integrierter Projektmanagement-Software über 50.000 Anwender weltweit

Inhalt Der Posteingang: Ansichten anpassen und filtern Die Ordnerstruktur: Regeln, Archiv und Favoriten QuickSteps: Automatisierung von wiederkehrenden Prozessen Der Kalender: Ansichten und -Freigabe

Wo kann Outlook helfen? Wozu überhaupt Outlook? Vermeiden von Papierbergen und Medienbrüchen Weitere Vorteile – wenn man einheitlichen Regeln folgt! Was macht man alles damit? extern: Schriftverkehr, Notizen, Freigaben austauschen, … intern: Anrufe melden, Termine, Besprechungen und Aufgaben planen, Projekte managen (z. B. mit InLoox), … Ziele schnelle Weitergabe von Informationen an Kollegen, Kunden & Partner klare Aussagen: wer? was? bis wann? für wen? welche Kosten? interne Abstimmung: „sich das Leben etwas leichter machen“

Der Posteingang Ansichten anpassen: Lesebereich/Vorschau: Für einzelne Ordner aktivieren oder deaktivieren Standard: Lesebereich rechts Wenn man mehr Informationen braucht: Lesebereich deaktivieren

Der Posteingang Ansichten anpassen: Sortieren – Nach Feldern anordnen Nach Feld sortieren/anordnen: In der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Anordnen nach auf das Feld klicken, nach dem man E-Mails sortieren möchte

Der Posteingang Ansichten anpassen: Sortieren - Feldauswahl Man kann sich eigene Ansicht mit (eigenen) Feldern bauen: Rechtsklick auf eine Spaltenüberschrift  Feldauswahl Feld einfach per Drag und Drop in die Spaltenübersicht ziehen und danach sortieren Felder entfernen: Feld mit der linken Maustaste aus der Spaltenübersicht ziehen und Taste loslassen

Der Posteingang Ansichten anpassen: Gruppieren - Gruppierfeld Mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Spaltenüberschrift klicken Im Kontextmenü auf Gruppierfeld klicken Feld nach dem man gruppieren möchte ins Gruppierfeld ziehen TIPP: Sie können nach mehreren Feldern gruppieren. Ziehen Sie dazu einfach weitere Felder ins Gruppierfeld und legen Sie fest nach welchem Feld im ersten, zweiten etc. Schritt TIPP: Sie können alle Gruppen reduzieren und erweitern.

Der Posteingang Ansichten anpassen: Ansichten erstellen Klicken Sie in der Registerkarte Ansicht auf Ansicht ändern Klicken Sie auf Ansichten verwalten Klicken Sie im Bearbeitungsfenster auf Neu Geben Sie Ihrer Ansicht einen Namen und wählen Sie den Ansichtentyp aus – bei E-Mails ist das normalerweise Tabelle. Setzen Sie ein Häkchen bei Alle Ordner des Typs „E-Mail und bereitgestellte Ele… und bestätigen Sie mit einem Klick auf OK. Das Fenster Erweiterte Ansichtseinstellungen öffnet sich. Hier können Sie festlegen, welche Spalten angezeigt werden sollen, wie die E-Mails in dieser Ansicht gruppiert werden sollen, oder auch bestimmte Filter anwenden. Möchten Sie z.B., dass nur Ungelesene E-Mails angezeigt werden, klicken Sie auf Filtern. Klicken Sie im Filtern-Fenster auf die Registerkarte Weitere Optionen und setzen Sie ein Häkchen bei Nur solche Elemente: Ungelesen Klicken Sie auf OK um die Ansicht zu speichern.

Der Posteingang Ansichten anpassen: Ansichten auf alle Ordner anwenden oder speichern Ansicht auf alle Ordner anwenden: Ansicht  Ansicht ändern  Aktuelle Ansicht für alle E-Mail-Ordner übernehmen Ansicht speichern: Ansicht  Ansicht ändern  Aktuelle Ansicht als neue Ansicht speichern

Der Posteingang Ansichten anpassen: Bedingte Formatierung hinzufügen In der Registerkarte Ansicht auf Ansichtseinstellungen klicken Klicken Sie auf Bedingte Formatierung Das Dialogfeld Bedingte Formatierung öffnet sich. Hier sehen Sie eine Liste mit vordefinierten bedingten Formatierungen Um eine neue bedingte Formatierung zu erstellen klicken Sie auf Hinzufügen. Benennen Sie die bedingte Formatierung. Klicken Sie auf Schriftart, um Schriftart, Schriftgröße, Effekte etc. zu definieren Klicken Sie auf Bedingung, um eine Bedingung zu definieren

Der Posteingang Suchfunktion: Suchkriterien einschränken für bessere Suchergebnisse Suchabfrage Syntax: Schlüsselwort:Wert Ihres Suchkriteriums, z.B. from:rita meyer  alle Elemente die von Rita Meyer gesendet wurden cc:rita meyer  alle Elemente in denen Rita Meyer im Feld CC steht Logische Operatoren: AND, NOT, OR, <, >, =, usw. Hier finden Sie eine Liste mit Beispielen für Sucheingaben: https://support.office.com/de-de/article/Lernen-Sie-wie-Sie-Ihre-Suchkriterien-einschr%C3%A4nken-um-bessere-Suchergebnisse-in-Outlook-zu-erzielen-d824d1e9-a255-4c8a-8553-276fb895a8da

