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Interne Kontrolle 12. März 2007 Folie 1 Interne Kontrolle in der öffentlichen Verwaltung FINANZKONTROLLE DER STADT ZÜRICH.

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1 Interne Kontrolle 12. März 2007 Folie 1 Interne Kontrolle in der öffentlichen Verwaltung FINANZKONTROLLE DER STADT ZÜRICH

2 Interne Kontrolle 12. März 2007 Folie 2 Überblick Finanzkontrolle der Stadt Zürich: Auftrag, Eckdaten Stadt Zürich: Rahmenbedingungen für Interne Kontrolle Praxisbeispiel: - IKS-Prüfungen (COSO-Systematik) - Berichterstattung - Unterstützung der operativ Verantwortlichen

3 Interne Kontrolle 12. März 2007 Folie 3 Finanzkontrolle der Stadt Zürich Gesetzlicher Auftrag / Fachlich unabhängig: Externe Revisionsaufgaben Stadtrechnung, Bugdet, private Mandate Interne Revisionsaufgaben (ca. 85 %) Beurteilung von Steuerungs-/Kontrollsystemen (IKS) in finanziellen und operativen Bereichen

4 Interne Kontrolle 12. März 2007 Folie 4

5 Interne Kontrolle 12. März 2007 Folie 5 FINANZKONTROLLE * * Position Finanzaufsicht

6 Interne Kontrolle 12. März 2007 Folie 6 Stadtverwaltung Zürich Eckdaten: 9 Departemente 80 Verwaltungseinheiten MA = Stellenwerte 7 Mia. Fr. Aufwand/Ertrag 1 Mia. Fr. Investitionen 10,3 Mia. Fr. Bilanzsumme 0,5 Mia. Fr. Eigenkapital

7 Interne Kontrolle 12. März 2007 Folie 7 Stadtverwaltung Zürich (Statistisches Jahrbuch) Stellenwerte Behörden & Allgemeine Verwaltung 312 Präsidialdepartement 345 Finanzdepartement 607 Polizeidepartement2493 Gesundheits- & Umweltdepartement5210 Tiefbau- & Entsorgungsdepartement1592 Hochbaudepartement 581 Depart. Industrielle Betriebe (VBZ, EWZ, WVZ etc.) 3238 Schul- & Sportdepartement1524 Sozialdepartement1314 Lehrkräfte1264 Auszubildende1386

8 Interne Kontrolle 12. März 2007 Folie 8 Definition Internes Kontrollsystem (IKS)* Das IKS ist ein Managementinstrument zur zweckmässigen Sicherstellung der Erreichung von Unternehmenszielen in den Bereichen Prozesse, Informationen, Vermögensschutz und Compliance. Das IKS umfasst alle dafür von der Geschäftsleitung planmässig angeordneten organisatorischen Methoden und Massnahmen. * u.a. gemäss IKS-Positionspapier des Vorstandes der Treuhand- kammer vom (siehe Der Schweizer Treuhänder 2006/5)

9 Interne Kontrolle 12. März 2007 Folie 9 IKS – Rahmenbedingungen (1) (Verwaltung Stadt Zürich) Finanzbereich (Verwaltung) Internes Buchführungsreglement: IKS ( generelle Forderung ) seit 1986 IKS-Systematik seit

10 Interne Kontrolle 12. März 2007 Folie 10 Reglement Buchführung (Auszug) Verfügung des Vorstehers Finanzdepartement, Stadt Zürich III. Internes Kontrollsystem (IKS) Art. 11 Definition (Managementinstrument - Zielerreichung) Art. 12 Ziele (Prozesse, Informationen, Vermögen, Compliance) Art. 13 Qualität (5 IKS-Faktoren) Art. 15 Verantwortung/Überwachung (GL)

11 Interne Kontrolle 12. März 2007 Folie 11 Reglement Buchführung (Auszug) Verfügung des Vorstehers Finanzdepartement, Stadt Zürich III. Internes Kontrollsystem (IKS) Art. 11 (Definition) Das Interne Kontrollsystem ist ein Führungsinstrument und dient u.a. auch im Rechnungswesen zur syste- matischen Sicherstellung von Unternehmenszielen in den Bereichen Informationen, Prozesse, Vermögens- schutz und Einhaltung von Rahmenbedingungen. Ein IKS umfass alle von der dafür verantwortlichen Geschäftsleitung angeordneten organisatorischen Methoden, Massnahmen, Richtlinien, Verfahren und Aktivitäten, die der Erreichung der gesetzten Ziele dienen.

