Moderner Staat 2012 „Verwaltung 2020“ Leistungsangebot im Bereich Organisationsberatung

Entwicklungstrends und Herausforderungen Die öffentliche Verwaltung unterliegt in den kommenden Jahren unterschiedlichen Herausforderungen und Veränderungen Steigender Budget- und Konsolidierungsdruck („Schuldenbremse“) Weiter steigende Effizienzanforderungen an Organisationen bei der Leistungserbringung Neue Formate der Dienstleistungsbereitstellung und Veränderung der internen Prozesse durch IT- Unterstützung Digitale Transformation & E-Government Demografischer Wandel Eine Auswirkungen auf die Personalstruktur der öffentlichen Verwaltung Stärkere Einbindung der europäischen Ebene in Strukturen und Prozesse Fortschreitende europäische Integration Entwicklungstrends und Herausforderungen Wandel des Verhältnisses von Politik, Bürger und Verwaltung Steigende Anspruchshaltungen und wechselnde Themen erfordern eine höhere Reaktionsgeschwindigkeit und Leistungsfähigkeit von Organisationsstrukturen Druck zur Zusammenarbeit zwischen Bund, Ländern und Kommunen steigt (nachgelagerte Prozesse) Verzahnung der Aufgabenerledigung innerhalb des föderalen Systems

Überblick zum Leistungsportfolio Capgemini unterstützt bei den vielfältigen Veränderungsprozessen mit umfassender Expertise und Methodik Überblick zum Leistungsportfolio Begleitung von Reorganisationsvorhaben in Folge veränderter Rahmenbedingungen („Schuldenbremse“) Aufgabenkritik, Stellenbedarfsanalysen, Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen Neue verfassungsrechtliche Möglichkeiten nach Art. 91c GG im Bereich der Informationstechnik nutzen Entwicklung von Strukturen, Prozessen und Personalbedarf Umsetzungsbegleitung Capgemini Expertise und Methoden Aufbau von Dienstleistungs- zentren Begleitung von Reorganisations- vorhaben Wandel zur Prozess- organisation Begleitung von Fusions- prozessen Flexibilisierung von Organisations- strukturen Ausrichtung auf Service- orientierung Flexibilisierung durch Umsetzung agiler Geschäftsprozesse Steigerung der Projektsteuerungskapazitäten Umfassende Unterstützung bei Fusionen von Behörden Entwicklung und Umsetzung des Sollmodells Change Management und Akzeptanzmangement Umsetzung von Front- und Back-Office Strukturen und Prozessen Begleitung der organisatorischen Anpassungen Organisatorische Potenziale des E-Government und der digitalen Transformation heben Transformation der Strukturen und Prozesse Prozesskostenrelationen verbessern Copyright © 2012 Capgemini Consulting. All rights reserved.

Aus den einzelnen Entwicklungsphasen öffentlicher Institutionen resultieren unterschiedliche Optimierungsbedarfe Idealtypischer Entwicklungszyklus öffentlicher Institutionen Aufbauphase Entwicklungsphase Konsolidierungsphase Veränderungsphase Neue Aufgaben und Optionen Aufgabenkritik Stabilisierung Gründung einer neuen Einrichtung Prozessopti-mierung Veränderung der politischen Rahmenbedingungen Standardisierung, Verheinheitlichung Ziel der organisa- torischen Veränderung Aufbau handlungsfähiger und flexibler Strukturen Etablierung verlässlicher und stabiler Strukturen und Prozesse Konsolidierung und Optimierung von Strukturen und Prozessen, Reduzierung von Kosten, Schnittstellen und Doppelarbeit Grundlegende Neugestaltung der Strukturen und Prozesse Capgemini unterstützt die öffentliche Verwaltung in jeder Phase des Entwicklungszyklus mit dem passenden Leistungsportfolio Copyright © 2012 Capgemini Consulting. All rights reserved. MMS_ORGANISATIONSBERATUNG.PPTX

Untersuchungsdesign bei Reorganisationsprozessen Erfolgreiche Reorganisationsprozesse erfordern ein systematisches Untersuchungsdesign Untersuchungsdesign bei Reorganisationsprozessen 1 Gesamtprojektsteuerung: Meilensteinplanung, Abstimmungen und Fortschrittsmanagement 2 3 4 5 Erhebung Analyse Konzeption Umsetzung Strukturierte Erhebung von: Aufgaben Leistungen Prozessen Stellenanteilen Bearbeitungszeiten Mengengerüsten Ressourcen Aufgabenkritik: Aufgabenzweck-kritik Aufgaben- vollzugskritik Entwicklung Sollmodell: Aufgabenportfolio Struktur der Leistungs-erbringung Geschäftsprozesse Stellenbedarf Umsetzungs-begleitung: Umsetzungs-strategie Projektcontrolling Change Management Personalbedarfs-analyse Copyright © 2012 Capgemini Consulting. All rights reserved.

