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Moderation von Konferenzen 2

Allgemein: In kurzen, einfachen Sätzen formulieren Langsam sprechen und angemessen betonen Kleine Sprechpausen einlegen Schlüsselbegriffe genau definieren Rahmen abklären 3

Lern ‐ Inhalte: Verständnis für die Rolle in der Moderation Thematische Auf- und Vorbereitung von Moderation Situative Führung Kurzweilige, aber nachhaltige Auftritte Veranschaulichung von Kommunikationsverhalten Interaktion und Selbstreflexion, Störungssicherheit 4

Ergebnisorientierte Besprechungen 5

Was ist Moderation? 6

ZuhörenVerbale und nonverbale Signale wahrnehmen Verständnisrückfragen„Übersetzen“ Impulse einbringenEinzelne Aspekte weiterentwickeln ZusammenfassenWiedergabe des Standes der Besprechung Positives sichernZwischenergebnisse benennen Moderation erläuternDas Verfahren mit den TN abstimmen Angenehme AtmosphäreModeration, Rahmen usw. Die wichtigsten Kommunikationsinstrumente in der Moderation 7

Was?Ziel, Teilziele, Nichtziele Wozu?Anlass, Zielvorstellungen der TN, Anreize zur Zielerreichung Wer?Kernteam, Anzahl der TN, Sichtweisen der TN, Protokoll Wie?Vorabinfo an die TN und weitere Beteiligte, Inhalt der Moderation Womit?Aktivierung der TN, Verständlichkeit der Themen für alle TN Wo?Größe, Lage und Ausstattung des Raumes, Sitzordnung, Medien Wann?Vorbereitungszeit, Zeitpunkt, Dauer, Pausen Sonst.Besondere Wünsche der TN, andere Termine Checkliste zur Vorbereitung einer Moderation 8

Termin:Uhrzeit Von: Bis: Ort: Beispielhaftes Raster für eine Tagesordnung Einladung bis……………………………………………………………………………… Teilnehmende (ggf. Vertretung)…………………………………………………………… Gäste/Referenten…………………………………………………………………………... TOPZielZeitbedarfAnlagenPersonen, Medien, Materialen Themengebiet 1:…...……………………………………………………………………… TOPZielZeitbedarfAnlagenPersonen, Medien, Materialen Themengebiet 1:…...……………………………………………………………………… 9

Aktuelle Ereignisse „Gestern passierte…“ Eigenes Erleben „Meine erste Erfahrung…“ Vorerfahrung der TN „Welche Erfahrung haben Sie bisher…“ Einstellung zum Thema? „Wie schätzen Sie die Erfolgschancen ein?“ Gemeinsames Interessen? „Uns geht es doch allen um…“ Problemstellung Formulieren „Was interessiert Sie vor allem bezüglich?“ Produkte, Bilder Zeigen Beispiele für einen aktvierenden Themeneinstieg 10

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12 Aufgabe der Moderation

13 Der Moderationszyklus

1. EröffnungBegrüßung, Small Talk, Ziele mitteilen, Themenübersicht, Zeitabsprache, Vorgehensweise klären, Motivation 2. InformationPräsentation der Fakten, Zusammenhänge und Hintergründe eines Themas 3. VerknüpfungDiskussion, Beispiel aus dem Erfahrungsbereich, Anwendungsaspekte für den eigenen Arbeitsbereich 4. Zusammen- fassung Wesentliche Aussagen, Botschaften, Schlussfolgerungen uns „merkfähig“ für alle visualisieren und/oder verschriftlichen 5. Aufforderung und Abschluss Gemeinsame Ergebnisse, Ergebnissicherung, Ausblick Grundstruktur für die Moderation einer Besprechung 14

Moderationsinstrumente 1/5: Blitzlichtrunde Rückblick Erwartung Befindlichkeit 15

