Miteinander  Füreinander VS Landesverband Brandenburg e.V. Andreas Heil Nutzung von einrichtungsbezogenen Kennzahlen in der ambulanten Pflege 22. Mai 2014 Andreas Heil

Miteinander  Füreinander VS Landesverband Brandenburg e.V. Andreas Heil Wenn der Chef kommt 2 Geschäftsführer: „Wir haben in diesem Monat ein Minus erwirtschaftet! Woran liegt das?“ Pflegedienstleitung: „Es sind so viele Patienten gestorben?“

Miteinander  Füreinander VS Landesverband Brandenburg e.V. Andreas Heil Grundregeln des Controllings Controlling sollte nicht erst einsetzen, wenn der Ertrag negativ ist! Stellen Sie sicher, dass Ihr Zahlenmaterial korrekt ist. Wurden die Arbeitszeiten korrekt als Pflege-, Fahr- und Organisationszeit getrennt? Die Regel gilt auch für Umsätze, Kosten, Arbeitszeiten. Ermitteln Sie Ihre eigenen Kennzahlen (verlassen Sie sich nicht auf Vorgaben aus der Fachliteratur. Bsp.: Krankenstand). Benutzen Sie jeden Monat die gleichen Kennzahlen. Fehler sollten nachhaltig behoben werden. (ggf. genauere Beschreibung der verwendeten Verfahren). 3

Miteinander  Füreinander VS Landesverband Brandenburg e.V. Andreas Heil Controlling-Set für Pflegedienstleitungen Kennzahlen Pflegedienst Kennzahlen Kostenträgerart Kennzahlen Klient Kennzahlen Leistungsart / Pauschalen Kennzahlen Abrechnung Kennzahlen Mitarbeiter 4

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Miteinander  Füreinander VS Landesverband Brandenburg e.V. Andreas Heil Controlling-Set für Pflegedienstleitungen Kennzahlen Pflegedienst Umsatz Kosten (Kosten < 95 %) 1 VBE Leitung/Verwaltung = bis ,- EUR Umsatz pro Monat 6 Gesamt Arbeitszeit Alle Mitarbeiter 100 % Gesamt Arbeitszeit Nur Mitarbeiter Pflege Pflegezeit55 %65 % Fahrzeit22 %25 % Orgazeit10 % Leitung/Verwaltung13 %(+ 15 %)

Miteinander  Füreinander VS Landesverband Brandenburg e.V. Andreas Heil Controlling-Set für Pflegedienstleitungen Kennzahlen Pflegedienst Kennzahlen Kostenträgerart Kennzahlen Klient Kennzahlen Leistungsart / Pauschalen Kennzahlen Abrechnung Kennzahlen Mitarbeiter 7

Miteinander  Füreinander VS Landesverband Brandenburg e.V. Andreas Heil Controlling-Set für Pflegedienstleitungen Kennzahlen Kostenträgerart Verhältnisse der Umsatzanteile der einzelnen Kostenträger (SGB V, SGB XI, SGB XII, Privatzahler) zu Arbeitszeit je Kostenträger. Anzahl der Klienten, die über die Pflegesachleistung hinaus hinzuzahlen. Ermitteln Sie die Differenz zwischen möglicher Pflegesachleistung und tatsächlichem Ertrag. z.B. 20 * Pflegestufe 1 = 20 * 450,- EUR = 9.000,- EUR tatsächlicher Ertrag bei den Klienten = 4.900,- EUR Ihr Potential= 4.100,- EUR Anzahl Klienten mit Zahlungen durch das Sozialamt. 8

Miteinander  Füreinander VS Landesverband Brandenburg e.V. Andreas Heil Controlling-Set für Pflegedienstleitungen Kennzahlen Pflegedienst Kennzahlen Kostenträgerart Kennzahlen Klient Kennzahlen Leistungsart / Pauschalen Kennzahlen Abrechnung Kennzahlen Mitarbeiter 9

Miteinander  Füreinander VS Landesverband Brandenburg e.V. Andreas Heil Controlling-Set für Pflegedienstleitungen Kennzahlen Klient Sollten nach Kostenträgerart unterteilt werden. (Nur sinnvoll für SGB XI) 1. zu betrachtender Wert: Umsatz des Klienten im SGB XI / Pflegestunden im Monat = Umsatz je Klient je Stunde (Break-Even-Point) Vergleiche dazu: Stundenkosten je Mitarbeiter D.h., dieser Betrag muss je Stunde erwirtschaftet werden, um eine Kostendeckung zu erreichen. 10

Miteinander  Füreinander VS Landesverband Brandenburg e.V. Andreas Heil Berechnung Stundenkosten je Mitarbeiter 1. Berechnung der Personalkosten Gegeben ist: Arbeitsvertrag von 174 Std. monatlich AN-Brutto je Std.:8,00 EUR (Mindestlohn Pflegehilfskraft) AN-Brutto je Monat: 1.392,- EUR AG-Brutto je Monat:1.670,- EUR (+ 20 % Sozialabgaben) entspricht je Std.:9,60 EUR Urlaub: 30 Tage Krankheit: 14 Tage Hinweis: Die Berechnung sollte für Fachkraft und Pflegekraft separat durchgeführt werden. 11