12 Interne Kontrolle 12. März 2007 Folie 12 Reglement Buchführung (Auszug) Art. 12 (Ziele) Für das Rechnungswesen sind folgende IKS-Zielsetzungskategorien definiert: Zuverlässigkeit und Vollständigkeit von finanziellen Informationen (Ordnungsmässigkeit) Effektivität und Effizienz von Geschäftsprozessen Sicherung des Betriebsvermögens Einhaltung von Rahmenbedingungen (Gesetze, Bestimmungen, interne Regelungen, Verträge etc.)

13 Interne Kontrolle 12. März 2007 Folie 13 Reglement Buchführung (Auszug) Art. 13 (Qualität) Die Qualität des IKS beruht auf der zweckmässigen Ausgestaltung der folgenden Faktoren: Internes Umfeld, Risikoanalyse, Kontroll- und Steuerungsmassnahmen, Information und Kommunikation sowie Systemüberwachung. Die Finanzkontrolle überprüft die Planung, Realisierung und Einhaltung des IKS.

14 Interne Kontrolle 12. März 2007 Folie 14 Reglement Buchführung (Auszug) Art. 15 (Verantwortung/Überwachung) Die Gesamtverantwortung für den Aufbau und die Anordnung des IKS sowie die Sicherstellung der dauernden Wirksamkeit trägt der/die DienstchefIn (...) für den jeweiligen Zuständigkeitsbereich. Im Rahmen ihrer Überwachungsaufgaben haben Vorgesetzte das Funktionieren der Sicherungsmassnahmen zu kontrollieren.

15 Interne Kontrolle 12. März 2007 Folie 15 IKS – Rahmenbedingungen (2) (Verwaltung Stadt Zürich) Operativer Bereich (Verwaltung) Stadtinterne Vorgaben (abstrakt und konkret): Aufgaben, Steuerungs- und Kontrollmassnahmen Allgemeine betriebswirtschaftliche Anforderungen Systematische Vorgehensweise für Interne Kontrolle drängt sich auf!

16 Interne Kontrolle 12. März 2007 Folie 16 Stadtinterne Vorgaben: z.B.

17 Interne Kontrolle 12. März 2007 Folie 17 IKS – Rahmenbedingungen (3) (Verwaltung Stadt Zürich) Finanzkontrolle Finanzverordnung (GRB): FK prüft (...) nach kantonalem und kommunalem Recht und anerkannten Revisionsgrundsätzen. = Externe Revision: HWP, (PS ?) = Interne Revision: HWP, SVIR/IIA-Standards Finanzreglement (StRB): FK überprüft (...) Verfahrensabläufe, insbesondere unter Beachtung der internen Kontrollsysteme.

18 Interne Kontrolle 12. März 2007 Folie 18 IKS- Rollenverteilung -Exekutive: Gesamtverantwortung -DienstchefIn (DirektorIn): Verantwortlich für IKS (Zweckmässigkeit und Einhaltung in operativen und finanziellen Bereichen) -Finanzkontrolle: Beurteilt IKS systematisch und trägt zu dessen Verbesserung bei - (IAA-Standard 2100: Kernaktivität der Internen Revision)

19 Interne Kontrolle 12. März 2007 Folie 19 IKS- Prüfungen: Entwicklung Seit jeher: Punktuelle Prüfungen im IKS-Bereich Schwerpunkt: Finanzbereich, Einhalteprüfungen (Compliance), Funktionentrennung, Vier-Augen-Prinzip Seit 1998: Systematischere Vorgehensweise Seit 2002: - Systematische IKS-Prüfungen ab 2008: - IKS-Prüfungsplanung stadtweit - IKS-Status: Gesamtübersicht Stadt

20 Interne Kontrolle 12. März 2007 Folie 20 IKS- Prüfungen: Planung/Status Risikoorientierte Auswahl der Dienstabteilungen und Bereiche, bei denen prioritär IKS-Prüfungen durchgeführt werden. Gesamtübersicht: Wo wurde in welchen Bereichen mit was für einem Resultat das IKS geprüft.

