B. Rigert, M. Schaffroth / 9. April 2014

Präsentation zum Thema: "B. Rigert, M. Schaffroth / 9. April 2014"—  Präsentation transkript:

1 B. Rigert, M. Schaffroth / 9. April 2014
Umsetzung von eCH-BPM-Standards in einem Amt: Ein Erfahrungsbericht (animierter Foliensatz) B. Rigert, M. Schaffroth / 9. April 2014

2 Prozessdokumentation im ISB (1) Ausgangslage, Positionierung
Reorganisation des Informatiksteuerungsorgans des Bundes ISB aufgrund revidierter Bundesinformatikverordnung BinfV (2012/2013) Bottom up-Ansatz im BPM (kein strategisches top down BPM) Bedarfsgesteuerte Erhebung und Dokumentation von Prozessen (Abteilungen bestimmen Bedarf) Fokus auf einheitlicher Prozessdokumentation: Gemeinsame Sprache - gemeinsames Verständnis MUSS: Internes Kontrollsystem: Dokumentation von IKS-Kontrollen und -Risiken Unterstützung der operativen Prozessausführung mit GEVER / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

3 Prozessdokumentation im ISB (2) Grundsätze, Vorgehensweise
Sämtliche prozessrelevanten Informationen werden an einer Stelle (an den Prozessmodellen) und einheitlich dokumentiert (eCH-Standards) Prozesserhebung: Workshops und Reviews mit Prozess- eigner und Prozessverantwortlichen Kollaborative Prozessgestaltung Mitwirkung der ISB-Mitarbeitenden bei der Prozessdefinition Feedbacks / Reviews direkt an den Prozessmodellen Grundlage für kontinuierliche Prozessverbesserung / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

4 Prozessdokumentation im ISB (3) Ressourcen und Instrumente
beschränkte interne und externen Ressourcen für method. Unterstützung der Prozesserhebung sowie Aufbau und Pflege der Prozessdokumentation (ca. 30 Stellenprozente) Entscheid für browserbasierte Cloud-Lösung (für fachliche Prozessdokumentation) kostengünstige Ansatz Einführung, volle Kostentransparenz keine Betriebskosten, flexibles Lizenzierungsmodell sofort einsetzbar, out of the box BPMN 2.0 Kollaborationsfunktion Einfache Einbindung externer DL und Stakeholder Durchführung einer Schutzbedarfsanalyse (Sicherheit) / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

5 Prozessdokumentation im ISB (4) Rollen im Prozessmanagement
Frühzeitige Festlegung der BPM-Rollen im ISB Unterscheidung der Linien- und Methodenverantwortung im Prozessmanagement (eCH-0143) Organisationshandbuch und Modellierungskonventionen ISB (in Arbeit) Organisationshandbuch Prozessmanagement (optimiert für Gemeinden und Kantone) / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

6 Prozessdokumentation ISB - Praxis
grafisch Modellieren nach eCH-Standards: eCH-0140 Vorgaben zur Beschreibung von Prozessen (BPMN) eCH-0158 BPMN-Modellierungskonventionen grafische Modellierung mit textlicher Beschreibung verbinden IKS-Risiken und -Kontrollen direkt am Prozessmodell dokumentieren Prozesse kollaborativ erstellen und pflegen (Kommentar-funktion) aufgabenorientierte Gliederung der Prozessdokumentation eCH-0139 Vorgaben zur Beschreibung von Aufgaben und Aufgabengliederungen eCH-0145 Aufgabenlandkarte / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

7 BPMN-Prozessdiagramme, BPMN-Modellierungskonventionen
ohne… und mit eCH-0158 BPMN-Modellierungskonventionen / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

8 Prozesse grafisch und in Textform dokumentieren
/ Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

9 IKS auf Prozessebene dokumentieren
Tool generiert vollständige Risikokontrollmatrix auf „Excel“ Risiko 1. Kredit ist ausgeschöpft Kontrolle 4-Augenprinzip Kontrolle / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

10 Prozesse kollaborativ erheben und pflegen (Kommentarfunktion)
/ Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

11 Gliederung der Prozessdoku-mentation ISB (Ordnungsstruktur)
Formale Aufgabengliederungen (eCH-0139) aufgabenorientierte Ordnungsstruktur für Zuordnung von Leistungen/Prozessen Gliederungselemente: „Aufgabentyp“, „Aufgabenfeld,“ “Aufgabengruppe“, „Aufgabe“ Sachliche Gliederungen von Aufgaben (eCH-0145 –> HRM2) 1. Schritt: Zuordnung von Prozessen und Leistungen zu Führungs-, Kern-, und Unterstützungsaufgaben 2. Schritt: Gliederung des Kerngeschäfts des ISB 3. Schritt: weitere Aufgabengliederung nach Bedarf / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

12 Aufgabenlandkarte des ISB…
…in Anlehnung an eCH-0145 Aufgabenlandkarte / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

13 Bsp. für Kern-Aufgabe des ISB: Anforde-rungs- und IKT-Vorgabenmanagement
/ Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

14 eCH-0139 Vorgaben zur Beschreibung von Aufgaben und Aufgabengliederungen
/ Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

15 Navigation über Aufgabengliederung
/ Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

16 Nutzung von eCH-BPM-Standards und -Hilfsmitteln - Bilanz
Rahmenkonzept -> eCH-0138 (Standard) Prozessdokumentation (BPMN) -> eCH-0140 (Standard) BPMN-Modellierungskonventionen -> eCH-0158 (Standard) Geschäftsprozesse grafisch darstellen -> eCH-0074 (Hilfs-mittel) Organisationshandbuch Prozessmanagement -> CH-0143 (Hilfsmittel) aufgabenorientierte Ordnungsstruktur -> eCH (Standard) Aufgabenlandkarte -> eCH-0145 (Best Practice) / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

17 Ergebnisse ISB-Prozessdokumentation
Ergebnisse per Ende 2013 ISB-Prozessdokumentation ist aufgebaut ca. 60 modellierte/dokumentierte Prozesse (BPMN) IKS ist auf Prozessebene dokumentiert kollaborativer Einbezug der Mitarbeitenden bei der Prozesserhebung ist mit guten Resultaten erfolgt einfaches Rollenmodell im ISB-BPM ist definiert und hat sich bewährt ISB-Organisationshandbuch und ISB-Modellierungs-konventionen (in Arbeit) / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

18 Erfahrungen, Ausblick Erfahrungen
entsprechend BPM-Reifegrad: iterativer bottom-up Ansatz ist zweckmässig – hat aber auch Grenzen Learning by doing fördert Denken und Handeln in Prozessen Ganzheitlicher Dokumentationsansatz nach eCH (80/20%) Problematik: Dokumentation von Leistungen Modellieren allein genügt nicht: deutliche Nutzensteigerung durch komplementäre Beschreibung Ausblick Kollaborative Weiterentwicklung der Prozessdokumentation im Rahmen der kontinuierlichen Prozessverbesserung Strategische Prozessthemen aufgreifen / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

19 Kontakt Marc Schaffroth Projektleiter Architekturen und Standards
Leiter eCH-Fachgruppe Geschäftsprozesse CBPP Certified Business Process Professional Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatiksteuerungsorgan Bund ISB Schwarztorstrasse 59, 3003 Bern Tel Beat Rigert Dipl. Math. ETH Mitglied eCH-Fachgruppe Geschäftsprozesse Rigert Consulting AG Burdiweg 54, 3095 Spiegel b. Bern Tel / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014