Referat 602 Finanzmanagementseminar, Bonn ERASMUS-Projektmanagement und Erstellung des ERASMUS-Abschlussberichtes

2 06/10 Teil I: allgemeines Finanz-/ Vertragsmanagement Teil II: Erstellung der Abschlussberichte 2009/2010 Gliederung

3 06/10 Ergebnisse/ Auswertung der Abschlussberichte 2008/09 Fehlerfreie Abschlussberichte 4,2 % Fehlerhafte Abschlussberichte 95,8 % 28,8 % die Eingangsfrist wurde nicht eingehalten 55,4 % formale Fehler / Formatvorgaben wurden nicht eingehalten 22,8 % ERASMUS-Code fehlerhaft 49,5 % Gasthochschul-Code fehlerhaft 43,2 % Aufenthaltsbeginn bzw. – dauer fehlerhaft/ ohne Kommentar 23,5 % Mobilitätszuschuss (falsch berechnet) 35,1 % ECTS/ Diploma Supplement (Kommentare fehlen) 26,0 % Vertragssummen/ Zusatzvereinbarungen weisen Mängel auf

4 06/10 „Aussprache“ Bitte um Feedback, Anregungen etc. …  zur Erstellung/ Abwicklung der Abschlussberichte 2008/09  zur Durchführung von ERASMUS im letzten Jahr (Vertragsmanagement, Zwischen-/ Abschlussberichte etc.)  besondere Fragen zum Vertragszeitraum 2010/2011 Bitte nennen Sie uns gerne „Wünsche“, Anregungen, Verbesserungsideen oder auch Kritik auf einem „ „Nachrichtenzettel“…

5 06/10 Ergebnisse/ Auswertung der Finanzchecks/ Audits Annahmeerklärungen/ Agreements verspätet unterschrieben oder fehlende Unterschriften SMS Erfahrungsberichte fehlen Bestätigungszeitraum der Gasthochschule/ des Unternehmens weicht vom (im AB) angegebenen und finanzierten Zeitraum ab: es kann nur das finanziert werden, was tatsächlich absolviert wurde (Vertrag ist hier nicht ausreichend) Mahnwesen der Hochschulen sollte verschriftlicht sein Abgleich zwischen Konto (Einnahmen/ Auszahlungen), Haushaltsüberwachungsliste und Finanztabelle; Abschlussbericht ist in vielen Fällen fehlerhaft

6 06/10 Auswertung der Zwischenberichte 2009/2010 und Vorschau Bitte beachten Sie: Nennung aller bereits realisierten/ vereinbarten Aktivitäten mögliche NN-Nennung (geplante Aktivitäten) in vorgegebenen Grenzen (Achtung: wurden für 2010/2011 verändert) Berechnung erfolgt für SMS und SMP mit Höchstsätzen (300,- bzw. 400,- €) (begrenzt durch bestehende Vertragssummen) Berechnung für STA und STT: für bereits realisierte Aktivitäten angegebene Ausgaben zzgl. berechnete Summe (110,-/150,- Euro pro Tag) für geplante Aktivitäten (begrenzt durch bestehende Vertragssummen) OM wird gem. der angegebenen Aktivitäten kalkuliert  Umverteilung der frei gewordenen Mittel ist erst möglich, wenn die Einspruchsfrist der Hochschulen verstrichen ist und die Anlage II zum Feedback der NA-DAAD unterzeichnet wurde

7 06/10 Vertragsmanagement 2010/2011 notwendige Kommunikation innerhalb der Hochschule (Weitergabe der Durchführungsbestimmungen an Haushaltsabteilung, Fachbereiche, Personalabteilung, Professoren, Verwaltungspersonal) notwendige Vertretungsregelung Abgleich zwischen Konto (Einnahmen/ Auszahlungen), Haushaltsüberwachungsliste und Finanztabelle Abschlussbericht maximale/ neue Transferregeln, Handhabung Transfer Nutzung und Berechnung von OM, Auswirkung der geänderten Anerkennung von Transfers flexible Monatssätze

8 06/10 Abschlussberichte 2009/2010 Teil II: Erstellung der Abschlussberichte 2009/2010