21 Interne Kontrolle 12. März 2007 Folie 21 Systematische IKS-Prüfungen Grundsätzliches Jede Organisationsform (Unternehmen, Verwaltung etc.) -hat ein IKS -verfügt über interne Steuerungs- und Kontrollmassnahmen

22 Interne Kontrolle 12. März 2007 Folie 22 Frage: Bestehende Steuerungs- und Kontrollmassnahmen - decken Risiken vollständig ab? Risikoanalyse - sind aufeinander abgestimmt ? - sind auf Kontrollziele ausgerichtet ?

23 Interne Kontrolle 12. März 2007 Folie 23 IST-Zustand Interne Kontrolle Meist gewachsene IKS: -Massnahmen aufgrund von Vorfällen -punktuelle Umsetzung unterschiedlicher betriebswirtschaftlicher Kenntnisse -Vielfach informell, nicht nachvollziehbar IKS-Definition/Terminologie unklar, uneinheitlich (Kontrollmassnahme ?) Unterschiedliches Verständnis, viele Missverständnisse, kein Vorgehens-Standard

24 Interne Kontrolle 12. März 2007 Folie 24 IKS: Ist-Zustand? IKS: Soll-Zustand

25 Interne Kontrolle 12. März 2007 Folie 25 Soll-Zustand ? = Optimales IKS = Angemessenes IKS (Organisation, Grösse, Komplexität, Risiko )

26 Interne Kontrolle 12. März 2007 Folie : Modell-Wahl der Finanzkontrolle COSO als Rahmenstruktur zur Prüfung Interner Kontrollsysteme. Standard, der sich mittlerweile in der Schweiz und International durchgesetzt hat!

27 Interne Kontrolle 12. März 2007 Folie 27 COSO =Rahmenstruktur für Interne Kontrollsysteme COSO = Co mmittee of S ponsoring O rganizations of the Treadway Commission

28 Interne Kontrolle 12. März 2007 Folie 28 INTOSAI = Internationale Organisation der obersten Rechnungskontrollbehörden IIA = Institute of Internal Auditors (Intern. Berufsorgan./ Mitglieder) SVIR = Schweizerischer Verband für Interne Revision Seit 2004: Grundlage COSO- Modell INTOSAI-Richtlinien für die internen Kontrollnormen im öffentlichen Sektor SVIR: Leitlinie zum Internen Audit Seit 2005: COSO-Modell IIA: Praktische Ratschläge zu den Standards für die berufliche Praxis der Internen Revision Seit (2001)/ 2004: Empfehlung COSO-Modell

29 Interne Kontrolle 12. März 2007 Folie 29 Praktischer Ratschlag (Practice Advisories) zum IIA-Standard Kontrollen (Auszug) Das IIA ist der Auffassung, dass das praktikabelste momentan verfügbare Grundlagenwerk über Interne Kontrolle der 1992 vom Committee of Sponsoring Organizations (COSO) der Treadway-Kommission veröffentlichte Bericht "Internal Control - Integrated Framework" ist. (2004)

30 Interne Kontrolle 12. März 2007 Folie 30 System-Überwachung Information & Kommunikation Kontrollmassnahmen Risikoanalyse Internes Umfeld Prozesse Informationen Compliance Vermögens- schutz Departemente Dienstabteilungen Aktivitäten IKS: Systematische Vorgehensweise COSO-Modell Bereiche IKS- Faktoren Ziele und Faktoren sind mit- und untereinander vernetzt Ziele

31 Interne Kontrolle 12. März 2007 Folie 31 COSO – Light ? COSO als Rahmenmodell für Interne Kontrollen ist flexibel genug, sich jeder Organisationsgrösse anzupassen!