In der Erhebungsphase werden die Grundlagen für den weiteren Untersuchungsablauf gelegt Toolgestützte Aufbereitung und Konsolidierung von Daten und Informationen Erhebung von Aufgaben, Leistungen, Prozessen, Stellenanteilen, Mengengerüsten, Bearbeitungszeiten, Ressourcen Dokumenten- analyse teil- strukturierte Interviews (Online-) Fragebögen Workshops Selbstauf- schreibungen … Auswahl des passenden Methodensettings Definition und Abstimmung der Informationsbedarfe Copyright © 2012 Capgemini Consulting. All rights reserved.

Einbindung in Gesamtstruktur Aufgaben- bzw. Dienstleistungsportfolio Für eine umfassende Untersuchung müssen alle Handlungsebenen und Einflussfaktoren berücksichtigt werden © 2008 Capgemini - All rights reserved Berücksichtigung der politisch-strategischen Leitlinien und gesetzlichen Vorgaben Strategie Leitbild Betrachtung der Einrichtung im behördenübergreifenden Zusammenspiel (institutionelles Setting) Einbindung in Gesamtstruktur Analyse des Aufgaben- bzw. Dienstleistungsportfolios der Behörde (Aufgabenkritik) Aufgaben- bzw. Dienstleistungsportfolio Analyse der Aufbauorganisation sowie der Führungs- und Leitungsstrukturen (z. B. Leitungsspanne) Makroebene Mikroebene Umfassende Betrachtung der organisatorischen Mikroebene der Behörde entlang der genannten Dimensionen (inkl. Geschäftsverteilung, Stellenverteilung etc.) Mitarbeiter, Org.kultur Steuerungs-system Strukturen Prozesse IT System Transformation Copyright © 2012 Capgemini Consulting. All rights reserved. MMS_ORGANISATIONSBERATUNG.PPTX

Die Aufgabenzweckkritik ist Teil einer umfassenden Organisationsanalyse und hinterfragt die Notwendigkeit der Aufgabenwahrnehmung Analyse der Ausgangssituation Alternative Gestaltungsoptionen prüfen Empfehlung begründen und ableiten Politische-strategische Zielsetzung und Priorität der Aufgabe Rechtliche Grundlage für die Aufgabenwahrnehmung Quantitative und qualitative Entwicklung im Zeitverlauf Erhebung der eingesetzten Ressourcen (personell/finanziell) Kategorisierung in: Gesetzlich geforderte Muss- Auf-gaben Politisch vorgegebene Soll- Aufgaben Freiwillige Kann-AufgabenText Mögliche Gestaltungsoptionen: Aufgabe weiterführen Qualität, Quantität, Intensität der Aufgabenwahrnehmung verändern Aufgaben in Dienstleistungszentren (“Shared Service Centern”) bündeln Aufgaben auf nachgeordnete Einrichtungen verlagern Aufgaben privatisieren Auf Aufgaben verzichten Fundierte und aussagekräftige Begründung Einsatz zum Beispiel von SWOT-Analyse (Stärken/ Schwächen, Chancen/ Risiken) Wirtschaftlichkeits- betrachtungen Nutzwertanalysen Szenariotechniken Copyright © 2012 Capgemini Consulting. All rights reserved.

Transformation zur prozessorientierten Organisation Die Entwicklung zu einer prozessorientierten Organisation verändert das Aufgabenverständnis einer Behörde grundlegend Abkehr von rein hierarchischer, aufgabenorientierter Organisationsstruktur Ausrichtung auf Ergebnisse, Leistungen, Produkte Steigerung der Dienstleistungs- und Produktqualität als leitende Prämisse Transformation zur prozessorientierten Organisation Realisierung einer prozessorientierten Organisation Potenziale des E-Government und der Digitalisierung nutzen Etablierung schlanker Geschäftsprozesse mit definierten Verantwortlichkeiten Reduzierung von Schnittstellen und Medienbrüchen Organisation Senkung von Durchlaufzeiten und Prozesskosten Copyright © 2012 Capgemini Consulting. All rights reserved.

