Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB Geschäftsprozessmanagement als Erfolgsfaktor für „E-Government Schweiz“ Marc Schaffroth (ISB), Leiter eCH-Fachgruppe Geschäftsprozesse BPM Forum – 28.März 2012 (animierte und annotierte Folien. Die Weiterverwendung unter Quellenangabe ist ausdrücklich gestattet)

2 Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB Themen / Fragestellung Geschäftsprozessmanagement in der öffentlichen Verwaltung strategische Einordnung? Kooperations- und Steuerungsmodelle der „vernetzten Verwaltung“? praktische Umsetzung: Womit beginnen? BPM Forum / Marc Schaffroth /

3 Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB „E-Government-Strategie Schweiz“: 3 Ziele BPM Forum / Marc Schaffroth / Die Wirtschaft wickelt den Verkehr mit den Behörden elektronisch ab. 2.Die Behörden …verkehren unterei- nander elektronisch, 3.Die Bevölkerung kann die wichtigen Geschäfte … mit den Behörden elektronisch abwickeln. „ Ein zentrales Anliegen ist die Durchgängigkeit der Prozesse über alle föderalen Ebenen hinweg.“ (BR Widmer-Schlumpf)  Die „E-Government-Strategie Schweiz“ ist eine „Prozessstrategie“ 3 Hauptziele:

4 Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB Rahmenbedingungen der Verwaltungs- modernisierung föderale Strukturen und rechtsstaatliche Prinzipien (Legalitätsprinzip, Zuständigkeitsprinzip) hoheitliche statt marktwirtschaftliche Leistungen (Politik ist Leistungsbesteller, Bürger sind „Kunden“) Vielzahl und Vielfalt öffentlicher Leistungen und Prozesse Vielzahl von Akteuren (+ 70 Bundesämter, 26 Kantone, Gemeinden) unterschiedliche regionale und lokalen Kulturen, Entwicklungsstände und Veränderungsmöglichkeiten?  bilden Zuständigkeitsprinzip und föderale Strukturen ein „Modernisierungshindernis“? BPM Forum / Marc Schaffroth /

5 Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB Vertriebssilos „Zuständigkeitsdschungel“ Leistungs- angebot A Amt A Amt B Leistungs- Angebot B Amt C Leistungs- angebot C ? ? ? ? f r a g m e n t i e r t e s Le i s t u n g s a n g e b o t „Zuständigkeit“ als Gestaltungsprinzip von Vertrieb und Produktion „Welche Behörde ist zuständig?“ „Welche Leistung wird benötigt?“ usw. Information beschaffen / Absicht bilden / Leistung beziehen K u n d e „Insel-Government“ Vertriebs- strukturen Produktions- strukturen Marc Schaffroth / 2012

6 Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB eCH Rahmenkonzept zur Beschreibung der Grundelemente der Verwaltungstätigkeit eCH-0126 Vernetzte Verwaltung - Analyse: Vernetzung von Vertriebsstrukturen „Einfacher Verwaltungszugang“ V e r t r i e b s w e g e L e i s t u n g e n Kunde Lebenslage nach Lebenslagen und Geschäftssituationen einfach auffindbar einfach kontaktierbar K o n t a k t s t e l l e n situationsgerecht, einfach benutzbar Geschäftssituation A n l i e g e n Vertriebsnetzwerk aufbereitet nach Anliegen (Themen), Branchen und Zielgruppen Multikanal „Kundenanliegen vor Zuständigkeit vor Leistung“ (Kunde bzw. Vernetzung als Vertriebsprinzip) Vgl. Notizen Leistung beziehen (Behördengang) einfach, zuverlässig und sicher ausführbar V e r f a h r e n (animiert) eCH-0049 Themenkataloge (S) eCH-0070 Leistungsinventar (S) eCH-0088 Behördengänge (S) eCH-0141 Gliederung Leistungsangebot (S) eCH-0142 HB Optimierung Zugang (H) eCH-0161 Social Media Leitfaden (H) BPM Forum / Marc Schaffroth /

7 Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB Silostrukturen im Verfahren: Beispiel „Baubewilligungsverfahren“ „Behördenmarathon“ K u n d e (Prüfung von diversen Voraussetzungen) Entscheid ! V e r w a l t u n g B a u g e s u c h E n t s c h e i d (Leistung) Bauamt Umweltamt Grundbuch- amt Denkmal- pflege = administrative Lasten Beschei- nigung Gutachten Nebenbe- willigung Steuerung und Koordination des Verfahrens bleiben dem Kunden aufgebürdet auf der Kundenseite entstehen zusätzliche Aufwände und (Prozess-)Kosten „Insel-Government“ BPM Forum / Marc Schaffroth /

