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© www.ecg.eu GmbH1 Herzlich willkommen zur Veranstaltung Verwaltungs- und Kontrollsystem ESF Berlin Information zum neuen IT-Begleitsystem.

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Präsentation zum Thema: "© www.ecg.eu GmbH1 Herzlich willkommen zur Veranstaltung Verwaltungs- und Kontrollsystem ESF Berlin Information zum neuen IT-Begleitsystem."—  Präsentation transkript:

1 © GmbH1 Herzlich willkommen zur Veranstaltung Verwaltungs- und Kontrollsystem ESF Berlin Information zum neuen IT-Begleitsystem

2 © GmbH2 Tagesordnung TOP 1Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche - was ist neu - Login-Seite - Einstieg - allgemeine Funktionen TOP 2Modul Projektdaten und Verwaltung - Antrag - Änderungsantrag - Abrechnung TOP 3 Modul Monitoring und Controlling TOP 4Modul Prüfungen und Kontrollen

3 © GmbH Was ist neu ? 3 Anwendungsbereich Dashboard:bei Programmeröffnung erscheint eine Anzeige über alle wichtigen Aktivitäten und Termine Antragstellung:K-Hilfen sind jetzt druckbar Bewilligung erfolgt mit Bescheiderstellung/ -erfassung; der Prozess der Bewilligung wurde auch statusseitig erweitert auf bewilligt, zurückgezogen, widerrufen, Änderungsantragsverfahren, Änderungsmitteilung Auswertung:ist verbessert worden, es gibt jetzt feste Auswertungen, parametrisierbare Auswertungen und individuell gestaltbare Auswertungen Planungsmodul für VB und TH es wurde eine Budgetkontrolle eingerichtet, die den Planansatz bis auf Instrumentenebene überwacht und Überschreitungen meldet Technologie EurekaPlus basiert auf einer völlig neuen Technologie und ist damit wieder aktuell

4 © GmbH Was ist neu ? Anwendungsbereich Projektdoku- mentenakte: wurde in Rubriken und Dokumententypen gegliedert es kann festgelegt werden, wer Rechte für das Hochladen hat und welche Dokumente obligatorisch im Rahmen des Prozesses enthalten sein müssen Projektübersicht:auf einer Seite werden die relevanten Eckdaten SOLL/IST zum Projekt angezeigt und dynamisch bzw. chronologisch angepasst Kontrollablauf/ Prüfungen: in EurekaPlus kann die ZGS bzw. eine Prüfinstanz zu jedem abgerechneten Beleg einen Prüfbeleg erstellen und das Prüfergebnis umsetzen und finanziell wirksam werden lassen Belegliste ehem. VWN: Kosten und Einnahmen werden übersichtlicher auf einer Seite gegenübergestellt; Kosten können vom Begünstigten zu definierten Teil- projekten zugeordnet werden; für abgerechnete Belege wird der zugehörige ZB deutlich ausgewiesen 4

5 © GmbH Was ist neu ? 5 Anwendungsbereich Rollen und Nutzerrechte: wurden flexibler gestaltet und können jetzt besser den Bedürfnissen der Nutzer bis auf Feldebene angepasst werden Vertretungs- regelung: durch zweite Kontaktperson im Antrag möglich Verfahren auf Aktionsebene: es können unterschiedliche Verfahren/ Prozesse bis auf Instrumenten-Ebene festgelegt werden; auch die Datenerhebung kann auf diese Ebene variiert werden, so dass einzelne Förderinstrumente (nach entspr. Information) maßgeschneidert eingerichtet werden können

6 © GmbH Was ist neu ? 6 Browser: EurekaPlus ist browserunabhängig barrierefrei/ Sicherheit: zur Realisierung dieser Anforderung wurden umfangreiche Neuprogrammierungen vorgenommen; der Hauptpersonalrat, die Behindertenvertretung und der Datenschutzbeauftragte des Landes Berlin haben dem Probebetrieb bis November 2010 zugestimmt ein externes Ergonomiegutachten liegt vor und wurde umgesetzt