Eine aussagekräftige und akzeptierte Personalbedarfsermittlung setzt die Anwendung der passenden Ermittlungsverfahren voraus Verfahren Analytische Berechnungs-verfahren Erhebung auf der Grundlage aktueller Ist-Daten Für quantifizierbare Aufgaben geeignet Ableitung des Personalbedarfs auf der Grundlage von Mengen, mittleren Bearbeitungszeiten Ermittlung des Personalbedarfs auf der Grundlage des organisatorischen Soll-Modells: Künftiges Aufgabenportfolio Veränderte Aufbauorganisation Optimierte Geschäftsprozesse Fortschreibungs- fähigkeit des Stellenbedarfs sicherstellen Analytische Schätzverfahren Vergangenheitsbezogen Erhebung quantifizierbarer Daten durch Schätzen Ableitung des Personalbedarfs auf der Grundlage von Mengen, mittleren Bearbeitungszeiten und Jahresarbeitsbedarf Arbeitsplatzmethode Findet Anwendung, wenn Quantifizierung nicht möglich ist (z. B. kreativ-dispositive Tätigkeiten) Personalbedarf leitet sich aus organisatorischen bzw. gesetzlichen Erfordernissen ab Copyright © 2012 Capgemini Consulting. All rights reserved.

Annahmen und Vorhersagen §7 Haushaltsordnung des Bundes und der Länder Mit Hilfe der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung können unterschiedliche Lösungsvarianten in Organisationsprojekten transparent bewertet werden Verpflichtung zur Durchführung von Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen gemäߧ6 HGrG Nr. 2 Annahmen und Vorhersagen Fragestellung Ansatz Notwendigkeit der Abschätzung von Nutzen und Folgen tiefgreifender Veränderungen im Rahmen von Organisationsveränderungen Ausgabenauslagerungen Rechtsformumwandlungen IT-Systemeinführungen Etc. Quantitative/monetäre Bewertung potentieller Lösungsvarianten (z. B. Kapitalwertmethode) Berücksichtigung nicht-monetärer/qualitativer Faktoren (z. B. im Rahmen einer Nutzwertanalyse) WiBe 4.1 als etablierter Standard (für IT-Projekte) Ergänzung um Risikomanagementansätze Technologische Rahmen- bedingungen … Wirtschaftliche Gesetzliche §7 Haushaltsordnung des Bundes und der Länder Copyright © 2012 Capgemini Consulting. All rights reserved.

Unsere konkreten Ansätze zur Reorganisation auf der Mikroebene ermöglichen Veränderungen aller organisatorischer Gestaltungsvariablen Detailierte Aufbauorganisation Ausdifferenzierte Aufbauorganisation Geschäftsverteilungsplan Stellenbeschreibungen Stellenbedarf Gestaltung des IT-Systems Governancestrukturen Anpassung Governance-Strukturen der Behörde (z.B. Dienst-anweisungen, Richtlinien, Gremienstrukturen) Ausrichtung der IT-Systeme an Leistungsportfolio, veränderte Organisationstrukturen und Geschäftsprozesse Neugestaltung der Organisation auf der Mikroebene Mitarbeiter-/Kulturanalyse Performance Management Aufbau- und Entwicklung von Ziel-Steuerungssystemen Ableitung von Kennzahlen zur Messung von Zielerreichung und Wirkung Erarbeitung Personalentwicklungs-konzept Kulturanalyse Prozessdesign Optimiertes und integriertes Geschäftsprozessmodell Entwicklung der Prozessorganisation Copyright © 2012 Capgemini Consulting. All rights reserved. MMS_ORGANISATIONSBERATUNG.PPTX

Partnerschaftliche Umsetzung der neuer Strukturen und Prozesse Eine erfolgreiche Umsetzung der Lösungsvorschläge ist erfahrungsgemäß eine der größten Herausforderung in Reorganisationsprozessen Soll-Modell operationalisieren Konkrete Handlungsfelder und Aktivitäten (kurz- bis langfristig) priorisieren An Rahmenbedingungen ausrichten Entwicklung einer Umsetzungsstrategie Realisierung aktiv und zielgerichtet steuern Umsetzungserfolg laufend kontrollieren Ggf. flexible Reaktionsmöglichkeiten schaffen Kontinuierliches Projektcontrolling Stakeholder frühzeitig und gesteuert einbinden Akzeptanzmanagement Transparente Kommunikation pflegen Change Management Partnerschaftliche Umsetzung der neuer Strukturen und Prozesse Copyright © 2012 Capgemini Consulting. All rights reserved.