Miteinander  Füreinander VS Landesverband Brandenburg e.V. Andreas Heil Berechnung Stundenkosten je Mitarbeiter 1. Berechnung der Personalkosten 12 AG-Brutto 1.566,- EUR Std. je MonatverbleibendKosten je Pflege-Stunde Arbeitszeit Brutto174 Std. 9,60 EUR Abzgl. Urlaub- 20 Std.= 154 Std.10,84 EUR Abzgl. Krankheit- 9 Std.= 145 Std.11,52 EUR Abzgl. Feiertage- 6 Std.= 139 Std.12,01 EUR Abzgl. Orgazeit- 10 Std.= 129 Std.12,95 EUR Abzgl. indirekte Pflegezeit - 20 Std.= 109 Std.15,32 EUR Berechnung: AG-Brutto je Monat / verbleibende Std. je Monat = Kosten je Pflege-Stunde

Miteinander  Füreinander VS Landesverband Brandenburg e.V. Andreas Heil Berechnung Stundenkosten je Mitarbeiter 1. Berechnung der Personalkosten 2. zu betrachtender Wert (Orgazeit + indirekte Pflegezeit) Orgazeiten (= Koordinationszeiten) enthalten den Dienstbeginn und das Dienstende sowie das Lesen und Schreiben des Übergabebuches. Indirekte Pflegezeiten enthalten alle Tätigkeiten, für die der Pflegedienst kein Entgelt erhält, jedoch durch die Mitarbeiter erbracht werden: Arztbesuche (Rezepte abholen, Verordnungen abholen, Informationsgespräche führen) Dienstberatungen, Fallbesprechungen 13

Miteinander  Füreinander VS Landesverband Brandenburg e.V. Andreas Heil Berechnung Stundenkosten je Mitarbeiter 1. Berechnung der Personalkosten 14 AG-Brutto 1.566,- EUR Std. je MonatverbleibendKosten je Pflege-Stunde Arbeitszeit Brutto174 Std. 9,00 EUR Abzgl. Urlaub- 20 Std.= 154 Std.10,16 EUR Abzgl. Krankheit- 9 Std.= 145 Std.10,80 EUR Abzgl. Feiertage- 6 Std.= 139 Std.11,26 EUR Abzgl. Orgazeit- 10 Std.= 129 Std.12,14 EUR Abzgl. indirekte Pflegezeit - 20 Std.= 109 Std.14,36 EUR Abzgl. Fahrzeit*- 30 Std.= 79 Std.21,14 EUR * 3. zu betrachtender Wert

Miteinander  Füreinander VS Landesverband Brandenburg e.V. Andreas Heil Berechnung Stundenkosten je Mitarbeiter 2. Berechnung der Gemeinkosten 15 Kosten je Pflege-Stunde Personalkosten Leitung / Verwaltung84.000,- EUR Sachkosten (Materialien, Investkosten) ,- EUR Risikozuschlag 5 bis 10 % (von Gesamtkosten) ,- EUR = Overheadkosten pro Jahr ,- EUR / Arbeitsstunden direkte Pflege pro Jahr Std. = Gemeinkosten je Stunde (direkte Pflege)10,18 EUR

Miteinander  Füreinander VS Landesverband Brandenburg e.V. Andreas Heil Berechnung Stundenkosten je Mitarbeiter 3. Berechnung der Kennzahl Sie benötigen dazu: 21,14 EUR Personalkosten je Stunde (Pflegehelfer) 10,18 EUR Gemeinkosten je Stunde = 31,82 EUR Stundenkosten je Mitarbeiter (Mindestumsatz) = 60 Minuten / 30,- EUR = 0,50 EUR je Minute = Kl. Körperpflege 6,24 EUR / 0,50 EUR = 12,5 Minuten Auf dieser Basis können Sie nun errechnen, wie viel Zeit Sie tatsächlich im Durchschnitt für eine Leistung haben. 16

Miteinander  Füreinander VS Landesverband Brandenburg e.V. Andreas Heil Controlling-Set für Pflegedienstleitungen Kennzahlen Pflegedienst Kennzahlen Kostenträgerart Kennzahlen Klient Kennzahlen Leistungsart / Pauschalen Kennzahlen Abrechnung Kennzahlen Mitarbeiter 17

Miteinander  Füreinander VS Landesverband Brandenburg e.V. Andreas Heil Controlling-Set für Pflegedienstleitungen Kennzahlen Leistungsart / Pauschalen Anzahl der Klienten SGB XI pro Jahr im Vergleich zu Anzahl der Klienten mit Verhinderungspflegen pro Jahr. Maßnahme: ggf. Klienten auf die Leistungsart aufmerksam machen. Anzahl der abgerechneten Wegepauschalen zu Anzahl der Hausbesuche. Wenn übereinstimmend, dann sind alle Wegepauschalen abgerechnet worden. Anzahl der Pflegeeinsätze nach § 37 Abs. 3 SGB XI Kennzahl: Anzahl der Klienten mit Pflegeeinsätze nach § 37 entspricht etwa der Hälfte der vom Pflegedienst versorgten Klienten im SGB XI. 18