7 © GmbH7 TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Login Login Login in das IT- Begleitsystem EurekaPlus Eingabe Benutzername und Passwort Beim erstmaligen Login: Änderung des vergebenen Passwortes! Wenn das Passwort vergessen wurde

8 © GmbH8 Registrierung TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Registrierung die Registrierung dient der ERSTANMELDUNG noch nicht registrierter Begünstigter als Institution in EurekaPlus Alle Begünstigten mit laufenden Projekten der neuen Förderperiode wurden übernommen Die Registrierung von Personen als Nutzer bei den Begünstigten erfolgt in der Nutzerverwaltung, die mit der Registrierung den Begünstigten selbst zur Verfügung gestellt wird Die Nutzer der ZGS, Verwaltungsbehörden und Prüfinstanzen werden von ECG in der Nutzerverwaltung administriert Zur Erfassung eines neuen Nutzers bei den ZGS wenden Sie sich bitte an ECG

9 © GmbH9 TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Einstieg Einstieg Versionsnummer Login-Bereich Module und Teilmodule Seiteninhalte des gewählten Moduls NEU: Dashboard auf der Einstiegsseite

10 © GmbH10 TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen Dashboard ist ein Auszug aus dem Mailsystem zeigt standardmäßig immer die 5 aktuellsten (neuesten) Nachrichten für die eingeloggte Person an Anzeige kann gewechselt werden: Aktuell, letzte Woche, letzer Monat Nachrichten sind projektbezogen oder projektunabhängig, z.B. zur Systemwartung oder zu einem -Service können archiviert und damit abgelegt werden bei Archivierung einer Nachricht rückt die nächste Nachricht aus dem Mailsystem in das Dashboard nach einmal archivierte Nachrichten können nicht wieder im Dashboard angezeigt werden nur noch über das Mailsystem Dashboard

11 © GmbH11 Mailsystem Im Mailsystem werden alle prozessbegleitenden automatischen Mails (zum Statuswechsel) erfasst und verwaltet NEU: es können auch prozessunabhängige Mails versendet und verwaltet werden Die Verwaltung der Mails erfolgt getrennt nach Posteingang, Postausgang und Archiv Mails können aufwärts oder abwärts nach Priorität, Absender, Betreff, erhalten und gelesen/ungelesen sortiert werden TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen im Login-Bereich

12 © GmbH12 Mailsystem TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen

13 © GmbH13 Einstellungen/ Zugangsdaten TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen

14 © GmbH14 TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen Einstellungen/ Zugangsdaten Passwörter werden zukünftig jeweils nur noch 3 Monate gültig sein Die 3 Monate beziehen sich individuell auf jedes Login und dessen Nutzung von 3 Monaten Bei der Vergabe eines neuen Passwortes ist zu beachten: Mindestens 8 Zeichen ein Buchstabe eine Zahl und ein Sonderzeichen, z.B. *oder # Groß- und Kleinschreibung ist zu beachten Alte Passwörter können nicht wieder benutzt werden Ist ein Passwort zeitliche abgelaufen wird dieses aber noch benutzt, um beim Einloggen ein neues Passwort festzulegen, mit dem dann weiter gearbeitet werden kann

15 © GmbH15 Einstellungen/ Nutzerverwaltung Die Administration der Nutzerverwaltung für die VB und ZGS übernimmt ECG Mitarbeiter der ZGS ohne lokale Administratorrechte können die Nutzerverwaltung nicht einsehen Es wird jeweils unterschieden nach folgenden Rechtegruppen: Keine Rechte Lesen Bearbeiten NEU: Weiterleiten, Stornieren (Statuswechsel vornehmen) NEU: Rechte können zeitlich eingeschränkt werden TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen

16 © GmbH16 Projektauswahl Modul Projektdaten und Verwaltung TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen

17 © GmbH17 Projektauswahl TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen XXXXXXXXXXX Möglichkeit A Möglichkeit B

18 © GmbH18 Projektauswahl TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen Suchmöglichkeiten Auswahl durch anklicken der Projektnummer oder des Antragsnamens Blätterfunktion

19 © GmbH19 Projektauswahl TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen Individuell verfügbare Funktionen nach Status und Bearbeitungsrechten ausgewähltes Projekt

20 © GmbH20 Projekthistorie Die Anzeige kann gestaltet werden nach Art der Einträge oder Datum und den Vorgängen zum Projekt: TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen

21 © GmbH21 NEU: Projektdokumentenakte In der Projektdokumentenakte werden alle relevanten Projektdokumente und weitere ergänzende Dokumente der Antragstellung, dem Änderungsantrag und der Abrechnung verwaltet. Dokumente müssen im -.pdf- oder.jpg-Format gespeichert werden. Der Dokumentenname muss wie folgt gewählt werden: Dokumentenname_ JJJJ-MM-TT.pdf oder Dokumentenname_ JJJJ-MM-TT.jpg Das Datum im Dokumentennamen muss dem Tag der Freigabe in EurekaPlus entsprechen. Bsp.: Förderzusage pdf TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen

22 © GmbH22 NEU: Projektdokumentenakte TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen

23 © GmbH23 Antrag bearbeiten/prüfen mit EurekaPlus

24 © GmbH24 TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Ablauf Antrag ehemalig: Status 8 NEU: ZGS bewilligt durch Bescheiderteilung und Statuswechsel Nicht mehr die TH ! ehemalig: Status 01 ehemalig: Status 02 ehemalig: Status 1 ehemalig: Status 2

25 © GmbH25 TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Ablauf Antrag ehemalig: Status 02

26 © GmbH26 Antrag Zustand 20 (in Bearbeitung bei ZGS ehemalig Status 02) Voraussetzung: ein ausgewähltes Projekt TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Antragsfunktionen =Fehler- check =Lese- modus =Bearbeiten =Status- wechsel

27 © GmbH27 NEU: Nach Eingang eines Antrages bei der ZGS kann die ZGS eine zusätzliche Kontaktperson im ESF-Antrag erfassen, als die, die bereits vom Träger ausgewählt wurde TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Antragsfunktionen

28 © GmbH28 TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Antragsfunktionen NEU: PR-Würdigkeit kann projektbezogen festgelegt werden

29 © GmbH29 TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Antragsfunktionen

30 © GmbH30 TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Antragsfunktionen

31 © GmbH31 TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Bewilligen mit Bescheiderstellung Zustand 40 A/ 40 P - Antrag wurde von der TH geprüft Es wurde ein Antragsprüfungsvermerk oder ein Projektregistrie- rungsvermerk von ECG erstellt und in die Projektdokumentenakte geladen

32 © GmbH32 TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Bewilligen mit Bescheiderstellung Eine Bewilligung erfolgt jetzt in EurekaPlus durch die ZGS (ehem. Status 8-Setzung) NEU: auf zwei Arten: 1.Bewilligen mit extern erstelltem (eigenem) Bescheid/Vertrag Voraussetzung: Bescheid ist außerhalb von EurekaPlus erstellt worden und in die Projektdokumentenakte geladen worden 2.Bewilligen und Bescheid in EurekaPlus generieren (Musterbescheid liegt vor) Vorteil: alle relevanten Daten werden aus dem Antrag automatisch übernommen (Projekt- und Finanzdaten); kein Hochladen notwendig

33 © GmbH33 TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Bewilligen mit Bescheiderstellung xxxxxx xx.xx.xxxx NEU: 1. Bewilligen mit extern erstelltem Bescheid

34 © GmbH34 TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Bewilligen mit Bescheiderstellung

35 © GmbH35 Änderungen am bewilligten Projekt sind immer dann notwendig, wenn sich folgende Sachverhalte ändern: Finanzdaten Teilnehmerdaten ggf. Stunden Änderungen aufgrund von Prüfungsfeststellungen Es wird unterschieden in: NEU: Änderungsmitteilung NEU: Änderungsantragstellung und Bewilligung Darüber hinaus ist es möglich, ein bewilligtes Projekt zu widerrufen oder zurückzuziehen. TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Änderungsantrag

36 © GmbH36 Eine Änderungsmitteilung ist formgebunden über das System abzugeben, wenn sich die Angaben zum Begünstigten oder ZGS ändern dient der Information bedarf keiner aktiven Zustimmung wird in der Projekthistorie dokumentiert TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Änderungsmitteilung

37 © GmbH37 TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Änderungsmitteilung Eine Änderungsmitteilung kann genutzt werden, um folgende Angaben direkt im bewilligten Antrag zu ändern: Kontaktperson beim Begünstigten Kontaktperson bei der ZGS alternativer Aufbewahrungsort der Belege Eine Änderungsmitteilung kann durch einen Begünstigten und durch die ZGS erfolgen.

38 © GmbH38 TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Änderungsantrag Mit einem Änderungsantrag können die Projekt- und Finanzdaten (aktuelle Bewilligung) eines Projektes durch den Begünstigten geändert werden. Diese Änderung muss in jedem Fall durch die ZGS und die TH geprüft und durch die ZGS entschieden werden. Ein Änderungsantrag kann durch einen Begünstigten erstellt werden, wenn: eine Aufstockung eine Umwidmung eine Reduzierung der Fördermittel die Änderung der Projektlaufzeit eine Änderung der Kosten und/oder Finanzierung beantragt werden soll. Allgemeines

39 © GmbH39 Für ein Projekt kann sich immer nur ein Änderungsantrag im Prozess befinden. Erst nach Abschluss (Bewilligung des Änderungsantrages) kann ein weiterer Änderungsantrag durch den Begünstigten angestoßen werden. Mit der Bewilligung eines Änderungsantrages gelten die geänderten Angaben als neue aktuelle Bewilligung für das Projekt. Ein Änderungsantrag kann von der ZGS storniert werden. Ein noch nicht bewilligter Änderungsantrag wird automatisch storniert, wenn die aktuelle Bewilligung des Projektes widerrufen wurde. TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Änderungsantrag

40 © GmbH40 TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Änderungsantrag NEU: die aktuelle Bewilligung und ein offener Änderungsantrag werden in der Projektübersicht unter der aktuellen Projektnummer angezeigt und können getrennt ausgewählt werden

41 © GmbH41 NEU: Geänderte Kostenpositionen werden im Änderungsantrag rot markiert angezeigt TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Änderungsantrag

42 © GmbH42 TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Änderungsantrag Im Weiteren durchläuft der Änderungsantrag den gleichen Ablauf bzw. Statuswechsel wie ein Erstantrag. Für die Zustimmung bzw. Bewilligung des Änderungsantrages in EurekaPlus durch die ZGS ist ein Änderungsbescheid o.ä. in der Projektdokumentenakte unter der Rubrik: Änderung der Förderzusage und dem Dokumententyp: Nachweisdokument zur Änderung der Förderzusage zu hinterlegen

43 © GmbH43 Mit einem Widerruf wird die Förderung des bewilligten Projektes in voller Höhe widerrufen. Grundlage für einen Widerruf sind Prüfungen der ZGS, die einen Widerrufsbescheid erlässt und den Prozess in EurekaPlus damit anstößt und anschließend im System dokumentiert. Mit dem Widerruf eines Projektes werden die bewilligten Kosten und Finanzdaten aus der Mittelbindung genommen. Eventuelle Folgeprozesse (wie Rückforderungen) können sich an diesen Prozess anschließen. TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Widerruf

44 © GmbH44 Abrechnung (ehem. Berichterstattung) mit EurekaPlus

45 © GmbH Voraussetzung für die Abrechnung bzw. die Anträge auf Kostenerstattung an die EKOM ist die Erfassung aller Projektdaten (Teilnehmer, Stunden) und Finanzdaten Ausgaben und Einnahmen werden in einer projektbezogenen Belegliste erfasst Projektdaten werden im Teilnehmerregisteratursystem (TRS) und im Unternehmensregistratursystem (URS) erfasst Daraus ergeben sich: Zwischenbericht quartalsweise Jahresbericht Endbericht Diese Prozesse werden mit Hilfe eines Statuswertes bzw. Zustandes gekennzeichnet. 45 Allgemeines TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Abrechnung

46 © GmbH TRS/ URS Bericht per Bericht per Bericht per Bericht per Bericht per Bericht per Endbericht Jahr 1 + Jahr 2 Jahres- bericht Jahr 2 Jahres- bericht Jahr 1 EinnahmenAusgaben Belegliste (Einnahmen und Ausgaben) Bericht per Bericht per TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Abrechnung 46

47 © GmbH47 TRS TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Abrechnung

48 © GmbH TRS 48 TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Abrechnung

49 © GmbH49 Belegliste TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Abrechnung

50 © GmbH50 Es werden folgende Belegarten unterschieden: Einnahmebeleg Ausgabebeleg Prüfbeleg (ZGS oder Prüfinstanz) Korrekturbeleg (Begünstigter) Ein Beleg kann solange geändert oder gelöscht werden, wie er noch in keinen bestätigten Mittelabruf eingeflossen ist oder nicht geprüft wurde Ist ein Beleg gesperrt, kann er nur noch durch einen Korrekturbeleg ergänzt werden Ein Beleg wird über sein Zahldatum einem Zwischenbericht zugeordnet TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Abrechnung Belegliste (ehem. Verwendungsnachweis)

51 © GmbH51 Eingabe erfolgt je Kostenposition Belegliste (ehem. Verwendungsnachweis) TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Abrechnung

52 © GmbH52 Belegliste (ehem. Verwendungsnachweis) Liste der erfassten Belege pro Kostenposition TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Abrechnung

53 © GmbH53 Belegliste – neuer Ausgabebeleg TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Abrechnung

54 © GmbH54 Ein Prüfbeleg wird von der ZGS im Rahmen einer Prüfhandlung zusätzlich erstellt Der ursprüngliche Beleg verbleibt in der Belegliste Ein Prüfbeleg kann nur zu einem schon gesperrten Beleg erzeugt werden und korrigiert kumulativ betrachtet, die bisherige Belegeingabe und Abrechnung Prüfbelege werden immer in den aktuellen Zwischenbericht einbezogen, d.h. es werden keine rückwirkenden Änderungen erzeugt Ein Prüfbeleg sperrt evtl. vorhandene offene Korrekturbelege des Begünstigten zum Originalbeleg Prüfbeleg TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Abrechnung

55 © GmbH55 TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Abrechnung Prüfbeleg

56 © GmbH56 TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Abrechnung Prüfbeleg

57 © GmbH57 Korrekturbeleg (wird vom Begünstigten erfasst) Wurde ein Beleg im System mit falschem Betrag gespeichert und bereits mit einem Zwischenbericht abgerechnet, so muss der falsche Betrag vom Begünstigten mit Hilfe eines Korrekturbeleges und des nächsten Zwischenberichts korrigiert werden Falscher Beleg verbleibt unverändert im System Korrekturbeleg wird automatisch mit dem ursprünglichen Beleg verbunden Korrekturbeleg muss erläutert werden TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Abrechnung

58 © GmbH Mit Bewilligung des Projektes werden alle notwendigen Berichte bereits zur Verfügung gestellt Die Berichte können nur in ihrer zeitlichen Abfolge bearbeitet werden Keine parallele Bearbeitung mehrerer Berichte möglich Jahresberichte fassen automatisch Zwischenberichte eines Jahres zusammen Endbericht fasst alle Zwischenberichte automatisch zusammen Die Bearbeitungsphasen werden durch Status gekennzeichnet Zwischenbericht prüfen TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Abrechnung 58