9 06/10 Einsendung der Abschlussberichte 2009/2010 bis zum Endversion HS: 1 Papierversion im Original + 1 CD-Rom (keine ). 2.Alle Teile müssen im Ausdruck noch lesbar sein (Empfehlung: 2 Seiten breit). 3.Eine Eingangsbestätigung durch die NA-DAAD erfolgt nur für vollständige Berichte. Prüfebenen 1.Eingangsregistrierung N.N. (A – D), Frau Koch (E – I), Herr Börner (J – M), Frau Steffes (N – Z) 2. Förderfähigkeitsprüfung für alle Förderbereiche (nur vollständige Berichte) N.N. (A – D), Frau Koch (E – I), Herr Börner (J – M), Frau Steffes (N – Z) 3. Finanzielle Prüfung Frau Fandio (A – D), Herr Meuter (E – I), Frau Fleischer (J – M), Frau Schulze-von Laszewski (N – Z)

10 06/10 Eingangsregistrierung Die vollständige Papierversion besteht aus Sachbericht zur Durchführung des ERASMUS-Programms 2009/2010 (und EUC-Compliance) Finanzkalkulation Einzelaufstellungen SMS, SMP, STA, STT Gesamtübersichten SMS, SMP, STA, STT (Sofern in einer Aktion eine Nullmobilität vorliegt, kann auf die Übermittlung der entsprechend leeren Einzel- und Gesamtübersichten verzichtet werden.)  Der Bericht muss als Original in einfacher Ausfertigung mit allen erforderlichen Unterschriften vorgelegt werden, Stichtag: 15. Oktober 2010 (Poststempel)!  Erst nach erfolgreicher Eingangsprüfung kann ein Bericht als „eingegangen“ registriert werden.  Wenn der Bericht zum Stichtag unvollständig oder gar nicht eingereicht wird, tritt ein dreistufiges Mahnverfahren in Kraft, an dessen Ende die Übergabe des Vorgangs an die Europäische Kommission steht.

11 06/10 Förderfähigkeitsprüfung Einzelübersichten vollständig ausgefüllt? alle Codes/ Kürzel entsprechend den Vorgaben? stimmen die Angaben der Einzelübersichten mit den Angaben der Gesamtübersichten je Aktion überein? Förderfähigkeit: Entsprechende EUC der Heimathochschule Staatsangehörigkeit/ Aufenthaltsrecht (ggf. mit Kommentar) abgeschlossene Studienjahre (SMS) Zielland EUC der Gasthochschule (SMS) aufnehmende Einrichtung (SMP) Aufenthaltsdauer (ggf. mit Kommentar) Beginn/ Ende des Aufenthalts Anerkennung/ Zeugnis/ Bescheinigung Ggf. Sondermittel korrekt abgerechnet Mobilitätszuschuss im Rahmen der vorgegebenen Sätze (technisch) frühere Teilnahme an ERASMUS NEU: in einigen Feldern (z.B. Gasthochschul-Codes) Auswahllisten hinterlegt

12 06/10 Finanzielle Prüfung Vertragssummen korrekt eingetragen erhaltene Mittel korrekt eingetragen Transfers innerhalb der vertraglichen Möglichkeiten Ausgaben je Aktion stimmen mit Angaben der Einzelübersichten und entsprechend mit Angaben der Gesamtübersichten überein Mobilitätszuschuss im Rahmen der vorgegebenen Sätze bereits an die NA-DAAD überwiesene Restmittel korrekt Ermittlung Restmittel/ noch auszuzahlende letzte Rate Transfer sinnvoll Korrekturen werden i. d. R. einseitig durch die NA-DAAD vorgenommen und im Feedbackschreiben kommuniziert. Restmittel gem. des Abschlussberichts erst nach Aufforderung durch die NA-DAAD im Feedbackschreiben überweisen.