Moderationsinstrumente 2/5: Brainstorming 16

Moderationsinstrumente 3/5: Themen auswählen mit der Mehrpunktabfrage 17

Moderationsinstrumente 4/5: Kartenabfrage 18

Moderationsinstrumente 5/5: MindMap erstellen 19

Entscheidungsfindung – Vorfahrt für Qualität? Wer ist von der Entscheidung betroffen? Bereitschaft für die Umsetzung der Ergebnisse? Wie dringlich ist die Entscheidung? Ist ausreichend Kompetenz vorhanden? Wem gegenüber muss die Entscheidung vertreten werden? Konsequenzen der Entscheidungen? 20

Entscheidungsstile 1.Einzelentscheidung (andere Meinungen zählen nicht wirklich…) 2.Eine kleine Minderheit entscheidet (z.B. Ausschuss) 3.Mehrheitsentscheidung (50%+ x) 4.Kompromissentscheidung 5.Einstimmige Entscheidung 21

Checkliste zur Nachbereitung einer Moderation Ablauf und Ergebnisse: Effizienz überprüfen Relevanz der Ergebnisse für Unternehmen/Bereich Schlüsselbegriffe genau definieren Rolle des Moderators Bewertung der Vorbereitung und Nachbereitung Rahmenbedingungen, Medieneinsatz 22

Bewertung des Teamworks Konnten alle TM die jeweiligen Sicht ausreichend darlegen? Habe ich mich als Moderator neutral verhalten? Wie bin ich mit den Schlüsselpersonen umgegangen? Gab es Widerstände, welche wurden abgebaut? Welche konkreten Vereinbarungen wurden getroffen? Bewertung der Vorbereitung und Nachbereitung Fremdeinschätzungen? 23

Umgang mit Einwänden Einwand ernst nehmen und entsprechend signalisieren Aktiv zuhören Präzisionsfrage „Was meinen Sie genau damit?“ Metafrage Auswirkungsfrage „wie wirkt es sich aus?“ Sicherheitsargumente Infos, Hintergründe sowie Erfahrungen heranziehen Fremdeinschätzungen? Nicht ignorieren 24

Widerstände 1.Keine Veränderung ohne Widerstände 2.Liegen die Widerstände im emotionalen Bereich? 3.Nichtbeachtung von Widerständen kann zu Blockaden führen 4. Sinnvoll kanalisieren 5.Kniff: Themenspeicher 25

Störungen in der Gruppe 1.Störungen thematisieren (zeitlich begrenzt) 2.Eigene Befindlichkeit beschreiben 3.Auswirkung beschreiben 4.Gruppe nach Ursachen befragen 5.Konkrete Verabredungen mit der Gruppe treffen 6.Kniff: Pause, Gruppe verkleinern, Szenewechsel, Vertagung 26

Zusammenfassung - Durchführung von Arbeitsbesprechungen Begrüßung Festlegen des Protokollführers Ergebniskontrolle des letzten Meetings Tagesordnung Neue Ziele (Zeitpunkt, Ergebnis, Menge, Aufwand, Verantwortlich) Zusammenfassung, Ausblick Dokumentation 27

Protokoll vom xx.xx.201x Protokollant Protokollführer Nächster Terminx.x.200xNächster Termin vertraulich AnwesendeTeilnehmer Name 1 (Kürzel1), Name 2(Kürzel2)… Nr.DatumFälligTitelBemerkungenZuständigNächste Schritte% fertigStatus …XYZ…0% n 2 n 3 n % 28

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Verlauf der Moderation: Geißler hat teilweise nach Details und Unterlagen verlangt G. hat die Reihenfolge der Redner festgelegt Er hat die Kommunikationsform vorgegeben: sachlich und demokratisch Er hat „gemenschelt“ und Störungen unterbunden Themen aufgegliedert und Einzelergebnisse bewertet Zum Schluss Metakommunikation Nach Sitzungsende hat er sich mit den Hauptverantwortlichen die nächste Sitzungen besprochen Seine Kritik an die Teilnehmer: Zu viele Fachbegriffe und Unterbrechungen und somit teilweise unverständliche Debatten Heiner Geißler 30 Praxisbeispiel

Und das Ergebnis? Heiner Geißler 31 Praxisbeispiel