32 Interne Kontrolle 12. März 2007 Folie 32 COSO I COSO II (ERM) Internal Control Enterprise Risk Management Integrated Framework seit 1992 seit 2004 Ursprünglich: Verlässlichkeit der finanziellen Berichterstattung-- Heute: IKS für finanzielle und operative Zielsetzungen Risikomanagement- System für das ganze Unternehmen

33 Interne Kontrolle 12. März 2007 Folie 33 COSO I 1992 COSO II (ERM) 2004 Internal Control Enterprise Risk Management Integrated Framework Ziele setzen Ereignis-Identifizierung Reaktion auf Risiken Risikobeurteilung Kontrollmassnahmen Information & Kommunik. Systemüberwachung Internes Umfeld = Neu

34 Interne Kontrolle 12. März 2007 Folie 34 IKS-Zielsetzungen (gemäss COSO I) (COSO + 1 = 4 Ziele = IAA-Standard & INTOSAI) - Prozesse: Effektiv und effizient - Informationen: Zuverlässig und (finanziell + operativ) vollständig (Ordnungsmässigkeit) - Compliance: Rahmenbedingungen, Verträgen etc. eingehalten - Vermögen: Materielle Werte, HR, Know-how u.a. geschützt

35 Interne Kontrolle 12. März 2007 Folie 35 IKS-Faktoren/Komponenten (gemäss COSO I) (Vorgehens-Systematik) IKS-Verständnis Organisation/Aufgaben Ethik, Integrität Fach-Kompetenz Management-Philosophie (u.a. abgestimmt mit städtischem Leitbild) IKS-Systematik Internes Umfeld Risikoanalyse Kontrollmassnahmen Information & Kommunikation System-Überwachung

36 Interne Kontrolle 12. März 2007 Folie 36 IKS-Faktoren/Komponenten Internes Umfeld Risikoanalyse Kontrollmassnahmen Information & Kommunikation System-Überwachung Definition Geschäftsbereiche/ Ziele Prozesse und Ziele definieren Risiken identifizieren - Prozesse - Informationen - Betriebsvermögen - Compliance Risiken beurteilen (Relevanz, Eintrittswahrscheinlichkeit, Behandlung) Massnahmen/Kontrollziele festlegen zur Beherrschung der Risiken

37 Interne Kontrolle 12. März 2007 Folie 37 Risikoanalysen sind durch Zielfokussierung zu systematisieren

38 Interne Kontrolle 12. März 2007 Folie 38 Risikoanalyse Definition Geschäftsbereiche/Ziele Prozesse und Ziele definieren Risiken identifizieren Wald = Unternehmensweite Risken & Bäume = Prozessrisiken - Prozesse Effektiv/Effizient - Informationen (F/O) Zuverlässig/Vollständig - Vermögensschutz Materielle Werte, HR, Know-how - Compliance Rahmenbedingungen einhalten

39 Interne Kontrolle 12. März 2007 Folie 39 für Prozessrisiko- Analyse: Ablaufdiagramme o.ä. - Entscheidungen - Kontrollen/Visa - Hilfsmittel (For- mulare, Check- listen etc.) - u.a.

40 Interne Kontrolle 12. März 2007 Folie 40 IKS-Faktoren/Komponenten Internes Umfeld Risikoanalyse Kontrollmassnahmen Information & Kommunikation System-Überwachung Definition Geschäftsbereiche/ Ziele Prozesse und Ziele definieren Risiken identifizieren - Prozesse - Informationen - Betriebsvermögen - Compliance Risiken beurteilen (Relevanz, Eintrittswahrscheinlichkeit, Behandlung) Massnahmen/Kontrollziele festlegen zur Beherrschung der Risiken