59 © GmbH59 NEU und Wichtig ! Nach Erstellung von Prüfbelegen in der Belegliste, im Rahmen der Zwischenberichtsprüfung, ist der Zwischenbericht durch die ZGS zu aktualisieren, damit die Prüfbelege wirksam werden und die Finanzierungsdarstellung im Zwischenbericht (mittlere Spalte) ist anzupassen, wenn das Prüfergebnis Auswirkungen auf die Höhe der abgerechneten Ausgaben und Einnahmen hat Ein Zwischenbericht mit Prüfbelegen, für die die Finanzierung nicht angepasst wurde, kann nicht an die Technische Hilfe weitergeleitet werden. TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Abrechnung

60 © GmbH60 TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Abrechnung Ablauf ehemalig: Status 01 ehemalig: Status 02 ehemalig: Status 1 ehemalig: Status 2

61 © GmbH61 Zwischenbericht prüfen TOP 2 Projektdaten und Verwaltung/ Berichterstattung

62 © GmbH62 Zwischenbericht prüfen TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Abrechnung

63 © GmbH63 Zwischenbericht weiterleiten TOP 2 Projektdaten und Verwaltung/ Berichterstattung xxxxxxxx

64 © GmbH64 TOP 3 Modul Monitoring und Controlling

65 © GmbH65 TOP 3 Modul Monitoring und Controlling Das Modul Monitoring und Controlling ermöglicht es, über hinterlegte Auswertungsroutinen direkt aus EurekaPlus heraus verschiedene Auswertungsübersichten zu generieren Übersichten werden für verschiedene Adressaten mit unterschiedlichen Auswertungszielen bereitgestellt Vorgegebene Auswertungen sind parametrisierbar nach: SOLL (Plan-/Antragsdaten) IST (Berichtsdaten) Die Auswertung kann eingeschränkt werden nach der Qualität der Daten entsprechend dem Status vom Antrag (geprüft/ungeprüft) oder Bericht (geprüft/ungeprüft) Stichtag Zeitraum

66 © GmbH66 TOP 3 Modul Monitoring und Controlling

67 © GmbH67 TOP 4 Modul Prüfungen und Kontrollen

68 © GmbH68 Um ein einheitliches Prüfvorgehen und eine auswertbare Dokumentation der Ergebnisse und Entscheidungen aller Prüfinstanzen zu gewährleisten, sind von den Beteiligten (ZGS, VB, PB, BB und TH (bzw. ggf. deren Dienstleister)) Angaben zu den Prüfungen zu erfassen. In dem Teilmodul Prüfung und Kontrollen erfolgt das Erstellen und Bearbeiten von diesen projektbezogenen Prüfvermerken für Vor-Ort-Kontrollen durch eine Prüfinstanz. Mit einem Prüfvermerk sind mindestens folgende Angaben zu erfassen: Datum der Prüfung Stand der Ausgaben (Ist laut letztem bestätigtem ZB) zum Zeitpunkt der Prüfung Art und Umfang der Prüfung Ergebnisse der Prüfung Erforderliche Korrekturmaßnahmen TOP 4 Modul Prüfungen und Kontrollen

69 © GmbH69 Ein Prüfvermerk kann während und nach der Durchführungsphase jederzeit von einer Prüfinstanz erstellt werden, wenn eine aktuelle Bewilligung und mindestens ein geprüfter und bestätigter Zwischenbericht zu dem zu prüfenden Projekt vorliegen 1.Mit Erstellung eines Prüfvermerkes definiert die Prüfinstanz den Zeitraum des Prüfvermerkes, der minimal dem Zeitraum eines Zwischenberichtes bzw. eines Korrekturberichtes und maximal dem Zeitraum des Endberichtes bzw. des Schlussberichtes entsprechen kann 2.Für ein Projekt können mehrere Prüfvermerke von unterschiedlichen Prüfinstanzen erstellt werden. Von der selben Prüfinstanz kann für einen Zeitraum jeweils nur ein Prüfvermerk erstellt werden. Eine andere Prüfinstanz kann für diesen Zeitraum einen neuen Prüfvermerk erstellen TOP 4 Modul Prüfungen und Kontrollen

70 © GmbH70 3.Grundsätzlich kann ein neuer Prüfvermerk nur erstellt werden, wenn alle Prüfvermerke zu diesem Projekt abgeschlossen (Status 50, 51 oder 52) sind 4.Verschiedene Auswertungen der gespeicherten Daten eines Prüfvermerkes werden über M&C ermöglicht 5.Aus der Prüfung resultierende Korrekturmaßnahmen sind im Teilmodul Abrechnung zu berücksichtigen TOP 4 Modul Prüfungen und Kontrollen

71 © GmbH71 TOP 4 Modul Prüfungen und Kontrollen

72 © GmbH72 TOP 4 Modul Prüfungen und Kontrollen

73 © GmbH73 TOP 4 Modul Prüfungen und Kontrollen

74 © GmbH74 TOP 4 Modul Prüfungen und Kontrollen Nur, wenn die ZGS NICHT Prüfinstanz ist!

75 © GmbH75 Ein Prüfvermerk besteht aus bis zu 5 Themenkomplexen zu den Themen: Allgemeines (Checkliste) Finanzen (Checkliste) Inhalt (Checkliste) Teilnehmer (Checkliste) Belegprüfung (greift auf die Belegangaben im Modul Projektdaten und Verwaltung zu) Ein erstellter Prüfvermerk wird von der ZGS zur Bearbeitung freigegeben und damit wird im Modul Projektdaten und Verwaltung die Belegliste für die Erfassung von Prüfbelegen für die ZGS freigeschaltet. Die ZGS kann belegunabhängige Prüfbelege und Prüfbelege zu einen Beleg erstellen und bearbeiten. TOP 4 Modul Prüfungen und Kontrollen

76 © GmbH76 Nach Erfassung der Prüfbelege in der Belegliste ist der Prüfvermerk zu aktualisieren. Damit werden die Angaben der erstellten Prüfbelege in den Komplex 5 Belegprüfung in den Prüfvermerk (zurück) übernommen. Ist ein Prüfvermerk abgeschlossen ist die Erstellung und Bearbeitung von Prüfbelegen nicht mehr möglich. Mit dem Abschließen des Prüfvermerkes erfolgt durch das System eine Fehler- und Plausibilitätsprüfung und es wird ermittelt, ob finanzielle Korrekturen erforderlich sind. In Abhängigkeit des Ergebnisses werden der neue Status des Prüfvermerkes und die damit verbundenen Aktionen automatisch durch das System ermittelt. TOP 4 Modul Prüfungen und Kontrollen

77 © GmbH77 Laufende Berichterstattung Korrekturen erfolgen im lfd. ZB abgeschlossene Berichterstattung ein Korrekturbericht wird erstellt TOP 4 Modul Prüfungen und Kontrollen

78 © GmbH78 Mit dem Erstellen des Korrekturberichtes werden die Angaben der Prüfbelege in den Korrekturbericht übernommen die ZGS bearbeitet nur noch die Untersetzung der korrigierten Ausgaben (mittlere Spalte) im KB danach wir der Korrekturbericht an die Technische Hilfe zur Prüfung weitergeleitet mit der Bestätigung des Korrekturberichtes durch die Technische Hilfe ist der Prozess abgeschlossen NEU: der Begünstigte ist nicht mehr aktiv eingebunden, erhält nur noch entsprechende Informationen übers Mailsystem TOP 4 Modul Prüfungen und Kontrollen

79 © GmbH79

80 © GmbH80 GmbH Bernburger Str Berlin Fon: 030/ Fax: 030/ Internet:


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