Jakob Rechsteiner DOWAR GmbH Produkt: Consolidate Informationsverwaltungssoftware Titel für den Tag ergänzen

Inhaltsübersicht Projektbeschreibung Registraturplan Kreditorenprozess Einbürgerungsprozess Metadaten Dossier Berechtigungsystem Suisse ID Schnittstelle Aussage Kunde

Projektbeschreibung Teilnehmer Projektumsetzung Aufwand Gemeinde Oberlunkhofen Kunde E.Eichenberger DOWAR GmbH Lieferant, PL J.Rechsteiner Hürlimann Informatik AG Gemeindelösung HiSoft B.Steffen Consolidate GmbH Hersteller Consolidate C. Bickel Projektumsetzung Vertragsunterzeichnung  schrittweise Umsetzung auf Test DB z.B. Verknüpfung HiSoft mit Consolidate, Abbildung Workflow, Konzept Einbindung Suisse ID, etc Aufwand Ca 10 - 12 Manntage

Registraturplan Anforderung Abbildung eines (freigewählten) zweckdienlichen Registraturplanes im digitalen RMS. Lösungsansatz Der bestehende Registraturplan einer Gemeinde, Stadt wird ins Protokollsystem eingelesen. Die Projektstruktur, resp Vorgaben für das Geschäftsfallmanagement wird analog aufgebaut.

Registraturplan Eintrag

Kreditorenprozess Anforderung Kreditorenrechnungen sollen elektronisch erfasst (gescannt) werden und die Zahlungsfreigabe mit Workflow kontrolliert werden Lösungsansatz ( frühes oder spätes Archivieren) Prozessstart: Kreditorenrechnung ist eingegangen Prozessende: Zahlung ausgelöst Die Kreditorenrechnung kann sowohl im RMS, als auch über die EWK aufgerufen werden (Adresse, Einwohner, Rechnungsnummer)

Kreditorenprozess Workflow

Einbürgerungsprozess Prozessstart:  Einbürgerungsgesuch ist eingegangen Prozessende:  Entscheid ist kommuniziert

Einbürgerungsprozess Prozessvorgaben Verlinkung

Metadaten Dossier Anforderung Abbildung der relevanten Informationen und Metadaten in Dossiers mit den relevanten Deskriptoren für alle geschäftsrelevanten digitalen Informationen (z.B. Autor, Version, Erstellungsdatum, Klassierung, Klassifizierung, gesetzliche Aufbewahrungspflichten, Ablieferungspflicht an Archiv etc.)

Metadaten Dossier Lösung

Berechtigungssystem Anforderung Abbildung eines stufen-, aufgaben- und kompetenzgerechten Berechtigungssystems des Zugriffs auf alle im RMS gespeicherten Informationen für das Management. Lösungsansatz Vertraulichkeitstufen Zugriffsteuerung Aktivitätensecurity Dossiersecurity

Berechtigungssystem Zugriffslogik

Digitale Signatur Anforderung Digitale Signatur zur Sicherstellung der Beweis und Revisionstauglichkeit aller im RMS gespeicherten geschäftsrelevanten Informationen. Nachweis für den Einsatz der Suisse-ID für die Authentisierung am Eingangsportal zu erbringen. Lösungsansatz Unterzeichnung der Dokumente im System mittels Suisse ID Login von intern oder extern mit dem Zusatz von Suisse ID

Schnittstellen

Aussage Kunde Gemeinde Oberlunkhofen Unsere Gemeindeverwaltung setzt seit April 2007 das Informationssystem"Consolidate", welches von der Firma Dowar unterstützt wird, mit grossem Erfolg ein. Das System erleichtert die tätliche Kommunikations- und Verwaltungsarbeit mit Projektmanagement massiv. Zudem stehen die vorhandenen Informationen entsprechend der vordefinierten Sicherheitseinstellungen allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stufengerecht zur Verfügung. Sämtliche Adresseinformationen der Einwohnerinnen und Einwohner werden regelmässig ins Consolidate importiert. Sie werden für Korrespondenzen, Serienbriefe, Lieferscheine und Auswertungen genutzt. Auch ist es möglich, die Personendaten mit den entsprechenden Projekt- oder Geschäftsinformationen zu verknüpfen. Unsere tägliche Arbeit wurde damit effizienter, die Informationen umfassender und die Daten entsprechend durchgängiger. Erwin Eichenberger, Gemeindeschreiber

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Nichts auf der Welt ist so mächtig, wie eine Idee, deren Zeit gekommen ist! (Victor Hugo)