8 Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB Vernetzung im Verwaltungsverfahren Durchgängiger Prozess („End-to-End“) ( Leistung B )( Leistung C )( Leistung D ) E n t s c h e i d (L e i s t u n g) G e s u c h XXX Grundbuch- amt Umweltamt Bauamt Denkmal- pflege X 1 2 „no stop-Government“ durch verwaltungsübergreifende Kooperation, d.h. durch behördenseitige Vernetzung von Leistungen und Prozessen K u n d e = administrative Entlastung V e r w a l t u n g „ E n d – t o – E n d - P r o z e s s “ BPM Forum / Marc Schaffroth /

9 Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB Behördenübergreifende Vernetzung von Leistungen und Prozessen Das föderale Kooperationsmodell Durchgängige Prozesse durch Vernetzung: Die „lokale“ (hoheitliche) Produktions- autonomie (=Zuständigkeitsprinzip) bleibt erhalten. Umweltamt Grundbuchamt Bauamt Produktionssicht Bauamt Grundbuchamt Umweltamt L e i s t u n g G e s u c h End-to-End-Sicht (vom Kunden zum Kunden) „lokale“ Prozesse = „black boxes“ Entscheid K u n d e Kooperationssicht geplante und koor- dinierte Übergabe von Leistungen zwischen Behörden Bestätigung Nebenbewilligung ! Leistung BPM Forum / Marc Schaffroth /

10 Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB „Automatisierung“ „BPR“ und „Workflow Management“ „Welche Steuerungsmodelle brauchen Verwaltungsprozesse?“ BPM Forum / Marc Schaffroth / Maschinen und Software übernehmen die operative Steuerung in vordeterminierten industriellen Fertigungsprozessen „Modern Times“ (2012)

11 Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB „Welche Steuerungsmodelle brauchen Verwaltungsprozesse?“ BPM Forum / Marc Schaffroth / „Erfolgreiche Kooperation sowie Innovation basieren auf gemeinsamer Zielorientierung, individuellem Können sowie auf Flexibilität und Vernetzung in der Prozessausführung.“ Miles Davis: Kind of Blue verteiltes Wissen und Können zu geteiltem Wissen und Können machen!

12 Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB BPM Forum / Marc Schaffroth / eCH-138 – Rahmenkonzept zur Beschreibung der Grundelemente der Verwaltungstätigkeit Beschreibung von Aufgaben, Leistungen, Prozessen der ÖV (Fokus: Vernetzung von Produktionsstrukturen) Merkmale Prozesse Leistungen Kunde Pensionskasse Antrag stellen Verfahren eröffnen Dossier aktualisieren Antrag bewilligen Antrag prüfen Amt f ü r Sozial - versicherungen Entscheid eröffnet Prozessdarstellung Basisdatendienste „Vernetzte Verwaltung CH“ 1.Aufgaben- und 2. Leistungsbeschreibung Leistungsarchitektur(en) Aufgabengliederung zur sachlichen Einordnung von Leistungen Aufgabenlandkarte(n) Kernaufgaben K1 Produktion Kn Gruppe K2 Zahlungen Unterstützungsaufgaben S1 Finanzen Sn Gruppe S2 Personal Führungsaufgaben F1 Amtspolitik FnGruppe F1 Amtspolitik FnGruppe Strategie ….. Planung K1 Produktion Kn Gruppe K2 ZahlungenArbeit Bildung Bauen S1 Finanzen Sn Gruppe S2 PersonalFinanzen ….. Personal K1 Produktion Kn Gruppe K2 ZahlungenK1 Produktion Kn Gruppe K2 ZahlungenSteuern ….. Umwelt Leistungsinventar 3. Prozessbeschreibung & -darstellung Aufgaben BPM-Dokumentation Aufgabe Leistung Referenzdokumentation Gemeinde, Kanton, Bundesstelle XY Gesetze eCH-0140 Prozesse (S) eCH-0139+eCH-0141 Aufgaben und Aufgabengliederung (S) eCH-0073 Leistungen (S) eCH-0145 Aufgabenlandkarte (BP) eCH-0070 Leistungsinventar (S) (noch nicht definiert) Referenzverzeichnisse Beschreibungsvorgaben eCH-0096 BPM Starter Kit (H) eCH-0074 BPMN Hilfsmittel (H) eCH-0143 Organisations-HB BPM (H) eCH-0158 BPMN- Modellierungskonventionen

13 Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB Netzwerk-Kultur und organisationales Lernen BPM Forum / Marc Schaffroth / eCH-Standards und -Umsetzungshilfen eCH-Prozessaustausch- Plattform (geplant) eCH-Diskussionsforum: