Die Präsentation wird geladen. Bitte warten

Die Präsentation wird geladen. Bitte warten

© www.ecg.eu GmbH1 Herzlich willkommen zur Veranstaltung Verwaltungs- und Kontrollsystem ESF Berlin Information zum neuen IT-Begleitsystem.

Ähnliche Präsentationen


Präsentation zum Thema: "© www.ecg.eu GmbH1 Herzlich willkommen zur Veranstaltung Verwaltungs- und Kontrollsystem ESF Berlin Information zum neuen IT-Begleitsystem."—  Präsentation transkript:

1 © GmbH1 Herzlich willkommen zur Veranstaltung Verwaltungs- und Kontrollsystem ESF Berlin Information zum neuen IT-Begleitsystem

2 © GmbH2 Tagesordnung TOP 1Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche - was ist neu - Login-Seite - Einstieg - allgemeine Funktionen TOP 2Modul Projektdaten und Verwaltung - Antrag - Änderungsantrag - Abrechnung TOP 3 Modul Monitoring und Controlling

3 © GmbH Was ist neu ? 3 Anwendungsbereich Dashboard:bei Programmeröffnung erscheint eine Anzeige über alle wichtigen Aktivitäten und Termine Antragstellung:K-Hilfen sind jetzt druckbar Bewilligung erfolgt mit Bescheiderstellung/ -erfassung; der Prozess der Bewilligung wurde auch statusseitig erweitert auf bewilligt, zurückgezogen, widerrufen, Änderungsantragsverfahren, Änderungsmitteilung Auswertung:ist verbessert worden, es gibt jetzt feste Auswertungen, parametrisierbare Auswertungen und individuell gestaltbare Auswertungen Planungsmodul für VB und TH es wurde eine Budgetkontrolle eingerichtet, die den Planansatz bis auf Instrumentenebene überwacht und Überschreitungen meldet Technologie EurekaPlus basiert auf einer völlig neuen Technologie und ist damit wieder aktuell

4 © GmbH Was ist neu ? Anwendungsbereich Projektdoku- mentenakte: wurde in Rubriken und Dokumententypen gegliedert; es kann festgelegt werden, wer Rechte für das Hochladen hat und welche Dokumente obligatorisch im Rahmen des Prozesses enthalten sein müssen Projektübersicht:auf einer Seite werden die relevanten Eckdaten SOLL/IST zum Projekt angezeigt und dynamisch bzw. chronologisch angepasst Kontrollablauf/ Prüfungen: in EurekaPlus kann die ZGS bzw. eine Prüfinstanz zu jedem abgerechneten Beleg einen Prüfbeleg erstellen und das Prüfergebnis umsetzen und finanziell wirksam werden lassen Belegliste ehem. VWN: Kosten und Einnahmen werden übersichtlicher auf einer Seite gegenübergestellt; Kosten können vom Begünstigten zu definierten Teil- projekten zugeordnet werden; für abgerechnete Belege wird der zugehörige ZB deutlich ausgewiesen 4

5 © GmbH Was ist neu ? 5 Anwendungsbereich Rollen und Nutzerrechte: wurden flexibler gestaltet und können jetzt besser den Bedürfnissen der Nutzer bis auf Feldebene angepasst werden Vertretungs- regelung: durch zweite Kontaktperson im Antrag möglich Verfahren auf Aktionsebene: es können unterschiedliche Verfahren/ Prozesse bis auf Instrumenten-Ebene festgelegt werden; auch die Datenerhebung kann auf dieser Ebene variiert werden, so dass einzelne Förderinstrumente (nach entspr. Information) maßgeschneidert eingerichtet werden können

6 © GmbH Was ist neu ? 6 Browser: EurekaPlus ist browserunabhängig barrierefrei/ Sicherheit: zur Realisierung dieser Anforderung wurden umfangreiche Neuprogrammierungen vorgenommen; der Hauptpersonalrat, die Behindertenvertretung und der Datenschutzbeauftragte des Landes Berlin haben dem Probebetrieb bis November 2010 zugestimmt ein externes Ergonomiegutachten liegt vor und wurde umgesetzt

7 © GmbH7 TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Login Login Login in das IT- Begleitsystem EurekaPlus Eingabe Benutzername und Passwort Beim erstmaligen Login: Änderung des vergebenen Passwortes! Wenn das Passwort vergessen wurde

8 © GmbH8 Registrierung TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Registrierung die Registrierung dient der ERSTANMELDUNG noch nicht registrierter Begünstigter als INSTITUTION in EurekaPlus Alle Begünstigten mit laufenden Projekten der neuen Förderperiode wurden übernommen Die Registrierung von Personen als Nutzer bei den Begünstigten erfolgt in der Nutzerverwaltung, die mit der Registrierung den Begünstigten selbst zur Verfügung gestellt wird

9 © GmbH9 TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Einstieg Einstieg Versionsnummer Login-Bereich Module und Teilmodule Seiteninhalte des gewählten Moduls NEU: Dashboard auf der Einstiegsseite

10 © GmbH10 TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen Dashboard ist ein Auszug aus dem Mailsystem zeigt standardmäßig immer die 5 aktuellsten (neuesten) Nachrichten für die eingeloggte Person an Anzeige kann gewechselt werden: Aktuell, letzte Woche, letzer Monat Nachrichten sind projektbezogen oder projektunabhängig z.B. zur Wartung oder -Service können archiviert und damit abgelegt werden bei Archivierung einer Nachricht rückt die nächste Nachricht aus dem Mailsystem in das Dashboard nach einmal archivierte Nachrichten können nicht wieder im Dashboard angezeigt werden, nur noch über das Mailsystem Dashboard

11 © GmbH11 Mailsystem Im Mailsystem werden alle prozessbegleitenden automatischen Mails (zum Statuswechsel) erfasst und verwaltet NEU: es können auch prozessunabhängige Mails versendet und verwaltet werden Die Verwaltung der Mails erfolgt getrennt nach Posteingang, Postausgang und Archiv Mails können aufwärts oder abwärts nach,,, und sortiert werden TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen im Login-Bereich

12 © GmbH12 Mailsystem TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen

13 © GmbH13 Einstellungen/ Zugangsdaten TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen

14 © GmbH14 TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen Einstellungen/ Zugangsdaten Passwörter werden zukünftig jeweils nur noch 3 Monate gültig sein Die 3 Monate beziehen sich individuell auf jedes Login und dessen Nutzung von 3 Monaten Bei der Vergabe eines neuen Passwortes ist zu beachten: Mindestens 8 Zeichen ein Buchstabe eine Zahl und ein Sonderzeichen, z.B. *oder # Groß- und Kleinschreibung ist zu beachten Alte Passwörter können nicht wieder benutzt werden Ist ein Passwort zeitliche abgelaufen wird dieses aber noch benutzt, um beim Einloggen ein neues Passwort festzulegen, mit dem dann weiter gearbeitet werden kann

15 © GmbH15 Einstellungen/ Nutzerverwaltung Die Nutzerverwaltung obliegt allein den Begünstigten bzw. deren Administratoren, jedem in der Nutzerverwaltung erfassten Nutzer können Administratoren-Rechte vergeben werden Es können Rechte getrennt vergeben werden für : Antrag/Änderungsantrag TRS URS Belegliste Bericht Es wird jeweils unterschieden nach folgenden Rechtegruppen: Keine Rechte Lesen Bearbeiten NEU: Weiterleiten (Statuswechsel vornehmen) NEU: Stornieren TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen

16 © GmbH16 Einstellungen/ Nutzerverwaltung TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen

17 © GmbH17 TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen Einstellungen/ Nutzerverwaltung

18 © GmbH18 Projektauswahl Modul Projektdaten und Verwaltung TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen

19 © GmbH19 Projektauswahl TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen XXXXXXXXXXX Möglichkeit A Möglichkeit B

20 © GmbH20 Projektauswahl TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen Suchmöglichkeiten Auswahl durch anklicken der Projektnummer oder des Antragsnamens Blätterfunktion

21 © GmbH21

22 © GmbH22 Projektauswahl TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen Individuell verfügbare Funktionen nach Status und Bearbeitungsrechten (hier Status 50A bewilligt)

23 © GmbH23 Projekthistorie Die Anzeige kann gestaltet werden nach Art der Einträge oder Datum und den Vorgängen zum Projekt: TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen

24 © GmbH24 NEU: Projektdokumentenakte In der Projektdokumentenakte werden alle relevanten Projektdokumente und weitere ergänzende Dokumente der Antragstellung, dem Änderungsantrag und der Abrechnung verwaltet Dokumente müssen im -.pdf- oder.jpg-Format gespeichert werden Es wird in drei Rubriken unterschieden, denen Dokumente zugeordnet werden können: Antragstellung und Bewilligung (Unterlagen zum Antrag, Bescheide der Kofinanzierung, Dokumente der Trägermappe u.ä.) Änderung der Förderzusage (formlose Anträge auf Änderungsbescheid, Excel-Tabellen, Erläuterungen) Berichterstattung (Erläuterungen zur abgerechneten Kosten, Belegkopien, Sachberichte) TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen

25 © GmbH25 NEU: Projektdokumentenakte TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen

26 © GmbH26 Antrag erstellen/bearbeiten mit EurekaPlus

27 © GmbH27 TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Ablauf Antrag ehemalig: Status 8 NEU: ZGS bewilligt durch Bescheiderteilung und Statuswechsel Nicht mehr die TH ! ehemalig: Status 01 ehemalig: Status 02 ehemalig: Status 1 ehemalig: Status 2

28 © GmbH28 Antrag Zustand 10 (in Bearbeitung beim Begünstigten Status 01) Voraussetzung: ein ausgewähltes Projekt TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Antragsfunktionen =Fehler- check =Lese- modus =Bearbeiten =Status- wechsel

29 © GmbH29 NEU: Nach Eingang eines Antrages bei der ZGS kann die ZGS eine zusätzliche Kontaktperson im ESF-Antrag erfassen, als die, die bereits vom Träger ausgewählt wurde TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Antragsfunktionen

30 © GmbH30 Kalkulationshilfen TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Antragsfunktionen

31 © GmbH31 TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Antragsfunktionen NEU: PR-Würdigkeit kann projektbezogen festgelegt werden

32 © GmbH32 NEU: Querschnittsziele (ehem. Scoring) wird jetzt vom Begünstigten selbst auf drei Masken ausgefüllt TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Antragsfunktionen

33 © GmbH33 TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Antragsfunktionen xxxxxxx

34 © GmbH34 Änderungsantrag erstellen/bearbeiten mit EurekaPlus

35 © GmbH35 TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Änderungsantrag Mit einem Änderungsantrag können die Projekt- und Finanzdaten (aktuelle Bewilligung) eines Projektes durch den Begünstigten geändert werden Diese Änderung muss in jedem Fall durch die ZGS und die TH geprüft und durch die ZGS entschieden werden Ein Änderungsantrag kann durch einen Begünstigten erstellt werden, wenn: eine Aufstockung eine Umwidmung eine Reduzierung der Fördermittel die Änderung der Projektlaufzeit eine Änderung der Kosten und/oder Finanzierung beantragt werden soll Allgemeines

36 © GmbH36 Für ein Projekt kann sich immer nur ein Änderungsantrag im Prozess befinden. Erst nach Abschluss (Bewilligung des Änderungsantrages) kann ein weiterer Änderungsantrag durch den Begünstigten angestoßen werden Mit der Bewilligung eines Änderungsantrages gelten die geänderten Angaben als neue aktuelle Bewilligung für das Projekt Ein Änderungsantrag kann von der ZGS storniert werden Ein noch nicht bewilligter Änderungsantrag wird automatisch storniert, wenn die aktuelle Bewilligung des Projektes widerrufen wurde TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Änderungsantrag

37 © GmbH37 TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Änderungsantrag NEU: die aktuelle Bewilligung und ein offener Änderungsantrag werden in der Projektübersicht unter der aktuellen Projektnummer angezeigt und können getrennt ausgewählt werden

38 © GmbH38 NEU: Geänderte Kostenpositionen werden im Änderungsantrag rot markiert angezeigt TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Änderungsantrag

39 © GmbH39 TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Änderungsantrag Im Weiteren durchläuft der Änderungsantrag den gleichen Ablauf bzw. Statuswechsel wie ein Erstantrag Im Rahmen eines Änderungsantrages sind keine Kalkulationshilfen auszufüllen Erläuterungen zum Änderungsantrag sind in den Anlagen einzufügen Bitte bedenken Sie, dass der Änderungsantrag nach Bewilligung an Stelle des bisherigen Antrages unter der gleichen Projektnummer in EurekaPlus weiterläuft. Der ungültig gewordene Erst- bzw. Vorantrag kann jederzeit wieder über die Projekthistorie eingesehen werden

40 © GmbH40 Abrechnung (ehem. Berichterstattung) mit EurekaPlus

41 © GmbH Voraussetzung für die Abrechnung bzw. die Anträge auf Kostenerstattung an die EKOM ist die Erfassung aller Projektdaten (Teilnehmer, Stunden) und Finanzdaten Ausgaben und Einnahmen werden in einer projektbezogenen Belegliste erfasst Projektdaten werden im Teilnehmerregisteratursystem (TRS) und im Unternehmensregistratursystem (URS) erfasst Daraus ergeben sich: Zwischenbericht quartalsweise Jahresbericht Endbericht Diese Prozesse werden mit Hilfe eines Statuswertes bzw. Zustandes gekennzeichnet 41 Allgemeines TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Abrechnung

42 © GmbH TRS/ URS Bericht per Bericht per Bericht per Bericht per Bericht per Bericht per Endbericht Jahr 1 + Jahr 2 Jahres- bericht Jahr 2 Jahres- bericht Jahr 1 EinnahmenAusgaben Belegliste (Einnahmen und Ausgaben) Bericht per Bericht per TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Abrechnung 42

43 © GmbH43 TRS TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Abrechnung

44 © GmbH TRS 44 TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Abrechnung

45 © GmbH45 TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Abrechnung Belegliste (ehem. Verwendungsnachweis)

46 © GmbH46 Es werden folgende Belegarten unterschieden: Einnahmebeleg Ausgabebeleg Korrekturbeleg NEU: Prüfbeleg (ZGS oder Prüfinstanz) Ein Beleg kann solange geändert oder gelöscht werden, wie er noch in keinen bestätigten Mittelabruf eingeflossen ist oder nicht geprüft wurde Ist ein Beleg gesperrt, kann er nur noch durch einen Korrekturbeleg ergänzt werden Ein Beleg wird über sein Zahldatum einem Zwischenbericht zugeordnet TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Abrechnung Belegliste (ehem. Verwendungsnachweis)

47 © GmbH47 Eingabe erfolgt je Kostenposition Belegliste (ehem. Verwendungsnachweis) TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Abrechnung

48 © GmbH48 Belegliste (ehem. Verwendungsnachweis) Liste der erfassten Belege pro Kostenposition TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Abrechnung

49 © GmbH49 Belegliste - neuer Ausgabebeleg TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Abrechnung

50 © GmbH50 Ein Prüfbeleg wird von der ZGS im Rahmen einer Prüfhandlung zusätzlich erstellt Der ursprüngliche Beleg verbleibt in der Belegliste Ein Prüfbeleg kann zu einem offenen oder einem schon gesperrten Beleg erzeugt werden und korrigiert kumulativ betrachtet, die bisherige Belegeingabe und Abrechnung Prüfbelege werden immer in den aktuellen Zwischenbericht einbezogen, d.h. es werden keine rückwirkenden Änderungen erzeugt Prüfbeleg TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Abrechnung

51 © GmbH51 TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Abrechnung Prüfbeleg

52 © GmbH52 TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Abrechnung Prüfbeleg Für einen Begünstigten nur zur Ansicht !

53 © GmbH53 Korrekturbeleg (wird vom Begünstigten erfasst) Wurde ein Beleg im System mit falschem Betrag gespeichert und bereits mit einem Zwischenbericht abgerechnet, so muss der falsche Betrag vom Begünstigten mit Hilfe eines Korrekturbeleges und des nächsten Zwischenberichts korrigiert werden Falscher Beleg verbleibt unverändert im System Korrekturbeleg wird automatisch mit dem ursprünglichen Beleg verbunden Korrekturbeleg muss erläutert werden Wird mit Kbu gekennzeichnet TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Abrechnung

54 © GmbH54 Korrekturbeleg (wird vom Begünstigten erfasst) TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Abrechnung Ein Korrekturbeleg kann aus der Übersicht der Belege zu einer Kostenposition heraus erzeugt werden

55 © GmbH Mit Bewilligung des Projektes werden alle notwendigen Berichte bereits zur Verfügung gestellt Die Berichte können nur in ihrer zeitlichen Abfolge bearbeitet werden Keine parallele Bearbeitung mehrerer Berichte möglich Jahresberichte fassen automatisch Zwischenberichte eines Jahres zusammen Endbericht fasst alle Zwischenberichte automatisch zusammen Die Bearbeitungsphasen werden durch Status gekennzeichnet Zwischenbericht erstellen/ bearbeiten TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Abrechnung 55

56 © GmbH56 TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Abrechnung Korrekturbeleg (wird vom Begünstigten erfasst)

57 © GmbH57 TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Abrechnung Ablauf Abrechnung ehemalig: Status 01 ehemalig: Status 02 ehemalig: Status 1 ehemalig: Status 2

58 © GmbH58 Zwischenbericht erstellen/bearbeiten TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Berichterstattung

59 © GmbH59 Zwischenbericht erstellen/bearbeiten TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Berichterstattung

60 © GmbH60 TOP 3 Modul Monitoring und Controlling

61 © GmbH61 TOP 3 Modul Monitoring und Controlling Das Modul Monitoring und Controlling ermöglicht es, über hinterlegte Auswertungsroutinen direkt aus EurekaPlus heraus verschiedene Auswertungsübersichten zu generieren Übersichten werden für verschiedene Adressaten mit unterschiedlichen Auswertungszielen bereitgestellt Vorgegebene Auswertungen sind parametrisierbar nach: SOLL (Plan-/Antragsdaten) IST (Berichtsdaten) Die Auswertung kann eingeschränkt werden nach der Qualität der Daten entsprechend dem Status vom Antrag (geprüft/ungeprüft) oder Bericht (geprüft/ungeprüft) Stichtag Zeitraum

62 © GmbH62

63 © GmbH63 GmbH Bernburger Str Berlin Fon: 030/ Fax: 030/ Internet:


Herunterladen ppt "© www.ecg.eu GmbH1 Herzlich willkommen zur Veranstaltung Verwaltungs- und Kontrollsystem ESF Berlin Information zum neuen IT-Begleitsystem."

Ähnliche Präsentationen


Google-Anzeigen