41 Interne Kontrolle 12. März 2007 Folie 41 Risiken der Risikoanalyse: Nicht zu rudimentär - Systematik verwenden - alle Bereiche und Ziele - alle (wesentlichen) Risiken erfassen Risiko = Möglichkeit, dass ein unerwünschtes Ereignis eine Zielerreichung verhindert Nicht zu kompliziert Nicht in der Systematik hängen bleiben, Übersicht behalten, verständlich bleiben

42 Interne Kontrolle 12. März 2007 Folie 42 IKS-Faktoren/Komponenten Internes Umfeld Risikoanalyse Kontrollmassnahmen Information & Kommunikation System-Überwachung Umsetzung der Risikoanalyse: - Organisatorische Instrumente - Technische Kontrollen - Führungskontrolle Steuerungs- und Kontrollmassnahmen in Prozesse integrieren!

43 Interne Kontrolle 12. März 2007 Folie 43 IKS-Faktoren/Komponenten Internes Umfeld Risikoanalyse Kontrollmassnahmen Information & Kommunikation Informationsbedarf definieren, Informationssysteme bereitstellen: Wer braucht warum was Geeignete Kommunikation sicherstellen: Wer-Wie-Wann (Sitzungen, Protokolle, Mail, Intranet; interne/externe Kanäle etc.) Ziel: u.a. selbständige MA mit hoher Eigenverantwortung: Jede/r weiss, um was es geht und was zu tun ist System-Überwachung

44 Interne Kontrolle 12. März 2007 Folie 44 IKS-Faktoren/Komponenten Internes Umfeld Risikoanalyse Kontrollmassnahmen Information & Kommunikation Monitoring: Systematische IKS- Überprüfung (laufend intern und periodisch prozessunabhängig): Dauernde Zweckmässigkeit und Wirksamkeit sicherstellen. System-Überwachung

45 Interne Kontrolle 12. März 2007 Folie 45 1 IKS-Berichterstattung 1.1 Gesamtbewertung

46 Interne Kontrolle 12. März 2007 Folie 46

47 Interne Kontrolle 12. März 2007 Folie 47 1 IKS-Berichterstattung 1.2 Detailübersicht(nach COSO-Struktur)

48 Interne Kontrolle 12. März 2007 Folie 48 Fazit (1) (Bisher gings doch auch !?) Ohne einheitliche IKS-Systematik: Unterschiedliche IKS-Lösungen/Standard Improvisations-/Sitzungsaufwand MitarbeiterInnen, die Vakuum ausfüllen (ohne dass der Chef das weiss?!) Unklarheiten, Lehrläufe, Missverständnisse

49 Interne Kontrolle 12. März 2007 Folie 49 Fazit (2) COSO als Vorgehenssystematik Unterstützung der Führungs- und Aufsichtsfunktion: Hilft IKS-Anforderungen zu konkretisieren (Klar, Verbindlich) Effektiv/Effizient durch Systematik (Vollständigkeit der Risikoanalyse, keine Verzettelung, Synergiegewinne durch Nachvollziehbarkeit) Vergleichbar (Kennzahlen Erfüllungsgrad) Image: Anerkannter, internationaler Standard

50 Interne Kontrolle 12. März 2007 Folie 50 Anforderungen an IKS-Beauftragte/Berater/Revisoren: - Kenntnis und Verständnis für betriebs- wirtschaftliche Zusammenhänge/Grundsätze - Fähigkeit, Gesamtzusammenhänge und Details zu erkennen/richtig zu gewichten - Ziel- und prozessorientierte Denkweise - Initialaufwand zur Anwendung einer Vorgehenssystematik leisten

51 Interne Kontrolle 12. März 2007 Folie 51 IKS-Unterstützung der operativ Verantwortlichen durch die Finanzkontrolle: -IKS-Revisionen -IKS-Kaderinformation -Checklisten IKS-Selbstdeklaration -Informationsgespräche -IKS-Internetseite -Leitfaden IKS im Rechnungswesen -IKS Management-Standards -Vorgaben für IKS-Handbuch -Managementausbildung: IKS geplantgeplant

52 Interne Kontrolle 12. März 2007 Folie 52 Ende Referat


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