13 06/10 Nachforderungen/ Neuversionen  Keine Neuversionen einsenden, die nicht von der NA-DAAD angefordert sind.  Sofern die Lieferung von Neuversionen unumgänglich ist, ist dies zunächst mit den zuständigen Personen in der NA-DAAD zu besprechen  Ggf. können durch die NA-DAAD Änderungen mit Auswirkung auf die Finanzübersicht angefordert werden, dann ist auch die Unterschrift der Prüfstelle neu einzuholen!  Bei kleineren formalen Änderungen in der Einzelaufstellung ohne Auswirkung auf die Finanzübersicht fordert die NA-DAAD nur Einzelteile an.  Nehmen Sie zusätzlich zu einer Nachforderung von der NA-DAAD Änderungen in anderen Bereichen vor, teilen Sie uns das bitte unbedingt explizit in einem gesonderten Schreiben mit!

14 06/10  Fehlende Unterschriften  Falsche Eintragungen der Vertrags- und Zuwendungssummen  Unerlaubte Transfers (Regeln beachten! Nach Transfer dürfen keine Restmittel im Zieltopf entstehen.)  Einträge der Rückzahlungen nicht vorgenommen  Alle Einträge müssen übereinstimmen mit den Beträgen aus a) Zuwendungsvertrag, b) evtl. Zusatzvereinbarungen, c) evtl. Rückzahlungen Halten Sie sich beim Ausfüllen genau an die ausführliche Anleitung. Dadurch können Sie Fehler vermeiden. Mögliche Fehler bei der Finanzübersicht Zwingend erforderlich ist ein Abgleich der Angaben in der Finanztabelle mit den entsprechenden Kontobewegungen und der HÜL!

15 06/10  Verwendung veralteter ERASMUS-Codes bei Heimat-/ Gasthochschule (z. B. bei Fusionen von Hochschulen!)  Verwendung ungültiger ERASMUS-Codes bei Heimat-/ Gasthochschule (z. B. fehlende Leerzeichen bei ERASMUS-Codes)  Verwendung falscher Codes für Staatsangehörigkeit und Sprachen  falsche Geburtsdaten  Eintrag mehrerer Kürzel in einer Zelle (z. B. Sprache: EN/FR)  Verwendung der „alten“ Fachcodes  Punkt bei Mobilitätszuschüssen  Rundungen der Aufenthaltsdauer nicht in 0,25er Schritten (z. B. 0,4 ist falsch)  „Kommentar“ nicht ausgefüllt, wenn eine vorherige Eingabe dies erfordert (z. B. Label, Sondermittel, ständiger Wohnsitz, Dauer kürzer als Mindestdauer)  Euro-Betrag mit mehr als 2 Nachkommastellen in Einzelaufstellung eingetragen (z. B. 370,333 ist falsch; richtig: 370,33) Mögliche Fehler bei der Einzelaufstellung

16 06/10 Mittelfluss nach Auswertung der Abschlussberichte 2009/10 Rückzahlungen an die NA-DAAD, die sich auf Grund des Abschlussberichts ergeben, bitte erst nach Aufforderung im Feedbackschreiben überweisen! Bitte dringend aktuelles DAAD- Konto für ERASMUS-Mittel beachten (Haushaltsabteilung bitte darauf hinweisen, dass dieses Konto NUR FÜR ERASMUS- Mittelflüsse mit dem DAAD verwendet wird!) Auszahlungen an die Hochschulen werden zeitnah zum Versand des Feedbacks veranlasst. Mahnungen durch die Hochschulkasse sind zu vermeiden.

17 06/10 Grundsätzliches zur Excel-Mappe  Keine Ausblendungen von Spalten oder Zeilen vornehmen  Spaltenbreite darf verändert werden  Voreingestellte Fixierung beachten  Alle Zellen haben ein bestimmtes Datenformat zugewiesen bekommen  nicht verändern!  Hilfestellung durch Kommentare zu den einzelnen Spalten (rotes Dreieck in der oberen rechten Zellenecke)  Kopierfunktion innerhalb einer Spalte korrekt anwenden (z. B. summiert Excel ERASMUS-Codes: D MUSTER01 – D MUSTER02)

18 06/10 Vielen Dank! Für Fragen zum Vertrags- und Finanzmanagement, sowie zur Durchführung des ERASMUS-Programms stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Ihr Referat 602 der Nationalen Agentur für EU-Hochschulzusammenarbeit! Bitte denken Sie an die Abgabe Ihrer „Nachrichtenzettel“…