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Miteinander  Füreinander VS Landesverband Brandenburg e.V. Andreas Heil Controlling-Set für Pflegedienstleitungen Kennzahlen Abrechnung Dauer vom Monatsende bis zum Rechnungsausgang. (max. 10 Tage) Dauer der Vorbereitung der Leistungsnachweise. Dauer der Erstellung der Rechnung. Dauer vom Rechnungsausgang bis zum Zahlungseingang. Verhältnis: Gesamtumsatz zu Offene Posten in EUR. Uneinbringliche Forderungen in EUR. (Offene Posten, die nicht mehr eingetrieben werden können.) Leistungen, die nicht in Rechnung gestellt wurden in EUR. 20

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Miteinander  Füreinander VS Landesverband Brandenburg e.V. Andreas Heil Controlling-Set für Pflegedienstleitungen Kennzahlen Mitarbeiter – Teil 1 Vergleich: Anzahl der zu nehmenden Urlaubstage je Monat zu Anzahl der tatsächlich genommenen Urlaubstage je Monat. Anzahl der Krankheitstage pro Jahr (Krankenhaus ca. 14 Tage, Altenpflege ca. 19 Tage, Pflegehilfe ca. 22 Tage). Vergleich: Krankheitstage zu Urlaubstage im Monatsverlauf. Urlaubsplanungen ohne Beteiligung der Mitarbeiter führen oftmals zu höheren Krankenständen in der Urlaubszeit. Anzahl der Fortbildungsstunden pro Jahr. (Keine wesentliche Überschreitung der vertraglich vereinbarten Zeiten, da nur diese finanziert sind – Versorgungsvertrag SGB V). 22

Miteinander  Füreinander VS Landesverband Brandenburg e.V. Andreas Heil Controlling-Set für Pflegedienstleitungen Kennzahlen Mitarbeiter – Teil 2 Ermittlung der Soll-Stunden Minimum (KAPOVAZ) Ermittlung der Soll-Stunden Maximum (KAPOVAZ) = Anzahl der verfügbaren Brutto-Arbeitszeit Ermittlung der Nettoarbeitszeit (abzgl. Urlaub, Krankheit, Feiertage, externe Fortbildungen) Ermittlung der notwendigen Arbeitszeit (direkte Pflegezeit, indirekte Pflegezeit, Fahrzeit) = Ermittlung des Personalbedarfs bzw. Personalüberhangs 23

Miteinander  Füreinander VS Landesverband Brandenburg e.V. Andreas Heil Controlling-Set für Pflegedienstleitungen Kennzahlen Mitarbeiter – Teil 2 24 MitarbeiterAV Soll-Min. in Std. AV Soll-Max. in Std. Max. Bereit- schaft in Std. Ist-AZ inkl. FZ in Std. Ist-AZ exkl. FZ in Std. Abel87,00108,75174,00170,00 Müller130, 50152,25174,00180,0056,00 Schmidt87,00108,75 90,50 GESAMT304,50369,75456,75440,50316,50 AV = Arbeitsvertrag AZ = Arbeitszeit FZ = Fehlzeit mit Lohnfortzahlung

Miteinander  Füreinander VS Landesverband Brandenburg e.V. Andreas Heil Controlling-Set für Pflegedienstleitungen Kennzahlen Mitarbeiter – Teil 3 Ist die Zeiterfassung stimmig (sehr lange Dienste)? Werden die an die Lohnbuchhaltung korrekte Zahlen übergeben? Richtiger Übertrag der Zahlen aus der Tourenerfassung? Übereinstimmung mit gesetzlichen Regelungen? Übereinstimmung mit AVR? Richtige Berechnung kalkulierter Werte (z.B. Urlaub, Krankheit)? Werden in der Lohnbuchhaltung „bezahlte Fehlzeiten“ richtig berechnet? Achtung: Die Personalkosten sind ein Hochrisikobereich, da sie den Großteil der Kosten ausmachen. Daher genügend Zeit zur Analyse verwenden! 25

Miteinander  Füreinander VS Landesverband Brandenburg e.V. Andreas Heil Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

Miteinander  Füreinander VS Landesverband Brandenburg e.V. Andreas Heil Aufgaben Positionsbildung zu sozialen und fachlichen Entwicklungen im Tätigkeitsbereich Pflege Forum für Weiterbildung und Vermittlung von Informationen Sammlung, Verallgemeinerung und zur Verfügung stellen von vorliegenden Erfahrungen der Landesverbände Erarbeitung und Bereitstellung von Konzepten Beratung und fachliche Anleitung von Einrichtungen und Diensten des Verbandes