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Der Elektronische Akt Claudia Langeder AL Helmut Posch
(Marktgemeinde Sierning) AL Helmut Posch (Gemeinde Neuhofen im Innkreis) AL Ing. Otto Zenz (Gemeinde Franking) Unternehmensberatung / Training Betreuer: Klaus Kovsca
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Projektbeteiligte und Gemeinden
Franking Marktgemeinde Sierning Gemeinde Neuhofen i. I. Ing. Otto Zenz Claudia Langeder Helmut Posch Einwohner: 1.060 Fläche: 10,42 km² Bezirk Braunau a. I. Einwohner: 9.083 Fläche: 38,20 km² Bezirk Steyr Land Einwohner: 2.200 Fläche: 15,56 km² Bezirk Ried i. I.
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Geschichtliche Entwicklung
Verwaltungsakte bisher in Papierform 1528 Erste Kanzleiordnung in Österreich 1750 Maria-Theresianische Kanzleiordnung 1985 Elektronische Kanzleiinformationssysteme 1992 Neue Kanzleiordnung für BM 1997 Elektronisches Aktenverwaltungssystem
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Probleme mit der Papierform
Akten schwer auffindbar Platzproblem Mehrfachablage Überfüllte Archive
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Ziele des ELAK Beschleunigung und Vereinfachung Kontrolle
Kürzere Entscheidungswege Elektronische Archivierung Einfaches Auffinden von Dokumenten
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Vorteile Weniger Papier Elektronisches Abzeichnen und Genehmigen
Optimierung der Kanzleiorganisation Ortsunabhängiger Zugriff Lückenlose Nachvollziehbarkeit Rasche Reaktion
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Nachteile Aufwendige Vorarbeiten Arbeitsintensive Einführung
Angst der Mitarbeiter vor dem Neuen Kraftanstrengung bei Einführung Schriftstücke schwer auffindbar
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Praxisbeispiel Sierning
2007 Beschlussfassung Prozessgestaltung, Kosten- u. Leistungsrechnung, ELAK Umsetzung Prozessgestaltung 2008 Umsetzung Kosten- u. Leistungsrechnung 2008 Einführung ELAK September: Start Rechnungslauf November: Start Postlauf
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Praxisbeispiel Sierning
Umsetzungsablauf Analyse Aufgaben der Führungskräfte Projektstrukturplan Leistungsbeschreibungen Prozessbeschreibungen Abbildung in der EDV Installation der Programme
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Praxisbeispiel Sierning
Beispiel Rechnungslauf Verscannung in der Finanzabteilung Weiterleitung / Freigabe Sachbearbeiter Freigabe Bürgermeister Zahlung durch Finanzabeilung Archivierung
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Praxisbeispiel Sierning
Beispiel Postlauf Verscannung im Bürgerservice Zuteilung an Abteilung / Sachbearbeiter Gleichzeitige Information an Bgm. und AL Bearbeitung durch Sachbearbeiter Archivierung
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Praxisbeispiel Sierning
Kosten ohne Eigenleistung Einführungskosten 2008 Programm € ,-- Organisation € ,-- Hardware € ,40 Zwischensumme € ,40 Einführungskosten 2009 Lt. Voranschlag € ,-- Laufende jährliche Kosten ca. € 3.350,--
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Praxisbeispiel Sierning
Erfahrungen Großer Zeitaufwand Schwierige Umstellungsphase LEARNING BY DOING Positiver Austausch unter den Kollegen Sofortiger Zugriff auf alle Akten Laufende Verbesserung durch Einbindung der Mitarbeiter
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Gedanken zum ELAK Gute Gründe für den Umstieg: Zu beachten:
Platzersparnis, weniger Büromaterial, effizienteres Arbeiten, Bürgerfreundlichkeit, Vernetzung mit anderen Behörden Zu beachten: Hohe Kosten, intensiver Personalaufwand, Bereitschaft der Mitarbeiter Alternativen zum ELAK: NEIN Früher oder später in allen Gemeinden - zumindest schrittweise
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ELAK in Neuhofen i. I. Einführung JA – aber nicht sofort
Gravierende Personalumstellung in den letzten Jahren Neuordnung der Aufgabenbereiche und Verbesserung der inneren Organisation vorrangig Einführung ELAK in der Buchhaltung ca. im Jahr 2010 Die weitere Einführung des ELAK wird dann aufgrund der gewonnen Erfahrungen erfolgen 15
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ELAK in Franking Einführung in nächster Zeit nicht geplant
Nicht nur wegen der hohen Kosten Mangelnde Annahme durch die Bevölkerung Elektronische Kommunikation zwischen Behörde und Bürger wird zunehmend stärker Im nächsten Jahrzehnt wird der elektronische Akt ein Bestandteil der Gemeindeverwaltung werden müssen 16
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Wir arbeiten mit Menschen und vor allem FÜR Menschen
Ausblick in die Zukunft ELAK nur Instrument zur Bewältigung der neuen Aufgaben (Bindeglied E-Government) Persönlicher Kontakt mit Bürger auch in Zukunft Wir arbeiten mit Menschen und vor allem FÜR Menschen
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