Der Posteingang Ansichten anpassen: Navigationsleiste Ansicht  Layout  Ordnerbereich  Optionen Navigationsoptionen: Maximale Anzahl sichtbarer Elemente: So viele Elemente sollen angezeigt werden Kompaktnavigation: Navigationsleiste wird minimiert unter dem Ordnerbereich angezeigt Reihenfolge der Elemente über die Tasten „Nach oben“ und „Nach unten“ verändern Tastenkombination für Anzeige von Ordner- und Navigationsbereich: ALT+F1

Die Ordnerstruktur Regeln erstellen & E-Mails automatisch in Ordner sortieren Mit der rechten Maustaste auf eine E-Mail klicken. Im sich öffnenden Kontextmenü den Punkt Regeln auswählen Im Dropdown-Menü auf Regel erstellen klicken Häkchen neben einer oder mehrerer Bedingungen setzen Häkchen bei Element in Ordner verschieben setzen und Ordner auswählen klicken Im nächsten Fenster im Baumdiagramm entsprechenden Ordner auswählen und mit OK bestätigen Regel bestätigen mit Klick auf OK Fenster Vorgang erfolgreich: Häkchen setzen bei Diese Regel jetzt auf alle Nachrichten im aktuellen Ordner anwenden und mit OK bestätigen TIPP: Sie können Regeln verwalten über: Datei  Informationen  Regeln und Benachrichtigungen verwalten

Die Ordnerstruktur Der Archivordner In den Archivordner verschieben statt löschen  Posteingang wird von Zeit zu Zeit automatisch gelöscht TIPP: Mit der Rücktaste auf Ihrer Tastatur können Sie ausgewählte E-Mails direkt ins Archiv verschieben. WICHTIG: Ihr Postfach verkleinert sich nicht, wenn Sie E-Mails in den Archivordner verschieben. Wenn Sie Speicherplatz in Ihrem Posteingang schaffen wollen, können Sie das Onlinearchiv (nur in Office 365 Enterprise verfügbbar) oder das Feature AutoArchivierung verwenden.

Die Ordnerstruktur Favoriten Favoritenordner anzeigen: Ansicht  Ordnerbereich  Favoriten markieren Ordner zu Favoriten hinzufügen: Rechtsklick auf Ordner  In Favoriten anzeigen

QuickSteps Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben und Prozessen Klicken Sie in der Registerkarte Start in der Gruppe QuickSteps auf den kleinen Pfeil unten rechts Es öffnet sich das QuickSteps verwalten Dialogfenster Um einen neuen QuickStep zu erstellen klicken Sie auf Neu bzw. klicken Sie auf Bearbeiten um einen bestehenden QuickStep zu ändern Legen Sie die gewünschten Aktionen für den QuickStep fest. Sie können mehrere Aktionen mit einem QuickStep ausführen

Kalender: Sich mit dem Kalender organisieren Wann wird der eigene Kalender gepflegt? jeden Morgen ca. 10 Minuten nach/während einem Telefonat nach einer Besprechung wenn E-Mail/Post eintrifft, die längere Arbeit mit sich bringt Was gehört in den Kalender? Tagesplanung: interne Besprechungen, Kundentermine, Abwesenheiten Telefonnotizen: in den Kalendereinträgen lassen sich sehr gut „Kleinigkeiten“ erfassen, die dann zu einer E-Mail oder einem Brief werden. Ergebnisprotokoll/To Dos einer Besprechung Vorteil: Es wird dokumentiert, wann und wie etwas vereinbart wurde!

Kalender: Kalenderansichten Arbeitszeit einstellen: Datei  Optionen  Kalender  Arbeitszeit Ansichten: Verschiedene Ansichten für einen besseren Überblick Kalender überlagert anzeigen, um mehrere Kalender gleichzeitig im Blick zu behalten

Kalender: Freigabe Kalender freigeben: Für mehr Nachvollziehbarkeit und bessere Teamarbeit: Kalender für Kollegen freigeben (Start  Freigeben  Kalender freigeben) Freigabe anfordern: Häkchen bei „Freigabe zum Anzeigen von ‚Kalender‘ des Empfängers anfordern“ Freigegebene Kalender anzeigen lassen Start  Kalender verwalten  Kalender öffnen  Freigegebenen Kalender öffnen Kalenderberechtigungen: genau bestimmen wer was in Ihrem Kalender machen darf.

Teams verbinden mit Outlook und Exchange Exchange-Konto in Outlook einrichten Klicken Sie in Outlook auf die Registerkarte Datei. Wählen Sie unter Kontoinformationen Konto hinzufügen aus. Geben Sie Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Kennwort ein und klicken Sie dann auf Weiter > Fertigstellen Hier geht es zu Microsoft Exchange / Microsoft Exchange Online: Microsoft Exchange Server Microsoft Exchange Online

Teams verbinden mit Outlook und Exchange Zentrales, organisationsinternes Adressbuch Identische Daten nutzen und pflegen Kontakte lassen sich mit Terminen, Aufgaben, Projekten und Ordnern verknüpfen Kontakte können zu Verteilerlisten kombiniert werden